Como encontrar o software de contabilidade certo para o seu negócio em 2022

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Percorremos um longo caminho na adaptação à tecnologia em nossas vidas profissionais, e a contabilidade é uma delas. A contabilidade financeira é uma tarefa tediosa e demorada, por isso os proprietários de empresas passaram a confiar em seu software de contabilidade para responder a perguntas críticas, como:

• Estamos administrando um negócio lucrativo? Por que ou por que não?
• Podemos fazer os pagamentos de impostos necessários antes do prazo?
• Temos um orçamento para investir em novos equipamentos?
• Precisamos explorar o financiamento de uma perspectiva diferente?
• Atingiremos nossos números orçamentários neste trimestre financeiro?
• Onde e como podemos cortar gastos desnecessários?
• Os membros da equipe podem acessar todos os nossos dados contábeis on-line quando trabalham em casa?

Um bom software de contabilidade para pequenas empresas pode responder às perguntas acima em segundos com base na entrada. Eles fornecem ferramentas de pesquisa instantânea e relatórios personalizáveis para rastrear todos os detalhes minuciosos.

Todos os softwares de contabilidade do mercado fazem promessas doces em relação a recursos e funcionalidades. Mas nem todos eles são adequados para o seu negócio. Ajudaremos você a entender como escolher o melhor produto da multidão e levar sua empresa para o próximo nível.

Perguntas a serem feitas ao avaliar um software de contabilidade

Sabemos que você está interessado nos recursos dos principais softwares de contabilidade. A maioria dos proprietários de pequenas empresas começa a pesquisar softwares complexos de ERP (Enterprise Resource Planning) diretamente, embora possa não se adequar ao tamanho atual de seus negócios.

Queremos que você entenda os fundamentos da tecnologia contábil antes de tomar uma decisão de compra. Então, aqui estão algumas perguntas preliminares que você pode usar para selecionar alguns dos melhores sistemas de contabilidade:

• O seu software é adequado para a minha indústria?
• Você oferece soluções personalizadas para atender às necessidades do meu negócio?
• Quantos funcionários e clientes seu software pode atender em um determinado momento?
• Como seu software pode me ajudar a cumprir várias leis fiscais e regulamentações financeiras do meu país?
• Meus dados são armazenados em backup com segurança? O acesso pode ser restaurado imediatamente se houver uma interrupção?
• Quais medidas de segurança você usa para garantir a privacidade dos dados da minha empresa e dos meus clientes?
• Qual é o custo total? Há alguma taxa de configuração ou armazenamento em nuvem?
• Que tipos de suporte técnico e atendimento ao cliente você pode fornecer? Posso interagir com sua equipe de suporte apenas por e-mail ou mesmo por telefone?

Você obterá respostas para a maioria das perguntas acima no site do fornecedor de software ou em um mercado dedicado. Além disso, você pode expandir seu conhecimento sobre alguns dos aspectos acima na próxima seção deste artigo.

16 fatores a considerar ao escolher um software de contabilidade

1. Contas a receber e contas a pagar

Todo bom software de contabilidade permite que você registre tanto o dinheiro que seus clientes lhe devem (contas a receber) quanto o dinheiro que você deve a seus fornecedores (contas a pagar). Seu software de contabilidade deve ajudá-lo a gerenciar ambos os aspectos com eficiência. Inclui a criação de faturas profissionais, o envio de lembretes de pagamento e a cobrança de pagamentos online. Ele também deve ajudá-lo a manter o controle sobre suas contas de fornecedores e despesas operacionais e oferecer lembretes para que você os pague em dia.

2. Gateways de pagamento.

Os gateways de pagamento são um meio seguro para seus clientes ou fornecedores pagarem online. Ao integrar o software de contabilidade com gateways de pagamento, você pode oferecer várias opções de pagamento convenientes.

Assim que o pagamento for concluído através do gateway, o status da fatura relevante será atualizado automaticamente em seu sistema. Existem diferentes gateways de pagamento com taxas de transação variadas. Depois de decidir sobre seu gateway preferido, certifique-se de que o software de contabilidade possa se conectar a ele.

3. Contabilidade baseada em caixa e competência

Você pode fazer a contabilidade de duas maneiras, o método de caixa e o método de acumulação . Se você possui uma pequena empresa e registra transações com base nas entradas e saídas de caixa, o método de contabilidade de caixa é adequado. Mas se você é uma grande empresa que compra e vende a crédito, o regime de competência é o mais adequado para suas necessidades. A imagem abaixo diferencia os dois.

