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Ausencias, no más: no se trata solo de recordatorios

Amie Parnaby
17/08/2021
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no más ausencias

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Es algo fabuloso tanto para las empresas como para los clientes cuando habilita la autoprogramación en línea. Sin embargo, el principal problema de algunas empresas con la auto-reserva es la posibilidad de abuso y de que las personas no se presenten. La mayoría de los sistemas le permiten enviar recordatorios automáticos sobre las próximas citas, pero los clientes no siempre revisan sus teléfonos si tienen problemas de tiempo. Si desea reducir las ausencias, necesita más que recordatorios para que las personas lleguen a tiempo. También necesita un enfoque sensato para los delincuentes reincidentes.

Entonces, ¿qué se necesita para mantener a los clientes a tiempo y en horario?

Es una combinación de recordatorios, incentivos, una política clara de la empresa y saber lo que se perderán si no se presentan.

¿Sabía que puede hacer mucho más que enviar recordatorios automáticos con SimplyBook.me?

Envío de recordatorios

Los recordatorios aún juegan un papel importante para garantizar que sus clientes sepan cuándo se acerca su cita. Más aún cuando han reservado con mucha antelación. Sin embargo, los canales y los tiempos que utiliza son tan importantes como enviar el recordatorio.

La mejor manera de elegir el canal y la hora adecuados para enviar tus recordatorios es preguntar a tus clientes cuál prefieren y ver qué horarios funcionan mejor.

Con SimplyBook.me, puede establecer el período de tiempo de sus recordatorios y enviar un correo electrónico o SMS (puede enviar ambos). Si es mejor que envíe su recordatorio el día antes de la cita o solo una hora antes de la reserva, dependerá de los servicios que brinde, la facilidad para volver a llenar el espacio y la localidad en la que atiende.

Los recordatorios de rutina son un elemento básico del sistema de programación de SimplyBook.me. Sin embargo, si necesita un poco más de flexibilidad y personalización, también puede usar la función de notificaciones flexibles para adaptar sus mensajes a servicios o proveedores específicos.

Tomar el pago por adelantado

Una de las mejores maneras de asegurarse de que sus clientes se presenten es asegurarse de que tengan un interés personal en llegar a tiempo. Pocos clientes pagarán por adelantado o un depósito e ignorarán alegremente el dinero que han pagado. A nadie le gusta pagar por nada.

Es una verdad universalmente reconocida que es menos probable que las personas cancelen o no se presenten cuando pagan por adelantado. Es por eso que tiene dos opciones disponibles cuando los clientes reservan en línea. Puede realizar el pago completo para confirmar la reserva o definir un monto de depósito requerido.

A menos que sus servicios sean cosas como eventos o entrada con boleto, lo más probable es que esté brindando un servicio personal, y a pocas personas les gusta pagar antes de saber lo que están recibiendo. Por lo tanto, un depósito es una manera fácil de compensar el riesgo de no presentarse contra el pago del tiempo perdido.

La cantidad de depósito que elijas puede ser una tarifa plana, por ejemplo, 20 €. Alternativamente, puede optar por solicitar un porcentaje del precio total del servicio. Tomará esa determinación en función de varios factores, como los ingresos esperados de esa reserva y el costo del servicio que está brindando y los recursos que necesita comprar.

Aceptar pagos en su sitio web de reservas es un aspecto crucial para garantizar que sus clientes reservados no se presenten.

Establecimiento de una política clara de «no presentación» y cancelación

Debe establecer los términos de su política de reserva. Es un beneficio de usar la reserva en línea que puede definir los términos y condiciones que sus clientes aceptan para su conveniencia. Depende de usted si tiene su política de no presentarse como una sección de su política de cancelación o como parte de sus términos y condiciones. Sin embargo, podría ser mejor mantener juntas las cancelaciones y las ausencias. ¿Quién lee realmente todos los términos y condiciones y las políticas?

Aunque las personas rara vez leen los términos y condiciones completos, aceptan sus condiciones al dar su consentimiento en la confirmación de la reserva. La función Términos y condiciones de SimplyBook.me es una función gratuita, es decir, no cuenta en el número designado de funciones personalizadas, por lo que siempre puede usarla para asegurarse de que sus clientes sepan lo que están de acuerdo.

Si bien la política de cancelación es una característica adicional, siempre puede incluir su política de cancelación en los términos y condiciones como respaldo.

