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Programación de personal en una pequeña empresa:

Amie Parnaby
27/05/2021
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Programación de personal en pequeñas empresas

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– Las mejores prácticas y consejos para mantener su negocio y empleados felices y productivos.

La programación del personal probablemente se sienta como una tarea interminable e ingrata. Además, para las pequeñas empresas, los dolores de cabeza se acumulan con más frecuencia que en las empresas más grandes. Incluso en las circunstancias más beneficiosas, puede parecer el más delicado de los actos de equilibrio para mantener contentos a los clientes, las empresas y los miembros del personal con el funcionamiento del cronograma. Cuando sucede lo inesperado, puede convertirse en un desastre absoluto, o podría ser un brillante ejemplo de la perfección en la programación del personal: puede suceder y sucede.

Durante el año pasado, la programación de los empleados ha sido aún más difícil que nunca. Adaptarse a las normas de capacidad local, los horarios de limpieza y ampliar el horario para atraer a más clientes.

Nunca se puede mantener contentos a todos los miembros del personal todo el tiempo. Al combinar las mejores prácticas, las herramientas de programación y un conocimiento profundo de sus clientes, empresas y empleados, puede crear un plan de programación de personal optimizado y flexible.

8 mejores prácticas para la programación fluida del personal

Eche un vistazo a algunas de las mejores maneras de garantizar un horario de trabajo fluido. Úselos todos o combine algunos para que su pequeña empresa funcione como un reloj.

Salir adelante

Trate de pensar mucho más allá de lo que exige su horario. Puede tener un horario regular que funcione la mayor parte del tiempo, pero ¿puede usar datos históricos para determinar sus horas más ocupadas? Si tiene los datos disponibles, puede aproximarse a la demanda del cliente y programar las horas de trabajo comerciales que se ajusten. Al estudiar sus datos, puede identificar tendencias diarias, semanales y anuales junto con picos y caídas estacionales.

Si recién está comenzando su viaje comercial, puede usar datos genéricos de informes de la industria relacionados en su área para crear un cronograma aproximado similar. Aunque es posible que desee revisar esto si los datos genéricos no se alinean con su experiencia, más datos lo capacitan mejor para tomar buenas decisiones de programación.

¿Turnos adicionales?

¿Quién quiere ganar un poco más de dinero? Si se avecina un pico de ventas o una locura de vacaciones, es aconsejable realizar un seguimiento de quién quiere turnos adicionales.

Está muy bien saber quién no puede extender sus horas, pero es igual de valioso saber quién tiene esa flexibilidad y quiere ingresos adicionales.

Revisar periódicamente la disponibilidad y las solicitudes de turnos extra. podría cambiar de un mes a otro. Si desea mirar hacia el futuro y mantenerse preparado, es bueno saber con quién puede contar para cubrir turnos adicionales y horarios extendidos.

Sigue las reglas

Las leyes locales, regionales y nacionales jugarán un papel muy importante en su plan de programación, incluso para una pequeña empresa.

Algunas ciudades y al menos un estado tienen requisitos para la programación de turnos predictivos, lo que exige que los empleadores publiquen la programación prevista del personal por adelantado. Esto podría incluir pagos adicionales por cambios tardíos en el horario, así como espacios mínimos entre turnos y descansos apropiados en turnos más largos.

Se aplican leyes similares y responsabilidades de los empleadores en todo el mundo, y deberá conocer esas reglas antes de hacer demandas impopulares a su personal. Asegúrese de tener esa información disponible cuando cree sus horarios. Podría terminar costándole mucho más si no está completamente consciente de los matices locales.

Publicar temprano

Al publicar el cronograma de un empleado con anticipación, al menos con 7 a 14 días de anticipación, facilita el cumplimiento de ese cronograma. Las personas que saben cuál será su horario de trabajo con más de dos semanas de anticipación pueden asegurarse de programar sus compromisos externos y citas fuera de su horario de trabajo previsto. Al mismo tiempo, las personas con vacaciones y reuniones reservadas previamente pueden asegurarse de que se incluyan en el cronograma antes de que se publique.

