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Como Organizar e Gerir Eventos e Actividades Estudantis

Daena Skinner
12/08/2022
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Como parte da ida à Universidade ou Colégio para além da educação, o melhor é a experiência de vida estudantil. Desde seminários e conferências educacionais a festas e eventos sociais, bem como actividades organizadas pela associação de estudantes, às quais pode aderir. Estes tornam a ida ao Colégio e à Universidade uma experiência que muda a vida e que será recordada para sempre.

Uma das primeiras coisas que os estudantes fazem quando vão à Universidade durante a semana de orientação é escolher as aulas, geralmente seguidas pela adesão a clubes ou fraternidades da associação de estudantes. Tipicamente, há muitos clubes para escolher, com muitos eventos para programar no calendário social. Mas pode ser ainda mais esmagador para a união de estudantes que organiza todas as actividades do clube, manter o registo de tudo. Bem, a boa notícia é que temos uma maneira fácil de organizar todos estes eventos e actividades, tornando o trabalho dos sindicatos estudantis muito mais fácil.

Da utilização de formulários de admissão para recolher mais informações sobre o estudante, da reserva do seu lugar num próximo evento, e muito mais. Continue a ler para saber mais!

Sítio Web de reservas

Pode estar a pensar, será realmente necessário um sistema de reservas? Mas, poderia ser a solução para todos os seus problemas. O sistema SimplyBook.me oferece um website de reservas que é totalmente personalizável e cuida de todo o processo de reservas. Ter um website de reservas é uma óptima ideia para um clube de estudantes que acolhe muitos eventos e actividades porque tudo, desde a reserva até aos pagamentos, é tratado por si. Torna o processo tão simples para aqueles que desejam participar em eventos.

A primeira coisa para a sua união de estudantes ou irmandade é a criação do website de reservas, o que é bastante fácil devido à grande quantidade de informação sobre o centro de ajuda e os tutoriais do YouTube. O sistema SimplyBook.me permite-lhe escolher entre uma gama de temas de websites e personalizá-los facilmente para se adaptarem à sua marca. A partir da adição do seu logótipo e da selecção das cores primárias do website, é simples de configurar.

Cancelamento e reprogramação fáceis

O website de reservas não só é fácil de instalar, como também é simples de utilizar pelos estudantes. Podem visitar facilmente o website e ver todos os eventos, aulas e actividades que podem reservar. O processo de reserva é fácil para eles, pois devem escolher a actividade ou evento, seleccionar a hora e a data, e fazer a reserva. Se tiver activado as funcionalidades de pagamento, os estudantes também poderão pagar no momento da reserva. Para qualquer cancelamento ou reprogramação, é fácil para os administradores da página de reservas e para os estudantes cancelar uma reserva ou reprogramá-la para uma data posterior.

Foto de Luke Porter sobre Unsplash

Eventos

A característica dos eventos é obrigatória para qualquer união de estudantes, uma vez que um dos principais aspectos são os eventos que eles organizam. Esta característica está incluída na característica personalizada das classes, o que significa que pode usar ambas para ocasiões diferentes. Para eventos, pode acrescentar um horário personalizado que pode ser um dia específico ou vários dias, bem como um evento único ou um evento periódico. Esta característica permite também acrescentar uma série de pontos, que podem ser úteis para eventos com um número limitado de espaços disponíveis.

Um exemplo de utilização da funcionalidade dos eventos poderia ser para um evento de três dias de festival musical, haveria três datas para os estudantes escolherem, ou podem assistir a todas, se assim o desejarem. Poderão seleccionar a opção que desejarem, e poderão também pagar o evento no momento da reserva, se activar a funcionalidade de pagamento. Poderia haver uma capacidade no evento de 150 pessoas por dia, e assim, na página de reservas do evento, mostraria os restantes espaços disponíveis.

Outro exemplo poderia ser um evento de “encontro com a união de estudantes” que reaparece a cada segunda sexta-feira das 20:00 às 22:00. Este pode ser um evento onde os estudantes se encontram com a associação de estudantes e descobrem mais sobre os eventos e actividades disponíveis, bem como conhecer outros estudantes. É fácil de espalhar a palavra partilhando o link da página de reservas ou o código QR.

Reservas de grupo

A funcionalidade de reservas de grupo permite aos estudantes reservar para várias pessoas ao mesmo tempo que um grupo. Esta característica torna muito mais fácil para grupos de amigos registarem-se para um evento ou actividade simultaneamente, através de uma única reserva em vez de repetirem o processo várias vezes. Também coincide com os pagamentos, pelo que em vez de fazer numerosos pagamentos por pessoa, coloca o número de pessoas no grupo, que será um pagamento. Quando há uma reserva de grupo, o sistema permite-lhe enviar uma notificação diferente que pode ser personalizada como desejar. Pode ver aqui como estabelecer reservas de grupo.

Formulários de entrada

Ao acolher um evento, há ocasiões em que é necessário conhecer mais informações sobre as pessoas presentes. Os formulários de admissão permitiriam ao sindicato de estudantes fazer perguntas com tipos de campo, tais como texto, números, datas, etc., e estas perguntas podem ser definidas como opcionais ou obrigatórias. Neste caso, poderiam ser estudantes a assistir a um evento onde haverá comida e bebidas, e portanto a união estudantil terá de conhecer as preferências e quaisquer alergias, pelo que as perguntas teriam de ser obrigatórias.

Foto de Priscilla Du Preez em Unsplash

Partilhar o seu Website de Reservas

Uma vez criada a sua página de reservas, é altura de a partilhar com os estudantes. Há muitas formas de partilhar o sítio web. Uma forma poderia ser partilhar o URL do sítio web nas páginas da associação de estudantes nos meios de comunicação social. Outra forma poderia ser imprimir o código QR e colá-lo no campus para que os estudantes o possam digitalizar à medida que passam.

Também é possível integrar a página de reservas nas redes sociais com a funcionalidade ‘Facebook & Instagram Booking’. Esta é uma óptima forma de obter reservas para eventos estudantis, uma vez que podem reservar directamente da página de meios de comunicação social da associação de estudantes.

Conclusão

Estes são apenas alguns exemplos de como um sistema de reservas pode ajudar a organizar eventos e actividades dos sindicatos de estudantes. Não só facilita o trabalho da associação de estudantes, como a utilização de um sistema de reservas também facilita a participação dos estudantes em eventos e a sua marcação em alguns passos simples. Um sistema de reservas elimina o incómodo de organizar múltiplos eventos, o que pode ser altamente demorado. Agora, todos eles serão fáceis de gerir e agendar, e poderá mesmo tirar partido da aceitação de pagamentos em linha também!

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