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A limpeza pode ser muito gratificante, mas também é um trabalho árduo. Portanto, se você presta serviços de limpeza, é importante que você e seus funcionários sejam pagos pelo seu tempo e esforço.
O faturamento e a garantia de pagamento podem ser um ponto sensível para as empresas de limpeza, especialmente as pequenas empresas de limpeza doméstica. É muito fácil para os clientes particulares esquecerem de pagar a faxineira na correria do dia a dia. Isso significa que a faxineira tem de correr atrás do cliente para receber o dinheiro que lhe é devido, o que ninguém gosta de fazer!
Uma maneira fácil de agilizar esse processo é usar um modelo de fatura do Excel ou um gerador de faturas para facilitar muito a questão do pagamento, independentemente de suas preocupações. Além de ter uma aparência profissional, você pode esclarecer aspectos como valores, serviços prestados, datas de vencimento do pagamento e outros, para que não haja confusão.
Além de garantir que você seja pago em dia, as faturas eliminam a confusão entre faxineiro e cliente, o que é essencial para manter relacionamentos saudáveis e duradouros com os clientes.
Criar uma fatura não é difícil quando você sabe o que deve incluir. Portanto, aqui estão os cinco principais itens de que você precisa para criar um excelente modelo de fatura.
5 componentes essenciais de uma factura de serviços de limpeza
Aqui está um modelo de uma fatura fornecida por uma empresa de limpeza fictícia. Vamos detalhar seus elementos essenciais:
1. Informações sobre a empresa e o cliente
Em primeiro lugar, temos as informações da empresa e do cliente. O destinatário da fatura pode ver facilmente que a Clare’s Cleaning emitiu a fatura e que ela se destina a Fred Fredson.
Neste caso, a empresa apenas forneceu o endereço do cliente na própria factura, mas poderá querer fornecer também o seu endereço comercial para maior clareza.
2. Data e número da factura
Junto às informações do cliente, pode ver um número de factura único e a data em que a factura foi emitida.
Um número de fatura exclusivo é importante para os seus registros e os do seu cliente. Se você limpar para empresas comerciais, elas precisarão que você forneça um número de fatura para fins fiscais.
A data de emissão é importante por duas razões principais.
- Em primeiro lugar, ela ajuda a garantir que você seja pago em dia. Embora a Clare’s Cleaning (como muitas empresas) solicite o pagamento no prazo máximo de quatorze dias após o cliente receber a fatura, a data de emissão pode fortalecer substancialmente o seu caso de pagamento imediato se o cliente costuma atrasar o pagamento.
- Em segundo lugar, ajuda-o a si e aos seus clientes a organizarem as suas facturas para os seus registos.
3. Lista dos serviços prestados
O corpo da fatura deve detalhar pelo que o cliente está pagando. A forma de mostrar isso depende muito de como você cobra. Por exemplo, se você cobrar por hora em vez de uma taxa definida por tarefa, poderá definir o número de horas trabalhadas e a data em que o trabalho ocorreu.
Como você pode ver, Clare, da Clare’s Cleaning, gosta de ser minuciosa. Ela cobra por hora, mas também divide suas faturas por tarefa. O cliente pode ver claramente o que foi feito, quanto tempo levou, a data em que o trabalho foi realizado e quanto está sendo cobrado por ele.
4. Montante total devido
É fundamental que seu cliente possa ver rapidamente o quanto deve a você. Facilite as coisas para ele somando o total e marcando-o claramente em sua fatura. Como você pode ver aqui, Clare, da Clare’s Cleaning, aumentou o tamanho da fonte do valor total a pagar, facilitando a visualização pelo cliente.
5. Condições e modalidades de pagamento
A parte final da fatura da Clare é dedicada ao pagamento. Clare especifica claramente que o pagamento deve ser feito no prazo máximo de 14 dias após o cliente receber a fatura e que o pagamento deve ser feito por transferência bancária. Ela também fornece os detalhes da conta para pagamento.
Se você não se sentir à vontade para colocar dados bancários em uma fatura, há muitas outras opções. Por exemplo, você pode solicitar o pagamento por meio de um provedor terceirizado seguro, como o PayPal ou o Venmo. Ou você pode usar um sistema de reservas on-line ou um software de faturamento.
Melhores práticas para criar um modelo de factura eficaz para serviços de limpeza
Fornecer uma descrição clara e concisa dos serviços prestados
Clareza é tudo quando se trata de faturas. Você deve fazer com que sua fatura seja o mais fácil possível de entender. Se o cliente tiver que fazer perguntas sobre o que está pagando, isso poderá atrasar o pagamento e até mesmo causar controvérsia entre você e o cliente.
Certifique-se de que as descrições dos serviços prestados não sejam difíceis de entender. Por exemplo, em vez de usar jargões como “Higienização das áreas de preparação de alimentos”, diga “Limpeza da cozinha”. Se precisar entrar em mais detalhes, você pode incluir exatamente o que fez e os materiais que usou em um detalhamento dos custos.
