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Tomar depósitos: cómo obtener el compromiso de los clientes en línea

Ingvar Gudmundsson
03/12/2019
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tomando depósitos

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¿Alguna vez ha tenido un cliente que haga una cita y luego nunca se presente? Apuesto a que ha pasado más de una vez. Incluso si usa recordatorios automáticos y acepta tarjetas de crédito almacenadas, todavía existe la oportunidad de que los clientes no se molesten en aparecer y bloquear los pagos. Tomar depósitos activamente le da a sus clientes una inversión para presentarse.

¿Cuál es el costo de las citas perdidas?

En términos puramente monetarios, las citas perdidas podrían costarle a su negocio hasta $10,000 por año. Sin embargo, eso no tiene en cuenta los clientes potenciales que rechaza a favor de una cita previamente reservada. El factor dinero no tiene en cuenta el tiempo perdido cuando ha preparado una sala o un evento para una persona que no se presenta. Cuanto más hayan invertido sus clientes en llegar a sus citas, es más probable que se presenten. Cuando toma un depósito no reembolsable, sus clientes aparecen o pierden.

Cómo tomar depósitos cuando sus clientes reservan en línea

Durante mucho tiempo ha sido una práctica común que las empresas acepten detalles de tarjetas de crédito en lugar de un depósito real. Si bien a veces es útil, eludir el proceso es bastante fácil con un poco de previsión y la voluntad de cancelar una tarjeta.

Con la función de depósito de SimplyBook.me, sus clientes pagarán activamente su depósito para confirmar la reserva. Es su elección. Cuando el cliente haya pagado el depósito, recibirá automáticamente una factura por el importe que haya tramitado. Al mismo tiempo que se envía la factura al cliente, el sistema creará una orden de venta abierta por el monto restante al finalizar el servicio.

Una vez que el cliente ha recibido su servicio, el resto del pago vence y puede procesar ese pago a través del sistema POS que está integrado con el sistema SimplyBook.me.

Cómo configurar la recepción de depósitos en su sistema SimplyBook.me

En su panel de control de SimplyBook.me, deberá navegar a Funciones personalizadas > Mejoras comerciales y activar la función Aceptar depósitos. Si aún no tiene activada la función Aceptar pagos, se le pedirá que la habilite. De lo contrario, no podrá utilizar la función Aceptar depósitos. ¿Cómo puede comenzar a recibir depósitos si no puede aceptar pagos, verdad?

Habilitación de aceptar depósitos

Una vez que haya activado la función Aceptar depósitos, puede ir a Administrar > Servicios y seleccionar los servicios para los que desea aplicar un depósito.

En la imagen, quiero solicitar un depósito para la reserva de un peinado de dama. En los detalles del servicio, desplácese hacia abajo hasta el precio de los detalles del servicio y, debajo, verá el campo para establecer el monto de su depósito.

definir el monto del depósito en los detalles del servicio

El monto del depósito fijo debe ser inferior al precio total. Guarde y cierre los detalles y luego navegue a su página de reserva para verificar cómo se muestra la función de depósito a sus clientes.

Lo que verán tus clientes

Cómo los clientes verán el servicio en su página de reserva que detalla el costo total y el monto del depósito necesario

Cuando el cliente elige esta opción, navegará por el proceso de reserva de la misma forma que de costumbre, seleccionando el servicio, la fecha y la hora. La diferencia se hace evidente cuando llegan a la página de confirmación de la reserva, donde se indicará el monto del depósito requerido para confirmar la reserva.

Detalles de confirmación de reserva con depósito requerido

Cuando el cliente haga clic en «Reservar ahora», lo llevará a una página de pago; recuerde, deberá configurar su pasarela de pago para recibir pagos en línea.

tomar depósitos para confirmar la reserva

Aquí, el cliente pagará su depósito y también le mostrará cuánto queda pendiente y pagadero al finalizar el servicio. Si el cliente lo desea, aún puede optar por pagar el monto total por adelantado, así como aplicar códigos de cupón, tarjetas de regalo y paquetes.

¡Y ya está! Has cobrado un depósito por un servicio.

La flexibilidad sigue siendo una opción, incluso con depósitos

Todo el mundo tiene emergencias. La vida pasa, ya veces tenemos que hacer cambios en nuestros horarios. Es cierto para usted, para mí y para cualquiera de sus clientes. Ahora, un cliente por primera vez podría empujar un poco los límites con excusas falsas de por qué no puede asistir a su cita; por lo general lo intentan alrededor de media hora antes de su cita. Nadie está diciendo que tienes que acomodarlos, especialmente si has detallado que el depósito no es reembolsable. Sin embargo, todos hemos tenido clientes leales que han enfrentado problemas y dificultades, no saben cuándo podrán reprogramar su cita y no pueden comprometerse.

La ventaja de este sistema es que aún puede realizar cambios en el cronograma cuando hay un depósito involucrado. El cliente no puede realizar modificaciones por sí mismo, pero como administrador de su cuenta, puede realizar ajustes en la programación desde el panel de administración.

Si es necesario, podría reembolsar a uno de sus clientes favoritos en una emergencia extrema, pero no lo convierta en un hábito. De lo contrario, todos esperarán el mismo trato.

Beneficios de tomar depósitos

Se ha demostrado que aceptar depósitos reduce al mínimo absoluto las ausencias, lo que representa emergencias. Si bien puede simpatizar con la persona que ‘olvidó’, con el hijo al que tuvieron que llevar al hospital o con el coche averiado, su desgracia también es suya cuando pierde el tiempo de la cita. Al aceptar depósitos, incentiva la asistencia de sus clientes y también salvaguarda una parte de sus ingresos, que podría haber logrado reservando a otra persona en el espacio perdido.

No es de mala educación pedir algún compromiso con una cita que han reservado. El tiempo de sus clientes es valioso, pero también lo es el suyo.

Desde una perspectiva diferente, pagar un depósito incentiva a las personas a asistir a servicios que de otro modo pospondrían, visitas al dentista, cortes de cabello o cualquier otro acto de cuidado personal fácilmente descartado. También permite que alguien distribuya el costo de los servicios más caros en dos cheques de pago.

Cuando observa los depósitos de ambos lados, el beneficio es tanto para su negocio como para sus clientes.

Para obtener más detalles sobre el uso de la función personalizada Aceptar depósitos, puede consultar nuestro centro de ayuda

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