Effizienz und Produktivität von Fernbesprechungen – ein vollständiger Leitfaden

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Einführung

In den letzten Jahren hat sich mit der globalen Pandemie eine Verlagerung von traditionellen Büroarbeitsplätzen hin zur Fernarbeit vollzogen. Seit die Pandemie abgeklungen ist, haben viele Unternehmen die Fernarbeit oder das hybride Arbeiten als Teil ihrer Kultur beibehalten. So kann es sein, dass Ihr gesamtes Büro von zu Hause aus arbeitet, oder dass einige im Büro sind und andere zu Hause, so dass es wichtig ist, dies bei der Planung einer Besprechung zu berücksichtigen.

Eines der häufigsten Missverständnisse in Bezug auf die Fernarbeit ist, dass Meetings aus der Ferne weniger produktiv sind als Meetings von Angesicht zu Angesicht. Das ist zwar nicht ganz falsch, aber es gibt immer die Möglichkeit, solche Dinge zu verbessern. Wie können Sie also Remote-Meetings produktiver und effizienter gestalten?

Ein allgemeiner Tipp für das Management von Remote-Teams

Eine der Herausforderungen bei der Fernarbeit ist in der Regel das Zusammenwachsen eines Teams. Es kann ziemlich schwierig sein, sich persönlich kennen zu lernen, wenn man nur online ist, daher ist es wichtig, sich dafür Zeit und Mühe zu nehmen.

Ein Tipp, der sich als hilfreich erwiesen hat, ist eine tägliche Besprechung mit dem Team. In der Regel finden diese Gespräche morgens statt, wenn das Team seinen Kaffee trinkt, und es geht in der Regel darum, sich darüber auszutauschen, wie es zu Hause läuft, was für den Tag auf dem Programm steht und ob jemand Hilfe braucht. Ein tägliches Huddle kann die Arbeitsbeziehungen und die Teamarbeit des Teams stärken.

Planung der Fernbesprechung

Die Planung der Besprechung ist ein entscheidender Faktor, um Fernbesprechungen so effektiv und effizient wie möglich zu gestalten. Es kann eine Menge Arbeit sein, ein Treffen zu arrangieren, aber je öfter Sie es tun, desto einfacher und effizienter wird es werden. Der erste Schritt besteht darin, sich einige einfache Fragen zu stellen – siehe unten.

Ist ein Treffen notwendig?

Sie müssen sich fragen, ob eine Besprechung notwendig ist oder ob sie per E-Mail abgewickelt werden kann. Die meisten Besprechungen könnten auch per E-Mail abgewickelt werden, also warum sollten Sie Ihre Zeit und die der anderen verschwenden. Eine Besprechung für etwas, das man auch per E-Mail erledigen könnte, ist einer der Gründe, warum Besprechungen als unproduktiv angesehen werden können. Wenn Ihr Team jedoch vollständig aus der Ferne arbeitet, kann es vorteilhafter sein, eine Besprechung abzuhalten als eine E-Mail.

Wer sollte sich beteiligen?

Als Nächstes müssen Sie sich überlegen, wer an der Sitzung teilnehmen soll. Dabei sollte es sich um Personen handeln, die mit dem Thema oder Projekt in Verbindung stehen und entweder wertvolle Einblicke geben oder einen Beitrag dazu leisten können. Es gibt nichts Schlimmeres, als in einer Sitzung zu sitzen und sich zu fragen, warum man dort ist. Laden Sie daher nur Personen ein, die einen positiven Beitrag zur Sitzung leisten.

Auswahl eines geeigneten Zeitpunkts

Bei jeder Art von Besprechung, ob per Fernzugriff oder von Angesicht zu Angesicht, ist es immer gut, höflich zu sein. Dies gilt insbesondere für die Wahl des Zeitpunkts der Besprechung. Seien wir ehrlich: Niemand will um 6 Uhr morgens für ein Meeting aufstehen, oder? Zumindest tun das nicht viele Menschen.

Berücksichtigen Sie daher immer die unterschiedlichen Zeitzonen der Teilnehmer und seien Sie höflich. Außerdem ist es am besten, die Besprechung zu einem Zeitpunkt anzusetzen, an dem die Produktivität hoch ist, da dies zu einem reibungslosen Ablauf der Besprechung und zu möglichst produktiven Ergebnissen beiträgt.

Berücksichtigen Sie bei der Festlegung des Termins für ein Treffen alles, was besprochen werden muss. Soll die Sitzung eine halbe Stunde, vierzig Minuten oder eine Stunde dauern? Am besten ist es, eine Dauer zu wählen, die es Ihnen erlaubt, alles zu besprechen, aber nicht so viel Zeit, dass sich das Treffen länger hinzieht als nötig.

Ein hervorragender Tipp ist es, die Dauer der Sitzung so weit wie möglich einzuhalten. Microsoft Teams verfügt über eine großartige Funktion, die Sie daran erinnert, wenn noch fünf Minuten in der Besprechung verbleiben, und Sie daran erinnert, die Besprechung zu beenden.

