Wie organisiert und verwaltet man studentische Veranstaltungen und Aktivitäten?

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Das Beste an einem Universitäts- oder College-Studium ist neben der Ausbildung die Erfahrung des Studentenlebens. Das Angebot reicht von Bildungsseminaren und Konferenzen über Partys und gesellschaftliche Veranstaltungen bis hin zu Aktivitäten der Studentenvereinigung, denen Sie beitreten können. Sie machen den Besuch eines Colleges oder einer Universität zu einer lebensverändernden Erfahrung, an die man sich ein Leben lang erinnern wird.

Eines der ersten Dinge, die Studenten während der Orientierungswoche an der Universität tun, ist die Wahl der Kurse, gefolgt von der Mitgliedschaft in Clubs oder Studentenverbindungen. In der Regel gibt es viele Clubs, aus denen man wählen kann, und viele Veranstaltungen, die in den sozialen Kalender aufgenommen werden können. Aber für die Studentenvereinigung, die alle Aktivitäten des Clubs organisiert, ist es oft noch schwieriger, den Überblick zu behalten. Nun, die gute Nachricht ist, dass wir eine einfache Möglichkeit haben, all diese Veranstaltungen und Aktivitäten zu organisieren, was die Arbeit der Studentenwerke sehr viel einfacher macht.

Von der Verwendung von Aufnahmeformularen, um weitere Informationen über den Schüler zu sammeln, bis hin zur Buchung eines Platzes bei einer bevorstehenden Veranstaltung und vieles mehr. Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr!

Website buchen

Sie fragen sich vielleicht: Ist ein Buchungssystem wirklich notwendig? Aber es könnte die Lösung für alle Ihre Probleme sein. Das SimplyBook.me-System bietet eine Buchungswebsite, die vollständig anpassbar ist und den gesamten Buchungsprozess abwickelt. Eine Buchungswebsite ist eine gute Idee für einen Studentenclub, der viele Veranstaltungen und Aktivitäten durchführt, da alles von der Buchung bis zur Bezahlung für Sie erledigt wird. Das macht den Prozess für diejenigen, die an Veranstaltungen teilnehmen möchten, so einfach.

Als Erstes muss Ihr Studentenwerk oder Ihre Studentenverbindung die Buchungswebsite einrichten, was dank der zahlreichen Informationen im Hilfezentrum und der YouTube-Tutorials recht einfach ist. Mit dem SimplyBook.me-System können Sie aus einer Reihe von Webseitenthemen wählen und diese problemlos an Ihre Marke anpassen. Vom Hinzufügen Ihres Logos bis hin zur Auswahl der Grundfarben der Website – die Einrichtung ist denkbar einfach.

Einfache Stornierung und Neuplanung

Die Buchungswebsite ist nicht nur für Sie einfach einzurichten, sondern auch für die Schüler einfach zu bedienen. Sie können einfach die Website besuchen und alle Veranstaltungen, Kurse und Aktivitäten sehen, die sie buchen können. Der Buchungsvorgang ist für sie einfach, denn sie müssen nur die Aktivität oder Veranstaltung auswählen, die Uhrzeit und das Datum bestimmen und die Buchung vornehmen. Wenn Sie die Zahlungsfunktionen aktiviert haben, können die Schüler auch zum Zeitpunkt der Buchung bezahlen. Bei Stornierungen oder Terminverschiebungen können die Administratoren der Buchungsseite und die Schüler eine Buchung entweder stornieren oder auf einen späteren Termin verschieben.

Veranstaltungen

Die Veranstaltungsfunktion ist ein Muss für jedes Studentenwerk, denn einer der wichtigsten Aspekte sind die Veranstaltungen, die sie ausrichten. Diese Funktion ist in der benutzerdefinierten Funktion für Klassen enthalten, was bedeutet, dass Sie beide für verschiedene Anlässe verwenden können. Für Ereignisse können Sie einen benutzerdefinierten Zeitplan hinzufügen, der einen bestimmten Tag oder mehrere Tage, ein einmaliges Ereignis oder ein wiederkehrendes Ereignis umfassen kann. Mit dieser Funktion können Sie auch eine bestimmte Anzahl von Plätzen hinzufügen, was bei Veranstaltungen mit einer begrenzten Anzahl von verfügbaren Plätzen sehr praktisch ist.

