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Causes courantes des conflits d’horaires et comment les éviter

Daena Skinner
29/05/2024
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Common Causes of Scheduling Conflicts and How to Avoid Them

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Si vous occupez un poste d’encadrement, vous avez certainement été confronté à des conflits d’horaires au cours des derniers mois (ou même des dernières semaines). Jongler avec plusieurs tâches en même temps, faire face à des réunions et des échéances conflictuelles avec les fournisseurs, et peut-être même manquer cette réunion de brainstorming avec les concepteurs de sites web – cela peut être n’importe quoi !

Que pouvez-vous faire ? Vous ne vous souciez pas des conflits d’horaire ? Accepter que les choses soient ainsi et apprendre à vivre avec le stress ? Ou bien croisez-vous les doigts et espérez-vous que tout se passera bien à chaque fois ?

À la fin de ce billet, vous saurez exactement quelles sont les principales raisons de ces conflits, les conflits les plus récurrents et comment les éviter.

Cela vous semble difficile ? C’est possible. Mais ce n’est certainement pas impossible.

Qu’est-ce qu’un conflit d’horaire ?

Les conflits d’horaires se produisent lorsqu’un membre de l’équipe est censé se trouver à deux endroits à la fois, ce qui entraîne un conflit entre différents engagements ou rendez-vous dans votre calendrier.

Vous aurez certainement besoin d’un peu plus d’aide pour comprendre cela, aussi allons-nous brosser un tableau plus clair de la situation. Imaginez que vous confiez une tâche urgente à votre graphiste alors qu’elle est en congé de maternité, ou que vous déléguez des tâches administratives à un chef de produit alors qu’il assiste à une conférence internationale.

Ces conflits font que les membres de votre équipe se sentent constamment sous tension, alors qu’ils jonglent avec plusieurs tâches simultanément. Le résultat final de tout cela ? Réduction de la productivité de l’équipe, retards dans les projets et risque de dépassement du budget.

Pire encore ! Des conflits de calendrier récurrents peuvent perturber l’ensemble du flux de travail de l’entreprise et même entraîner l’effondrement du projet.

Conflits d’horaires : Comment en sommes-nous arrivés là ?

Maintenant que nous avons établi ce que sont les conflits de calendrier et les répercussions qu’ils peuvent avoir sur le développement du projet. Il est temps de se concentrer sur une solution.

Mais attendez, avant cela, nous devrions peut-être commencer à discuter de la manière dont nous sommes arrivés à ces conflits.

Manquer des occasions précieuses

Nous sommes désolés de vous le dire, mais il est inutile de préciser que les conflits d’horaire vous feront manquer des opportunités inestimables lors d’événements ou de réunions qui n’ont pas été suivis. Qu’il s’agisse de nouer des contacts avec des acteurs clés, d’identifier des lacunes inexplorées sur le marché ou même de perdre un client potentiel.

Double réservation

Cela arrive assez souvent aux PDG et aux chefs de service. En raison de leur emploi du temps surchargé, ils s’inscrivent souvent sans le vouloir à deux événements en même temps et se retrouvent ainsi pris dans des conflits d’horaires.

Des devoirs contradictoires

Les membres de l’équipe qui ont des engagements et des tâches qui se chevauchent constituent un autre conflit d’horaire courant. Il est plus probable que cela se produise lorsque les équipes organisent des réunions et des rendez-vous sans tenir compte des engagements préalables de chacun.

Non seulement certains membres de l’équipe sont submergés par les tâches en retard accumulées pendant leur absence, mais cela perturbe également leurs habitudes de travail.

Manque de communication

Une mauvaise communication est l’une des causes récurrentes des conflits d’horaires et il n’est pas difficile de comprendre pourquoi. Lorsque l’équipe ne communique pas correctement les informations, il y a de fortes chances que les employés se réservent deux fois le même emploi du temps sans le savoir ou qu’ils aient du mal à se coordonner avec leurs collègues.

Circonstances inattendues

Tous les conflits d’horaires ne sont pas dus à des erreurs humaines. En fait, beaucoup de ces conflits sont causés par des événements imprévus ou des urgences, et cela arrive souvent : problèmes de santé, problèmes techniques, transports – littéralement tout ce qui exige une évaluation immédiate.