Comunicarse efectivamente

Asegúrese de que todos conozcan el horario. Envíelo por correo electrónico, use aplicaciones de programación automática a las que todos tengan acceso, publíquelo en el tablón de anuncios de la cocina o envíe un enlace al horario en línea. Independientemente de cómo comunique el programa, asegúrese de que todos lo comprendan, y lo reciban con tiempo suficiente.

Comunicarse de manera efectiva con su personal significa asegurarse de que entiendan por qué está programando las cosas de una manera particular. Asegurarse de que las personas sepan por qué necesita que tres personas trabajen los fines de semana y los miércoles por la tarde garantiza que su personal tenga la razón detrás de algunas de sus decisiones de programación potencialmente impopulares. La comprensión ayuda a mitigar cualquier descontento.

Plan para lo peor

Las emergencias suceden. Es un hecho ineludible que las personas se enferman, los autos no arrancan, las emergencias en el hogar requieren atención inmediata y mucho más. Muchos dichos giran en torno a esperar lo mejor pero planificar para lo peor, y usted debe hacer lo mismo con la programación de su personal.

Puede parecer un buen sentido comercial llenar su agenda al máximo. Sin embargo, a veces, es posible que desee incorporar cierta facilidad para permitir lo inesperado. Alternativamente, es posible que desee crear un sistema para modificar las citas de los clientes si es necesario.

Revisar regularmente

La mayoría de las veces, probablemente pueda mantener un horario de personal más o menos similar. Sin embargo, las circunstancias cambian y hay que estar preparado para cambiar con ellas. Las revisiones periódicas de la disponibilidad del personal, las preferencias de turnos y las condiciones de trabajo significan que puede detectar cambios en la forma en que la programación de su personal está funcionando para su empresa y sus empleados.

Si puede ver un cambio sostenido en el horario de su cita popular, los períodos más rentables o un cambio de turno regular entre los empleados, entonces es hora de revisar su horario.

Cobertura de turno autoiniciada.

Facilite que el personal cubra los intercambios de turnos y el tiempo necesario fuera de sus roles asignados dentro de las limitaciones de los requisitos de su negocio. Tener una medida de control sobre los horarios de trabajo es uno de los componentes clave de los niveles de satisfacción del personal. Un personal feliz hace que los clientes estén más contentos a largo plazo.


Cómo mantenerse al tanto de la programación del personal

No puede administrar de manera efectiva la programación de su personal sin una comprensión profunda de cómo funcionan su negocio y su personal. Sin embargo, también necesita las herramientas necesarias para distribuir la información de manera efectiva y permitir que su personal se sienta seguro e informado sobre la estabilidad de su horario, incluso si se trata de una flexibilidad estable.

Ir a lo digital

Para obtener el mejor enfoque para distribuir la información del cronograma, facilitar el ajuste y la colaboración, la mejor opción es una plataforma en línea. Ya sea que utilice un sistema de programación de personal dedicado o como parte de un sistema de programación más amplio, el intercambio de información digital es el método más eficiente.

Conozca a su personal

¿Qué tan bien conoce a su personal? Si puede recordar que Rachel tiene un hijo y no puede abrir la tienda a las ocho de la mañana porque es antes de que termine la escuela, lo está haciendo bastante bien en lo que respecta al conocimiento. Tal vez incluso recuerdes que ella puede abrir los martes y jueves porque su pareja hace el recorrido de la escuela.

Si siempre excluye a Rachel de la apertura, podría molestar a otros miembros del personal que siempre tienen el turno abierto temprano. Sin embargo, si puede dividir esos turnos con información adicional, está un paso más cerca de un horario feliz.

Conozca su negocio y clientes

Nadie conoce tu negocio mejor que tú. Probablemente pueda sentir el cambio de estación a través de las reservas en su sistema. Sabes cuándo tienes picos de ventas y períodos de alta demanda; tan bien como sabes los momentos en los que te preguntas por qué abriste, todos tienen una depresión ocasional. Usar esa información para juzgar los niveles apropiados de personal o los cambios en el cronograma es invaluable. Los clientes apreciarán una mayor disponibilidad en temporadas altas, y su resultado final le agradecerá que no tenga exceso de personal en períodos bajos.

