Personaleinsatzplanung in einem kleinen Unternehmen:

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– Bewährte Verfahren und Tipps, um Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter zufrieden und produktiv zu halten.

Die Personalplanung kommt Ihnen wahrscheinlich wie eine unendliche und undankbare Aufgabe vor. Außerdem häufen sich die Probleme in kleinen Unternehmen häufiger als in größeren. Selbst unter den günstigsten Umständen kann es sich wie ein heikler Balanceakt anfühlen, Kunden, Unternehmen und Mitarbeiter mit dem Ablaufplan zufrieden zu stellen. Wenn etwas Unerwartetes passiert, kann es zu einem totalen Desaster werden, oder es kann ein leuchtendes Beispiel für eine perfekte Personaleinsatzplanung sein – es kann und wird passieren.

Im vergangenen Jahr war die Terminplanung für Mitarbeiter noch schwieriger als je zuvor. Anpassung an örtliche Kapazitätsvorschriften, Reinigungspläne und Verlängerung der Öffnungszeiten, um mehr Kunden durch die Türen zu bekommen.

Man kann nicht immer alle Mitarbeiter zufrieden stellen. Durch die Kombination von Best Practices, Planungswerkzeugen und einem umfassenden Verständnis Ihrer Kunden, Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter können Sie einen optimierten und flexiblen Personaleinsatzplan erstellen.

8 Best Practices für eine reibungslose Personaleinsatzplanung

Werfen Sie einen Blick auf einige der besten Möglichkeiten, um einen reibungslosen Personaleinsatz zu gewährleisten. Nutzen Sie sie alle oder kombinieren Sie einige, damit Ihr kleines Unternehmen wie geschmiert läuft.

Weiterkommen

Versuchen Sie, viel weiter vorauszudenken, als es Ihr Zeitplan erfordert. Sie können einen regelmäßigen Zeitplan haben, der die meiste Zeit funktioniert, aber können Sie historische Daten nutzen, um Ihre geschäftigsten Zeiten zu bestimmen? Wenn Ihnen die Daten zur Verfügung stehen, können Sie die Kundennachfrage annähernd abschätzen und die passenden Geschäftszeiten planen. Durch die Untersuchung Ihrer Daten können Sie tägliche, wöchentliche und jährliche Trends sowie saisonale Spitzen und Einbrüche erkennen.

Wenn Sie erst am Anfang Ihrer unternehmerischen Tätigkeit stehen, können Sie allgemeine Daten aus verwandten Branchenberichten in Ihrem Gebiet verwenden, um einen ähnlichen ungefähren Zeitplan zu erstellen. Sie sollten dies jedoch überprüfen, wenn die allgemeinen Daten nicht mit Ihren Erfahrungen übereinstimmen – mit mehr Daten sind Sie besser gerüstet, um gute Planungsentscheidungen zu treffen.

Extra-Schichten?

Wer möchte ein bisschen mehr Geld verdienen? Wenn eine Verkaufsspitze oder ein großer Ansturm auf die Feiertage bevorsteht, ist es ratsam, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, wer Sonderschichten übernehmen möchte.

Es ist schön und gut zu wissen, wer seine Arbeitszeit nicht verlängern kann, aber es ist ebenso wertvoll zu wissen, wer diese Flexibilität hat und das zusätzliche Einkommen haben möchte.

Regelmäßige Überprüfung der Verfügbarkeit und der Anträge auf Sonderschichten. sie kann sich von einem Monat zum nächsten ändern. Wenn Sie vorausschauend und gut vorbereitet sein wollen, ist es gut zu wissen, auf wen Sie zählen können, wenn Sie zusätzliche Schichten und längere Arbeitszeiten übernehmen wollen.

Halten Sie sich an die Regeln

Lokale, regionale und nationale Gesetze spielen eine große Rolle in Ihrem Terminplan, selbst für ein kleines Unternehmen.

