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Causas comuns de conflitos de agendamento e como evitá-los

Daena Skinner
29/05/2024
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Common Causes of Scheduling Conflicts and How to Avoid Them

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Se você exerce uma função gerencial, certamente já passou por conflitos de agenda nos últimos meses (ou até semanas). Fazer malabarismos com várias tarefas ao mesmo tempo, enfrentar reuniões e prazos conflitantes com fornecedores e talvez até perder aquela reunião de brainstorming com os web designers – pode ser qualquer coisa!

Então, o que você pode fazer? Você não se importa com os conflitos de agenda? Aceitar que as coisas são assim e aprender a conviver com o estresse? Ou apenas cruzar os dedos e torcer para que tudo dê certo?

Ao final deste post, você saberá exatamente quais são os principais motivos desses conflitos, os conflitos mais recorrentes e como evitá-los.

Você acha que é difícil? Pode ser. Mas certamente não é impossível.

O que são conflitos de agendamento?

Conflitos de agendamento é uma situação que ocorre quando um membro da equipe deve estar em dois lugares ao mesmo tempo, causando um choque entre diferentes compromissos ou compromissos em seu calendário.

Com certeza você precisará de mais ajuda para entender isso, portanto, vamos esclarecer um pouco mais. Imagine atribuir uma tarefa urgente ao seu designer gráfico enquanto ele está em licença maternidade ou delegar uma papelada a um gerente de produto quando ele está participando de uma conferência global.

Esses conflitos farão com que os membros da sua equipe se sintam constantemente sob tensão, pois fazem malabarismos com várias tarefas ao mesmo tempo. O resultado final de tudo isso? Redução da produtividade da equipe, atrasos nos projetos e possibilidade de ultrapassar o orçamento.

Pior ainda! Conflitos recorrentes de programação podem interromper todo o fluxo de trabalho da empresa e até mesmo levar o projeto ao colapso.

Conflitos de agendamento: Como chegamos até aqui?

Agora que já definimos o que são conflitos de agendamento e quais repercussões eles podem ter no desenvolvimento do projeto, você pode começar a se preparar para o que quiser. É hora de mudar nosso foco para uma solução.

Mas espere, talvez antes disso devêssemos começar a discutir como chegamos a esses conflitos.

Perder chances valiosas

Detestamos ter que dizer isso a você, mas é desnecessário dizer que os conflitos de agendamento definitivamente farão com que você perca algumas oportunidades valiosas de eventos ou reuniões não assistidos. Seja para fazer networking com os principais participantes, identificar lacunas inexploradas no mercado ou até mesmo perder um cliente em potencial.

Reserva dupla

Isso acontece com frequência com CEOs e chefes de departamento. Muitas vezes, sem querer, eles se inscrevem duas vezes em dois eventos ao mesmo tempo devido à sua agenda maluca e, como resultado, acabam se deparando com conflitos de agenda.

Deveres conflitantes

Outro conflito de agendamento comum acontece quando os membros da equipe têm compromissos e tarefas sobrepostos. É mais provável que isso ocorra quando as equipes marcam reuniões e compromissos sem considerar os compromissos anteriores de todos.

Isso não apenas sobrecarrega alguns membros da equipe com tarefas atrasadas acumuladas durante sua ausência, mas também interrompe seus padrões de trabalho.

Falta de comunicação

A comunicação deficiente é uma das causas recorrentes de conflitos de agendamento e não é difícil entender por quê. Quando a equipe não consegue comunicar as informações adequadamente, é provável que os funcionários, sem saber, façam uma reserva dupla ou tenham dificuldade de se coordenar com seus colegas.

Circunstâncias inesperadas

Nem todo conflito de agendamento acontece por causa de erros humanos; na verdade, muitos desses conflitos são causados por eventos imprevistos ou emergências, e isso acontece muito: problemas de saúde, problemas técnicos, transporte – literalmente qualquer coisa que exija avaliação imediata.

