5 éléments à inclure dans un modèle de facture pour les services de nettoyage

This post is also available in:

Le nettoyage peut être très gratifiant, mais c’est aussi un travail difficile. Par conséquent, si vous fournissez des services de nettoyage, il est important que vous et vos employés soyez rémunérés pour votre temps et vos efforts.

La facturation et la garantie de paiement peuvent être un point sensible pour les entreprises de nettoyage, en particulier les petites entreprises de nettoyage domestique. Il est trop facile pour les clients privés d’oublier de payer l’agent d’entretien dans la précipitation de leur vie quotidienne. Cela signifie que l’agent de nettoyage doit courir après le client pour récupérer l’argent qui lui est dû, ce que personne n’aime faire !

Un moyen simple de rationaliser ce processus est d’utiliser un modèle de facture Excel ou un générateur de factures pour faciliter la question du paiement, quelles que soient vos préoccupations. Outre son aspect professionnel, ce modèle permet de clarifier des éléments tels que les montants, les services rendus, les dates d’échéance du paiement, etc. afin d’éviter toute confusion.

En plus de vous assurer d’être payé à temps, les factures éliminent la confusion entre l’agent d’entretien et le client, ce qui est essentiel pour maintenir des relations saines et durables avec les clients.

La création d’une facture n’est pas difficile si vous savez ce qu’il faut y inclure. Voici donc les cinq éléments clés dont vous avez besoin pour créer un excellent modèle de facture.

5 éléments clés de la facture d’un service de nettoyage

Voici la maquette d’une facture fournie par une entreprise de nettoyage fictive. Décortiquons-en les éléments essentiels :

1. Informations sur l’entreprise et le client

Tout d’abord, nous avons les informations relatives à l’entreprise et au client. Le destinataire de la facture peut facilement voir que Clare’s Cleaning a émis la facture et qu’elle est destinée à Fred Fredson.

Ici, l’entreprise n’a indiqué que l’adresse du client sur la facture elle-même, mais vous pouvez également indiquer l’adresse de votre entreprise pour plus de clarté.

2. Date et numéro de la facture

À côté des informations sur le client, vous pouvez voir un numéro de facture unique et la date à laquelle la facture a été émise.

Un numéro de facture unique est important pour vos dossiers et ceux de vos clients. Si vous nettoyez pour des entreprises commerciales, celles-ci vous demanderont de leur fournir un numéro de facture à des fins fiscales.

La date de délivrance est importante pour deux raisons principales.

• Tout d’abord, cela vous permet de vous assurer que vous êtes payé à temps. Bien que Clare’s Cleaning Company (comme beaucoup d’autres entreprises) demande à être payée au plus tard quatorze jours après que le client a reçu la facture, une date d’émission peut considérablement renforcer vos arguments en faveur d’un paiement rapide si le client a l’habitude de payer en retard.
• Deuxièmement, il vous aide, vous et vos clients, à organiser vos factures pour leurs dossiers.

3. Liste des services rendus

Le corps de votre facture doit détailler ce que le client paie. La manière dont vous le faites dépend beaucoup de votre mode de facturation. Par exemple, si vous facturez à l’heure plutôt qu’à un taux fixe par tâche, vous pouvez indiquer le nombre d’heures travaillées et la date à laquelle le travail a été effectué.

Comme vous pouvez le constater, Clare de Clare’s Cleaning aime être minutieuse. Elle facture à l’heure mais ventile également ses factures par tâche. Le client peut ainsi voir clairement ce qui a été fait, combien de temps cela a pris, la date à laquelle le travail a été effectué et le montant qui lui est facturé.

4. Montant total dû

Il est essentiel que votre client puisse voir d’un coup d’œil le montant qu’il vous doit. Facilitez-lui la tâche en faisant le total et en l’indiquant clairement sur votre facture. Comme vous pouvez le voir ici, Clare de Clare’s Cleaning a augmenté la taille de la police pour le montant total à payer, ce qui le rend très facile à voir pour le client.

5. Conditions et modalités de paiement

La dernière partie de la facture de Clare est consacrée au paiement. Clare précise clairement que le paiement doit être effectué au plus tard 14 jours après réception de la facture par le client et qu’il doit être effectué par virement bancaire. Elle fournit également les coordonnées du compte pour le paiement.

Si vous n’êtes pas à l’aise avec l’idée d’indiquer vos coordonnées bancaires sur une facture, il existe de nombreuses autres options. Par exemple, vous pouvez demander un paiement par l’intermédiaire d’un fournisseur tiers sécurisé comme PayPal ou Venmo. Vous pouvez également utiliser un système de réservation en ligne ou un logiciel de facturation.

Meilleures pratiques pour créer un modèle de facture efficace pour les services de nettoyage

Fournir une description claire et concise des services rendus

La clarté est essentielle lorsqu’il s’agit de factures. Vous devez faire en sorte que votre facture soit aussi facile à comprendre que possible. Si votre client doit poser des questions sur ce qu’il paie, cela peut retarder le paiement et même créer une controverse entre vous et votre client.

Veillez à ce que les descriptions des services rendus ne soient pas difficiles à comprendre. Par exemple, plutôt que d’utiliser un jargon tel que « Assainissement des zones de préparation des aliments », dites « Nettoyage de la cuisine ». Si vous avez besoin de plus de détails, vous pouvez indiquer exactement ce que vous avez fait et les matériaux que vous avez utilisés dans une ventilation des coûts.