In einigen Städten und mindestens einem Bundesland gibt es Vorschriften für eine vorausschauende Schichtplanung, wonach Arbeitgeber die voraussichtliche Personalplanung im Voraus veröffentlichen müssen. Dazu könnten Zuschläge für verspätete Änderungen des Arbeitsplans sowie Mindestabstände zwischen den Schichten und angemessene Pausen bei längeren Schichten gehören.

Überall auf der Welt gelten ähnliche Gesetze und Arbeitgeberpflichten, und Sie müssen diese Regeln kennen, bevor Sie unpopuläre Forderungen an Ihr Personal stellen. Stellen Sie sicher, dass Ihnen diese Informationen bei der Erstellung Ihrer Zeitpläne zur Verfügung stehen. Es könnte Sie viel mehr kosten, wenn Sie die örtlichen Gegebenheiten nicht genau kennen.

Frühzeitig veröffentlichen

Durch die frühzeitige Veröffentlichung eines Zeitplans für die Mitarbeiter – mindestens 7-14 Tage im Voraus – wird es einfacher, diesen Zeitplan einzuhalten. Wer seinen Arbeitsplan mehr als zwei Wochen im Voraus kennt, kann sicherstellen, dass er seine externen Verpflichtungen und Termine außerhalb seiner voraussichtlichen Arbeitszeit einplant. Gleichzeitig können Personen, die bereits Urlaube und Meetings gebucht haben, sicherstellen, dass sie in den Terminkalender aufgenommen werden, bevor dieser veröffentlicht wird.

Effektiv kommunizieren

Stellen Sie sicher, dass jeder den Zeitplan kennt. Versenden Sie ihn per E-Mail, verwenden Sie automatische Terminplanungs-Apps, auf die jeder Zugriff hat, hängen Sie ihn am schwarzen Brett in der Küche aus oder senden Sie einen Link zum Online-Terminplan. Wie auch immer Sie das Programm kommunizieren, stellen Sie sicher, dass jeder es bekommt – und zwar rechtzeitig.

Effektive Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern bedeutet, dass Sie sicherstellen, dass sie verstehen, warum Sie bestimmte Dinge auf eine bestimmte Weise planen. Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter wissen, warum Sie drei Mitarbeiter am Wochenende und am Mittwochnachmittag brauchen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter die Gründe für einige Ihrer möglicherweise unpopulären Planungsentscheidungen kennen. Verständnis hilft, Unzufriedenheit zu mildern.

Planen Sie für das Schlimmste

Notfälle passieren. Es ist eine unausweichliche Tatsache, dass Menschen krank werden, Autos nicht anspringen, häusliche Notfälle sofortige Hilfe erfordern und vieles mehr. Viele Sprichwörter drehen sich darum, das Beste zu hoffen, aber das Schlimmste einzuplanen, und das müssen Sie auch bei Ihrer Personalplanung tun.

Es mag geschäftlich sinnvoll erscheinen, seinen Terminkalender bis zum Anschlag zu füllen. Manchmal sollte man jedoch eine gewisse Lockerheit einbauen, um für Unvorhergesehenes gewappnet zu sein. Alternativ können Sie auch ein System zur Änderung von Kundenterminen einrichten, falls dies erforderlich ist.

Regelmäßige Überprüfung

Die meiste Zeit können Sie wahrscheinlich einen ähnlichen Personalplan beibehalten. Die Umstände ändern sich jedoch, und man muss bereit sein, sich mit ihnen zu verändern. Regelmäßige Überprüfungen der Personalverfügbarkeit, der Schichtpräferenzen und der Arbeitsbedingungen ermöglichen es Ihnen, Veränderungen in der Personaleinsatzplanung für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter zu erkennen.

Wenn Sie eine dauerhafte Veränderung Ihrer beliebten Terminzeiten, der profitabelsten Zeiten oder einen regelmäßigen Schichtwechsel zwischen den Mitarbeitern feststellen, ist es an der Zeit, Ihren Zeitplan zu überprüfen.

Selbstständig begonnene Schichtabdeckung.

Erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern den Schichtwechsel und die notwendige Abwesenheit von ihren zugewiesenen Aufgaben innerhalb der Grenzen Ihrer geschäftlichen Anforderungen. Ein gewisses Maß an Kontrolle über die Arbeitszeiten ist eine der wichtigsten Komponenten für die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Zufriedene Mitarbeiter sorgen langfristig für zufriedenere Kunden.

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So behalten Sie den Überblick bei der Personaleinsatzplanung

Ohne ein umfassendes Verständnis der Arbeitsweise Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter können Sie Ihre Personaleinsatzplanung nicht effektiv verwalten. Sie benötigen jedoch auch die notwendigen Instrumente, um Informationen effektiv zu verbreiten und Ihren Mitarbeitern das Gefühl zu geben, dass sie sicher und informiert über die Stabilität ihres Zeitplans sind – selbst wenn es sich um stabile Flexibilität handelt.

Digital gehen –

Die beste Lösung für die Verteilung von Zeitplaninformationen, die einfache Anpassung und die Zusammenarbeit ist eine Online-Plattform. Unabhängig davon, ob Sie ein spezielles System zur Personaleinsatzplanung oder ein breiteres System zur Personaleinsatzplanung verwenden, ist der digitale Informationsaustausch die effizienteste Methode.

Kennen Sie Ihr Personal –

Wie gut kennen Sie Ihr Personal? Wenn Sie sich merken können, dass Rachel ein Kind hat und den Laden nicht um acht Uhr morgens öffnen kann, weil dann die Schule ausfällt, sind Sie ziemlich gut informiert. Vielleicht erinnern Sie sich sogar daran, dass sie kann dienstags und donnerstags geöffnet hat, weil ihre Partnerin den Schulweg zurücklegt.

Wenn Sie Rachel immer von der Öffnung ausschließen, könnte das andere Mitarbeiter verärgern, die immer die frühe Öffnungsschicht bekommen. Wenn Sie diese Schichten jedoch mit zusätzlichen Informationen aufteilen können, sind Sie einem glücklichen Zeitplan einen Schritt näher gekommen.

Kennen Sie Ihr Unternehmen und Ihre Kunden –

Keiner kennt Ihr Unternehmen besser als Sie selbst. Wahrscheinlich spüren Sie den Wechsel der Jahreszeit an den Buchungen in Ihrem System. Sie wissen, wann Sie Umsatzspitzen und Zeiten hoher Nachfrage haben; genauso gut kennen Sie die Zeiten, in denen Sie sich fragen, warum Sie überhaupt eröffnet haben – jeder hat gelegentlich eine Flaute. Diese Informationen sind von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, einen angemessenen Personalbestand zu ermitteln oder Änderungen am Zeitplan vorzunehmen. Die Kunden werden die erhöhte Verfügbarkeit in der Hochsaison zu schätzen wissen, und Ihre Bilanz wird es Ihnen danken, dass Sie in der Nebensaison nicht überbesetzt sind.

Freizeit und Vorlieben honorieren –

Man kann nicht immer alle glücklich machen. Allerdings können Sie die meisten Ihrer Mitarbeiter in 80 % der Fälle mit dem Zeitplan zufrieden stellen. Das ist sehr wichtig. Wenn Sie vernünftigen Anträgen auf Freistellung nicht nachkommen, egal ob es sich um bezahlte Urlaubstage oder unbezahlten Urlaub handelt, zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass ihre Bedürfnisse für Sie keine Rolle spielen.

Glückliche, gesunde und geschätzte Mitarbeiter geben Ihrem Unternehmen in der Kundenbetreuung weit mehr als unterbewertete und ignorierte Mitarbeiter. Umgekehrt sind Arbeitnehmer, deren Präferenzen und Wünsche die meiste Zeit beachtet werden, eher bereit, in Notfällen gegen diese Anforderungen zu verstoßen.

