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Reinigungsarbeiten können sehr erfüllend sein, aber sie sind auch harte Arbeit. Wenn Sie also Reinigungsdienste anbieten, ist es wichtig, dass Sie und Ihre Mitarbeiter für Ihre Zeit und Mühe bezahlt werden.
Die Rechnungsstellung und die Sicherstellung der Zahlung kann ein wunder Punkt für Reinigungsunternehmen sein, insbesondere für kleinere Reinigungsunternehmen im Haushalt. Privatkunden vergessen in der Hektik ihres Alltags allzu leicht, die Reinigungskraft zu bezahlen. Das bedeutet, dass die Reinigungskraft das geschuldete Geld vom Kunden eintreiben muss, was niemand gerne tut!
Eine einfache Möglichkeit, diesen Prozess zu rationalisieren, ist die Verwendung einer Excel-Rechnungsvorlage oder eines Rechnungsgenerators, um die Zahlungsabwicklung zu vereinfachen, unabhängig von Ihren Bedenken. Es sieht nicht nur professionell aus, sondern verdeutlicht auch Dinge wie Beträge, erbrachte Leistungen, Zahlungsfristen und mehr, so dass es keine Unklarheiten gibt.
Rechnungen stellen nicht nur sicher, dass Sie pünktlich bezahlt werden, sondern verhindern auch, dass es zu Verwechslungen zwischen Reinigungskräften und Kunden kommt, was für die Aufrechterhaltung gesunder und langfristiger Kundenbeziehungen unerlässlich ist.
Eine Rechnung zu erstellen ist nicht schwer, wenn Sie wissen, was Sie einfügen müssen. Hier sind also die fünf wichtigsten Dinge, die Sie benötigen, um eine hervorragende Rechnungsvorlage zu erstellen.
5 wichtige Bestandteile einer Rechnung für einen Reinigungsdienst
Hier sehen Sie ein Mockup einer Rechnung, die von einer fiktiven Reinigungsfirma erstellt wurde. Lassen Sie uns die wesentlichen Elemente aufschlüsseln:
1. Unternehmens- und Kundeninformationen
Als erstes haben wir die Unternehmens- und Kundeninformationen. Der Rechnungsempfänger kann leicht erkennen, dass Clare’s Cleaning die Rechnung ausgestellt hat und dass sie für Fred Fredson bestimmt ist.
In diesem Fall hat das Unternehmen nur die Adresse des Kunden auf der Rechnung selbst angegeben, aber Sie sollten vielleicht auch Ihre Geschäftsadresse angeben, um mehr Klarheit zu schaffen.
2. Datum und Nummer der Rechnung
Neben den Kundeninformationen sehen Sie eine eindeutige Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum der Rechnung.
Eine eindeutige Rechnungsnummer ist wichtig für Ihre Unterlagen und die Ihrer Kunden. Wenn Sie für gewerbliche Unternehmen reinigen, benötigen diese für ihre Steuerzwecke eine Rechnungsnummer von Ihnen.
Das Ausstellungsdatum ist aus zwei wichtigen Gründen wichtig.
- Erstens hilft es, sicherzustellen, dass Sie pünktlich bezahlt werden. Obwohl Clare’s Cleaning Company (wie viele andere Unternehmen auch) eine Zahlung innerhalb von vierzehn Tagen nach Erhalt der Rechnung verlangt, kann ein Ausstellungsdatum Ihre Argumente für eine prompte Zahlung erheblich stärken, wenn ein Kunde regelmäßig zu spät zahlt.
- Zweitens hilft es Ihnen und Ihren Kunden, Ihre Rechnungen für deren Unterlagen zu organisieren.
3. Liste der erbrachten Dienstleistungen
Im Hauptteil Ihrer Rechnung sollten Sie angeben, wofür der Kunde zahlt. Wie Sie dies darstellen, hängt stark davon ab, wie Sie abrechnen. Wenn Sie beispielsweise nach Stunden und nicht nach einem festen Satz pro Aufgabe abrechnen, können Sie die Anzahl der geleisteten Stunden und das Datum, an dem die Arbeit geleistet wurde, angeben.
Wie Sie sehen können, ist Clare von Clare’s Cleaning gerne gründlich. Sie rechnet nach Stunden ab, schlüsselt ihre Rechnungen aber auch nach Aufgaben auf. Der Kunde kann genau sehen, was gemacht wurde, wie lange es gedauert hat, wann die Arbeit erledigt wurde und wie viel dafür berechnet wird.
