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5 cosas que debe incluir un modelo de factura para servicios de limpieza

Amie Parnaby
02/05/2023
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5 Things to Include in an Invoice Template For Cleaning Services

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Limpiar puede ser muy gratificante, pero también es un trabajo duro. Por eso, si prestas servicios de limpieza, es importante que tú y tus trabajadores cobréis por vuestro tiempo y esfuerzo.

Facturar y garantizar el pago puede ser un punto delicado para las empresas de limpieza, especialmente para las pequeñas empresas de limpieza doméstica. Es demasiado fácil que los clientes privados se olviden de pagar a la limpiadora con las prisas de su vida cotidiana. Esto significa que el limpiador tiene que reclamar al cliente el dinero que se le debe, ¡cosa que a nadie le gusta tener que hacer!

Una forma sencilla de agilizar este proceso es utilizar una plantilla de factura de Excel o un generador de facturas para que la cuestión del pago sea mucho más fácil, independientemente de sus preocupaciones. Además de tener un aspecto profesional, aclara aspectos como los importes, los servicios prestados, las fechas de vencimiento de los pagos, etc., para que no haya confusiones.

Además de garantizar el pago puntual, las facturas eliminan la confusión entre limpiador y cliente, lo que es esencial para mantener relaciones sanas y duraderas con los clientes.

Crear una factura no es difícil una vez que se sabe qué incluir. Así pues, he aquí las cinco claves necesarias para crear una plantilla de factura excelente.

5 componentes clave de una factura de servicio de limpieza

Imagen creada por el autor

Este es un modelo de factura de una empresa de limpieza ficticia. Desglosemos sus elementos esenciales:

1. Información sobre la empresa y el cliente

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En primer lugar, tenemos la información sobre la empresa y el cliente. El destinatario de la factura puede ver fácilmente que Clare’s Cleaning ha emitido la factura y que está destinada a Fred Fredson.

En este caso, la empresa sólo ha facilitado la dirección del cliente en la propia factura, pero puede que usted quiera facilitar también la dirección de su empresa para mayor claridad.

2. Fecha y número de la factura

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Junto a la información del cliente, puede ver un número de factura único y la fecha de emisión de la factura.

Un número de factura único es importante para sus registros y los de sus clientes. Si limpias para empresas comerciales, necesitarán que les facilites un número de factura a efectos fiscales.

La fecha de emisión es importante por dos razones principales.

  • En primer lugar, le ayuda a cobrar a tiempo. Aunque la empresa Clare’s Cleaning (como muchas otras) solicita el pago a más tardar catorce días después de que el cliente reciba la factura, una fecha de emisión puede reforzar sustancialmente sus argumentos a favor del pronto pago si el cliente es un moroso habitual.
  • En segundo lugar, le ayuda a usted y a sus clientes a organizar sus facturas para su archivo.

3. Lista de servicios prestados

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El cuerpo de la factura debe detallar lo que el cliente está pagando. La forma de demostrarlo depende mucho de cómo se cobre. Por ejemplo, si cobras por horas en lugar de una tarifa fija por tarea, puedes establecer el número de horas trabajadas y la fecha en que se realizó el trabajo.

Como puedes ver, a Clare de Clare’s Cleaning le gusta ser minuciosa. Cobra por horas, pero también desglosa sus facturas por tareas. El cliente puede ver claramente lo que se ha hecho, cuánto tiempo ha llevado, la fecha en que se ha realizado el trabajo y cuánto se le ha cobrado por ello.

4. Importe total adeudado

Es fundamental que su cliente pueda ver de un vistazo cuánto le debe. Facilítales las cosas sumando el total y marcándolo claramente en la factura. Como puede ver aquí, Clare, de Clare’s Cleaning, ha aumentado el tamaño de la letra para el importe total a pagar, lo que hace que el cliente lo vea muy fácilmente.

5. 5. Condiciones y modalidades de pago

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La parte final de la factura de Clare está dedicada al pago. Clare especifica claramente que el pago debe efectuarse a más tardar 14 días después de que el cliente reciba la factura y que debe pagar por transferencia bancaria. También facilita los datos de la cuenta para el pago.

Si le incomoda incluir datos bancarios en una factura, hay muchas otras opciones. Por ejemplo, puede solicitar el pago a través de un proveedor externo seguro como PayPal o Venmo. También puede utilizar un sistema de reservas en línea o un programa de facturación.

Mejores prácticas para crear una plantilla de factura eficaz para servicios de limpieza

Proporcionar una descripción clara y concisa de los servicios prestados

La claridad lo es todo cuando se trata de facturas. Su factura debe ser lo más fácil de entender posible. Si su cliente tiene que hacer preguntas sobre lo que está pagando, podría retrasar el pago e incluso causar controversia entre usted y su cliente.

Asegúrese de que las descripciones de los servicios prestados no sean difíciles de entender. Por ejemplo, en lugar de utilizar jerga como «Saneamiento de las zonas de preparación de alimentos», diga «Limpieza de la cocina». Si necesitas entrar en más detalles, puedes incluir exactamente lo que hiciste y los materiales que utilizaste en un desglose de costes.

