Comment limiter les rendez-vous pré-réservés

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Pourquoi voudriez-vous limiter les rendez-vous pré-réservés pour vos clients, patients ou clients ? Lorsque vous avez un système de réservation, il semble que vous ayez la possibilité de remplir votre emploi du temps. Mais qu’en est-il de vos autres clients ?

Avant que le spectacle d’horreur de 2020 ne se produise, il y avait encore beaucoup d’entreprises, de cliniques et d’autres fonctionnant sans rendez-vous. C’était ainsi que fonctionnait leur entreprise, et le vieil adage « si ce n’est pas cassé, ne le répare pas » revient toujours au premier plan lorsque les gens envisagent d’apporter des modifications à la structure d’exploitation d’une entreprise.

Puis le virus est arrivé.

Les procédures d’exploitation DOIVENT changer, et avec elles un changement dans la façon dont les gens voyaient les rendez-vous pré-réservés. Des milliers d’entreprises dans le monde ont mis en place la prise de rendez-vous en ligne depuis le début de l’année. Ces mêmes entreprises découvrent que leurs clients l’adorent et se demandent pourquoi elles ne l’ont jamais fait auparavant.

Il y aura une fin à la situation actuelle, et si de nombreuses entreprises choisiront de maintenir leur système de réservation, elles voudront également accueillir davantage de clients sans rendez-vous.

Alors maintenant, il y a des milliers d’entreprises qui aiment leurs systèmes de planification en ligne, mais il y a encore des gens qui n’ont pas la possibilité de prendre des rendez-vous à l’avance.

Pourquoi les gens ne peuvent pas toujours pré-réserver des rendez-vous

Bien que vos clients apprécient peut-être la possibilité de prendre rendez-vous en ligne, parfois, la possibilité de se présenter est également un bonus.

Tout le monde ne garde pas des heures régulières

La plupart d’entre nous dans le monde du travail ont un horaire raisonnablement régulier. Pour certains, il peut s’agir d’un schéma de quart de travail répétitif, d’autres font un 9-6 direct (parce que plus personne ne travaille 9-5). Cependant, il y a toujours des gens qui ne correspondent pas à ces critères habituels, et ce sont eux qui ne connaissent pas leur horaire suffisamment à l’avance pour savoir quand ils pourraient prendre rendez-vous. Ce sont des soignants de jeunes enfants et de parents plus âgés, et un certain nombre de personnes dont les horaires dépendent entièrement des caprices de quelqu’un d’autre.

Urgences – En milieu médical et au-delà

Et les urgences ? Par définition, vous ne pouvez pas pré-réserver une urgence. Les cliniques et les entreprises médicales, dentaires et psychologiques doivent régulièrement faire face à des urgences, mais qu’en est-il des autres entreprises ?

Vous ne pensez peut-être pas qu’une paire d’ongles cassés ou une chute de cheveux sont des « urgences », mais quand cela se produit juste avant un événement ou un entretien d’embauche, c’est une urgence. Et toute personne ayant un enfant connaît la dévastation totale qui peut survenir avec un enfant et ses premières incursions dans la coupe de cheveux (nous l’avons tous fait).

Limiter les rendez-vous pré-réservés par les clients

Nous avons conçu la fonction personnalisée Limiter les réservations précisément pour que vous puissiez limiter vos rendez-vous réservés en externe. Premièrement, soit pour vous assurer de ne pas surréserver le personnel et les ressources, soit, deuxièmement, pour pouvoir vous adapter à tout changement inattendu de votre emploi du temps. Bien que vous deviez toujours espérer une main-d’œuvre en bonne santé et heureuse, vous ne pouvez pas toujours supposer que chaque membre du personnel sera disponible. Les gens tombent malades, ont des accidents et ont d’autres urgences qui surviennent dans leur vie. Si vous assurez une certaine flexibilité dans votre horaire de travail, vous devriez rarement avoir à annuler des rendez-vous.

La vidéo fait une présentation fantastique de la façon dont vous pouvez configurer la fonction de réservations limitées. Cependant, si vous voulez des instructions étape par étape, vous pouvez les trouver dans notre centre d’aide .

Vous pouvez configurer la limite pour qu’elle s’applique à l’ensemble de l’entreprise. Vous pouvez également définir la limite à appliquer aux services individuels.

Le point ici est que vous pouvez empêcher les clients de réserver votre emploi du temps solidement, tout en gardant un peu de temps disponible pour vos rendez-vous et vos urgences.

Alternativement, vous pouvez conserver la limite et désactiver également la capacité de remplacement pour les administrateurs. Cela signifie que vous ne pouvez pas ajouter une autre réservation lorsque quelqu’un entre, même si vous avez des membres du personnel libres. Cependant, si vous désactivez le remplacement, cela vous empêche d’ajouter un autre rendez-vous, d’ajouter un nouveau client à ce moment-là et d’utiliser le système PoS lorsqu’il paie pour sa réunion avec vous. Cela vous empêche également d’inclure des rendez-vous sans rendez-vous lorsque vous exécutez des rapports d’analyse.

Limitation des rendez-vous pour les cliniques médicales

Même si cela est utile à presque toutes les entreprises, la communauté médicale a plus de raisons que la plupart de limiter les rendez-vous pré-réservés. Certains patients ont besoin de soins de suivi réguliers, de bilans de santé et d’autres raisons courantes pour consulter un médecin. Cependant, la principale raison pour laquelle les gens visitent un centre médical est qu’ils sont malades.

Et aussi fort que nous puissions souhaiter pouvoir programmer nos maladies à un moment plus opportun, nous ne le pouvons pas.

Par conséquent, les rendez-vous pré-réservés dans une clinique médicale de soins primaires devraient être minoritaires (ou du moins pas plus de 50 % des rendez-vous disponibles).

Limiter les réservations pour d’autres raisons

Il existe d’autres raisons de limiter le nombre de réservations que vos clients peuvent effectuer via votre site Web. Vous pourriez avoir des ressources limitées pour une pièce d’équipement requise. Si tel est le cas, une meilleure façon de limiter vos réservations consiste à utiliser la fonctionnalité personnalisée Ressources associées .

Limiter les réservations externes pour un meilleur service

Limiter vos réservations, même si cela signifie avoir une personne libre, signifie un meilleur service pour vos clients. Vous quelqu’un pour agir en tant que chaperon, quelqu’un pour accueillir vos clients ou quelqu’un pour couvrir les visites sans rendez-vous. Vous permettez également un peu de flexibilité dans votre emploi du temps pour tenir compte des congés de maladie et des congés du personnel. Ce peu de marge de manœuvre dans votre calendrier de réservation vous donne l’air plus organisé et plus respectueux de vos clients.