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Comment organiser et gérer les événements et activités des étudiants ?

Daena Skinner
12/08/2022
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Outre l’enseignement, l’expérience de la vie étudiante fait partie intégrante des études universitaires ou collégiales. Des séminaires et conférences éducatives aux fêtes et événements sociaux, en passant par les activités organisées par le syndicat étudiant, auxquelles vous pouvez adhérer. Ils font de l’entrée au collège et à l’université une expérience qui change la vie et dont on se souvient toute sa vie.

L’une des premières choses que font les étudiants lorsqu’ils entrent à l’université, pendant la semaine d’orientation, est de choisir des cours, puis de s’inscrire à des clubs ou à des sororités de l’association étudiante. En général, il y a de nombreux clubs parmi lesquels choisir et de nombreux événements à programmer dans le calendrier social. Mais il peut être encore plus difficile pour l’association étudiante qui organise toutes les activités du club de garder une trace de tout. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe un moyen simple d’organiser tous ces événements et activités, ce qui facilite grandement la tâche des associations étudiantes.

Qu’il s’agisse d’utiliser des formulaires d’inscription pour recueillir davantage d’informations sur l’étudiant, de réserver sa place à un événement à venir, et bien plus encore. Lisez la suite pour en savoir plus !

Site de réservation

Vous vous demandez peut-être si un système de réservation est vraiment nécessaire. Mais, ça pourrait être la solution à tous vos problèmes. Le système SimplyBook.me propose un site de réservation entièrement personnalisable qui prend en charge l’ensemble du processus de réservation. Disposer d’un site web de réservation est une excellente idée pour un club d’étudiants qui organise de nombreux événements et activités, car tout, de la réservation aux paiements, est pris en charge pour vous. Il rend le processus si simple pour ceux qui souhaitent participer à des événements.

La première chose à faire pour votre association étudiante ou votre sororité est de configurer le site web de réservation, ce qui est assez facile grâce à la pléthore d’informations sur le centre d’aide et aux tutoriels sur YouTube. Le système SimplyBook.me vous permet de choisir parmi une gamme de thèmes de sites web et de les personnaliser facilement pour les adapter à votre marque. L’ajout de votre logo et la sélection des couleurs primaires du site sont simples à mettre en place.

Annulation et reprogrammation faciles

Le site web de réservation est non seulement facile à configurer pour vous, mais il est également simple à utiliser pour les élèves. Ils peuvent facilement visiter le site web et voir tous les événements, cours et activités qu’ils peuvent réserver. Le processus de réservation est simple pour eux puisqu’ils doivent choisir l’activité ou l’événement, sélectionner l’heure et la date, et effectuer la réservation. Si vous avez activé les fonctions de paiement, les étudiants pourront également payer au moment de la réservation. Pour toute annulation ou reprogrammation, il est facile pour les administrateurs de la page de réservation et les étudiants d’annuler une réservation ou de la reprogrammer à une date ultérieure.

Photo par Luke Porter sur Unsplash

Événements

La fonction « événements » est indispensable à toute association d’étudiants, car les événements qu’elle organise constituent l’un de ses principaux aspects. Cette fonction est incluse dans la fonction de personnalisation des classes, ce qui signifie que vous pouvez utiliser les deux pour différentes occasions. Pour les événements, vous pouvez ajouter un calendrier personnalisé qui peut être un jour spécifique ou plusieurs jours, ainsi qu’un événement ponctuel ou récurrent. Cette fonction vous permet également d’ajouter un certain nombre de places, ce qui peut être pratique pour les événements dont le nombre de places disponibles est limité.

Un exemple d’utilisation de la fonction « événements » pourrait être un festival de musique de trois jours. Les étudiants auraient le choix entre trois dates, ou ils pourraient assister à toutes les dates s’ils le souhaitent. Ils pourront choisir l’option qui leur convient le mieux, et ils pourront également payer l’événement au moment de la réservation si vous activez la fonction de paiement. La capacité d’accueil de l’événement pourrait être de 150 personnes par jour, et la page de réservation de l’événement afficherait donc les places disponibles restantes.

Un autre exemple pourrait être l’événement « meet the student union » qui a lieu tous les deux vendredis de 20h00 à 22h00. Il peut s’agir d’un événement où les étudiants rencontrent le syndicat étudiant et en apprennent davantage sur les événements et les activités disponibles, ainsi que sur les autres étudiants. Il est facile de faire passer le mot en partageant le lien de la page de réservation ou le code QR.

Réservations de groupe

La fonction de réservation de groupe permet aux étudiants de réserver pour plusieurs personnes en même temps en tant que groupe. Cette fonction facilite grandement l’inscription simultanée de groupes d’amis à un événement ou à une activité, par le biais d’une seule réservation, plutôt que de répéter le processus plusieurs fois. Cela coïncide également avec les paiements. Ainsi, au lieu de faire de nombreux paiements par personne, vous mettez le nombre de personnes dans le groupe, ce qui correspondra à un seul paiement. Lorsqu’il y a une réservation de groupe, le système vous permet d’envoyer une notification différente qui peut être personnalisée comme vous le souhaitez. Vous pouvez voir comment mettre en place des réservations de groupe ici.

Formulaires d’admission

Lorsque vous organisez un événement, il arrive que vous ayez besoin d’informations supplémentaires sur les personnes présentes. Les formulaires d’admission permettront au syndicat étudiant de poser des questions avec des types de champs tels que du texte, des chiffres, des dates, etc., et ces questions peuvent être définies comme facultatives ou obligatoires. Dans ce cas, il pourrait s’agir d’étudiants participant à un événement où il y aura de la nourriture et des boissons. Le syndicat étudiant devra donc connaître les préférences et les éventuelles allergies, et les questions devront donc être obligatoires.

Photo par Priscilla Du Preez sur Unsplash

Partage de votre site de réservation

Une fois que vous avez configuré votre page de réservation, il est temps de la partager avec les étudiants. Il existe de nombreuses façons de partager le site web. Vous pouvez par exemple partager l’URL du site Web sur les pages des médias sociaux de l’association étudiante. Une autre solution consisterait à imprimer le code QR et à le coller sur le campus pour que les étudiants puissent le scanner en passant devant eux.

L’intégration de la page de réservation aux médias sociaux avec la fonctionnalité  » Réservation sur Facebook et Instagram  » est également possible. Il s’agit d’un excellent moyen d’obtenir des réservations pour des événements organisés par des étudiants, puisqu’ils peuvent réserver directement à partir de la page de médias sociaux de l’association étudiante.

Conclusion

Ce ne sont là que quelques exemples de la manière dont un système de réservation peut aider à organiser les événements et les activités des associations étudiantes. Non seulement cela facilite la prise en charge par le syndicat étudiant, mais l’utilisation d’un système de réservation permet également aux étudiants de trouver plus facilement les événements auxquels ils souhaitent assister et de les réserver en quelques étapes simples. Un système de réservation élimine le souci d’organiser plusieurs événements, ce qui peut prendre beaucoup de temps. Désormais, il sera facile de les gérer et de les programmer, et vous pourrez même accepter les paiements en ligne!

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