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5 coisas a incluir num modelo de factura para serviços de limpeza

Amie Parnaby
02/05/2023
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5 Things to Include in an Invoice Template For Cleaning Services

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A limpeza pode ser muito gratificante, mas também é um trabalho árduo. Por isso, se presta serviços de limpeza, é importante que você e os seus trabalhadores sejam pagos pelo seu tempo e esforço.

A facturação e a garantia de pagamento podem ser um ponto sensível para as empresas de limpeza, especialmente para as pequenas empresas de limpeza doméstica. É muito fácil para os clientes privados esquecerem-se de pagar à empregada de limpeza na correria do dia-a-dia. Isto significa que o empregado de limpeza tem de ir atrás do cliente para receber o dinheiro que lhe é devido, o que ninguém gosta de fazer!

Uma maneira fácil de simplificar esse processo é usar um modelo de fatura do Excel ou um gerador de faturas para facilitar muito a questão do pagamento, independentemente de suas preocupações. Para além de ter um aspecto profissional, esclarece aspectos como montantes, serviços prestados, datas de vencimento de pagamentos, etc., para que não haja confusão.

Além de garantir que você seja pago no prazo, as faturas eliminam a confusão entre faxineiro e cliente, o que é essencial para manter relacionamentos saudáveis e duradouros com os clientes.

Criar uma factura não é difícil quando se sabe o que incluir. Assim, eis os cinco elementos essenciais de que necessita para criar um excelente modelo de factura.

5 componentes essenciais de uma factura de serviços de limpeza

Imagem criada pelo autor

Aqui está um modelo de uma factura fornecida por uma empresa de limpeza fictícia. Vamos analisar os seus elementos essenciais:

1. Informações sobre a empresa e o cliente

Imagem criada pelo autor

Em primeiro lugar, temos as informações sobre a empresa e o cliente. O destinatário da factura pode ver facilmente que a Clare’s Cleaning emitiu a factura e que esta se destina a Fred Fredson.

Neste caso, a empresa apenas forneceu o endereço do cliente na própria factura, mas poderá querer fornecer também o seu endereço comercial para maior clareza.

2. Data e número da factura

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Junto às informações do cliente, pode ver um número de factura único e a data em que a factura foi emitida.

Um número de factura único é importante para os seus registos e os do seu cliente. Se limpar para empresas comerciais, estas necessitarão que forneça um número de factura para efeitos fiscais.

A data de emissão é importante por duas razões principais.

  • Em primeiro lugar, ajuda a garantir o pagamento atempado. Embora a empresa Clare’s Cleaning (tal como muitas empresas) solicite o pagamento no prazo máximo de catorze dias após o cliente ter recebido a factura, a data de emissão pode reforçar substancialmente o seu caso de pagamento imediato se o cliente tiver o hábito de pagar com atraso.
  • Em segundo lugar, ajuda-o a si e aos seus clientes a organizarem as suas facturas para os seus registos.

3. Lista dos serviços prestados

Imagem criada pelo autor

O corpo da factura deve especificar o que o cliente está a pagar. A forma como o demonstra depende muito da forma como cobra. Por exemplo, se cobrar à hora em vez de uma taxa fixa por tarefa, pode indicar o número de horas trabalhadas e a data em que o trabalho foi efectuado.

Como pode ver, a Clare da Clare’s Cleaning gosta de ser minuciosa. Ela cobra à hora, mas também divide as facturas por tarefa. O cliente pode ver claramente o que foi feito, quanto tempo demorou, a data em que o trabalho foi efectuado e quanto lhe está a ser cobrado.

4. Montante total devido

É fundamental que o seu cliente possa ver num relance quanto lhe deve. Facilite-lhes a vida, contabilizando o total e assinalando-o claramente na sua factura. Como pode ver aqui, a Clare da Clare’s Cleaning aumentou o tamanho da letra para o montante total a pagar, tornando-o muito fácil de ver para o cliente.

5. Condições e modalidades de pagamento

Imagem criada pelo autor

A última parte da factura da Clare é dedicada ao pagamento. Clare especifica claramente que o pagamento deve ser efectuado no prazo máximo de 14 dias após a recepção da factura pelo cliente e que este deve pagar por transferência bancária. Também fornece os dados da conta para o pagamento.

Se não se sentir à vontade para colocar dados bancários numa factura, existem muitas outras opções. Por exemplo, pode solicitar o pagamento através de um fornecedor seguro de terceiros, como o PayPal ou o Venmo. Pode também utilizar um sistema de reservas em linha ou um software de facturação.

Melhores práticas para criar um modelo de factura eficaz para serviços de limpeza

Fornecer uma descrição clara e concisa dos serviços prestados

A clareza é tudo quando se trata de facturas. A sua factura deve ser tão fácil de compreender quanto possível. Se o seu cliente tiver de fazer perguntas sobre o que está a pagar, isso pode atrasar o pagamento e até causar controvérsia entre si e o seu cliente.

