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Häufige Ursachen von Terminkonflikten und wie Sie sie vermeiden können

Daena Skinner
29/05/2024
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Common Causes of Scheduling Conflicts and How to Avoid Them

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Seien wir ehrlich: Wenn Sie eine Führungsposition innehaben, haben Sie in den letzten Monaten (oder sogar Wochen) sicher schon einmal Terminkonflikte am eigenen Leib erfahren. Mit mehreren Aufgaben gleichzeitig zu jonglieren, mit Terminkonflikten mit Lieferanten konfrontiert zu sein und vielleicht sogar das Brainstorming mit den Webdesignern zu verpassen – das kann alles sein!

Was können Sie also tun? Machen Sie sich weniger Gedanken über Ihre Terminkonflikte? Akzeptieren Sie, dass die Dinge nun einmal so sind und lernen Sie, mit dem Stress zu leben? Oder kreuzen Sie einfach die Finger und hoffen Sie jedes Mal das Beste?

Am Ende dieses Beitrags werden Sie genau wissen, was die Hauptgründe für diese Konflikte sind, welche Konflikte am häufigsten auftreten und wie Sie sie vermeiden können.

Klingt hart? Das kann sein. Aber es ist sicherlich nicht unmöglich.

Was sind Terminkonflikte?

Terminkonflikte treten auf, wenn ein Teammitglied an zwei Orten gleichzeitig sein soll und dadurch verschiedene Verpflichtungen oder Termine in Ihrem Kalender kollidieren.

Um das zu verstehen, brauchen Sie sicher etwas mehr Hilfe, also lassen Sie uns hier ein klareres Bild zeichnen. Stellen Sie sich vor, Sie übertragen eine dringende Aufgabe an Ihre Grafikdesignerin, während diese im Mutterschaftsurlaub ist, oder Sie delegieren Papierkram an einen Produktmanager, während dieser an einer globalen Konferenz teilnimmt.

Diese Konflikte führen dazu, dass sich Ihre Teammitglieder ständig überlastet fühlen, da sie mit mehreren Aufgaben gleichzeitig jonglieren. Das Endergebnis von all dem? Geringere Produktivität des Teams, Verzögerungen bei Projekten und mögliche Budgetüberschreitungen.

Noch schlimmer! Wiederkehrende Terminkonflikte können den gesamten Geschäftsablauf stören und das Projekt sogar zum Scheitern bringen.

Terminkonflikte: Wie sind wir hierher gekommen?

Nachdem wir nun festgestellt haben, was Terminkonflikte sind und welche Auswirkungen sie auf die Projektentwicklung haben können. Es ist an der Zeit, uns auf eine Lösung zu konzentrieren.

Aber warten Sie, vielleicht sollten wir erst einmal darüber diskutieren, wie wir überhaupt zu diesen Konflikten gekommen sind.

Wertvolle Chancen verpassen

Wir sagen es Ihnen nur ungern, aber es ist unnötig zu sagen, dass Sie aufgrund von Terminkonflikten definitiv einige unschätzbare Gelegenheiten verpassen, die sich Ihnen bei nicht besuchten Veranstaltungen oder Meetings bieten. Ob es um die Vernetzung mit wichtigen Akteuren geht, um das Aufspüren unerforschter Marktlücken oder sogar um den Verlust eines potenziellen Kunden.

Doppelbuchung

Das passiert recht häufig bei CEOs und Abteilungsleitern. Aufgrund ihres verrückten Terminkalenders buchen sie sich oft unabsichtlich für zwei Veranstaltungen gleichzeitig ein und geraten dadurch in Terminkonflikte.

Kollidierende Pflichten

Ein weiterer häufiger Terminkonflikt entsteht, wenn sich die Verpflichtungen und Aufgaben der Teammitglieder überschneiden. Es ist wahrscheinlicher, dass es dazu kommt, wenn Teams Besprechungen und Termine ansetzen, ohne die vorherigen Verpflichtungen aller Beteiligten zu berücksichtigen.

Dies überfordert nicht nur einige Teammitglieder mit überfälligen Aufgaben, die sich während ihrer Abwesenheit angesammelt haben, sondern es stört auch ihre Arbeitsweise.

Mangelnde Kommunikation

Schlechte Kommunikation ist eine der häufigsten Ursachen für Terminkonflikte und es ist nicht schwer zu verstehen, warum. Wenn es dem Team nicht gelingt, die Informationen richtig zu kommunizieren, besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiter unwissentlich Doppelbuchungen vornehmen oder sich nur schwer mit ihren Kollegen abstimmen können.

Unerwartete Umstände

Nicht jeder Terminkonflikt ist auf menschliche Fehler zurückzuführen. Tatsächlich werden viele dieser Konflikte durch unvorhergesehene Ereignisse oder Notfälle verursacht, und das kommt häufig vor: Gesundheitsprobleme, technische Probleme, Transport – buchstäblich alles, was eine sofortige Beurteilung erfordert.

