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La nouvelle fonctionnalité de liste d’attente – Gardez les horaires pleins et les clients informés.

Amie Parnaby
06/09/2021
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La fonctionnalité Nouvelle liste d'attente de SimplyBook.me

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Peut-être êtes-vous l’un des nombreux clients qui attendaient avec impatience la nouvelle fonctionnalité de liste d’attente, ou vous recherchiez un système de planification avec la fonction de liste d’attente pour votre entreprise. Quoi qu’il en soit, l’attente est terminée et la fonction personnalisée de liste d’attente de SimplyBook.me est là.

Regardez la vidéo pour découvrir comment utiliser la fonctionnalité.

Ou continuez à lire pour plus d’informations.

Pourquoi utiliser une liste d’attente ?

Si vous n’avez jamais vraiment pensé à avoir une liste d’attente pour votre entreprise, soit vous n’avez pas de problème pour remplir votre emploi du temps, soit vous n’obtenez pas suffisamment d’annulations pour faire d’une liste d’attente une option viable.

Mais comment savez-vous?

Comment savez-vous si vous avez des tas de clients à la recherche d’un rendez-vous lorsque votre emploi du temps est plein ? Bien sûr, vous pouvez vérifier les annulations. Cependant, lorsque vous permettez aux clients de réserver pour eux-mêmes, ils n’appellent généralement pas pour savoir si un rendez-vous ou un espace « non répertorié » est disponible.

Une liste d’attente ne vous permet pas seulement de remplir automatiquement un créneau de rendez-vous ; il peut également indiquer le nombre d’espaces dont vous devriez disposer.

Comment une liste d’attente peut-elle vous aider ?

Si votre entreprise s’appuie sur un emploi du temps complet ou a une charge de travail importante, vous avez besoin d’un moyen de tenir votre emploi du temps à jour et de donner la priorité à vos clients en attente lorsque quelque chose se présente. Si vous avez déjà un emploi du temps chargé, vous n’avez pas le temps d’appeler manuellement ou d’envoyer un message à tous les clients qui souhaitaient un rendez-vous un jour précis pour occuper l’espace. C’est une perte de votre temps précieux. Pire encore, vous n’avez peut-être pas de liste de personnes qui souhaitent remplir un rendez-vous annulé, et vous avez alors un espace qui ne rapporte aucun revenu.

En ayant une fonction de liste d’attente sur votre système de planification, vous pouvez automatiser ce processus.

Plus que cela, cependant, si vous avez régulièrement un grand nombre de clients sur votre liste d’attente, cela pourrait être la clé de la croissance de votre entreprise. Si vous avez un service ou une classe particulièrement populaire, les listes d’attente pourraient vous fournir les informations dont vous avez besoin pour développer et étendre votre offre de services.

Si vous avez un cours de yoga populaire le mercredi après-midi pouvant accueillir dix personnes et que vous avez toujours entre 7 et 10 personnes sur la liste d’attente chaque semaine, il est peut-être temps d’introduire un deuxième cours de yoga le mercredi. Vous savez déjà que vous remplirez la classe, donc vous savez que cela en vaudra la peine.

Comment utiliser la fonctionnalité de liste d’attente de SimplyBook.me

Voyons donc comment fonctionne la nouvelle fonctionnalité de liste d’attente de SimplyBook.me.

Configuration simple

Depuis votre interface, accédez aux fonctionnalités personnalisées et vous pouvez soit rechercher la liste d’attente, soit faire défiler les fonctionnalités fonctionnelles. Activez la fonctionnalité et configurez vos paramètres.

activer la fonction de liste d'attente et définir les paramètres

Nombre de tentatives de notification de créneaux gratuits

Il s’agit du nombre de fois où le système avertira les clients de la liste d’attente qu’il y a une place libre disponible. Cette notification sera envoyée à tous les clients inscrits sur la liste d’attente, quelle que soit la date à laquelle ils se sont inscrits. Il ne donnera pas la priorité au premier client à s’inscrire. Le premier client à répondre en cliquant et en complétant le lien de réservation obtiendra l’espace gratuit.