Certifique-se de que as descrições dos serviços prestados não são difíceis de compreender. Por exemplo, em vez de utilizar jargão como “Higienização das áreas de preparação de alimentos”, diga “Limpeza da cozinha”. Se precisar de entrar em mais pormenores, pode incluir exactamente o que fez e os materiais que utilizou numa discriminação dos custos.

Incluir uma discriminação dos custos

Nem sempre é fácil discriminar os custos de limpeza. Numa indústria como a da construção, é mais simples detalhar os materiais utilizados e a forma como estes contribuem para o custo de toda a operação. Aqui está, por exemplo, uma maquete de uma repartição de custos de uma empresa de construção fictícia:

A forma como detalha os seus custos com uma empresa de limpeza depende significativamente do seu modelo de negócio e modo de funcionamento.

Por exemplo, se tiver uma pequena empresa de limpeza doméstica e utilizar o material de limpeza do seu cliente, os seus principais custos serão o seu tempo e as despesas de deslocação. Incluir estas despesas numa factura pode ser demasiado granular, pelo que muitos empregados de limpeza asseguram que a sua taxa horária pode cobrir as despesas de deslocação.

No entanto, se forem utilizadas grandes quantidades de fornecimentos que o próprio utilizador tenha trazido, pode valer a pena especificá-los separadamente num documento de custos.

Pode também incluir qualquer imposto cobrado na sua repartição. Nos EUA, o imposto sobre vendas não é normalmente aplicável aos serviços de limpeza, uma vez que se trata de um serviço e não de um produto. Mas isto depende do seu estado, por isso faça a sua pesquisa para determinar se deve cobrar.

Se estiver estabelecido no Reino Unido, terá de cobrar IVA. A inclusão desta informação na sua factura mostrará ao seu cliente o imposto pago e ajudará a manter os seus registos. Para gerir o IVA que cobra, pode utilizar um software de IVA para manter um registo digital, calcular o IVA e ajudá-lo a apresentar as suas declarações fiscais.

Se pretender cobrar directamente aos clientes os materiais utilizados, não se esqueça de guardar os recibos para os registos do cliente. Se estiver estabelecido nos EUA, poderá ter de cobrar imposto sobre as vendas destes produtos. Se tenciona fornecer materiais de limpeza aos seus clientes, deve ter em conta este aspecto.

Utilizar um sistema de gestão de facturas

Um bom sistema de gestão de facturas é um factor de mudança. Em vez de ter de se debater com papelada complexa, faz parte da sua solução de contabilidade em linha e pode:

  • Controlar facturas e contas a pagar.
  • Assinalar os pagamentos em atraso.
  • Evitar o duplo manuseamento.
  • Armazene facturas e detalhes de contas de forma segura.
  • Notificar quando for altura de emitir uma factura.
  • Processar dados com precisão e rapidez.
  • Dar informações sobre aspectos como custos e lucros.
  • Arquivar facturas de uma forma organizada e facilmente acessível.
  • Integrar o processamento e o pagamento numa única plataforma.

Se trabalha com grandes empresas comerciais, pode valer a pena adicionar software fiscal ao seu sistema de gestão de facturas. Este sistema calcula o IVA ou o imposto sobre as vendas com base na sua repartição de custos e adiciona-o automaticamente às suas facturas, poupando-lhe muito tempo.

Indicar claramente as datas de vencimento dos pagamentos e os métodos de pagamento aceitáveis

A sua factura não deve deixar qualquer margem para confusão. Certifique-se de que o seu cliente sabe exactamente quanto deve, como deve pagar e quando espera que o dinheiro seja pago.

No nosso exemplo anterior, a Clare da Clare’s Cleaning pede para ser paga por transferência bancária no prazo de catorze dias após a recepção da factura pelo cliente. Este é um procedimento bastante normal, mas está longe de ser a única opção disponível.

Por exemplo, algumas plataformas de gestão de facturas oferecem um método de pagamento integrado. Pode utilizar a sua factura para encaminhar os clientes para uma página de processamento de pagamentos no seu sítio Web ou mesmo adicionar pagamentos ao seu sistema de reservas em linha. O que for melhor para si!

Mais importante ainda, os clientes podem ver claramente como e quando devem pagar.

Fornecer informações de contacto da empresa

Os clientes podem querer contactá-lo para esclarecer aspectos da sua factura – ou, esperemos, para o contratar para mais trabalho! Por isso, certifique-se de que fornece claramente as suas informações de contacto.

Se não houver espaço na própria factura para as suas informações de contacto, adicione-as no verso ou numa página separada. Muitas empresas também podem enviar facturas através de um sistema de gestão de facturas, que irá incorporar os dados de contacto da empresa no e-mail que envia a factura.

Uma boa factura é fundamental para pagamentos atempados

Todos merecem ser pagos atempadamente pelo seu trabalho árduo. Um bom sistema de facturação e pagamento é fundamental para isso.

Com o modelo de factura adequado, pode garantir que os seus clientes sabem exactamente o que estão a pagar, qual o canal de pagamento que devem utilizar e quando o pagamento é devido.

Boas facturas também o ajudam com os seus registos, especialmente quando combinadas com um excelente sistema de gestão de facturas.

Então, o que você está esperando? É altura de se organizar e de começar a facturar!

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