5 cosas que debe incluir un modelo de factura para servicios de limpieza

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Limpiar puede ser muy gratificante, pero también es un trabajo duro. Por eso, si prestas servicios de limpieza, es importante que tú y tus trabajadores cobréis por vuestro tiempo y esfuerzo.

Facturar y garantizar el pago puede ser un punto delicado para las empresas de limpieza, sobre todo para las pequeñas empresas de limpieza doméstica. Es demasiado fácil que los clientes privados se olviden de pagar a la limpiadora con las prisas de su vida cotidiana. Esto significa que la limpiadora tiene que perseguir al cliente para conseguir el dinero que se le debe, ¡cosa que a nadie le gusta tener que hacer!

Una forma fácil de agilizar este proceso es utilizar una Plantilla de factura de Excel o un generador de facturas para que la cuestión del pago sea mucho más sencilla, independientemente de tus preocupaciones. Además de tener un aspecto profesional, aclara aspectos como los importes, los servicios prestados, las fechas de vencimiento de los pagos, etc., para que no haya confusiones.

Además de garantizar que cobres a tiempo, las facturas eliminan la confusión entre limpiador y cliente, lo que es esencial para mantener relaciones sanas y duraderas con los clientes.

Crear una factura no es difícil una vez que sabes qué incluir. Por eso, aquí tienes las cinco cosas clave que necesitas para crear una plantilla de factura excelente.

5 componentes clave de una factura de servicio de limpieza

Aquí tienes un modelo de factura de una empresa de limpieza ficticia. Vamos a desglosar sus elementos esenciales:

1. Información sobre la empresa y el cliente

En primer lugar, tenemos la información sobre la empresa y el cliente. El destinatario de la factura puede ver fácilmente que Clare’s Cleaning ha emitido la factura y que va dirigida a Fred Fredson.

En este caso, la empresa sólo ha facilitado la dirección del cliente en la propia factura, pero puede que usted quiera facilitar también la dirección de su empresa para mayor claridad.

2. Fecha y número de la factura

Junto a la información del cliente, puede ver un número de factura único y la fecha de emisión de la factura.

Un número de factura único es importante para tus registros y los de tus clientes. Si limpias para empresas comerciales, necesitarán que les facilites un número de factura a efectos fiscales.

La fecha de emisión es importante por dos razones principales.

• En primer lugar, ayuda a garantizar que te paguen a tiempo. Aunque la empresa Clare’s Cleaning (como muchas otras) pide el pago a más tardar catorce días después de que el cliente reciba la factura, una fecha de emisión puede reforzar sustancialmente tus argumentos a favor del pago puntual si el cliente es un moroso habitual.
• En segundo lugar, le ayuda a usted y a sus clientes a organizar sus facturas para su archivo.

3. Lista de servicios prestados

El cuerpo de tu factura debe detallar lo que el cliente está pagando. La forma de mostrarlo depende mucho de cómo cobres. Por ejemplo, si cobras por horas en lugar de una tarifa fija por tarea, puedes indicar el número de horas trabajadas y la fecha en que se realizó el trabajo.

Como puedes ver, a Clare, de Clare’s Cleaning, le gusta ser minuciosa. Cobra por horas, pero también desglosa sus facturas por tareas. El cliente puede ver claramente lo que se ha hecho, cuánto tiempo ha llevado, la fecha en que se realizó el trabajo y cuánto se le ha cobrado por ello.

4. Importe total adeudado

Es fundamental que tu cliente pueda ver de un vistazo cuánto te debe. Facilítale las cosas sumando el total y marcándolo claramente en tu factura. Como puedes ver aquí, Clare, de Clare’s Cleaning, ha aumentado el tamaño de letra del importe total a pagar, para que el cliente lo vea con facilidad.

5. 5. Condiciones y modalidades de pago

La parte final de la factura de Clare está dedicada al pago. Clare especifica claramente que el pago debe efectuarse a más tardar 14 días después de que el cliente reciba la factura y que debe pagar por transferencia bancaria. También facilita los datos de la cuenta para el pago.

Si te incomoda poner los datos bancarios en una factura, hay muchas otras opciones. Por ejemplo, puedes solicitar el pago a través de un proveedor externo seguro como PayPal o Venmo. O puedes utilizar un sistema de reservas online o un programa de facturación.

Mejores prácticas para crear una plantilla de factura eficaz para servicios de limpieza

Proporcionar una descripción clara y concisa de los servicios prestados

La claridad lo es todo cuando se trata de facturas. Debes hacer que tu factura sea lo más fácil posible de entender. Si tu cliente tiene que hacer preguntas sobre lo que está pagando, podría retrasar el pago e incluso causar controversia entre tú y tu cliente.

Asegúrate de que tus descripciones de los servicios prestados no sean difíciles de entender. Por ejemplo, en lugar de utilizar jerga como «Saneamiento de las zonas de preparación de alimentos», di «Limpieza de la cocina». Si necesitas entrar en más detalles, puedes incluir exactamente lo que hiciste y los materiales que utilizaste en un desglose de costes.