Incluir un desglose de los costes

No siempre es fácil desglosar los costes de limpieza. En un sector como el de la construcción, es más sencillo detallar los materiales utilizados y cómo contribuyen al coste de toda la operación. He aquí, por ejemplo, una maqueta de un desglose de costes de una empresa de construcción ficticia:

La forma de detallar sus costes con una empresa de limpieza depende en gran medida de su modelo de negocio y modo de funcionamiento.

Por ejemplo, si dirige una pequeña empresa de limpieza doméstica y utiliza el material de limpieza de su cliente, sus principales costes serán su tiempo y los gastos de desplazamiento. Facturarlos en una factura puede ser demasiado granular, por lo que muchos limpiadores se aseguran de que su tarifa horaria pueda cubrir los gastos de desplazamiento.

Sin embargo, si utiliza grandes cantidades de suministros que ha traído usted mismo, puede merecer la pena detallarlos por separado en un documento de costes.

También puede incluir los impuestos cobrados en su desglose. En Estados Unidos, el impuesto sobre las ventas no suele aplicarse a los servicios de limpieza, ya que se trata de un servicio y no de un producto. Pero esto depende de su estado, así que investigue para determinar si debe cobrarlo.

Si tiene su sede en el Reino Unido, tendrá que repercutir el IVA. Si lo incluye en su factura, mostrará a su cliente el impuesto pagado y le ayudará a llevar un registro. Para gestionar el IVA que recauda, puede utilizar un software de IVA que lleve un registro digital, calcule el IVA y le ayude a presentar sus declaraciones fiscales.

Si tiene intención de cobrar directamente a los clientes por los materiales utilizados, asegúrese de guardar los recibos para el registro del cliente. Es posible que tenga que cobrar el impuesto sobre las ventas de estos productos si tiene su sede en Estados Unidos. Infórmese si piensa suministrar material de limpieza a sus clientes.

Utilizar un sistema de gestión de facturas

Un buen sistema de gestión de facturas cambia las reglas del juego. En lugar de tener que lidiar con papeleo complejo, forma parte de su solución de contabilidad en línea y puede:

  • Seguimiento de facturas y cuentas por pagar.
  • Señala los pagos atrasados.
  • Evitar la doble manipulación.
  • Almacene facturas y datos de cuentas de forma segura.
  • Notifique cuándo es el momento de emitir una factura.
  • Procese los datos con precisión y rapidez.
  • Ofrecer información sobre aspectos como los costes y los beneficios.
  • Archive las facturas de forma organizada y fácilmente accesible.
  • Integre la tramitación y el pago en una única plataforma.

Si trabaja con grandes empresas comerciales, añadir un software fiscal a su sistema de gestión de facturas puede merecer la pena. Esto calculará el IVA o el impuesto sobre las ventas en su desglose de costes y lo añadirá automáticamente a sus facturas, ahorrándole mucho tiempo.

Indique claramente las fechas de vencimiento de los pagos y los métodos de pago aceptables

Su factura no debe dar lugar a confusión. Asegúrese de que su cliente sabe exactamente cuánto debe, cómo debe pagarlo y cuándo espera que se le abone el dinero.

En nuestro ejemplo anterior, Clare, de Clare’s Cleaning, solicita que se le pague por transferencia bancaria en un plazo de catorce días desde que el cliente recibe la factura. Es un procedimiento bastante habitual, pero no es ni mucho menos la única opción disponible.

Por ejemplo, algunas plataformas de gestión de facturas ofrecen un método de pago integrado. Puede utilizar su factura para dirigir a los clientes a una página de procesamiento de pagos en su sitio web o incluso añadir pagos a su sistema de reservas en línea. Lo que más te convenga.

Y lo que es más importante, los clientes pueden ver claramente cómo y cuándo pagar.

Proporcionar información de contacto de la empresa

Es posible que los clientes quieran ponerse en contacto contigo para aclarar cosas sobre tu factura o, con un poco de suerte, para contratarte para más trabajos. Por lo tanto, asegúrese de proporcionar claramente su información de contacto.

Si en la propia factura no hay espacio para sus datos de contacto, añádalos en el reverso o en una página aparte. Muchas empresas también pueden enviar facturas a través de un sistema de gestión de facturas, que incluirá los datos de contacto de la empresa en el correo electrónico que envía la factura.

Una buena factura es fundamental para pagar a tiempo

Todo el mundo merece cobrar puntualmente por su duro trabajo. Un buen sistema de facturación y pago es clave para ello.

Con la plantilla de factura adecuada, puede asegurarse de que sus clientes sepan exactamente qué están pagando, qué canal de pago deben utilizar y cuándo vence el pago.

Las buenas facturas también le ayudan con sus registros, especialmente cuando se combinan con un excelente sistema de gestión de facturas.

¿Entonces, Qué esperas? Es hora de organizarse y empezar a facturar.

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