5 Dinge, die in eine Rechnungsvorlage für Reinigungsdienste aufgenommen werden sollten

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Putzen kann sehr erfüllend sein, aber es ist auch harte Arbeit. Wenn Sie also Reinigungsdienste anbieten, ist es wichtig, dass Sie und Ihre Mitarbeiter für Ihre Zeit und Mühe bezahlt werden.

Die Rechnungsstellung und die Sicherstellung der Zahlung kann ein wunder Punkt für Reinigungsunternehmen sein, insbesondere für kleinere Reinigungsunternehmen im Haushalt. Privatkunden vergessen in der Hektik des Alltags allzu leicht, die Reinigungskraft zu bezahlen. Das bedeutet, dass die Reinigungskraft dem Kunden das Geld, das er ihr schuldet, nachfordern muss, was niemand gerne tut!

Ein solides Rechnungssystem kann die Zahlungsabwicklung für alle Beteiligten erheblich erleichtern. Es sieht nicht nur professionell aus, sondern verdeutlicht auch Dinge wie Beträge, erbrachte Leistungen, Zahlungsfristen und mehr, so dass es keine Unklarheiten gibt.

Rechnungen stellen nicht nur sicher, dass Sie pünktlich bezahlt werden, sondern verhindern auch, dass es zu Verwechslungen zwischen Reinigungskräften und Kunden kommt, was für die Aufrechterhaltung gesunder und langfristiger Kundenbeziehungen unerlässlich ist.

Eine Rechnung zu erstellen ist nicht schwer, wenn man weiß, was sie enthalten soll. Hier sind also die fünf wichtigsten Dinge, die Sie benötigen, um eine hervorragende Rechnungsvorlage zu erstellen.

5 wichtige Bestandteile einer Rechnung für einen Reinigungsdienst

Hier sehen Sie ein Muster einer Rechnung, die von einem fiktiven Reinigungsunternehmen erstellt wurde. Schauen wir uns seine wesentlichen Elemente an:

1. Unternehmens- und Kundeninformationen

Als Erstes haben wir die Unternehmens- und Kundeninformationen. Der Rechnungsempfänger kann leicht erkennen, dass Clare’s Cleaning die Rechnung ausgestellt hat und dass sie für Fred Fredson bestimmt ist.

In diesem Fall hat das Unternehmen nur die Adresse des Kunden auf der Rechnung selbst angegeben, aber Sie sollten vielleicht auch Ihre Geschäftsadresse angeben, um mehr Klarheit zu schaffen.

2. Datum und Nummer der Rechnung

Neben den Kundeninformationen sehen Sie eine eindeutige Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum der Rechnung.

Eine eindeutige Rechnungsnummer ist wichtig für Ihre Unterlagen und die Ihres Kunden. Wenn Sie für gewerbliche Unternehmen reinigen, müssen Sie ihnen eine Rechnungsnummer für ihre Steuerzwecke angeben.

Das Ausstellungsdatum ist aus zwei wichtigen Gründen wichtig.

• Erstens trägt es dazu bei, dass Sie pünktlich bezahlt werden. Obwohl Clare’s Cleaning Company (wie viele andere Unternehmen auch) eine Zahlung innerhalb von vierzehn Tagen nach Erhalt der Rechnung verlangt, kann das Ausstellungsdatum Ihre Argumente für eine prompte Zahlung erheblich verstärken, wenn ein Kunde regelmäßig zu spät zahlt.
• Zweitens hilft es Ihnen und Ihren Kunden, Ihre Rechnungen für deren Unterlagen zu organisieren.

3. Liste der erbrachten Dienstleistungen

Im Hauptteil Ihrer Rechnung sollte angegeben werden, wofür der Kunde zahlt. Wie Sie dies zeigen, hängt stark davon ab, wie Sie die Kosten berechnen. Wenn Sie beispielsweise nach Stunden und nicht nach einem festen Satz pro Aufgabe abrechnen, können Sie die Anzahl der geleisteten Stunden und das Datum, an dem die Arbeit ausgeführt wurde, angeben.

Wie Sie sehen können, ist Clare von Clare’s Cleaning gerne gründlich. Sie rechnet nach Stunden ab, schlüsselt ihre Rechnungen aber auch nach Aufgaben auf. Der Kunde kann genau sehen, was gemacht wurde, wie lange es gedauert hat, wann die Arbeit durchgeführt wurde und wie viel dafür berechnet wurde.