Fonte

A maioria das empresas começa com o método de caixa. Mais tarde, eles mudam para o método de acumulação devido ao crescimento dos negócios. Seu software de contabilidade deve ser flexível com ambos os métodos de contabilidade.

4. Projetos e acompanhamento de tempo

Se você administra uma empresa que trabalha em projetos para clientes, precisará encontrar os tipos de software de faturamento que podem lidar com esse processo de faturamento. Você pode cobrar seus clientes com base nas horas gastas em uma tarefa específica do projeto ou configurar um custo fixo para cada projeto. Se você deseja faturar seus clientes com base no tempo, procure um software de contabilidade que permita rastrear o tempo gasto em tarefas individuais. O software também deve permitir que você converta as planilhas de horas em faturas automaticamente. Além disso, você deve ser capaz de aprovar registros de tempos antes que o sistema crie faturas a partir deles.

5. Prontidão fiscal

O cálculo dos impostos a pagar é um dos benefícios do software de contabilidade para pequenas empresas. Ele calcula sua responsabilidade fiscal, trabalha com várias alíquotas e gera relatórios fiscais para ajudá-lo a cumprir as leis fiscais estabelecidas pelo seu governo.

6. Conciliação bancária.

Não podemos ignorar a reconciliação bancária ao comprar um bom software de contabilidade. O software deve buscar e compilar seus extratos bancários automaticamente. Você também deve ser capaz de configurar critérios personalizados e regras bancárias que categorizem e correspondam automaticamente às suas transações bancárias importadas. Ele permitirá que você reconcilie todas as transações rapidamente e mantenha seu negócio pronto para auditorias.

7. Automação.

A automação é uma bênção da tecnologia moderna e adiciona recursos ilimitados à contabilidade online . Você pode automatizar transações recorrentes, enviar lembretes de pagamento aos clientes e cobrar cartões de crédito dos clientes por pagamentos recorrentes.

A verificação automática é outro recurso de automação que ajuda a capturar dados de recibos e convertê-los em transações com o mínimo de esforço.

As imagens a seguir mostram mais sobre como a automação pode facilitar sua vida:

A automação reduziu o número total de etapas envolvidas na contabilidade de seis para três. Assim, reduziu sua carga de trabalho em 50 por cento! Assim, o software de contabilidade automatizado permite que você se concentre mais em seus principais processos de negócios e reduz a intervenção manual nas tarefas de contabilidade.

8. Integrações.

As integrações de aplicativos de terceiros tornam seu software de contabilidade mais flexível. Eles permitem que você aproveite os benefícios de diferentes aplicativos sem sair da sua plataforma de contabilidade. As alterações feitas em um aplicativo integrado são capturadas e atualizadas automaticamente em sua plataforma de contabilidade. Portanto, não há necessidade de entrada de dados repetida.

Por exemplo, a integração do software de CRM vinculará as informações do cliente ao seu sistema de contabilidade. Qualquer atualização que você fizer no CRM ficará visível no painel do seu aplicativo de contabilidade. Agora, todas as suas equipes estão cientes dos desenvolvimentos recentes.

Discuta com o fornecedor do software sobre as integrações dos CRMs do sistema de contabilidade, ferramentas de gerenciamento de projetos e ERPs.

9. Relatórios

O Analytics ajuda você a monitorar a saúde do seu negócio. Seu software de contabilidade deve gerar relatórios de demonstrativos financeiros, como demonstrativos de renda, balanços e demonstrativos de fluxo de caixa. Ele também deve criar relatórios para diferentes departamentos de contabilidade, como contas a pagar e receber, projetos, estoque e impostos. Esses relatórios refletem seu desempenho em áreas específicas do seu negócio. Você pode mudar seu foco para áreas que precisam de melhorias. Por exemplo, o acompanhamento do faturamento das contas a receber pode ajudar você a entender a eficiência com que sua empresa está coletando os pagamentos dos clientes.

10. Segurança de dados

Os dados financeiros são sensíveis. O software de contabilidade deve fornecer altos níveis de segurança para proteger a privacidade de seus dados.