Incluir uma discriminação dos custos
Nem sempre é fácil detalhar os custos de limpeza. Em um setor como o de construção, é mais simples detalhar os materiais usados e como eles contribuem para o custo de toda a operação. Aqui, por exemplo, você encontra um modelo de um detalhamento de custos de uma empresa de construção fictícia:
A forma como detalha os seus custos com uma empresa de limpeza depende significativamente do seu modelo de negócio e modo de funcionamento.
Por exemplo, se você dirige uma pequena empresa de limpeza doméstica e usa os materiais de limpeza do cliente, seus principais custos serão o seu tempo e as despesas de viagem. Considerar isso em uma fatura pode ser um pouco granular demais, portanto, muitos faxineiros garantem que sua taxa horária possa cobrir as despesas de viagem.
No entanto, se forem utilizadas grandes quantidades de fornecimentos que o próprio utilizador tenha trazido, pode valer a pena especificá-los separadamente num documento de custos.
Você também pode incluir qualquer imposto cobrado em seu detalhamento. Nos EUA, o imposto sobre vendas geralmente não é aplicável a serviços de limpeza, pois você está fornecendo um serviço e não um produto. Mas isso depende do seu estado, portanto, faça uma pesquisa para determinar se você deve cobrar esse imposto.
Se você estiver sediado no Reino Unido, precisará cobrar o IVA. A inclusão desse valor na fatura mostrará ao cliente o imposto pago e ajudará você a manter os registros. Para gerenciar o IVA cobrado, você pode usar um software de IVA para manter um registro digital, calcular o IVA e ajudá-lo a enviar suas declarações fiscais.
Se você pretende cobrar diretamente dos clientes pelos materiais usados, certifique-se de guardar os recibos para os registros do cliente. Talvez seja necessário cobrar imposto sobre vendas desses produtos se você estiver nos EUA. Verifique isso se você planeja fornecer materiais de limpeza a seus clientes.
Utilizar um sistema de gestão de facturas
Um bom sistema de gerenciamento de faturas é um divisor de águas. Em vez de você ter que lidar com uma papelada complexa, ele faz parte da sua solução de contabilidade on-line e pode:
- Controlar facturas e contas a pagar.
- Assinalar os pagamentos em atraso.
- Evitar o duplo manuseamento.
- Armazene facturas e detalhes de contas de forma segura.
- Notificar quando for altura de emitir uma factura.
- Processar dados com precisão e rapidez.
- Dar informações sobre aspectos como custos e lucros.
- Arquivar facturas de uma forma organizada e facilmente acessível.
- Integrar o processamento e o pagamento numa única plataforma.
Se você estiver trabalhando com grandes empresas comerciais, pode valer a pena adicionar um software fiscal ao seu sistema de gerenciamento de faturas. Esse software calculará o IVA ou o imposto sobre vendas no detalhamento de custos e o adicionará automaticamente às faturas, economizando muito tempo para você.
Indicar claramente as datas de vencimento dos pagamentos e os métodos de pagamento aceitáveis
Sua fatura não deve deixar absolutamente nenhuma margem para confusão. Certifique-se de que seu cliente saiba exatamente quanto ele deve, como deve pagar e quando você espera que o dinheiro seja pago.
Em nosso exemplo anterior, Clare, da Clare’s Cleaning, solicita que o pagamento seja feito por transferência bancária em até quatorze dias após o cliente receber a fatura. Esse é um procedimento bastante padrão, mas está longe de ser a única opção disponível.
Por exemplo, algumas plataformas de gerenciamento de faturas oferecem um método de pagamento integrado. Você pode usar sua fatura para direcionar os clientes a uma página de processamento de pagamentos em seu site ou até mesmo adicionar pagamentos ao seu sistema de reservas on-line. O que for melhor para você!
Mais importante ainda, os clientes podem ver claramente como e quando devem pagar.
Fornecer informações de contacto da empresa
Os clientes podem querer entrar em contato com você para esclarecer coisas sobre sua fatura – ou, com sorte, para contratá-lo para mais trabalhos! Portanto, certifique-se de que você forneça claramente suas informações de contato.
Se não houver espaço na própria fatura para suas informações de contato, adicione-as no verso ou em uma página separada. Muitas empresas também podem enviar faturas por meio de um sistema de gerenciamento de faturas, que incorporará os detalhes de contato da empresa no e-mail que envia a fatura.
Uma boa factura é fundamental para pagamentos atempados
Todos merecem ser pagos prontamente por seu trabalho árduo. Um bom sistema de faturamento e pagamento é fundamental para isso.
Com o modelo de factura adequado, pode garantir que os seus clientes sabem exactamente o que estão a pagar, qual o canal de pagamento que devem utilizar e quando o pagamento é devido.
Boas facturas também o ajudam com os seus registos, especialmente quando combinadas com um excelente sistema de gestão de facturas.
Então, o que você está esperando? É hora de você se organizar e começar a faturar!