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Causas comunes de los conflictos de programación y cómo evitarlos

Daena Skinner
29/05/2024
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Common Causes of Scheduling Conflicts and How to Avoid Them

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Reconozcámoslo, si ocupas un puesto directivo, seguro que has experimentado de primera mano los conflictos de horarios en los últimos meses (o incluso semanas). Hacer malabarismos con múltiples tareas al mismo tiempo, enfrentarse a reuniones y plazos conflictivos con los proveedores, y tal vez incluso perderse esa llamada de brainstorming con los diseñadores web… ¡puede ser cualquier cosa!

Entonces, ¿qué puedes hacer? ¿Te importan menos los conflictos de horarios? ¿Aceptar que las cosas son así y aprender a vivir con el estrés? ¿O simplemente cruzar los dedos y esperar lo mejor cada vez?

Al final de este post, sabrás exactamente cuáles son las principales razones de estos conflictos, los conflictos más recurrentes y cómo evitarlos.

¿Te parece duro? Puede serlo. Pero desde luego no es imposible.

¿Qué son los conflictos de programación?

Los conflictos de agenda son una situación que se produce cuando un miembro del equipo debe estar en dos lugares a la vez, lo que provoca un choque entre distintos compromisos o citas en su calendario.

Sin duda necesitarás más ayuda para entenderlo, así que vamos a esbozar una imagen más clara. Imagina asignar una tarea urgente a tu diseñadora gráfica mientras está de baja por maternidad, o delegar algo de papeleo en un jefe de producto cuando está asistiendo a una conferencia mundial.

Estos conflictos harán que los miembros de tu equipo se sientan constantemente bajo presión, mientras hacen malabarismos con múltiples tareas simultáneamente. ¿El resultado final de todo esto? Reducción de la productividad del equipo, retrasos en los proyectos y posibilidad de salirse del presupuesto.

¡Peor aún! Los conflictos recurrentes de programación pueden perturbar todo el flujo de trabajo de la empresa e incluso llevar el proyecto al colapso.

Conflictos de programación: ¿Cómo hemos llegado hasta aquí?

Ahora que hemos establecido qué son los conflictos de programación y qué repercusiones pueden tener en el desarrollo del proyecto. Es hora de cambiar nuestro enfoque hacia una solución.

Pero espera, tal vez antes de eso, deberíamos empezar a debatir cómo llegamos a estos conflictos de todos modos.

Perder oportunidades valiosas

Lamentamos tener que decírtelo, pero no hace falta decir que los conflictos de agenda te harán perder oportunidades inestimables en eventos o reuniones a los que no asistas. Ya sea estableciendo contactos con actores clave, identificando huecos de mercado inexplorados, o incluso perdiendo a un cliente potencial.

Doble reserva

Esto les ocurre muy a menudo a los directores generales y a los jefes de departamento. A menudo, sin querer, se apuntan a dos eventos a la vez debido a su alocada agenda y, como resultado, se encuentran atrapados en conflictos de programación.

Deberes contrapuestos

Otro conflicto de programación habitual se produce cuando los miembros del equipo tienen compromisos y tareas que se solapan. Es más probable que se produzca cuando los equipos organizan reuniones y citas sin tener en cuenta los compromisos previos de todos.

Esto no sólo abruma a algunos miembros del equipo con tareas atrasadas acumuladas durante su ausencia, sino que también altera sus pautas de trabajo.

Falta de comunicación

La mala comunicación es una de las causas más frecuentes de los conflictos de programación, y no es difícil entender por qué. Cuando el equipo no comunica la información adecuadamente, lo más probable es que los empleados, sin saberlo, hagan doble reserva o tengan dificultades para coordinarse con sus compañeros.

Circunstancias inesperadas

No todos los conflictos de programación se deben a errores humanos, de hecho, muchos de estos choques se deben a imprevistos o emergencias, y esto ocurre a menudo: problemas de salud, cuestiones técnicas, transporte… literalmente, cualquier cosa que exija una evaluación inmediata.