Ineffektive Planung

Ein Schuss ins Blaue – das ist genau das, was eine schlechte Planung von Aufgaben und Ereignissen mit engen Zeitvorgaben beschreibt. Die Belohnung? unrealistische Fristen, unerträgliche Arbeitsbelastung und natürlich Terminkonflikte.

Zeitzonenunterschiede

Sie könnten sagen, dass Ihr Remote-Team die Zeitzonenunterschiede immer ausgleichen kann, und wir könnten zustimmen, aber dann würden wir beide lügen! Stellen Sie sich nur vor, Sie hätten Teammitglieder aus Argentinien, Australien und den USA. Sehen Sie den Konflikt zwischen den Zeitfenstern schon kommen?

Irgendwann wird es also unweigerlich zu Problemen mit dem Zeitmanagement kommen und Meetings werden für einige Teilnehmer zu ungünstigen (um nicht zu sagen unmöglichen) Zeitpunkten angesetzt.

Häufige Ursachen für Terminkonflikte

Verschiedene Projekte jonglieren

Es sollte Sie nicht schockieren zu hören, dass das Jonglieren mit mehreren Projekten gleichzeitig für Teams ein echtes Problem darstellt. Denken Sie nur einmal darüber nach: verschiedene Aufgaben mit ihren eigenen Zeitplänen, Abhängigkeiten, Materialien und Personalressourcen, die alle gleichzeitig für verschiedene Aufgaben angefordert werden – Hallo, Planungskonflikte ✋.

Die Daten übersehen

Wir hassen es, wie eine kaputte Schallplatte zu klingen, aber wir sagen es noch einmal: Bevor Sie Aufgaben zuweisen, sollten Sie überprüfen, ob Ihre Teammitglieder verfügbar sind. Aber woher soll ich denn wissen, ob ein Teammitglied verfügbar ist, fragen Sie? Nun, durch Daten natürlich!

Es tut mir leid, Ihnen sagen zu müssen, dass Sie ohne Daten wahrscheinlich Aufgaben an jemanden vergeben, der das sonnige Wetter auf Bali genießt oder an einer Veranstaltung in Dubai teilnimmt. Nicht ideal, oder?

Die Daten geben auch mehr Aufschluss über die Kapazität der Teammitglieder. Wenn Sie das übersehen, riskieren Sie, jemanden mit endloser Arbeit zu überlasten, nur um mitzuhalten.

Vernachlässigung der Aufgabenpriorisierung

Sie haben es schon einmal gehört, aber wir sagen es noch einmal: Es ist einfach unrealistisch, von Ihrem Team zu erwarten, dass es an gleichzeitigen Aufgaben arbeitet, alle Fristen einhält und eine erstklassige Qualität gewährleistet.

Ohne ein gut durchdachtes System zur Priorisierung von Aufgaben und zur Leistungsverfolgung werden sich selbst die fähigsten und effizientesten Teammitglieder in widersprüchlichen Aktivitäten und Zeitplänen für das Projekt verfangen.

Begrenzung der Ressourcen

Nun, was auch immer Ihr Projekt sein mag, es ist am besten, wenn Sie zu den Grundlagen zurückkehren. Wenn die Teams die für das bevorstehende Projekt erforderlichen personellen Ressourcen nicht eingeplant haben, ist ihre Planungskapazität ernsthaft in Frage gestellt. Dies könnte zu einem Arbeitskräftemangel führen, und raten Sie mal? Sie werden niemanden haben, der sich um die Aufgaben kümmert.

Nehmen wir an, Ihr Team arbeitet an einem App-Entwicklungsprojekt und plötzlich muss ein vom Kunden gemeldeter Fehler dringend behoben werden. Es gibt nur einen IT-Techniker, der dem Projekt zugewiesen ist, und der ist bereits mit anderen technischen Aufgaben überlastet.

Fehlen eines Zeitpolsters

Verzeihen Sie uns den Fachjargon, aber vereinfacht ausgedrückt ist die Pufferzeit die zusätzliche Zeit, die zu Ihrem Projektzeitplan oder Ihren Fristen hinzugefügt und budgetiert werden muss, um unvorhergesehene Ereignisse zu berücksichtigen. Verzögerungen, Überarbeitungen in letzter Minute, externe Faktoren – es kann alles sein.

Bei Projekten können Sie nicht einfach die Daumen drücken und auf das Beste hoffen. Ohne dieses Zeitpolster haben Sie also entweder ein Projekt, das ständig hinter dem Zeitplan zurückbleibt, oder ein Team, das mit den Aufgaben überfordert ist.

4 Wege zur Vermeidung von Terminkonflikten

Jetzt kommt der lustige Teil!

Bei den folgenden Tipps handelt es sich nicht nur um Richtlinien. Sie sind der Spielplan, um die häufigsten Terminkonflikte zu vermeiden (oder zumindest zu reduzieren).

Lassen Sie uns gleich loslegen!