4. Fälliger Gesamtbetrag
Es ist wichtig, dass Ihr Kunde auf einen Blick erkennen kann, wie viel er Ihnen schuldet. Machen Sie es ihm leicht, indem Sie den Gesamtbetrag zusammenzählen und ihn auf Ihrer Rechnung deutlich kennzeichnen. Wie Sie hier sehen können, hat Clare von Clare’s Cleaning die Schriftgröße für den zu zahlenden Gesamtbetrag vergrößert, so dass er für den Kunden leicht zu erkennen ist.
5. Zahlungsbedingungen und -modalitäten
Der letzte Teil der Rechnung von Clare ist der Zahlung gewidmet. Clare legt eindeutig fest, dass die Zahlung spätestens 14 Tage nach Erhalt der Rechnung erfolgen soll und dass der Kunde per Banküberweisung zahlen soll. Sie gibt auch die Kontodaten für die Zahlung an.
Wenn es Ihnen unangenehm ist, Bankdaten auf einer Rechnung anzugeben, gibt es viele andere Möglichkeiten. Sie könnten zum Beispiel die Zahlung über einen sicheren Drittanbieter wie PayPal oder Venmo anfordern. Oder Sie könnten ein Online-Buchungssystem oder eine Rechnungssoftware verwenden.
Bewährte Verfahren zur Erstellung einer effektiven Rechnungsvorlage für Reinigungsdienste
Geben Sie eine klare und präzise Beschreibung der erbrachten Dienstleistungen
Klarheit ist alles, wenn es um Rechnungen geht. Sie möchten, dass Ihre Rechnung so einfach wie möglich zu verstehen ist. Wenn Ihr Kunde Fragen dazu stellen muss, wofür er bezahlt, könnte dies die Zahlung verzögern und sogar zu Kontroversen zwischen Ihnen und Ihrem Kunden führen.
Achten Sie darauf, dass Ihre Beschreibungen der erbrachten Dienstleistungen nicht schwer zu verstehen sind. Verwenden Sie zum Beispiel keinen Jargon wie „Reinigung von Lebensmittelzubereitungsbereichen“, sondern sagen Sie „Reinigung der Küche“. Wenn Sie mehr ins Detail gehen müssen, können Sie in einer Kostenaufstellung genau angeben, was Sie getan haben und welche Materialien Sie verwendet haben.
eine Aufschlüsselung der Kosten enthalten
Es ist nicht immer einfach, die Kosten für die Reinigung aufzuschlüsseln. In einer Branche wie dem Baugewerbe ist es einfacher, die verwendeten Materialien aufzuschlüsseln und anzugeben, wie diese zu den Kosten des gesamten Vorgangs beitragen. Hier sehen Sie zum Beispiel ein Modell einer Kostenaufstellung für ein fiktives Bauunternehmen:
Wie Sie Ihre Kosten mit einer Reinigungsfirma aufschlüsseln, hängt wesentlich von Ihrem Geschäftsmodell und Ihrer Arbeitsweise ab.
Wenn Sie zum Beispiel ein kleines Reinigungsunternehmen betreiben und die Reinigungsmittel Ihrer Kunden verwenden, bestehen Ihre Hauptkosten aus Ihrer Zeit und Ihren Reisekosten. Diese in einer Rechnung zu berücksichtigen, ist vielleicht etwas zu detailliert. Daher stellen viele Reinigungskräfte sicher, dass ihr Stundensatz die Reisekosten abdecken kann.
Wenn Sie jedoch große Mengen an selbst mitgebrachten Materialien verwenden, kann es sich lohnen, diese in einem Kostendokument gesondert auszuweisen.
Sie können auch alle anfallenden Steuern in Ihre Aufschlüsselung aufnehmen. In den USA fällt für Reinigungsdienste in der Regel keine Umsatzsteuer an, da es sich um eine Dienstleistung und nicht um ein Produkt handelt. Dies hängt jedoch von Ihrem Bundesstaat ab, also recherchieren Sie, ob Sie sie in Rechnung stellen sollten.
Wenn Sie in Großbritannien ansässig sind, müssen Sie die Mehrwertsteuer ausweisen. Wenn Sie diese auf Ihrer Rechnung ausweisen, können Sie Ihrem Kunden die gezahlte Steuer zeigen und Ihre Aufzeichnungen erleichtern. Für die Verwaltung der von Ihnen eingenommenen Mehrwertsteuer können Sie eine Mehrwertsteuersoftware verwenden, die digitale Aufzeichnungen führt, die Mehrwertsteuer berechnet und Ihnen bei der Abgabe Ihrer Steuererklärungen hilft.