Planejamento ineficaz

Um tiro no escuro – é exatamente isso que descreve um planejamento deficiente de tarefas e eventos com prazos apertados. A recompensa? prazos irrealistas, carga de trabalho insuportável e, é claro, conflitos de agenda.

Diferenças de fuso horário

Você poderia dizer que a sua equipe remota sempre consegue descobrir as diferenças de fuso horário e nós poderíamos concordar, mas estaríamos mentindo! Imagine ter membros da equipe da Argentina, da Austrália e dos EUA. Você consegue ver o conflito de horários chegando?

Portanto, em algum momento, haverá inevitavelmente alguns desafios de gerenciamento de tempo e reuniões agendadas em horários inconvenientes (para não dizer impossíveis) para alguns participantes.

Causas comuns de conflitos de agendamento

Fazer malabarismos com diferentes projetos

Não deve ser um choque ouvir que fazer malabarismos com vários projetos ao mesmo tempo é uma verdadeira dor de cabeça para as equipes, basta pensar nisso: diferentes tarefas com seus próprios cronogramas, dependências, materiais e recursos humanos, todos solicitados simultaneamente para diferentes tarefas – Olá, conflitos de agendamento ✋.

Ignorando os dados

Detestamos soar como um disco quebrado, mas vamos repetir mais uma vez: antes de atribuir tarefas, verifique se os membros da sua equipe estão disponíveis. Mas como posso saber sobre a disponibilidade do membro da equipe, você pergunta? Bem, por meio de dados, é claro!

Lamento dizer que, sem dados, é provável que você atribua tarefas a alguém que esteja curtindo o clima ensolarado de Bali ou participando de um evento em Dubai. Não é o ideal, certo?

Os dados também proporcionam mais visibilidade da capacidade do membro da equipe, portanto, se você não os considerar, corre o risco de sobrecarregar alguém com trabalho interminável apenas para acompanhar o ritmo.

Desconsiderar a priorização de tarefas

Você já ouviu isso antes, mas vamos repetir: esperar que a sua equipe trabalhe em tarefas simultâneas, cumpra todos os prazos e mantenha a qualidade máxima é simplesmente irrealista.

Sem um sistema bem planejado de priorização de tarefas e acompanhamento de desempenho, até mesmo os membros mais habilidosos e eficientes da equipe se verão envolvidos em atividades e cronogramas conflitantes no projeto.

Limitação de recursos

Bem, qualquer que seja o seu projeto, é melhor você voltar ao básico. Se as equipes não planejaram os recursos humanos necessários para o próximo projeto, então sua capacidade de planejamento é seriamente questionável. Isso pode levar a uma escassez de mão de obra, e adivinhe? Você não terá ninguém para cuidar das tarefas.

Vamos supor, por exemplo, que sua equipe esteja trabalhando em um projeto de desenvolvimento de aplicativos e, de repente, haja uma necessidade urgente de corrigir um bug relatado pelo cliente, e haja apenas um técnico de TI designado para o projeto, e ele já esteja sobrecarregado com outras tarefas técnicas.

Ausência de tempo de descanso

Perdoe-nos pelo jargão, mas, em termos simples, o tempo de reserva é o tempo extra que deve ser adicionado e orçado ao cronograma ou aos prazos do seu projeto para levar em conta quaisquer eventos imprevistos. Atrasos, revisões de última hora, fatores externos – pode ser qualquer coisa.

Nos projetos, você não pode simplesmente cruzar os dedos e esperar que o melhor aconteça. Portanto, sem esse tempo de reserva, você está basicamente se preparando para um projeto que está constantemente atrasado ou para uma equipe sobrecarregada de tarefas.

4 maneiras de evitar conflitos de agendamento

Agora vem a parte divertida!

As dicas a seguir que vamos compartilhar não são apenas diretrizes. Eles são o plano de jogo para evitar (ou pelo menos reduzir) os conflitos de agendamento mais comuns.

Vamos direto ao assunto!