Planificación ineficaz

Un tiro en la oscuridad: eso es exactamente lo que describe una mala planificación de tareas y eventos con plazos ajustados. ¿La recompensa? plazos poco realistas, carga de trabajo insoportable y, por supuesto, conflictos de horarios.

Diferencias horarias

Podrías decir que tu equipo remoto siempre puede resolver las diferencias de huso horario y estaríamos de acuerdo, ¡pero entonces ambos estaríamos mintiendo! Imagínate tener miembros del equipo de Argentina, Australia y Estados Unidos. ¿Ves venir el choque de franjas horarias?

Así que, en algún momento, habrá inevitablemente algunos problemas de gestión del tiempo y reuniones programadas en franjas horarias poco convenientes (por no decir imposibles) para algunos participantes.

Causas habituales de los conflictos de programación

Hacer malabarismos con diferentes proyectos

No debería chocarte oír que hacer malabarismos con varios proyectos a la vez es un verdadero quebradero de cabeza para los equipos, piénsalo: diferentes tareas con sus propios plazos, dependencias, material y recursos humanos, todos solicitados simultáneamente para diferentes tareas – Hola, conflictos de programación ✋.

Pasar por alto los datos

Odiamos sonar como un disco rayado, pero lo diremos una vez más: antes de asignar tareas, asegúrate de comprobar si los miembros de tu equipo están disponibles. Pero, ¿cómo diablos puedo saber la disponibilidad del miembro del equipo, te preguntarás? Pues a través de los datos, ¡por supuesto!

Siento decirte que sin datos es probable que asignes tareas a alguien que está disfrutando del clima soleado de Bali o asistiendo a un evento en Dubai. No es lo ideal, ¿verdad?

Los datos también aportan más visibilidad de la capacidad de los miembros del equipo, por lo que si los pasas por alto, corres el riesgo de sobrecargar a alguien con un trabajo interminable sólo para mantener el ritmo.

No tener en cuenta la priorización de tareas

Ya lo has oído antes, pero lo diremos de nuevo: esperar que tu equipo trabaje en tareas simultáneas, cumpla todos los plazos y mantenga una calidad de primera es simplemente poco realista.

Sin un sistema bien pensado de priorización de tareas y seguimiento del rendimiento, incluso los miembros más hábiles y eficientes del equipo se verán atrapados en actividades y calendarios conflictivos en el proyecto.

Limitación de recursos

Sea cual sea tu proyecto, lo mejor es volver a lo básico. Si los equipos no han previsto los recursos humanos que requiere el próximo proyecto, entonces su capacidad de planificación es seriamente cuestionable. Esto podría provocar una escasez de mano de obra, ¿y adivina qué? No tendrás a nadie que se encargue de las tareas.

Supongamos, por ejemplo, que tu equipo está trabajando en un proyecto de desarrollo de una aplicación, y de repente hay una necesidad urgente de corregir un error notificado por el cliente, y sólo hay un técnico informático asignado al proyecto, y ya está desbordado con otras tareas técnicas.

Ausencia de tiempo de amortiguación

Perdónanos por la jerga, pero en términos sencillos, el tiempo de colchón es el tiempo extra que hay que añadir y presupuestar al calendario o los plazos de tu proyecto para tener en cuenta cualquier imprevisto. Retrasos, revisiones de última hora, factores externos… Puede ser cualquier cosa.

En los proyectos, no puedes limitarte a cruzar los dedos y esperar que ocurra lo mejor. Así que sin este tiempo de colchón, básicamente te estás preparando para un proyecto que se retrasa constantemente o para un equipo que está abrumado de tareas.

4 formas de evitar conflictos de programación

¡Ahora viene la parte divertida!

Los siguientes consejos que vamos a compartir no son meras directrices. Son el plan de juego para evitar (o al menos reducir) los conflictos de programación más comunes.

¡Vamos allá!

