Wie Sie die richtige Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen im Jahr 2022 finden

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Wir haben einen langen Weg zurückgelegt, was die Anpassung an die Technologie in unserem Berufsleben angeht, und die Buchhaltung ist eine davon. Die Finanzbuchhaltung ist eine mühsame und zeitaufwändige Aufgabe, so dass sich Unternehmer auf ihre Buchhaltungssoftware verlassen, um kritische Fragen zu beantworten, wie z. B.:

• Betreiben wir ein rentables Geschäft? Warum oder warum nicht?
• Können wir die erforderlichen Steuerzahlungen vor Ablauf der Frist leisten?
• Haben wir ein Budget, um in neue Geräte zu investieren?
• Müssen wir die Finanzierung aus einer anderen Perspektive betrachten?
• Werden wir in diesem Finanzquartal unsere Planzahlen erreichen?
• Wo und wie können wir unnötige Ausgaben einsparen?
• Können die Teammitglieder von zu Hause aus online auf alle unsere Buchhaltungsdaten zugreifen?

Eine gute Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen kann die oben genannten Fragen anhand der Eingaben in Sekundenschnelle beantworten. Sie bieten sofortige Suchwerkzeuge und anpassbare Berichte, um alle winzigen Details zu verfolgen.

Jede Buchhaltungssoftware auf dem Markt macht schöne Versprechungen in Bezug auf Merkmale und Funktionalität. Aber nicht alle davon sind für Ihr Unternehmen geeignet. Wir helfen Ihnen dabei, das beste Produkt aus der Masse auszuwählen und Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben.

Fragen, die bei der Bewertung von Buchhaltungssoftware zu stellen sind

Wir wissen, dass Sie an den Funktionen der besten Buchhaltungssoftware interessiert sind. Die meisten Kleinunternehmer beginnen direkt mit der Suche nach komplexer ERP-Software (Enterprise Resource Planning), auch wenn diese vielleicht nicht zur aktuellen Größe ihres Unternehmens passt.

Wir möchten, dass Sie die Grundlagen der Buchhaltungstechnologie verstehen, bevor Sie eine Kaufentscheidung treffen. Im Folgenden finden Sie einige erste Fragen, mit denen Sie einige der besten Buchhaltungssysteme in die engere Wahl ziehen können:

• Ist Ihre Software für meine Branche geeignet?
• Bieten Sie maßgeschneiderte Lösungen für die Bedürfnisse meines Unternehmens an?
• Wie viele Mitarbeiter und Kunden kann Ihre Software zu einem bestimmten Zeitpunkt bedienen?
• Wie kann Ihre Software mir helfen, die verschiedenen Steuergesetze und Finanzvorschriften meines Landes einzuhalten?
• Werden meine Daten sicher gesichert? Kann der Zugang im Falle eines Ausfalls sofort wiederhergestellt werden?
• Welche Sicherheitsmaßnahmen setzen Sie ein, um den Schutz der Daten meines Unternehmens und meiner Kunden zu gewährleisten?
• Wie hoch sind die Gesamtkosten? Fallen Gebühren für die Einrichtung oder den Cloud-Speicher an?
• Welche Arten von technischem Support und Kundendienst können Sie anbieten? Kann ich mit Ihrem Support-Team nur per E-Mail oder sogar per Telefon kommunizieren?

Antworten auf die meisten der oben genannten Fragen erhalten Sie auf der Website des Softwareherstellers oder auf einem speziellen Marktplatz. Außerdem können Sie Ihr Wissen über einige der oben genannten Aspekte im nächsten Abschnitt dieses Artikels erweitern.

16 Faktoren, die bei der Auswahl von Buchhaltungssoftware zu beachten sind

1. Debitoren und Kreditoren

Mit jeder guten Buchhaltungssoftware können Sie sowohl das Geld erfassen, das Ihnen Ihre Kunden schulden (Forderungen), als auch das Geld, das Sie Ihren Lieferanten schulden (Verbindlichkeiten). Ihre Buchhaltungssoftware sollte Ihnen helfen, beide Aspekte effizient zu verwalten. Es umfasst die Erstellung professioneller Rechnungen, das Versenden von Zahlungserinnerungen und den Online-Zahlungseinzug. Es sollte Ihnen auch dabei helfen, Ihre Lieferantenrechnungen und Betriebskosten im Auge zu behalten, und Ihnen Mahnungen anbieten, damit Sie sie pünktlich bezahlen.