Recomendamos a instalação de aplicativos em seu software de contabilidade de fornecedores de renome que fornecem autenticação avançada de dois fatores . Além disso, eduque-se sobre os conceitos básicos de comunicação e criptografia seguras. Isso o colocará em uma posição melhor para fazer perguntas relacionadas à segurança ao fornecedor.

11. Microsserviços de contabilidade

É uma tendência emergente no software de contabilidade moderno. Os microsserviços de contabilidade incluem processamento de pagamentos e serviços de folha de pagamento. Eles facilitam a aceitação de pagamentos on-line e também pagam seus funcionários. Esses serviços podem custar mais, mas também oferecem conveniência. Recomendamos usar essa abordagem para misturar e combinar serviços e criar uma solução de contabilidade adaptada às suas necessidades específicas.

12. Interface amigável

Os procedimentos contábeis são complicados e nem todos são hábeis em lidar com números. O software escolhido deve simplificar o trabalho com seus dados financeiros.

Uma interface de usuário (UI) organizada e organizada ajuda você a identificar aspectos significativos de sua contabilidade, facilitando a vida do seu pessoal de contas. O software também deve ser fácil de navegar e permitir que você conclua tarefas com apenas alguns cliques. Uma funcionalidade de arrastar e soltar seria a cereja do bolo!

13. Acesso móvel

As versões móveis de aplicativos de contabilidade baseados em nuvem são flexíveis e você pode acessar números enquanto estiver em movimento. Você pode usar aplicativos móveis para executar todo o processo de contabilidade da sua empresa remotamente. Além disso, se o seu trabalho envolve viagens frequentes, não compre um software de contabilidade que não ofereça um aplicativo móvel.

14. Acesso baseado em função

Nem todos os membros do departamento de contabilidade precisam de acesso aos dados completos. O líder da equipe deve decidir quem tem acesso a que tipo de dados. Os melhores aplicativos de contabilidade do mercado oferecem aos funcionários acesso baseado em funções a módulos de contabilidade específicos. A imagem a seguir mostra os três componentes do controle de acesso baseado em função (RBAC):

Fonte .

Por exemplo, você pode fornecer à equipe do quadro de horários acesso aos quadros de horários para registrar o tempo de suas tarefas. E, ao mesmo tempo, exclua esses funcionários de todas as outras áreas do seu negócio. Ao comprar software de contabilidade, certifique-se de que ele pode limitar seus dados financeiros ao pessoal autorizado.

15. Preços

A maioria dos softwares de contabilidade vem em um pacote com diferentes faixas de preço com base nos recursos. Sugerimos começar com um plano geral que inclua a maioria dos recursos e suporte ao cliente. Você pode pagar mais por recursos adicionais somente se precisar deles no momento.

O software de contabilidade também deve fornecer uma avaliação gratuita. Ele permite que você explore o software corretamente antes da compra.

16. Suporte pós-venda

A maioria dos empresários tende a ignorar o suporte ao cliente ao escolher um software de contabilidade. A qualidade do software não importa. Você precisará de suporte técnico em algum momento após a compra do software.

Tenha cuidado ao comprar programas mais baratos. Esses fornecedores não incluem suporte ao cliente em seus preços. Acreditamos que fornecer suporte ao cliente é uma obrigação para qualquer provedor de serviços de tecnologia. Portanto, não deve haver cobranças extras para o mesmo.

Existe uma maneira simples de verificar a qualidade do suporte ao cliente para software de contabilidade. Poste uma mensagem ou ligue para a equipe de suporte do fornecedor. Veja quanto tempo leva para fornecer uma resposta. Um tempo de resposta atrasado geralmente indica uma equipe de suporte ao cliente ruim.

Uma palavra final

Sabemos que não é fácil acertar tudo na hora de comprar um software de contabilidade pela primeira vez. Mas não podemos ignorar a necessidade de software de contabilidade no século 21.

Nosso conselho final é avaliar todas as suas necessidades contábeis e priorizar recursos com base nelas. Por fim, você pode selecionar um software de contabilidade que forneça esses recursos e ofereça a melhor experiência contábil.

Biografia do autor convidado: Rahul Jade

Rahul Jade é apaixonado por ajudar as organizações a escolher a solução de tecnologia certa para o crescimento dos negócios. Ele escreve extensivamente sobre software de contabilidade, CRM, ERP, computação em nuvem e inteligência artificial. Quando não está escrevendo, ele lê ficção e voa para destinos exóticos!