Respetar el tiempo libre y las preferencias

No puedes hacer felices a todos todo el tiempo. Sin embargo, puede mantener fácilmente a la mayor parte de su personal contento con el horario el 80% del tiempo. Eso es muy importante. Cuando no cumple con las solicitudes razonables de tiempo libre, ya sean días de vacaciones pagadas o licencia no pagada no especificada, le dice a su personal que sus necesidades no significan nada para usted.

El personal feliz, saludable y valioso le brinda a su negocio mucho más en su atención al cliente que los empleados infravalorados e ignorados. Por el contrario, es más probable que los empleados que tienen sus preferencias y solicitudes respetadas la mayor parte del tiempo hagan el sacrificio de incumplir esos requisitos en emergencias.

Entrenamiento cruzado para la flexibilidad

No siempre es práctico tener a todos calificados para cubrir todos los roles en el negocio. Sin embargo, a menudo es necesario capacitar a su personal para obtener la máxima flexibilidad y productividad en todas las funciones de una pequeña empresa. Este enfoque multifuncional para la capacitación del personal significa que tiene una mayor adaptabilidad a los cambios y circunstancias inesperadas.


Programación de personal en SimplyBook.me

Si bien SimplyBook.me permite a los clientes reservar citas, también puede usarlo de manera efectiva para programar a su personal y proveedores de servicios. Hay varias características y herramientas dentro del sistema para permitir una programación flexible y adaptarse a horarios inusuales.

Cuando configura proveedores de servicios dentro del sistema SimplyBook.me, tiene la opción de organizar su disponibilidad en relación con las horas de funcionamiento de la empresa. Esto se cambia fácilmente con cualquier alteración a las necesidades de la empresa, tiempo de vacaciones o incluso aumento o reducción de horas.

Para que los compromisos externos no interfieran con las reservas, la función Calendar Sync permite al personal vincular sus calendarios con sus horarios de trabajo.

Una de las mejores características del sistema de reservas es la aplicación de administración . A pesar del nombre, la aplicación de administración no es solo para la administración del negocio. Cada proveedor o titular de una cuenta de usuario puede utilizar la aplicación para gestionar su agenda, consultar reservas y gestionar horarios. Si cada proveedor es usuario del sistema, puede descargar la aplicación, iniciar sesión y obtener los detalles de su reserva. Como propietario o gerente de un negocio, recibirá notificaciones de todas las reservas.

Días especiales es otra función del sistema de SimplyBook.me que le permite salirse completamente de las normas de su negocio. Tal vez tenga un estudiante universitario que necesita estar fuera para los exámenes o alguien que necesita chequeos médicos regulares. Tal vez quieras cerrar durante medio día para hacer una auditoría de stock trimestral.


Para resumir

La programación del personal no es fácil. Sin embargo, no tiene por qué ser complicado. Siempre que tenga un método eficaz para realizar un seguimiento de las necesidades comerciales, las preferencias de trabajo del personal y las vacaciones programadas, tendrá la base de un sistema de programación de personal eficiente.

Asegurarse de adelantarse a los tiempos de publicación de su horario y mirar hacia adelante para anticipar cualquier problema es esencial para una buena programación de los empleados.

También es importante mantener una buena relación de trabajo con su personal. Si ignora repetidamente las solicitudes y preferencias, corre el riesgo de perder miembros leales del personal por algo que podría remediar rápidamente. No vale la pena perder un buen personal por una mala programación. Por el contrario, no es necesario mantener contento al personal TODO el tiempo. A veces, es posible que tengan que trabajar fuera de su zona por las necesidades del negocio, pero de lo contrario, los empleados valiosos y en su mayoría acomodados lo harán de buena gana.

Con una combinación de planificación estratégica, software de programación y cooperación del personal, puede brindar a su empresa y al personal el apoyo y la flexibilidad que necesitan para funcionar sin problemas y felizmente.

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