Incluir un desglose de los costes

No siempre es fácil desglosar los costes de la limpieza. En un sector como el de la construcción, es más sencillo detallar los materiales utilizados y cómo contribuyen al coste de toda la operación. Aquí tienes, por ejemplo, un modelo de desglose de costes de una empresa de construcción ficticia:

La forma de detallar sus costes con una empresa de limpieza depende en gran medida de su modelo de negocio y modo de funcionamiento.

Por ejemplo, si diriges una pequeña empresa de limpieza doméstica y utilizas los suministros de limpieza de tu cliente, tus principales costes serán tu tiempo y los gastos de desplazamiento. Facturarlos en una factura puede ser demasiado granular, por lo que muchos limpiadores se aseguran de que su tarifa por hora pueda cubrir los gastos de desplazamiento.

Sin embargo, si utiliza grandes cantidades de suministros que ha traído usted mismo, puede merecer la pena detallarlos por separado en un documento de costes.

También puedes incluir en tu desglose los impuestos que te cobren. En EE.UU., el impuesto sobre las ventas no suele aplicarse a los servicios de limpieza, ya que estás prestando un servicio y no un producto. Pero esto depende de tu estado, así que investiga para determinar si debes cobrarlo.

Si tienes tu sede en el Reino Unido, tendrás que cobrar el IVA. Incluirlo en tu factura mostrará a tu cliente el impuesto pagado y te ayudará a llevar un registro. Para gestionar el IVA que cobras, puedes utilizar un software de IVA que lleve un registro digital, calcule el IVA y te ayude a presentar tus declaraciones de impuestos.

Si tienes intención de cobrar directamente a los clientes los materiales utilizados, asegúrate de guardar los recibos para los registros del cliente. Es posible que tengas que cobrar el impuesto sobre las ventas de estos productos si resides en Estados Unidos. Infórmate de ello si piensas suministrar a tus clientes materiales de limpieza.

Utilizar un sistema de gestión de facturas

Un buen sistema de gestión de facturas cambia las reglas del juego. En lugar de tener que luchar con papeleo complejo, forma parte de tu solución de contabilidad online y puede:

• Seguimiento de facturas y cuentas por pagar.
• Señala los pagos atrasados.
• Evitar la doble manipulación.
• Almacene facturas y datos de cuentas de forma segura.
• Notifique cuándo es el momento de emitir una factura.
• Procese los datos con precisión y rapidez.
• Ofrecer información sobre aspectos como los costes y los beneficios.
• Archive las facturas de forma organizada y fácilmente accesible.
• Integre la tramitación y el pago en una única plataforma.

Si trabajas con grandes empresas comerciales, añadir un software fiscal a tu sistema de gestión de facturas puede merecer la pena. Esto calculará el IVA o el impuesto sobre las ventas de tu desglose de costes y lo añadirá automáticamente a tus facturas, ahorrándote mucho tiempo.

Indique claramente las fechas de vencimiento de los pagos y los métodos de pago aceptables

Tu factura no debe dejar absolutamente ningún lugar a la confusión. Asegúrate de que tu cliente sabe exactamente cuánto debe, cómo debe pagarlo y cuándo esperas que te pague.

En nuestro ejemplo anterior, Clare, de Clare’s Cleaning, pide que le paguen por transferencia bancaria en un plazo de catorce días desde que el cliente recibe la factura. Es un procedimiento bastante estándar, pero no es ni mucho menos la única opción disponible.

Por ejemplo, algunas plataformas de gestión de facturas ofrecen un método de pago integrado. Podrías utilizar tu factura para dirigir a los clientes a una página de procesamiento de pagos en tu sitio web o incluso añadir pagos a tu sistema de reservas online. Lo que más te convenga.

Y lo que es más importante, los clientes pueden ver claramente cómo y cuándo pagar.

Proporcionar información de contacto de la empresa

Los clientes pueden querer ponerse en contacto contigo para aclarar cosas sobre tu factura o, con suerte, ¡para contratarte para más trabajos! Así que asegúrate de proporcionar claramente tu información de contacto.

Si no hay espacio en la propia factura para tus datos de contacto, añádelos en el reverso o en una página aparte. Muchas empresas también pueden enviar facturas a través de un sistema de gestión de facturas, que incluirá los datos de contacto de la empresa en el correo electrónico que envía la factura.

Una buena factura es fundamental para pagar a tiempo

Todo el mundo merece cobrar puntualmente por su duro trabajo. Un buen sistema de facturación y pago es clave para ello.

Con la plantilla de factura adecuada, puede asegurarse de que sus clientes sepan exactamente qué están pagando, qué canal de pago deben utilizar y cuándo vence el pago.

Las buenas facturas también le ayudan con sus registros, especialmente cuando se combinan con un excelente sistema de gestión de facturas.

Entonces, ¿a qué esperas? ¡Es hora de organizarse y empezar a facturar!