2. Zahlungs-Gateways.

Zahlungs-Gateways sind ein sicheres Mittel für Ihre Kunden oder Lieferanten, um Sie online zu bezahlen. Durch die Integration der Buchhaltungssoftware mit Zahlungsgateways können Sie mehrere bequeme Zahlungsoptionen anbieten.

Sobald die Zahlung über das Gateway abgeschlossen ist, wird der Status der betreffenden Rechnung automatisch in Ihrem System aktualisiert. Es gibt verschiedene Zahlungsgateways mit unterschiedlichen Transaktionsgebühren. Sobald Sie sich für Ihr bevorzugtes Gateway entschieden haben, stellen Sie sicher, dass die Buchhaltungssoftware damit verbunden werden kann.

3. Kassenbasierte und periodengerechte Buchführung

Es gibt zwei Arten der Buchführung: die Kassen- und die Periodenrechnung. Wenn Sie ein kleines Unternehmen besitzen und Transaktionen auf der Grundlage von Mittelzuflüssen und -abflüssen erfassen, ist die Kassenbuchführung geeignet. Wenn Sie jedoch ein großes Unternehmen sind, das auf Kredit kauft und verkauft, ist die Periodenabgrenzung die beste Lösung für Ihre Bedürfnisse. Die nachstehende Abbildung unterscheidet zwischen den beiden.

Quelle

Die meisten Unternehmen beginnen mit der Bargeldmethode. Später wird aufgrund des Geschäftswachstums auf die Periodenabgrenzung umgestellt. Ihre Buchhaltungssoftware sollte mit beiden Buchhaltungsmethoden kompatibel sein.

4. Projekte und Zeiterfassung

Wenn Sie ein Unternehmen führen, das an Projekten für Kunden arbeitet, müssen Sie eine Abrechnungssoftware finden, die einen solchen Rechnungsstellungsprozess bewältigen kann. Sie können Ihren Kunden die für eine bestimmte Projektaufgabe aufgewendeten Stunden in Rechnung stellen oder einen Festpreis für jedes Projekt festlegen. Wenn Sie Ihre Kunden nach Zeitaufwand abrechnen möchten, sollten Sie sich nach einer Buchhaltungssoftware umsehen, mit der Sie den Zeitaufwand für einzelne Aufgaben verfolgen können. Die Software sollte es Ihnen auch ermöglichen, die Stundenzettel automatisch in Rechnungen umzuwandeln. Außerdem sollten Sie in der Lage sein, Zeitaufzeichnungen zu genehmigen, bevor das System daraus Rechnungen erstellt.

5. Steuerliche Bereitschaft

Die Berechnung der zu zahlenden Steuern ist einer der Vorteile der Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen. Es berechnet Ihre Steuerschuld, arbeitet mit mehreren Steuersätzen und erstellt Steuerberichte, damit Sie die von Ihrer Regierung festgelegten Steuergesetze einhalten können.

6. Bankabstimmung.

Bei der Suche nach einer guten Buchhaltungssoftware dürfen wir den Bankabgleich nicht außer Acht lassen. Die Software sollte Ihre Kontoauszüge automatisch abrufen und zusammenstellen. Sie sollten auch in der Lage sein, benutzerdefinierte Kriterien und Bankregeln einzurichten, die Ihre importierten Banktransaktionen automatisch kategorisieren und abgleichen. So können Sie alle Transaktionen schnell abstimmen und Ihr Unternehmen für Prüfungen bereithalten.

