Agendamento de funcionários em uma pequena empresa:

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– Melhores práticas e dicas para manter sua empresa e funcionários felizes e produtivos.

O agendamento da equipe provavelmente parece uma tarefa sem fim e ingrata. Além disso, para pequenas empresas, as dores de cabeça se acumulam com mais frequência do que em empresas maiores. Mesmo sob as circunstâncias mais benéficas, pode parecer o mais delicado dos atos de equilíbrio para manter clientes, negócios e funcionários satisfeitos com o funcionamento do cronograma. Quando o inesperado acontece, pode se tornar um desastre absoluto, ou pode ser um exemplo brilhante de perfeição na programação da equipe – pode acontecer e acontece.

Ao longo do ano passado, o agendamento de funcionários foi ainda mais difícil do que nunca. Acomodar os regulamentos de capacidade local, horários de limpeza e estender o horário para atrair mais clientes.

Você nunca pode manter todos os membros da equipe felizes o tempo todo. Combinando as melhores práticas, ferramentas de agendamento e uma profunda compreensão de seus clientes, negócios e funcionários, você pode criar um plano de agendamento de equipe simplificado e flexível.

8 Melhores Práticas para Agendamento Suave de Equipe

Dê uma olhada em algumas das melhores maneiras de garantir um cronograma de pessoal tranquilo. Use todos eles ou combine alguns para fazer sua pequena empresa funcionar como um relógio.

Vá em frente

Tente pensar muito mais à frente do que sua agenda exige. Você pode ter uma programação regular que funcione na maior parte do tempo, mas pode usar dados históricos para determinar seus horários de maior movimento? Se você tiver os dados disponíveis, poderá aproximar a demanda do cliente e programar o horário comercial adequado. Ao estudar seus dados, você pode identificar tendências diárias, semanais e anuais, juntamente com picos e quedas sazonais.

Se você está apenas começando sua jornada de negócios, pode usar dados genéricos de relatórios do setor relacionados em sua área para criar um cronograma aproximado semelhante. Embora você possa querer revisar isso se os dados genéricos não estiverem alinhados com sua experiência – mais dados o tornam melhor equipado para tomar boas decisões de agendamento.

Turnos extras?

Quem quer ganhar um pouco mais de dinheiro? Se você tem um pico de vendas chegando ou uma corrida louca de férias, é aconselhável acompanhar quem quer turnos extras.

É muito bom saber quem não pode estender suas horas, mas é igualmente valioso saber quem tem essa flexibilidade e quer a renda extra.

Revise regularmente a disponibilidade e solicitações de turnos extras. pode mudar de um mês para o outro. Se você quiser olhar para frente e ficar preparado, é bom saber com quem você pode contar para cobrir turnos adicionais e horas estendidas.

Siga as regras

As leis locais, regionais e nacionais desempenharão um papel importante no seu plano de agendamento, mesmo para uma pequena empresa.

Algumas cidades e pelo menos um estado têm requisitos para agendamento preditivo de turnos, o que exige que os empregadores publiquem o agendamento de pessoal previsto com antecedência. Isso pode incluir pagamentos extras por alterações tardias no horário, bem como intervalos mínimos entre os turnos e pausas apropriadas em turnos mais longos.

Leis semelhantes e responsabilidades do empregador se aplicam em todo o mundo, e você precisará estar ciente dessas regras antes de fazer exigências impopulares à sua equipe. Certifique-se de ter essas informações disponíveis para você ao criar suas agendas. Pode acabar custando muito mais se você não estiver totalmente ciente das nuances locais.

Publicar com antecedência

Ao publicar uma agenda de funcionários com antecedência – pelo menos 7 a 14 dias de antecedência – você facilita o cumprimento dessa agenda. As pessoas que sabem qual será seu horário de trabalho com mais de duas semanas de antecedência podem garantir que agendam seus compromissos e compromissos externos fora do horário de trabalho previsto. Ao mesmo tempo, as pessoas com férias e reuniões pré-agendadas podem garantir que sejam incluídas na programação antes de ser publicada.