Inclure une ventilation des coûts

Il n’est pas toujours facile de ventiler les coûts de nettoyage. Dans un secteur comme la construction, il est plus facile de détailler les matériaux utilisés et la manière dont ils contribuent au coût de l’ensemble de l’opération. Voici, par exemple, une maquette de ventilation des coûts d’une entreprise de construction fictive :

La manière dont vous détaillez vos coûts avec une entreprise de nettoyage dépend en grande partie de votre modèle d’entreprise et de votre mode de fonctionnement.

Par exemple, si vous dirigez une petite entreprise de nettoyage domestique et que vous utilisez les produits de nettoyage de votre client, vos principaux coûts seront votre temps et vos frais de déplacement. La prise en compte de ces frais dans une facture peut s’avérer un peu trop granulaire, c’est pourquoi de nombreux nettoyeurs veillent à ce que leur taux horaire puisse couvrir les frais de déplacement.

Toutefois, si vous utilisez de grandes quantités de fournitures que vous avez apportées vous-même, il peut être utile de les détailler séparément dans un document de coûts.

Vous pouvez également inclure toute taxe facturée dans votre décompte. Aux États-Unis, la taxe sur les ventes n’est généralement pas applicable aux services de nettoyage, car vous fournissez un service plutôt qu’un produit. Mais cela dépend de votre État, alors faites vos recherches pour déterminer si vous devez la facturer.

Si vous êtes basé au Royaume-Uni, vous devez facturer la TVA. En l’indiquant sur votre facture, vous indiquerez à votre client la taxe payée et vous faciliterez la tenue de vos registres. Pour gérer la TVA que vous collectez, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de la TVA afin de tenir un registre numérique, de calculer la TVA et de vous aider à soumettre vos déclarations fiscales.

Si vous avez l’intention de facturer directement vos clients pour les matériaux utilisés, veillez à conserver vos reçus pour les dossiers du client. Si vous êtes basé aux États-Unis, vous devrez peut-être facturer la taxe sur les ventes pour ces produits. Renseignez-vous si vous avez l’intention de fournir des produits de nettoyage à vos clients.

Utiliser un système de gestion des factures

Un bon système de gestion des factures change la donne. Plutôt que d’avoir à se battre avec une paperasserie complexe, il fait partie de votre solution de comptabilité en ligne et peut :

• Suivre les factures et les comptes créditeurs.
• Signaler les retards de paiement.
• Prévenir la double manipulation.
• Stocker les factures et les détails des comptes en toute sécurité.
• Notifier lorsqu’il est temps d’émettre une facture.
• Traiter les données avec précision et rapidité.
• Ils donnent des indications sur des éléments tels que les coûts et les bénéfices.
• Archiver les factures de manière organisée et facilement accessible.
• Intégrer le traitement et le paiement dans une plateforme unique.

Si vous travaillez avec de grandes entreprises commerciales, il peut être intéressant d’ajouter un logiciel fiscal à votre système de gestion des factures. Ce logiciel calculera la TVA ou la taxe sur les ventes sur votre ventilation des coûts et l’ajoutera automatiquement à vos factures, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps.

Indiquer clairement les dates d’échéance et les modes de paiement acceptables

Votre facture ne doit laisser aucune place à la confusion. Assurez-vous que votre client sait exactement combien il doit, comment il doit payer et quand vous attendez le paiement.

Dans notre exemple précédent, Clare, de Clare’s Cleaning, demande à être payée par virement bancaire dans les quatorze jours suivant la réception de la facture par le client. Il s’agit d’une procédure assez classique, mais c’est loin d’être la seule option possible.

Par exemple, certaines plateformes de gestion de factures proposent une méthode de paiement intégrée. Vous pouvez utiliser votre facture pour diriger les clients vers une page de traitement des paiements sur votre site web ou même ajouter des paiements à votre système de réservation en ligne. C’est ce qui vous convient le mieux !

Plus important encore, les clients peuvent voir clairement comment et quand payer.

Fournir les coordonnées de l’entreprise

Les clients peuvent vouloir vous contacter pour obtenir des précisions sur votre facture – ou, espérons-le, pour vous confier d’autres travaux ! Veillez donc à indiquer clairement vos coordonnées.

S’il n’y a pas de place sur la facture elle-même pour vos coordonnées, ajoutez-les au verso ou sur une page séparée. De nombreuses entreprises peuvent également envoyer des factures par l’intermédiaire d’un système de gestion des factures, qui incorpore les coordonnées de l’entreprise dans l’e-mail d’envoi de la facture.

Une bonne facture est essentielle pour que les paiements soient effectués dans les délais

Chacun mérite d’être payé rapidement pour son travail. Un bon système de facturation et de paiement en est la clé.

Avec le bon modèle de facture, vous pouvez vous assurer que vos clients savent exactement ce qu’ils paient, quel canal de paiement ils doivent utiliser et quand le paiement est dû.

De bonnes factures vous aident également à gérer vos dossiers, surtout lorsqu’elles sont associées à un excellent système de gestion des factures.

Alors, qu’attendez-vous ? Il est temps de vous organiser et de commencer à facturer !