7. Automatisierung.

Die Automatisierung ist ein Segen der modernen Technik und erweitert die Möglichkeiten der Online-Buchhaltung um ein Vielfaches. Sie können wiederkehrende Transaktionen automatisieren, Zahlungserinnerungen an Kunden versenden und Kundenkreditkarten für wiederkehrende Zahlungen belasten.

Auto-Scan ist eine weitere Automatisierungsfunktion, die Ihnen hilft, Daten von Belegen zu erfassen und sie mit minimalem Aufwand in Transaktionen umzuwandeln.

In den folgenden Bildern erfahren Sie mehr darüber, wie Automatisierung Ihr Leben erleichtern kann:

Durch die Automatisierung verringerte sich die Gesamtzahl der Arbeitsschritte in der Buchhaltung von sechs auf drei. Das hat Ihre Arbeitsbelastung um 50 Prozent reduziert! Mit einer automatisierten Buchhaltungssoftware können Sie sich also mehr auf Ihre Kerngeschäftsprozesse konzentrieren und die manuellen Eingriffe in die Buchhaltungsaufgaben reduzieren.

8. Integrationen.

Die Integration von Drittanbieter-Apps macht Ihre Buchhaltungssoftware flexibler. Sie ermöglichen es Ihnen, die Vorteile verschiedener Anwendungen zu nutzen, ohne Ihre Buchhaltungsplattform zu verlassen. Die Änderungen, die Sie in einer integrierten Anwendung vornehmen, werden automatisch erfasst und in Ihrer Buchhaltungsplattform aktualisiert. Eine wiederholte Dateneingabe ist somit nicht erforderlich.

Durch die Integration von CRM-Software werden beispielsweise Ihre Kundeninformationen mit Ihrem Buchhaltungssystem verknüpft. Jede Aktualisierung, die Sie im CRM vornehmen, wird im Dashboard Ihrer Buchhaltungs-App sichtbar. Nun sind alle Ihre Teams über die jüngsten Entwicklungen informiert.

Sprechen Sie mit dem Softwareanbieter über die Integrationen von Buchhaltungssystemen, CRMs, Projektmanagement-Tools und ERPs.

9. Berichterstattung

Mit Hilfe von Analysen können Sie den Zustand Ihres Unternehmens überwachen. Ihre Buchhaltungssoftware sollte Finanzberichte wie Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Kapitalflussrechnungen erstellen. Es sollte auch Berichte für verschiedene Buchhaltungsabteilungen wie Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Projekte, Inventar und Steuern erstellen. Diese Berichte spiegeln Ihre Leistung in bestimmten Bereichen Ihres Unternehmens wider. Sie können sich auf Bereiche konzentrieren, die verbessert werden müssen.

10. Datensicherheit

Finanzdaten sind sensibel. Die Buchhaltungssoftware sollte ein hohes Maß an Sicherheit bieten, um den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten.

Wir empfehlen die Installation von Anwendungen in Ihrer Buchhaltungssoftware von renommierten Anbietern, die eine erweiterte Zwei-Faktor-Authentifizierung bieten. Informieren Sie sich auch über die Grundlagen der sicheren Kommunikation und Verschlüsselung. Dadurch sind Sie besser in der Lage, sicherheitsrelevante Fragen an den Anbieter zu stellen.

11. Buchhaltungs-Microservices

Dies ist ein neuer Trend in der modernen Buchhaltungssoftware. Zu den Mikrodiensten für die Buchhaltung gehören Zahlungsverarbeitung und Gehaltsabrechnung. Sie machen es einfach, Zahlungen online anzunehmen und auch Ihre Mitarbeiter zu bezahlen. Solche Dienste kosten zwar extra, bieten aber auch Komfort. Wir empfehlen, diesen Ansatz zu nutzen, um Dienstleistungen zu kombinieren und eine Buchhaltungslösung zu schaffen, die auf Ihre speziellen Bedürfnisse zugeschnitten ist.

12. Benutzerfreundliche Schnittstelle

Buchhaltungsverfahren sind kompliziert, und nicht jeder kann mit Zahlen umgehen. Die von Ihnen gewählte Software sollte Ihnen die Arbeit mit Ihren Finanzdaten erleichtern.