Cross-Training für Flexibilität –

Es ist nicht immer praktikabel, dass alle Mitarbeiter für alle Aufgaben im Unternehmen qualifiziert sind. In kleinen Unternehmen ist es jedoch oft notwendig, die Mitarbeiter übergreifend auszubilden, um ein Höchstmaß an Flexibilität und Produktivität in allen Bereichen zu erreichen. Dieser multifunktionale Ansatz für die Mitarbeiterschulung ermöglicht eine bessere Anpassung an Veränderungen und unerwartete Umstände.

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Personaleinsatzplanung in SimplyBook.me

Mit SimplyBook.me können Kunden Termine buchen, aber auch Ihre Mitarbeiter und Dienstleister können Sie damit effektiv planen. Das System verfügt über mehrere Funktionen und Werkzeuge, die eine flexible Planung ermöglichen und auch ungewöhnliche Zeitpläne berücksichtigen können.

Wenn Sie Dienstleister im SimplyBook.me-System einrichten, haben Sie die Möglichkeit, deren Verfügbarkeit in Abhängigkeit von den Betriebszeiten des Unternehmens festzulegen. Dies lässt sich leicht ändern, wenn sich der Bedarf des Unternehmens ändert, wenn Urlaub genommen wird oder wenn die Arbeitszeit erhöht oder reduziert wird.

Damit externe Verpflichtungen die Buchungen nicht beeinträchtigen, können die Mitarbeiter mit der Funktion Calendar Sync ihre Kalender mit ihren Arbeitsplänen verknüpfen.

Eine der besten Funktionen des Buchungssystems ist die Admin App. Trotz des Namens ist die Verwaltungs-App nicht nur für die Verwaltung des Unternehmens gedacht. Jeder Anbieter oder Inhaber eines Benutzerkontos kann die App nutzen, um seinen Zeitplan zu verwalten, Buchungen zu überprüfen und Fahrpläne zu verwalten. Wenn jeder Anbieter ein Nutzer des Systems ist, kann er die App herunterladen, sich anmelden und seine Buchungsdaten abrufen. Als Geschäftsinhaber oder Manager werden Sie über alle Buchungen benachrichtigt.

Special Days ist eine weitere Funktion des SimplyBook.me-Systems, die es Ihnen ermöglicht, völlig aus der Norm Ihres Unternehmens herauszugehen. Vielleicht haben Sie einen Studenten, der für Prüfungen unterwegs sein muss, oder jemanden, der regelmäßig ärztlich untersucht werden muss. Vielleicht wollen Sie einen halben Tag lang schließen, um eine vierteljährliche Bestandsprüfung durchzuführen.

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Zusammenfassend

Die Personaleinsatzplanung ist nicht einfach. Aber es muss nicht kompliziert sein. Wenn Sie über eine effektive Methode zur Erfassung von Geschäftsanforderungen, Arbeitspräferenzen der Mitarbeiter und geplanten Urlauben verfügen, haben Sie die Grundlage für ein effizientes Personaleinsatzplanungssystem.

Für eine gute Personaleinsatzplanung ist es wichtig, dass Sie die Veröffentlichungszeiten Ihres Zeitplans im Auge behalten und vorausschauend handeln, um etwaigen Problemen vorzubeugen.

Eine gute Arbeitsbeziehung zu Ihren Mitarbeitern ist ebenfalls wichtig. Wenn Sie wiederholt Anfragen und Wünsche ignorieren, riskieren Sie, treue Mitarbeiter wegen etwas zu verlieren, das Sie schnell beheben könnten. Es lohnt sich nicht, gute Mitarbeiter wegen schlechter Planung zu verlieren. Umgekehrt müssen Sie Ihr Personal nicht die ganze Zeit bei Laune halten. Manchmal müssen sie vielleicht außerhalb ihres Bereichs arbeiten, um den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden, aber ansonsten werden geschätzte und meist entgegenkommende Mitarbeiter dies bereitwillig tun.

Mit einer Kombination aus strategischer Planung, Terminplanungssoftware und personeller Zusammenarbeit können Sie Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern die Unterstützung und Flexibilität geben, die sie für einen reibungslosen und zufriedenen Betrieb benötigen.