Comunicar efetivamente

Certifique-se de que todos saibam a programação. Envie por e-mail, use aplicativos de agendamento automatizados aos quais todos têm acesso, publique-o no quadro de avisos da cozinha ou envie um link para o agendamento online. Seja como for que você comunique o programa, certifique-se de que todos o recebam – e o recebam em tempo hábil.

Comunicar-se efetivamente com sua equipe significa garantir que eles entendam por que você está agendando as coisas de uma maneira específica. Garantir que as pessoas saibam por que você precisa de três pessoas trabalhando nos fins de semana e na quarta-feira à tarde garante que sua equipe tenha a lógica por trás de algumas de suas decisões de agendamento potencialmente impopulares. A compreensão ajuda a mitigar qualquer descontentamento.

Planeje o pior

Emergências acontecem. É um fato inescapável que as pessoas ficam doentes, os carros não ligam, as emergências domésticas exigem atenção imediata e muito mais. Muitos ditados giram em torno de esperar o melhor, mas planejar o pior, e você deve fazer o mesmo com a programação de sua equipe.

Pode parecer um bom senso comercial preencher sua agenda ao máximo. No entanto, às vezes, você pode querer criar alguma facilidade para permitir o inesperado. Como alternativa, você pode criar um sistema para alterar os compromissos do cliente, se necessário.

Revise regularmente

Na maioria das vezes, você provavelmente pode manter um cronograma de equipe mais ou menos semelhante. No entanto, as circunstâncias mudam e você precisa estar pronto para mudar com elas. Revisões regulares da disponibilidade da equipe, preferências de turno e condições de trabalho significam que você pode identificar mudanças na forma como a programação de sua equipe está funcionando para sua empresa e seus funcionários.

Se você puder ver uma mudança sustentada em seu horário de compromisso popular, períodos mais lucrativos ou uma troca regular de turnos entre funcionários, é hora de revisar sua agenda.

Cobertura de Turno Autoiniciada.

Facilite para a equipe cobrir trocas de turnos e o tempo necessário longe de suas funções alocadas dentro das restrições de seus requisitos de negócios. Ter uma medida de controle sobre os horários de trabalho é um dos principais componentes dos níveis de satisfação da equipe. Funcionários felizes fazem para clientes mais felizes a longo prazo.

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Como acompanhar o agendamento da equipe

Você não pode gerenciar com eficiência o agendamento de sua equipe sem um profundo conhecimento de como sua empresa e sua equipe trabalham. No entanto, você também precisa das ferramentas necessárias para distribuir as informações de forma eficaz e permitir que sua equipe se sinta segura e informada sobre a estabilidade de seus horários – mesmo que seja uma flexibilidade estável.

Seja Digital –

Para a melhor abordagem de distribuição de informações de agendamento, fácil ajuste e colaboração, a melhor opção é uma plataforma online. Se você usa um sistema de agendamento de equipe dedicado ou como parte de um sistema de agendamento mais amplo, o compartilhamento de informações digitais é o método mais eficiente.

Conheça sua equipe –

Quão bem você conhece sua equipe? Se você consegue se lembrar que Rachel tem um filho e não pode abrir a loja às oito da manhã porque é antes do fim da escola, você está indo muito bem no quesito conhecimento. Talvez você até se lembre de que ela pode abrir às terças e quintas-feiras porque o parceiro dela é o responsável pela escola.

Se você sempre exclui Rachel da abertura, isso pode incomodar outros funcionários que sempre recebem o turno mais cedo. No entanto, se você puder dividir esses turnos com informações adicionais, estará um passo mais perto de uma programação feliz.

Conheça seus negócios e clientes –

Ninguém conhece seu negócio melhor do que você. Você provavelmente pode sentir a mudança da temporada através das reservas em seu sistema. Você sabe quando tem picos de vendas e períodos de alta demanda; assim como você sabe as vezes em que você se pergunta por que você abriu – todo mundo tem uma queda ocasional. Usar essas informações para julgar os níveis de pessoal apropriados ou mudanças no cronograma é inestimável. Os clientes apreciarão o aumento da disponibilidade nas altas temporadas, e seu resultado final agradecerá por não sobrecarregar o pessoal nos períodos de baixa.