Ein Beispiel für die Verwendung der Veranstaltungsfunktion wäre ein dreitägiges Musikfestival, für das die Schüler drei Termine zur Auswahl haben, oder sie können an allen Terminen teilnehmen, wenn sie möchten. Sie können die gewünschte Option auswählen und die Veranstaltung zum Zeitpunkt der Buchung auch bezahlen, wenn Sie die Zahlungsfunktion aktivieren. Die Veranstaltung könnte eine Kapazität von 150 Personen pro Tag haben, und auf der Buchungsseite für die Veranstaltung würden die noch verfügbaren Plätze angezeigt.

Ein weiteres Beispiel wäre die Veranstaltung „Meet the Student Union“, die jeden zweiten Freitag von 20:00 bis 22:00 Uhr stattfindet. Dabei könnte es sich um eine Veranstaltung handeln, bei der die Studenten die Studentenvereinigung kennenlernen und mehr über die angebotenen Veranstaltungen und Aktivitäten erfahren sowie andere Studenten treffen können. Es ist ganz einfach, den Link zur Buchungsseite oder den QR-Code weiterzugeben.

Gruppenbuchungen

Mit der Funktion für Gruppenbuchungen können Studierende für mehrere Personen gleichzeitig als Gruppe buchen. Diese Funktion macht es für Gruppen von Freunden viel einfacher, sich gleichzeitig für eine Veranstaltung oder Aktivität anzumelden, und zwar über eine einzige Buchung, anstatt den Vorgang mehrfach zu wiederholen. Es stimmt auch mit den Zahlungen überein. Anstatt mehrere Zahlungen pro Person zu leisten, geben Sie die Anzahl der Personen in der Gruppe an, die eine Zahlung ausmachen wird. Wenn eine Gruppenbuchung vorliegt, ermöglicht Ihnen das System, eine andere Benachrichtigung zu senden, die Sie nach Belieben anpassen können. Wie Sie Gruppenbuchungen einrichten können, erfahren Sie hier.

Aufnahmeformulare

Wenn Sie eine Veranstaltung ausrichten, benötigen Sie manchmal weitere Informationen über die Teilnehmer. Die Aufnahmeformulare würden es dem Studentenwerk ermöglichen, Fragen mit Feldtypen wie Text, Zahlen, Daten usw. zu stellen, und diese Fragen können als fakultativ oder obligatorisch festgelegt werden. In diesem Fall könnte es sich um Studenten handeln, die an einer Veranstaltung teilnehmen, bei der es Speisen und Getränke gibt, und daher muss das Studentenwerk über Vorlieben und eventuelle Allergien Bescheid wissen, so dass die Fragen obligatorisch sein müssen.

Gemeinsame Nutzung Ihrer Buchungswebsite

Sobald Sie Ihre Buchungsseite eingerichtet haben, ist es an der Zeit, sie mit den Schülern zu teilen. Es gibt viele Möglichkeiten, die Website zu teilen. Eine Möglichkeit wäre, die URL der Website auf den Social-Media-Seiten des Studentenwerks zu veröffentlichen. Eine andere Möglichkeit wäre, den QR-Code auszudrucken und auf dem Campus aufzuhängen, damit die Studierenden ihn im Vorbeigehen scannen können.

Die Integration der Buchungsseite in soziale Medien mit der Funktion „Facebook & Instagram Booking“ ist ebenfalls möglich. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um Buchungen für studentische Veranstaltungen zu erhalten, da sie direkt über die Social-Media-Seite des Studentenwerks gebucht werden können.

Schlussfolgerung

Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie ein Buchungssystem bei der Organisation von Veranstaltungen und Aktivitäten der Studentenvereinigungen helfen kann. Das macht es nicht nur dem Studentenwerk leicht, sich darum zu kümmern, sondern die Verwendung eines Buchungssystems erleichtert es den Studenten auch, Veranstaltungen zu finden und sie in wenigen Schritten zu buchen. Mit einem Buchungssystem entfällt die mühsame Organisation mehrerer Veranstaltungen, die sehr zeitaufwendig sein kann. Jetzt sind sie alle leicht zu verwalten und zu planen, und Sie können sogar die Vorteile der Annahme von Online-Zahlungen zu nutzen!