Kommunizieren Sie den Konflikt mit Ihrem Team

Eine bessere Kommunikation führt zu besseren Ergebnissen. Und mit besseren Ergebnissen, gut durchdachten Entscheidungen bei Terminkonflikten.

Wenn jedes am Projekt beteiligte Teammitglied über den sich anbahnenden Konflikt Bescheid weiß, kann das Team das Problem diskutieren und angehen, noch bevor es zu einem Konflikt kommt.

Die Rationalisierung des Kommunikationsprozesses erfordert jedoch etwas mehr Arbeit: Als Teamleiter greifen Sie daher am besten auf eine digitale Lösung zurück, wie z.B. eine Projektmanagement-Software mit eingebauten Kommunikationsfunktionen und einem Terminplanungssystem, damit Ihr Team alles, was wichtig ist, auf einer einzigen Plattform zusammenführen kann. Ziemlich nützlich, nicht wahr?

Machen Sie Pläne im Voraus

Seien wir ehrlich: Die meisten Arbeitnehmer haben keine Kontrolle über ihre Arbeitszeit, und das passiert häufiger, als Sie denken. Untersuchungen von Statista zeigen, dass 47% der Arbeitsplätze nur eine sehr begrenzte Flexibilität bieten, obwohl die meisten Arbeitnehmer lieber nach einem besser planbaren Zeitplan arbeiten würden, wenn sie die Wahl hätten.

Andererseits bekommen einige Arbeitnehmer nicht genügend Arbeitsstunden und müssen Teilzeit arbeiten (weniger als 35 Stunden pro Woche), obwohl sie gerne mehr arbeiten würden.

Dieses Problem tritt in der Regel auf, wenn Unternehmer nicht in der Lage sind, die Arbeitsbelastung zu bestimmen und die Zeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Die Lösung für dieses Problem? Planen Sie voraus! Denn wenn Sie im Voraus einen Zeitplan aufstellen, können Sie Ihrem Team feste Arbeitszeiten geben und ihm im Idealfall sogar eine Vollzeitstelle anbieten.

Denn worum geht es bei der Planung wirklich? Ihr Team produktiver zu machen, richtig?

Sobald Sie das Gesamtbild kennen, können Sie sich darauf konzentrieren, wer was tut. Das bringt uns zu unserer nächsten Lösung.

Erstellen Sie einen eigenen Zeitplan für Ihr Team

Was die Teammitglieder wirklich von Ihnen wollen, ist ein Plan, der mit ihrem Arbeitsplan übereinstimmt. Daher sollten Sie einen Tagesablaufplaner einrichten, in dem sie den gesamten Projektzeitplan sehen können, sowie einen eigenen Zeitplan, damit sie die Termine entsprechend ihrer Verfügbarkeit planen können. Sehen Sie? Super einfach.

Setzen Sie realistische Erwartungen

Zeit ist Geld, und das gilt auch für Ressourcen wie Mitarbeiter, Material und Schulungen, das verstehen wir vollkommen. Aber Sie sollten immer realistisch sein, wenn es darum geht, wann das Projekt abgeschlossen sein soll. All dies beseitigt Kopfschmerzen im Zusammenhang mit Aufgabenzuweisungen, Urlaub, Abwesenheit, Delegation, zeitlicher Flexibilität und allem, was dazwischen liegt.

Wenn Ihr gesamtes Team einen vordefinierten Arbeitsplan hat und sich über die Arbeitsbelastung der anderen im Klaren ist. keine Chance, dass eine Aufgabe verpasst wird.

Abschließende Worte von SimplyBook.Me

Und damit sind wir am Ende angelangt – mit dem Blogbeitrag, meinen wir, nicht mit den Terminkonflikten!

Jetzt können wir mit Sicherheit sagen, dass wir Ihnen so viel über die Ursachen von Terminkonflikten erzählt haben, wie Sie wissen sollten, bevor Sie sich mit ihnen befassen.

Je nach Ihrer Nische können Sie die Online-Termine Ihres Teams und Ihrer Kunden nahtlos planen. Und das ist gar nicht so schwer, wie Sie denken. SimplyBook.Me ist das Tool, mit dem Sie das in Sekundenschnelle erledigen können. Warum probieren Sie es also nicht aus? Es ist nur einen Klick entfernt!

Danke, dass Sie bis zum Ende durchgehalten haben! Wir wünschen Ihnen viel Glück, eine bessere Aufgabenplanung und schlankere Projekte 😉 .

Autor Bio:

Amine Boussassi ist ein Autor von SEO-Inhalten, der bei großen Namen wie ActiveCampaign und ClickUp und Flippa zu finden ist. Er ist begeistert von der SaaS-Welt, von No-Code-Lösungen, Projektmanagement-Tools und allem, was dazwischen liegt. Seine übergreifende Mission besteht darin, Unternehmen dabei zu unterstützen, hohe Platzierungen bei Google zu erreichen.

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