Intervalle de notification

À quelle fréquence voulez-vous informer vos clients qu’il y a une place libre sur votre calendrier ? Si vous disposez d’une courte période d’annulation automatique, vous souhaiterez peut-être effectuer des rappels plus fréquents pour remplir la place plus rapidement. Alternativement, si vous avez une période d’annulation automatique plus longue de 24 heures ou d’une semaine, vous pouvez vous permettre d’avoir des périodes plus longues entre vos notifications de créneaux libres, peut-être deux ou trois heures.

Annulation automatique de l’emplacement de la liste d’attente

C’est le moment où vous jugerez probablement qu’il est peu probable que vous remplissiez l’emplacement. En utilisant une combinaison du moment où vous restreignez généralement les nouvelles réservations, de votre proximité avec vos clients et également du moment où vous autorisez les clients à annuler dans le cadre de votre politique d’annulation. L’annulation automatique de votre liste d’attente sera probablement en corrélation avec votre politique d’annulation.

Ces paramètres dépendront beaucoup du type de services ou de classes que vous fournissez. Il y aura également d’autres considérations, telles que l’emplacement et la distance de vos clients par rapport à votre entreprise. Si vous offrez des services dans une vaste zone géographique, il n’est peut-être pas pratique pour vos clients de voyager à court terme.

Informez les clients en attente

C’est une excellente idée d’avoir un système automatisé pour remplir les espaces annulés dans votre emploi du temps, mais vous devez faire savoir aux clients potentiels de toute façon s’ils ont réussi à accrocher une place ou non. C’est pourquoi il y a deux notifications automatisées à composer (si vous le souhaitez).

Notification de machines à sous gratuites et plus de notification de machines à sous gratuites

Ces deux modèles de notification sont pré-remplis avec les bases de ce que les clients doivent savoir sur leur statut de liste d’attente. Cependant, vous pouvez composer le texte pour dire ce que vous voulez et utiliser les variables pour ajouter des informations supplémentaires à l’e-mail.

La notification de créneau libre est ce que le système enverra à tous vos clients inscrits sur la liste d’attente.

À l’heure actuelle, la notification de créneau libre sera envoyée à tous les clients inscrits sur la liste d’attente, et l’espace nouvellement vacant sera attribué selon le principe du premier arrivé, premier servi. Cela vaut peut-être la peine de le faire savoir à vos clients dans le message.

La notification Plus de créneaux libres sera envoyée à tous les clients inscrits sur la liste d’attente lorsque le point d’annulation automatique des créneaux de la liste d’attente sera atteint. C’est à ce moment que vous jugez qu’il est trop court pour que les clients rendent le créneau disponible.

Lorsque vous avez renseigné vos paramètres de liste d’attente, n’oubliez pas de sauvegarder avant de quitter la page.

Si vous souhaitez obtenir les instructions écrites complètes, consultez l’article du centre d’aide ici .

Rapport sur vos listes d’attente

Avant de vous laisser vous familiariser avec votre nouvelle liste d’attente potentielle, je dois mentionner le côté signalement de la fonction de liste d’attente.

J’ai déjà parlé des avantages supplémentaires d’une liste d’attente au-delà de l’automatisation du renouvellement des rendez-vous annulés, et le côté des rapports est de savoir comment vous récolterez ces avantages.

Lorsque vous souhaitez voir combien de personnes utilisent la fonction de liste d’attente, vous pouvez filtrer par jours spécifiques, ce qui vous indiquera quand vous pourriez avoir besoin de plus de personnel en général. Vous pouvez également filtrer par une classe ou un service particulier, ce qui peut indiquer que vous avez besoin d’une classe supplémentaire un jour particulier ou que vous devez embaucher un nouveau spécialiste pour un service spécifique.

Vous trouverez toutes ces informations sur vos rapports, et vous pourrez même vérifier la popularité au fil du temps et repérer les tendances et les vagues saisonnières.

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