4. Fälliger Gesamtbetrag

Es ist wichtig, dass Ihr Kunde auf einen Blick sehen kann, wie viel er Ihnen schuldet. Machen Sie es ihnen leicht, indem Sie den Gesamtbetrag zusammenzählen und ihn auf Ihrer Rechnung deutlich ausweisen. Wie Sie hier sehen können, hat Clare von Clare’s Cleaning die Schriftgröße für den zu zahlenden Gesamtbetrag vergrößert, so dass er für den Kunden sehr leicht zu erkennen ist.

5. Zahlungsbedingungen und -modalitäten

Der letzte Teil der Rechnung von Clare ist der Zahlung gewidmet. Clare weist deutlich darauf hin, dass die Zahlung spätestens 14 Tage nach Erhalt der Rechnung zu erfolgen hat und dass der Kunde per Banküberweisung zu zahlen hat. Sie gibt auch die Kontodaten für die Zahlung an.

Wenn es Ihnen unangenehm ist, Bankdaten auf einer Rechnung anzugeben, gibt es viele andere Möglichkeiten. Sie könnten zum Beispiel eine Zahlung über einen sicheren Drittanbieter wie PayPal oder Venmo anfordern. Oder Sie könnten ein Online-Buchungssystem oder eine Rechnungssoftware verwenden.

Bewährte Verfahren zur Erstellung einer effektiven Rechnungsvorlage für Reinigungsdienste

Geben Sie eine klare und präzise Beschreibung der erbrachten Dienstleistungen

Klarheit ist alles, wenn es um Rechnungen geht. Sie möchten, dass Ihre Rechnung so einfach wie möglich zu verstehen ist. Wenn Ihr Kunde Fragen dazu stellen muss, wofür er bezahlt, kann dies die Zahlung verzögern und sogar zu Kontroversen zwischen Ihnen und Ihrem Kunden führen.

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Beschreibungen der erbrachten Dienstleistungen nicht schwer zu verstehen sind. Verwenden Sie zum Beispiel keinen Fachjargon wie „Hygiene in der Lebensmittelzubereitung“, sondern sagen Sie „Reinigung der Küche“. Wenn Sie mehr ins Detail gehen wollen, können Sie in einer Kostenaufstellung genau angeben, was Sie gemacht haben und welche Materialien Sie verwendet haben.

eine Aufschlüsselung der Kosten enthalten

Es ist nicht immer einfach, die Kosten für die Reinigung aufzuschlüsseln. In einem Wirtschaftszweig wie dem Baugewerbe ist es einfacher, die verwendeten Materialien und ihren Anteil an den Kosten des gesamten Vorgangs aufzuschlüsseln. Hier sehen Sie zum Beispiel ein Modell einer Kostenaufstellung eines fiktiven Bauunternehmens:

Wie Sie Ihre Kosten mit einer Reinigungsfirma aufschlüsseln, hängt wesentlich von Ihrem Geschäftsmodell und Ihrer Arbeitsweise ab.

Wenn Sie zum Beispiel ein kleines Reinigungsunternehmen betreiben und die Reinigungsmittel Ihrer Kunden verwenden, bestehen Ihre Hauptkosten aus Ihrer Zeit und Ihren Reisekosten. Diese Kosten in einer Rechnung zu berücksichtigen, ist vielleicht etwas zu detailliert, weshalb viele Reinigungskräfte sicherstellen, dass ihr Stundensatz die Reisekosten abdeckt.

Wenn Sie jedoch große Mengen an selbst mitgebrachten Materialien verwenden, kann es sich lohnen, diese in einem Kostendokument gesondert auszuweisen.

Sie können in Ihrer Aufschlüsselung auch die eventuell berechneten Steuern angeben. In den USA fällt für Reinigungsdienstleistungen in der Regel keine Umsatzsteuer an, da es sich um eine Dienstleistung und nicht um ein Produkt handelt. Dies hängt jedoch von Ihrem Bundesland ab, also recherchieren Sie, um festzustellen, ob Sie diese Gebühr erheben sollten.

Wenn Sie im Vereinigten Königreich ansässig sind, müssen Sie die Mehrwertsteuer in Rechnung stellen. Die Angabe auf Ihrer Rechnung zeigt Ihrem Kunden die gezahlte Steuer und erleichtert Ihre Buchführung. Für die Verwaltung der von Ihnen erhobenen Mehrwertsteuer können Sie eine Mehrwertsteuersoftware verwenden, die digitale Aufzeichnungen führt, die Mehrwertsteuer berechnet und Sie bei der Abgabe Ihrer Steuererklärungen unterstützt.