Planification inefficace

Un coup d’épée dans l’eau – c’est exactement ce qui décrit une mauvaise planification des tâches et des événements dans des délais serrés. Le résultat ? des délais irréalistes, une charge de travail insupportable et, bien sûr, des conflits d’horaires.

Différences de fuseaux horaires

Vous pourriez dire que votre équipe à distance peut toujours s’accommoder des différences de fuseaux horaires et nous serions d’accord, mais nous mentirions tous les deux ! Imaginez que vous ayez des membres d’équipe venant d’Argentine, d’Australie et des États-Unis. Voyez-vous venir le conflit de créneaux horaires ?

Ainsi, à un moment donné, il y aura inévitablement des problèmes de gestion du temps et des réunions programmées à des heures peu commodes (pour ne pas dire impossibles) pour certains participants.

Causes courantes de conflits d’horaires

Jongler avec différents projets

Cela ne devrait pas vous surprendre d’entendre que jongler avec plusieurs projets à la fois est un véritable casse-tête pour les équipes. Pensez-y : différentes tâches avec leurs propres délais, dépendances, matériel et ressources humaines, toutes demandées simultanément pour différentes tâches – Bonjour, les conflits de calendrier ✋.

Ne pas tenir compte des données

Nous ne voulons pas avoir l’air d’un disque rayé, mais nous le répétons une fois de plus : avant d’assigner des tâches, vérifiez que les membres de votre équipe sont disponibles. Mais comment puis-je connaître la disponibilité d’un membre de l’équipe ? Grâce aux données, bien sûr !

Je suis désolé de vous dire que, sans données, vous risquez d’assigner des tâches à quelqu’un qui profite du soleil de Bali ou qui assiste à un événement à Dubaï. Ce n’est pas l’idéal, n’est-ce pas ?

Les données permettent également de mieux connaître les capacités des membres de l’équipe. Si vous ne les prenez pas en compte, vous risquez de surcharger quelqu’un de travail pour qu’il puisse suivre le rythme.

Ne pas tenir compte de l’ordre de priorité des tâches

Vous l’avez déjà entendu, mais nous le répétons : attendre de votre équipe qu’elle travaille sur des tâches simultanées, qu’elle respecte toutes les échéances et qu’elle maintienne une qualité irréprochable est tout simplement irréaliste.

Sans un système bien conçu de hiérarchisation des tâches et de suivi des performances, même les membres les plus compétents et les plus efficaces de l’équipe se retrouveront pris dans des activités et des calendriers contradictoires.

Limitation des ressources

Quel que soit votre projet, il est préférable de revenir à l’essentiel. Si les équipes n’ont pas prévu les ressources humaines nécessaires au projet à venir, leur capacité de planification est sérieusement remise en question. Cela pourrait entraîner une pénurie de main-d’œuvre, et devinez quoi ? Vous n’aurez personne pour s’occuper des tâches.

Supposons par exemple que votre équipe travaille sur un projet de développement d’application et qu’il y a soudain un besoin urgent de corriger un bogue signalé par le client, qu’il n’y a qu’un seul technicien informatique affecté au projet et qu’il est déjà submergé par d’autres tâches techniques.

Absence de coussin de sécurité

Pardonnez-nous pour le jargon, mais en termes simples, le temps de réserve est le temps supplémentaire qui doit être ajouté et budgétisé dans le calendrier ou les délais de votre projet pour tenir compte de tout événement imprévu. Retards, révisions de dernière minute, facteurs externes – tout peut arriver.

Dans les projets, vous ne pouvez pas vous contenter de croiser les doigts et d’espérer que le meilleur se produise. Sans cette marge de manœuvre, vous vous exposez à un projet qui prend constamment du retard ou à une équipe qui croule sous les tâches.

4 façons d’éviter les conflits d’horaires

Voici la partie la plus amusante !

Les conseils que nous allons vous donner ne sont pas de simples lignes directrices. Il s’agit d’un plan d’action permettant d’éviter (ou du moins de réduire) les conflits de calendrier les plus fréquents.

Entrons dans le vif du sujet !