Wenn Sie beabsichtigen, den Kunden die verwendeten Materialien direkt in Rechnung zu stellen, bewahren Sie Ihre Quittungen für die Unterlagen des Kunden auf. Wenn Sie in den USA ansässig sind, müssen Sie möglicherweise Umsatzsteuer auf diese Produkte erheben. Informieren Sie sich darüber, wenn Sie Ihre Kunden mit Reinigungsmitteln beliefern wollen.
Verwenden Sie ein Rechnungsverwaltungssystem
Ein gutes Rechnungsverwaltungssystem ist ein entscheidender Faktor. Anstatt sich mit komplexem Papierkram herumzuschlagen, ist es Teil Ihrer Online-Buchhaltungslösung und kann:
- Verfolgen Sie Rechnungen und Verbindlichkeiten.
- Vermerken Sie verspätete Zahlungen.
- Verhindern Sie eine doppelte Handhabung.
- Speichern Sie Rechnungen und Kontodaten sicher.
- Benachrichtigen Sie, wenn es Zeit ist, eine Rechnung auszustellen.
- Verarbeiten Sie Daten genau und schnell.
- Geben Sie Einblicke in Dinge wie Kosten und Gewinne.
- Archivieren Sie Rechnungen auf organisierte und leicht zugängliche Weise.
- Integrieren Sie Verarbeitung und Zahlung in eine einzige Plattform.
Wenn Sie mit großen Unternehmen zusammenarbeiten, kann es sich lohnen, Ihr Rechnungsverwaltungssystem um eine Steuersoftware zu ergänzen. Dieses Programm berechnet die Mehrwertsteuer auf Ihre Kostenaufstellung und fügt sie automatisch zu Ihren Rechnungen hinzu, wodurch Sie viel Zeit sparen. Diese berechnet die Mehrwertsteuer auf Ihre Kostenaufstellung und fügt sie automatisch zu Ihren Rechnungen hinzu, wodurch Sie viel Zeit sparen. Außerdem können Sie mit Hilfe von CRM alle Kundenrechnungen speichern und so Ihre Rechnungsstellung und Ihr Finanzspiel stärken.
Geben Sie die Fälligkeit der Zahlungen und die zulässigen Zahlungsarten deutlich an
Ihre Rechnung darf absolut keinen Raum für Unklarheiten lassen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Kunde genau weiß, wie viel er schuldet, wie er zahlen soll und wann Sie das Geld erwarten.
In unserem früheren Beispiel bittet Clare von Clare’s Cleaning darum, innerhalb von vierzehn Tagen nach Erhalt der Rechnung per Banküberweisung bezahlt zu werden. Das ist ein ziemlich übliches Verfahren, aber bei weitem nicht die einzige verfügbare Option.
Einige Plattformen zur Rechnungsverwaltung bieten zum Beispiel eine integrierte Zahlungsmethode. Sie könnten Ihre Rechnung nutzen, um Kunden auf eine Seite zur Zahlungsabwicklung auf Ihrer Website zu leiten oder sogar Zahlungen in Ihr Online-Buchungssystem aufzunehmen. Was auch immer für Sie am besten funktioniert!
Am wichtigsten ist, dass die Kunden klar sehen können, wie und wann sie bezahlen müssen.
Bereitstellung von Kontaktinformationen zum Unternehmen
Es kann sein, dass Kunden Sie kontaktieren möchten, um Fragen zu Ihrer Rechnung zu klären – oder, hoffentlich, um Sie für weitere Aufträge zu buchen! Stellen Sie also sicher, dass Sie Ihre Kontaktinformationen deutlich angeben.
Wenn auf der Rechnung selbst kein Platz für Ihre Kontaktinformationen ist, fügen Sie sie auf der Rückseite oder einer separaten Seite hinzu. Viele Unternehmen versenden Rechnungen auch über ein Rechnungsmanagementsystem, das die Kontaktdaten des Unternehmens in die E-Mail einbettet, mit der die Rechnung verschickt wird.
Eine gute Rechnung ist entscheidend für rechtzeitige Zahlungen
Jeder verdient es, für seine harte Arbeit pünktlich bezahlt zu werden. Ein gutes Fakturierungs- und Zahlungssystem ist der Schlüssel dazu.
Mit der richtigen Rechnungsvorlage können Sie sicherstellen, dass Ihre Kunden genau wissen, wofür sie bezahlen, welchen Zahlungsweg sie nutzen sollen und wann die Zahlung fällig ist.
Gute Rechnungen helfen Ihnen auch bei Ihren Aufzeichnungen, vor allem in Verbindung mit einem ausgezeichneten Rechnungsmanagementsystem.
Also, worauf warten Sie noch? Es wird Zeit, sich zu organisieren und Rechnungen zu schreiben!