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Prendre des dépôts : comment obtenir l’engagement des clients en ligne

Ingvar Gudmundsson
03/12/2019
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Prendre des dépôts

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Avez-vous déjà eu un client qui a pris rendez-vous et qui ne s’est jamais présenté ? Je parie que c’est arrivé plus d’une fois. Même si vous utilisez des rappels automatisés et prenez des cartes de crédit sécurisées, les clients ont toujours la possibilité de ne pas se soucier de se présenter et de bloquer les paiements. Accepter activement des dépôts donne à vos clients l’investissement nécessaire pour se présenter.

Quel est le coût des rendez-vous manqués ?

En termes purement monétaires, les rendez-vous manqués pourraient coûter jusqu’à 10 000 $ par année à votre entreprise. Cependant, cela ne tient pas compte des clients potentiels que vous refusez en faveur d’un rendez-vous précédemment réservé. Le facteur argent ne tient pas compte du temps perdu lorsque vous avez préparé une salle ou un événement pour une personne qui ne se présente pas. Plus vos clients ont investi pour arriver à leurs rendez-vous, plus ils sont susceptibles de se présenter. Lorsque vous prenez un dépôt non remboursable, vos clients se présentent ou perdent.

Comment accepter des acomptes lorsque vos clients réservent en ligne

Il est depuis longtemps courant pour les entreprises d’accepter les détails d’une carte de crédit au lieu d’un dépôt réel. Bien que cela soit parfois utile, contourner le processus est assez facile avec un peu de prévoyance et une volonté d’annuler une carte.

Avec la fonction d’acompte de SimplyBook.me, vos clients paieront activement leur acompte pour confirmer la réservation. C’est leur choix. Lorsque le client a payé l’acompte, il reçoit automatiquement une facture pour le montant qu’il a traité. En même temps que la facture est envoyée au client, le système créera une commande client en cours pour le montant restant à la fin du service.

Une fois que le client a reçu son service, le reste du paiement est dû et vous pouvez traiter ce paiement via le système de point de vente intégré au système SimplyBook.me.

Comment configurer la prise de dépôts dans votre système SimplyBook.me

Dans votre tableau de bord SimplyBook.me, vous devrez accéder à Fonctions personnalisées > Améliorations commerciales et activer la fonction Accepter les dépôts. Si vous n’avez pas encore activé la fonction Accepter les paiements, vous serez invité à l’activer. Sinon, vous ne pourrez pas utiliser la fonctionnalité Accepter les dépôts – Comment pouvez-vous commencer à accepter des dépôts si vous ne pouvez pas accepter de paiements, n’est-ce pas ?

Activation de l'acceptation des dépôts

Une fois que vous avez activé la fonctionnalité Accepter les dépôts, vous pouvez ensuite accéder à Gérer > Services et sélectionner le ou les services pour lesquels vous souhaitez appliquer un dépôt.

Dans l’image, je souhaite demander un acompte pour la réservation d’une coiffure pour dames. Dans les détails du service, faites défiler jusqu’au prix des détails du service et en dessous, vous verrez le champ pour définir le montant de votre dépôt.

définir le montant de l'acompte dans les détails du service

Le montant du dépôt fixe doit être inférieur au prix total. Enregistrez et fermez les détails, puis accédez à votre page de réservation pour vérifier comment la fonction de dépôt s’affiche pour vos clients.

Ce que vos clients verront

Comment les clients verront le service sur votre page de réservation détaillant le coût total et le montant du dépôt requis

Lorsque le client choisit cette option, il naviguera dans le processus de réservation de la même manière, comme d’habitude, en sélectionnant le service, la date et l’heure. La différence devient apparente lorsqu’ils atteignent la page de confirmation de réservation, où il indiquera le montant de l’acompte requis pour confirmer la réservation.

Détails de la confirmation de réservation avec acompte requis

Lorsque le client clique sur « Réserver maintenant », il est redirigé vers une page de paiement. N’oubliez pas que vous devez configurer votre passerelle de paiement pour recevoir des paiements en ligne.

prendre des dépôts pour confirmer la réservation

Ici, le client paiera son acompte, et il lui montrera également le montant impayé et payable à la fin du service. Si le client le souhaite, il peut toujours choisir de payer le montant total à l’avance, ainsi que d’appliquer des codes de réduction, des cartes-cadeaux et des forfaits.

Et c’est fait ! Vous avez pris un acompte pour un service.

La flexibilité est toujours une option – même avec des dépôts

Tout le monde a des urgences. La vie se passe, et parfois nous devons apporter des modifications à nos horaires. C’est vrai pour vous, moi et n’importe lequel de vos clients. Maintenant, un client pour la première fois peut repousser un peu les limites avec de fausses excuses pour expliquer pourquoi il ne peut pas venir à son rendez-vous ; généralement essayer environ une demi-heure avant leur rendez-vous. Personne ne dit que vous devez les accueillir, surtout si vous avez précisé que le dépôt n’est pas remboursable. Cependant, nous avons tous eu des clients fidèles qui ont rencontré des problèmes et des difficultés, ne savent pas quand ils pourront reporter leur rendez-vous et ne sont pas en mesure de s’engager.

Le bonus de ce système est que vous pouvez toujours apporter des modifications au calendrier lorsqu’un dépôt est impliqué. Le client ne peut pas apporter de modifications lui-même, mais en tant qu’administrateur de votre compte, vous pouvez apporter des modifications au calendrier à partir du panneau d’administration.

Si nécessaire, vous pourriez rembourser l’un de vos clients préférés en cas d’urgence, mais n’en faites pas une habitude. Sinon, tout le monde s’attendra au même traitement.

Avantages de prendre des dépôts

La prise de dépôts s’est avérée réduire les absences au minimum absolu, ce qui représente les urgences. Si vous pouvez sympathiser avec la personne qui a « oublié », celle dont l’enfant a dû être transporté à l’hôpital ou celle dont la voiture est tombée en panne, leur malheur est aussi le vôtre lorsque vous avez un rendez-vous perdu. En prenant des acomptes, vous encouragez la fréquentation de vos clients et vous protégez également une partie de vos revenus, que vous auriez pu obtenir en réservant quelqu’un d’autre dans le créneau manqué.

Il n’est pas impoli de demander un engagement à un rendez-vous qu’ils ont réservé. Le temps de vos clients est précieux, mais le vôtre l’est tout autant.

D’un point de vue différent, le paiement d’un acompte incite les gens à assister à des services qu’ils pourraient autrement reporter, des visites chez le dentiste, une coupe de cheveux ou tout autre acte d’auto-soin facilement rejeté. Cela permet également à quelqu’un de répartir le coût de services plus coûteux sur deux chèques de paie.

Lorsque vous examinez les dépôts des deux côtés, l’avantage est à la fois pour votre entreprise et pour vos clients.

Pour plus de détails sur l’utilisation de la fonction personnalisée Accepter les dépôts, vous pouvez consulter notre centre d’aide

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