Comunica el conflicto a tu equipo

A mejor comunicación, mejores resultados. Y con mejores resultados, decisiones bien pensadas para los conflictos de programación.

Cuando todos los miembros del equipo implicados en el proyecto son conscientes del conflicto que se avecina, el equipo puede debatir y abordar el problema de frente, incluso antes de que se produzca.

Pero agilizar el proceso de comunicación requerirá algo más de trabajo: así que tu mejor opción como jefe de equipo es recurrir a una solución digital, como utilizar un software de gestión de proyectos con funciones de comunicación incorporadas y un sistema de programación, para que a tu equipo le resulte fácil llevar todo lo importante a una única plataforma. Bastante útil, ¿verdad?

Haz planes con antelación

Seamos realistas, la mayoría de los empleados no tienen control sobre su tiempo de trabajo, y ocurre más a menudo de lo que te imaginas. Un estudio de Statista muestra que el 47% de los lugares de trabajo ofrecen una flexibilidad muy limitada, cuando la mayoría de los empleados preferirían trabajar con un horario más predeciblesi les dieran a elegir.

Por otra parte, algunos trabajadores no tienen suficientes horas de trabajo y tienen que trabajar a tiempo parcial (menos de 35 horas semanales) aunque les gustaría trabajar más.

Este problema suele producirse cuando los empresarios no son capaces de determinar la carga de trabajo y controlar el tiempo de sus empleados. ¿La solución? ¡Planifica con antelación! Porque haciendo un horario con antelación, puedes dar a tu equipo un horario fijo, e idealmente, puedes incluso ofrecerles trabajo a tiempo completo.

Porque, ¿de qué trata realmente la planificación? Conseguir que tu equipo sea más productivo, ¿verdad?

Una vez que tengas la visión de conjunto, podrás centrarte en quién hace qué. Lo que nos lleva a nuestra siguiente solución.

Establece un horario específico para tu equipo

Ahora bien, lo que los miembros del equipo realmente quieren de ti es un plan que se ajuste a su horario de trabajo, así que tu solución única es establecer un planificador de rutinas diarias en el que puedan visualizar todo el calendario del proyecto, y su propio horario dedicado para que puedan planificar los plazos de acuerdo con su disponibilidad. ¿Lo ves? Superfácil.

Establece expectativas realistas

El tiempo es dinero, y también lo son los recursos como empleados, material y formación, lo entendemos perfectamente. Pero siempre debes ser realista sobre cuándo debe estar terminado el proyecto. Todo esto elimina los quebraderos de cabeza relacionados con la asignación de tareas, las vacaciones, los permisos, la delegación, la flexibilidad de horarios y todo lo demás.

Cuando todo tu equipo tiene un horario de trabajo predefinido y conoce la carga de trabajo de los demás. ninguna posibilidad de que se pierda una tarea.

Palabras finales de SimplyBook.Me

Y así, llegamos al final de esto -de la entrada del blog, queremos decir, ¡no de los conflictos de agenda!

Ahora, podemos decir con seguridad que te hemos contado todo lo que deberías saber sobre las causas de los conflictos de programación antes de empezar a tratarlos.

Según tu nicho, puedes programar sin problemas las citas online de tu equipo y tus clientes. Y no es tan difícil como crees. SimplyBook.Me es la herramienta que te ayudará a hacerlo en segundos. ¿Por qué no lo intentas? ¡Está a un clic de distancia!

¡Gracias por quedarte hasta el final! Te deseamos buena suerte, una mejor programación de las tareas y proyectos más ágiles 😉

Biografía del autor:

Amine Boussassi es un redactor de contenidos SEO que ha aparecido en grandes nombres como ActiveCampaign y ClickUp, y Flippa. Le entusiasma el mundo SaaS, las soluciones sin código, las herramientas de gestión de proyectos y todo lo demás. Su misión principal gira en torno a capacitar a las empresas para que consigan un buen posicionamiento en Google.

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