Erstellen einer Agenda

Die Erstellung einer Tagesordnung hilft bei der Organisation des Treffens, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Aspekte berücksichtigt werden. Die Tagesordnung sollte die zu behandelnden Themen und eine Liste der Teilnehmer enthalten.

Alles sollte auf die Tagesordnung gesetzt werden, damit jeder sehen kann, wofür er zuständig ist und warum er in der Sitzung gebraucht wird. Es sollte auch Platz für wichtige Notizen und Entscheidungen, die während der Sitzung getroffen wurden, sowie für die nächsten Schritte sein. Das Wichtigste ist, dass Sie sich merken, wer für was zuständig ist. Es ist hilfreich, die Tagesordnung vor dem Treffen mit allen zu teilen und sie nach dem Treffen zu aktualisieren und mit allen zu teilen.

Bei längeren Besprechungen empfiehlt es sich, kurze Pausen einzuplanen, damit jeder einen Kaffee trinken und die Toilette benutzen kann. Wenn es sich um eine sehr lange Sitzung handelt, ist es manchmal gut, eine Mittagspause einzuplanen und dies vorher mitzuteilen, damit sich die Teilnehmer darauf einstellen können.

Versenden der Einladung

Der nächste Schritt wäre natürlich, die Einladung an die Teilnehmer zu senden. Nachdem Sie nun entschieden haben, wer teilnehmen soll und warum, ist es an der Zeit, die Besprechungsanfrage zu versenden. Fügen Sie dem Antrag unbedingt die Tagesordnung bei, damit alle Teilnehmer vor der Sitzung Einsicht nehmen können.

Das Treffen

Zu Beginn der Sitzung sollten Sie unbedingt Zeit einplanen, damit alle Teilnehmer teilnehmen können, und mit einigen technischen Problemen rechnen. Sobald sich alle Teilnehmer eingefunden haben, sollten Sie darauf achten, dass jeder seine Kamera dabei hat; das ist zwar unnötig, aber es macht die Gespräche persönlicher.

Für den Anfang ist es gut, entweder eine erste Runde zu machen, wenn sich die Leute zum ersten Mal treffen, oder eine Auffrischungsrunde, wenn sich alle kennen. Auf diese Weise fühlt sich jeder wohl und das Eis ist ein wenig gebrochen.

Stellen Sie sicher, dass der Zeitplan während der Besprechung auf einem gemeinsamen Bildschirm angezeigt und mit neuen Informationen aktualisiert wird. Auf diese Weise können sich alle auf das Thema konzentrieren und werden weniger abgelenkt. Es ist wichtig, dass klar ist, was die nächsten Schritte sind und wer für was verantwortlich ist. Wenn diese Details in den Plan aufgenommen werden, ist jeder verantwortlich.

Nutzen Sie die zur Verfügung stehenden Tools, um bei Fernkonferenzen das größtmögliche Engagement zu erzielen. Egal, ob Sie Zoom, Skype, Microsoft Teams oder etwas anderes verwenden, sie alle verfügen über Funktionen, die einen reibungslosen Ablauf von Remote-Meetings ermöglichen. Funktionen wie Emojis zum Heben der Hand, Daumen hoch usw. und andere Funktionen wie Whiteboard und Umfragen. Jede Software verfügt über unterschiedliche Funktionen, also erkunden Sie Ihre Möglichkeiten, um die für Sie am besten geeignete Software zu finden.

Engagement in Sitzungen ist wichtig – aber wie bringt man die Leute dazu, sich zu engagieren?

Stellen Sie zunächst sicher, dass die Besprechung moderiert wird, denn dies trägt dazu bei, dass die Besprechung in die richtige Richtung läuft. Zweitens: Stellen Sie den Teilnehmern Fragen. Was sind ihre Gedanken? Können sie irgendwelche Probleme mit dieser Idee erkennen? Es ist wichtig, dass jeder das Gefühl hat, sich beteiligen zu können.

Nach der Sitzung

Überprüfen Sie nach der Sitzung die Tagesordnung, um sicherzustellen, dass alle neuen Informationen auf dem neuesten Stand sind. Es ist eine gute Idee, dies direkt nach dem Treffen zu tun, solange alles noch frisch in Ihrem Kopf ist. Sobald alles auf dem neuesten Stand ist, senden Sie die aktualisierte Version an alle Teilnehmer. Auf diese Weise kann jeder seine Aufgaben für die nächste Sitzung kennen und daran erinnert werden. Wenn etwas erledigt werden muss, ist es eine sanfte Erinnerung für sie.

Schlussfolgerung

Es kann eine große Aufgabe sein, dafür zu sorgen, dass Meetings aus der Ferne effizient und produktiv ablaufen, aber wenn Sie den Leitfaden und die oben genannten Tipps befolgen, werden Ihre Meetings reibungslos ablaufen. Je mehr Meetings Sie aus der Ferne abhalten, desto mehr Tipps und Tricks können Sie von anderen übernehmen, und Sie werden Ihren eigenen Weg finden, um Ihre Meetings so produktiv und effizient wie möglich zu gestalten.