Honrar Folga e Preferências –

Você não pode fazer todo mundo feliz o tempo todo. No entanto, você pode facilmente manter a maior parte de sua equipe satisfeita com a programação 80% do tempo. Isso é muito importante. Quando você deixa de atender a solicitações razoáveis de folga, sejam dias de férias remuneradas ou licenças não remuneradas não especificadas, você diz à sua equipe que as necessidades deles não significam nada para você.

Funcionários felizes, saudáveis e valorizados dão muito mais ao seu negócio no atendimento ao cliente do que funcionários desvalorizados e ignorados. Por outro lado, os funcionários que têm suas preferências e solicitações atendidas na maioria das vezes são mais propensos a fazer o sacrifício para violar esses requisitos em emergências.

Treinamento Cruzado para Flexibilidade –

Nem sempre é prático ter todos qualificados para cobrir todas as funções do negócio. No entanto, muitas vezes é necessário treinar sua equipe para obter o máximo de flexibilidade e produtividade em todas as funções em uma pequena empresa. Esta abordagem multifuncional de treinamento de pessoal significa que você tem maior adaptabilidade a mudanças e circunstâncias inesperadas.

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Agendamento de equipe no SimplyBook.me

Embora o SimplyBook.me permita que os clientes marquem consultas, você também pode usá-lo de forma eficaz para agendar sua equipe e prestadores de serviços. Existem vários recursos e ferramentas dentro do sistema para permitir agendamento flexível e acomodar horários incomuns.

Ao configurar provedores de serviços no sistema SimplyBook.me, você tem a opção de organizar sua disponibilidade em relação ao horário de funcionamento do negócio. Isso é facilmente alterado com qualquer alteração nas necessidades da empresa, tempo de férias ou até mesmo aumento ou redução de horas.

Assim, compromissos externos não podem interferir nas reservas, o recurso Calendar Sync permite que a equipe vincule seus calendários com seus horários de trabalho.

Um dos melhores recursos do sistema de reservas é o Admin App . Apesar do nome, o app admin não serve apenas para a administração do negócio. Cada provedor ou titular de conta de usuário pode usar o aplicativo para gerenciar sua agenda, verificar reservas e gerenciar horários. Se cada provedor for usuário do sistema, ele poderá baixar o aplicativo, fazer login e obter os detalhes da reserva. Como proprietário ou gerente de uma empresa, você receberia notificações de todas as reservas.

Dias Especiais é outra função do sistema SimplyBook.me que permite que você saia completamente das normas do seu negócio. Talvez você tenha um estudante universitário que precise fazer exames ou alguém que precise de exames médicos regulares. Talvez você queira fechar por meio dia para fazer uma auditoria trimestral de ações.

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Resumindo

O agendamento da equipe não é fácil. No entanto, não precisa ser complicado. Contanto que você tenha um método eficaz para rastrear as necessidades de negócios, as preferências de trabalho da equipe e as férias programadas, você terá a base de um sistema de agendamento de equipe eficiente.

Garantir que você fique à frente dos tempos de publicação de sua programação e antecipar quaisquer problemas são essenciais para uma boa programação de funcionários.

Manter um bom relacionamento de trabalho com sua equipe também é importante. Se você desconsiderar repetidamente solicitações e preferências, corre o risco de perder membros leais da equipe por algo que poderia remediar rapidamente. Não vale a pena perder uma boa equipe por causa de uma programação ruim. Por outro lado, você não precisa manter a equipe feliz o tempo todo. Às vezes, eles podem ter que trabalhar fora de sua zona para as necessidades do negócio, mas, caso contrário, funcionários valorizados e principalmente acomodados farão isso de bom grado.

Com uma combinação de planejamento estratégico, software de agendamento e cooperação de pessoal, você pode dar aos seus negócios e funcionários o suporte e a flexibilidade de que precisam para funcionar sem problemas e felizes.