Comunique o conflito à sua equipe

Com uma melhor comunicação, você obtém melhores resultados. E com melhores resultados, decisões bem pensadas para conflitos de agendamento.

Quando todos os membros da equipe envolvidos no projeto estão cientes do conflito que se aproxima, a equipe pode discutir e abordar o problema antes mesmo que ele ocorra.

Mas simplificar o processo de comunicação exigirá um pouco mais de trabalho do que isso: portanto, sua melhor aposta como líder de equipe é recorrer a uma solução digital, como o uso de um software de gerenciamento de projetos com recursos de comunicação incorporados e um sistema de agendamento, para facilitar a vida de sua equipe e trazer tudo o que importa para uma única plataforma. Muito útil, certo?

Faça planos com antecedência

Vamos falar a verdade, a maioria dos funcionários não tem controle sobre seu tempo de trabalho, e isso acontece com mais frequência do que você imagina. Uma pesquisa da Statista mostra que 47% dos locais de trabalho oferecem flexibilidade muito limitada, quando a maioria dos funcionários preferiria trabalhar em um horário mais previsível, se pudessem escolher.

Por outro lado, alguns trabalhadores não têm horas de trabalho suficientes e precisam trabalhar meio período (menos de 35 horas por semana), embora gostassem de trabalhar mais.

Esse problema geralmente ocorre quando os proprietários de empresas não conseguem determinar a carga de trabalho e controlar o tempo de seus funcionários. A solução para isso? Planeje com antecedência! Porque, ao fazer um cronograma com antecedência, você pode dar à sua equipe horários estáveis e, idealmente, pode até oferecer a eles trabalho em tempo integral.

Porque, qual é o verdadeiro objetivo do planejamento? Fazer com que sua equipe seja mais produtiva, certo?

Depois de ter o panorama geral, você pode se concentrar em quem faz o quê. Isso nos leva à nossa próxima solução.

Defina um cronograma dedicado para sua equipe

Agora, o que os membros da equipe realmente querem de você é um plano que se alinhe ao cronograma de trabalho deles, portanto, sua solução completa é configurar um planejador de rotina diária em que eles possam visualizar todo o cronograma do projeto e seu próprio cronograma dedicado para que possam planejar os prazos de acordo com sua disponibilidade. Você está vendo? Super fácil.

Defina expectativas realistas

Tempo é dinheiro, assim como recursos como funcionários, materiais e treinamento, e nós entendemos isso perfeitamente. Mas você deve sempre ser realista quanto ao prazo de conclusão do projeto. Tudo isso elimina as dores de cabeça relacionadas a atribuições de tarefas, férias, licenças, delegação, flexibilidade de horários e tudo o mais.

Quando toda a sua equipe tem um cronograma de trabalho predefinido e está ciente da carga de trabalho de cada um. nenhuma chance de que uma tarefa seja perdida.

Palavras finais do SimplyBook.Me

E, assim, chegamos ao fim – queremos dizer, a postagem do blog, não os conflitos de agenda!

Agora, podemos dizer com segurança que falamos tanto sobre as causas dos conflitos de agendamento quanto você deve saber antes de começar a lidar com eles.

Dependendo do seu nicho, você pode agendar perfeitamente os compromissos on-line da sua equipe e dos seus clientes. E isso não é tão difícil quanto você pensa. O SimplyBook.Me é a ferramenta que ajudará você a fazer isso em segundos. Então, por que você não dá uma chance? Você está a apenas um clique de distância!

Obrigado por você ter ficado até o fim! Desejamos a você boa sorte, melhor programação de tarefas e projetos simplificados 😉

Biografia do autor:

Amine Boussassi é um redator de conteúdo de SEO que já apareceu em grandes nomes como ActiveCampaign, ClickUp e Flippa. Ele é entusiasta do mundo SaaS, de soluções sem código, de ferramentas de gerenciamento de projetos e de tudo o mais. Sua missão abrangente gira em torno de capacitar as empresas a obter classificações elevadas no Google.

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