Restringir la repetición de «No-show-ers» de Booking Online

¿Sabía que puede restringir que clientes específicos realicen reservas en línea? ¿Tiene un cliente habitual que rara vez se presenta a su cita reservada o llega demasiado tarde? Tiene la opción de evitar que programen citas en su sistema de reservas.

De esta manera, se protege de los clientes poco confiables ocasionales, pero sus clientes leales y puntuales aún tienen los beneficios y la comodidad de la reserva en línea.

Puede bloquear clientes desde el menú de su interfaz yendo a Manage//Clients , y puede bloquear o desbloquear clientes en la lista.

Bloquee a los infractores que no se presentan repetidamente para que no reserven en línea.
Bloquee a los infractores reincidentes que no se presentan para que no reserven en línea.

Obviamente, nada impide que sus ausencias repetidas utilicen otra dirección de contacto o número de teléfono para reservar con otro inicio de sesión. Sin embargo, al menos sabrán que los ha bloqueado para que no puedan reservar en línea.

También puede enviar mensajes a sus clientes desde el informe del cliente mientras los bloquea, para que no tengan ninguna duda sobre por qué les impidió reservar en línea. Vaya a Informes//Cliente y envíe el mensaje apropiado a su cliente bloqueado.

Mensaje de clientes bloqueados de los informes de clientes

Incentivar la puntualidad y la asistencia

¿Qué puedes hacer para asegurar la puntualidad en tus clientes? Haz que valga la pena llegar a tiempo (o 5 minutos antes si eso es lo que quieres).

Ya sea que su incentivo sea inmediato, acumulativo o una oportunidad, depende de usted. Deberá decidir qué tipo de recompensa incentivará a sus clientes a estar allí en el momento adecuado.

Podría proporcionar bebidas de cortesía para aquellos que se presenten a tiempo. Tal vez inscribas a todos tus clientes puntuales (y asistentes) en un sorteo de un cheque regalo mensual o un servicio gratuito. O tal vez agregue puntos de fidelidad adicionales para los clientes que llegan a tiempo y no cancelan en el último minuto. Su método dependerá de sus servicios y la frecuencia de citas repetidas.

Y si quiere algo simple, agregue cargos por retraso a aquellos que lleguen tarde y todavía esperen ser atendidos, y descuente un pequeño incremento para aquellos que lleguen a tiempo.

Recordatorios de recuperación de clientes

Su negocio necesitará hacer que los clientes regresen. No puede confiar en una afluencia continua de nuevos clientes que serán tan valiosos como los que regresan. Aún así, incluso aquellos que siguen volviendo a ti pueden necesitar un empujón de vez en cuando.

Si bien es posible que no tenga una próxima cita reservada para sus clientes, es posible que desee recordarles que es debido. Podría ser un retoque de raíces en el cabello, una limpieza dental, un control anual de diabetes o un servicio de aire acondicionado semestral.

La función Notificación de reserva pronto le permite configurar recordatorios para un tiempo predeterminado después de la última visita de su cliente. Asegurarse de que sepan que su próxima cita vence.

Si bien técnicamente, esta característica no reduce las ausencias reservadas, reduce el peor tipo de ausencia, el cliente «nunca más».

Un enfoque coordinado y combinado para reducir las ausencias

Nunca reducirá sus ausencias a cero; es estadísticamente imposible. Sin embargo, puede llegar a un número tan bajo que apenas se registra en sus informes, pero no puede realizar una sola acción para hacerlo.

De la misma manera, no puedes atraer la lealtad del cliente con una gran oferta; no puede garantizar la asistencia del cliente con una sola notificación de recordatorio.

Así que para resumir:

  • Envíe recordatorios apropiados en el momento correcto, a través de los canales correctos.
  • Acepta pagos por adelantado o depósitos no reembolsables.
  • Establezca términos y condiciones claros (con una política de cancelación) para asegurarse de que su cliente conozca sus responsabilidades
  • Restrinja los privilegios de reserva en línea para los repetidos que no se presentan
  • Incentivar la puntualidad y la puntualidad con algo que valoren
  • Vuelva a llamar a los clientes cuando puedan tender a fallar y recuérdeles que reserven pronto.

Siempre hay excepciones. No puede planificar accidentes, enfermedades y emergencias; ni siquiera puede planificar el mal tráfico. Sin embargo, con un enfoque multifacético, puede hacer que no presentarse sea un problema del que no tenga que preocuparse.

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