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Cómo organizar y gestionar eventos y actividades estudiantiles

Daena Skinner
12/08/2022
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Como parte de ir a la Universidad o al Colegio, además de la educación, lo mejor es la experiencia de la vida estudiantil. Desde seminarios y conferencias educativas hasta fiestas y eventos sociales, así como actividades organizadas por el sindicato de estudiantes, a las que puedes unirte. Esto hace que ir al colegio y a la universidad sea una experiencia que cambia la vida y que se recuerda de por vida.

Una de las primeras cosas que hacen los estudiantes al ir a la Universidad durante la semana de orientación es elegir las clases, y normalmente le sigue el apuntarse a los clubes o hermandades de la asociación de estudiantes. Normalmente, hay muchos clubes entre los que elegir con muchos eventos que programar en el calendario social. Pero puede ser aún más abrumador para el sindicato de estudiantes que organiza todas las actividades del club el tener que estar al tanto de todo. La buena noticia es que tenemos una forma fácil de organizar todos estos eventos y actividades, lo que facilita mucho el trabajo de los sindicatos de estudiantes.

Desde el uso de formularios de admisión para recopilar más información sobre el estudiante, hasta la reserva de su plaza en un próximo evento, y mucho más. Siga leyendo para saber más.

Sitio web de reservas

Quizá piense: ¿es realmente necesario un sistema de reservas? Pero podría ser la solución a todos sus problemas. El sistema SimplyBook.me ofrece un sitio web de reservas totalmente personalizable que se encarga de todo el proceso de reserva. Tener un sitio web de reservas es una gran idea para un club de estudiantes que organiza muchos eventos y actividades, ya que todo, desde la reserva hasta los pagos, se hace por ti. Hace que el proceso sea muy sencillo para quienes desean asistir a los eventos.

Lo primero que tiene que hacer tu asociación de estudiantes o hermandad es configurar el sitio web de reservas, lo cual es bastante fácil gracias a la gran cantidad de información que hay en el centro de ayuda y a los tutoriales de YouTube. El sistema de SimplyBook.me le permite elegir entre una serie de temas para su sitio web y personalizarlo fácilmente para que se adapte a su marca. Desde la adición de su logotipo y la selección de los colores primarios del sitio web, es fácil de configurar.

Facilidad de cancelación y reprogramación

El sitio web de reservas no sólo es fácil de configurar para usted, sino que también es sencillo de utilizar para los estudiantes. Pueden visitar fácilmente el sitio web y ver todos los eventos, clases y actividades que pueden reservar. El proceso de reserva es fácil para ellos, ya que deben elegir la actividad o el evento, seleccionar la hora y la fecha, y hacer la reserva. Si ha habilitado las funciones de pago, los estudiantes también podrán pagar en el momento de la reserva. Para cualquier cancelación o reprogramación, es fácil para los administradores de la página de reservas y los estudiantes cancelar una reserva o reprogramarla para una fecha posterior.

Foto de Luke Porter en Unsplash

Eventos

La función de eventos es imprescindible para cualquier asociación de estudiantes, ya que uno de los aspectos principales son los eventos que organizan. Esta función está incluida en la función personalizada de las clases, lo que significa que puede utilizar ambas para diferentes ocasiones. Para los eventos, puede añadir un horario personalizado que puede ser un día específico o varios días, así como un evento único o un evento recurrente. La función también permite añadir un número de plazas, lo que puede ser útil para eventos con un número limitado de espacios disponibles.

Un ejemplo de uso de la función de eventos podría ser para un evento de un festival de música de tres días, habría tres fechas para que los estudiantes elijan, o pueden asistir a todas si lo desean. Podrán seleccionar la opción que más les guste, y también podrán pagar el evento en el momento de la reserva si se habilita la función de pagos. Podría haber una capacidad en el evento de 150 personas por día, por lo que en la página de reserva del evento, mostraría los espacios disponibles restantes.

Otro ejemplo podría ser un evento de «conocer la unión de estudiantes» que se repite cada dos viernes de 20:00 a 22:00. Podría ser un acto en el que los estudiantes conocieran el sindicato de estudiantes y supieran más sobre los eventos y actividades disponibles, además de conocer a otros estudiantes. Es fácil correr la voz compartiendo el enlace de la página de reservas o el código QR.

Reservas de grupo

La función de reservas de grupo permite a los estudiantes reservar para varias personas al mismo tiempo como grupo. Esta función facilita que grupos de amigos se inscriban en un evento o actividad simultáneamente, a través de una sola reserva en lugar de repetir el proceso varias veces. También coincide con los pagos, así que en lugar de hacer numerosos pagos por persona, se pone el número de personas del grupo, que será un solo pago. Cuando hay una reserva de grupo, el sistema permite enviar una notificación diferente que se puede personalizar como se desee. Puede ver cómo configurar las reservas de grupos aquí.

Formularios de admisión

Cuando se organiza un evento, hay ocasiones en las que se necesita conocer más información sobre los asistentes. Los formularios de admisión permitirían al sindicato de estudiantes hacer preguntas con tipos de campo como texto, números, fechas, etc., y estas preguntas pueden establecerse como opcionales u obligatorias. En este caso, podría tratarse de estudiantes que asisten a un evento en el que habrá comida y bebida, por lo que la asociación de estudiantes necesitará conocer las preferencias y cualquier alergia, por lo que las preguntas tendrían que ser obligatorias.

Foto de Priscilla Du Preez en Unsplash

Compartir su sitio web de reservas

Una vez que haya configurado su página de reservas, es el momento de compartirla con los estudiantes. Hay muchas formas de compartir el sitio web. Una forma podría ser compartir la URL del sitio web en las páginas de las redes sociales del sindicato de estudiantes. Otra forma podría ser imprimir el código QR y pegarlo por el campus para que los estudiantes puedan escanearlo al pasar.

También es posible integrar la página de reservas en las redes sociales con la función «Reservas en Facebook e Instagram». Se trata de una forma estupenda de conseguir reservas para los eventos de los estudiantes, ya que pueden reservar directamente desde la página de la asociación de estudiantes en las redes sociales.

Conclusión

Estas son sólo algunas de las formas en que un sistema de reservas puede ayudar a organizar los eventos y las actividades de los sindicatos de estudiantes. No sólo facilita la labor de la asociación de estudiantes, sino que el uso de un sistema de reservas también facilita a los estudiantes la búsqueda de eventos a los que asistir y su reserva en unos sencillos pasos. Un sistema de reservas elimina la molestia de organizar múltiples eventos, lo que puede llevar mucho tiempo. Ahora, todos ellos serán fáciles de gestionar y programar, e incluso podrá aprovechar las ventajas de aceptar pagos en línea.

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