Wenn Sie beabsichtigen, den Kunden die verwendeten Materialien direkt in Rechnung zu stellen, bewahren Sie Ihre Quittungen für die Unterlagen des Kunden auf. Wenn Sie in den USA ansässig sind, müssen Sie möglicherweise Umsatzsteuer auf diese Produkte erheben. Informieren Sie sich darüber, wenn Sie Ihre Kunden mit Reinigungsmaterial versorgen wollen.

Verwenden Sie ein Rechnungsverwaltungssystem

Ein gutes Rechnungsverwaltungssystem ist ein entscheidender Faktor. Anstatt sich mit komplexem Papierkram herumzuschlagen, ist es Teil Ihrer Online-Buchhaltungslösung und kann:

• Verfolgen Sie Rechnungen und Verbindlichkeiten.
• Vermerken Sie verspätete Zahlungen.
• Verhindern Sie eine doppelte Handhabung.
• Speichern Sie Rechnungen und Kontodaten sicher.
• Benachrichtigen Sie, wenn es Zeit ist, eine Rechnung auszustellen.
• Verarbeiten Sie Daten genau und schnell.
• Geben Sie Einblicke in Dinge wie Kosten und Gewinne.
• Archivieren Sie Rechnungen auf organisierte und leicht zugängliche Weise.
• Integrieren Sie Verarbeitung und Zahlung in eine einzige Plattform.

Wenn Sie mit großen Unternehmen zusammenarbeiten, kann es sich lohnen, Ihr Rechnungsverwaltungssystem um eine Steuersoftware zu ergänzen. Damit wird die Mehrwertsteuer auf Ihre Kostenaufschlüsselung berechnet und automatisch zu Ihren Rechnungen hinzugefügt, was Ihnen viel Zeit spart.

Geben Sie die Fälligkeit der Zahlungen und die zulässigen Zahlungsarten deutlich an

Ihre Rechnung darf keinen Raum für Unklarheiten lassen. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Kunde genau weiß, wie viel er schuldet, wie er zahlen soll und wann Sie das Geld erwarten.

In unserem früheren Beispiel verlangt Clare von Clare’s Cleaning, dass sie innerhalb von vierzehn Tagen nach Erhalt der Rechnung per Banküberweisung bezahlt wird. Dies ist ein Standardverfahren, aber bei weitem nicht die einzige Möglichkeit.

Einige Plattformen für die Rechnungsverwaltung bieten zum Beispiel eine integrierte Zahlungsmethode. Sie könnten Ihre Rechnung nutzen, um Kunden auf eine Seite zur Zahlungsabwicklung auf Ihrer Website zu leiten oder sogar Zahlungen in Ihr Online-Buchungssystem aufzunehmen. Was auch immer für Sie das Beste ist!

Am wichtigsten ist, dass die Kunden klar sehen können, wie und wann sie bezahlen müssen.

Bereitstellung von Kontaktinformationen zum Unternehmen

Es kann sein, dass sich Kunden mit Ihnen in Verbindung setzen wollen, um Dinge bezüglich Ihrer Rechnung zu klären – oder, hoffentlich, um Sie für weitere Aufträge zu buchen! Achten Sie also darauf, dass Sie Ihre Kontaktdaten deutlich angeben.

Wenn auf der Rechnung selbst kein Platz für Ihre Kontaktinformationen ist, fügen Sie diese auf der Rückseite oder einer separaten Seite hinzu. Viele Unternehmen versenden Rechnungen auch über ein Rechnungsmanagementsystem, das die Kontaktdaten des Unternehmens in die E-Mail einbettet, mit der die Rechnung verschickt wird.

Eine gute Rechnung ist entscheidend für rechtzeitige Zahlungen

Jeder verdient es, für seine harte Arbeit pünktlich bezahlt zu werden. Ein gutes Fakturierungs- und Zahlungssystem ist der Schlüssel dazu.

Mit der richtigen Rechnungsvorlage können Sie sicherstellen, dass Ihre Kunden genau wissen, wofür sie bezahlen, welchen Zahlungsweg sie nutzen sollen und wann die Zahlung fällig ist.

Gute Rechnungen helfen Ihnen auch bei Ihren Aufzeichnungen, vor allem in Verbindung mit einem ausgezeichneten Rechnungsmanagementsystem.

Also, worauf warten Sie noch? Zeit, sich zu organisieren und Rechnungen zu schreiben!