Communiquez le conflit à votre équipe

Une meilleure communication permet d’obtenir de meilleurs résultats. Et avec de meilleurs résultats, des décisions bien réfléchies pour les conflits d’horaires.

Lorsque tous les membres de l’équipe impliqués dans le projet sont conscients de l’imminence d’un conflit, l’équipe peut en discuter et l’aborder de front avant même qu’il ne se produise.

Mais rationaliser le processus de communication demandera un peu plus de travail : votre meilleur atout en tant que chef d’équipe est donc de recourir à une solution numérique, comme l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet doté de fonctions de communication intégrées et d’un système de planification, afin de permettre à votre équipe de regrouper facilement tout ce qui compte sur une seule plateforme. Plutôt utile, n’est-ce pas ?

Planifiez à l’avance

Soyons réalistes, la plupart des employés n’ont pas le contrôle de leur temps de travail, et cela arrive plus souvent qu’on ne le pense. Une étude de Statista montre que 47 % des lieux de travail offrent une flexibilité très limitée, alors que la plupart des employés préféreraient travailler selon un horaire plus prévisible s’ils en avaient le choix.

D’autre part, certains travailleurs n’ont pas assez d’heures de travail et doivent travailler à temps partiel (moins de 35 heures par semaine) alors qu’ils souhaiteraient travailler davantage.

Ce problème survient généralement lorsque les chefs d’entreprise ne sont pas en mesure de déterminer la charge de travail et de suivre le temps de travail de leurs employés. La solution ? Planifiez à l’avance ! En effet, en établissant un calendrier à l’avance, vous pouvez donner à votre équipe des heures stables et, idéalement, vous pouvez même leur offrir un travail à temps plein.

En effet, quel est l’objectif réel de la planification ? Rendre votre équipe plus productive, n’est-ce pas ?

Une fois que vous avez une vue d’ensemble, vous pouvez vous concentrer sur les tâches à accomplir. Ce qui nous amène à la solution suivante.

Mettre en place un calendrier dédié à votre équipe

Ce que les membres de l’équipe attendent vraiment de vous, c’est un plan qui s’aligne sur leur emploi du temps. Votre solution unique consiste donc à mettre en place un planificateur de routine quotidienne où ils peuvent visualiser l’ensemble du calendrier du projet, ainsi qu’un calendrier qui leur est propre, afin qu’ils puissent planifier les échéances en fonction de leurs disponibilités. Vous voyez ? C’est très facile.

Fixez des attentes réalistes

Le temps, c’est de l’argent, tout comme les ressources telles que les employés, le matériel et la formation, nous le comprenons parfaitement. Mais vous devez toujours être réaliste quant à la date d’achèvement du projet. Tout cela élimine les maux de tête liés à l’attribution des tâches, aux vacances, aux congés, à la délégation, à la flexibilité des horaires et à tout ce qui se passe entre les deux.

Lorsque l’ensemble de votre équipe dispose d’un horaire de travail prédéfini et qu’elle est consciente de la charge de travail de chacun. il n’y a aucune chance qu’une tâche soit manquée.

Le mot de la fin de SimplyBook.Me

C’est ainsi que nous en arrivons à la fin – l’article de blog, nous voulons dire, pas les conflits d’horaire !

Nous pouvons affirmer sans crainte que nous vous avons expliqué les causes des conflits d’horaires avant que vous ne commenciez à les gérer.

En fonction de votre niche, vous pouvez planifier de manière transparente les rendez-vous en ligne de votre équipe et de vos clients. Et ce n’est pas aussi difficile que vous le pensez. SimplyBook.Me est l’outil qui vous aidera à le faire en quelques secondes. Alors pourquoi ne pas essayer ? C’est à portée de clic!

Merci d’être resté jusqu’à la fin ! Nous vous souhaitons bonne chance, une meilleure planification des tâches et des projets rationalisés 😉

Bio de l’auteur :

Amine Boussassi est un rédacteur de contenu SEO qui a été présenté sur de grands noms comme ActiveCampaign et ClickUp, et Flippa. Il est passionné par le monde SaaS, les solutions sans code, les outils de gestion de projet et tout ce qui se trouve entre les deux. Sa mission principale consiste à aider les entreprises à obtenir un bon classement sur Google.

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