Eine übersichtliche und klare Benutzeroberfläche (UI) hilft Ihnen, wichtige Aspekte Ihrer Buchhaltung zu erkennen, und macht Ihrem Buchhaltungspersonal das Leben leicht. Die Software sollte außerdem einfach zu bedienen sein und es Ihnen ermöglichen, Aufgaben mit wenigen Klicks zu erledigen. Eine Drag-and-Drop-Funktion wäre das Tüpfelchen auf dem i!

13. Mobiler Zugang

Die mobilen Versionen der cloudbasierten Buchhaltungsanwendungen sind flexibel, und Sie können auch von unterwegs auf die Zahlen zugreifen. Sie können mobile Anwendungen verwenden, um Ihre gesamte Buchhaltung aus der Ferne zu führen. Wenn Sie beruflich viel unterwegs sind, sollten Sie keine Buchhaltungssoftware kaufen, für die es keine mobile App gibt.

14. Rollenbasierter Zugang

Nicht alle Mitarbeiter der Buchhaltungsabteilung benötigen Zugang zu den vollständigen Daten. Der Teamleiter muss entscheiden, wer Zugriff auf welche Art von Daten erhält. Die besten Buchhaltungs-Apps auf dem Markt bieten den Mitarbeitern rollenbasierten Zugriff auf bestimmte Buchhaltungsmodule. Die folgende Abbildung zeigt Ihnen die drei Komponenten der rollenbasierten Zugriffskontrolle (RBAC):

Quelle.

So können Sie z. B. Mitarbeitern mit Zeiterfassung Zugang zu Stundenzetteln gewähren, um die Zeit für ihre Aufgaben zu erfassen. Und schließen Sie diese Mitarbeiter gleichzeitig von allen anderen Bereichen Ihres Unternehmens aus. Wenn Sie sich für eine Buchhaltungssoftware entscheiden, achten Sie darauf, dass sie Ihre Finanzdaten auf autorisierte Personen beschränken kann.

15. Preisgestaltung

Die meisten Buchhaltungssoftwares werden als Paket mit unterschiedlichen Preispunkten auf der Grundlage der Funktionen angeboten. Wir empfehlen, mit einem Gesamtpaket zu beginnen, das die meisten Funktionen und den Kundensupport umfasst. Sie können für zusätzliche Funktionen nur dann extra bezahlen, wenn Sie sie gerade benötigen.

Die Buchhaltungssoftware sollte auch eine kostenlose Testversion anbieten. So können Sie die Software vor dem Kauf ausgiebig testen.

16. Post-Verkaufsunterstützung

Die meisten Unternehmer neigen dazu, bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware den Kundendienst zu übersehen. Die Qualität der Software spielt keine Rolle. Irgendwann nach dem Kauf der Software werden Sie technischen Support benötigen.

Seien Sie vorsichtig, wenn Sie billigere Programme kaufen. Bei diesen Anbietern ist der Kundensupport nicht im Preis inbegriffen. Wir sind der Meinung, dass die Bereitstellung von Kundensupport eine Verpflichtung für jeden Anbieter von technischen Dienstleistungen ist. Es sollten also keine zusätzlichen Kosten dafür anfallen.

Es gibt eine einfache Möglichkeit, die Qualität des Kundensupports für Buchhaltungssoftware zu überprüfen. Schreiben Sie eine Nachricht oder rufen Sie das Support-Team des Anbieters an. Sehen Sie, wie lange es dauert, bis Sie eine Antwort erhalten. Eine verzögerte Antwortzeit deutet in der Regel auf ein schlechtes Kundenserviceteam hin.

Ein letztes Wort

Wir wissen, dass es nicht einfach ist, alles richtig zu machen, wenn man zum ersten Mal eine Buchhaltungssoftware kauft. Aber wir können nicht übersehen, dass wir im 21. Jahrhundert eine Buchhaltungssoftware brauchen.

Unser abschließender Ratschlag lautet, alle Ihre Anforderungen an die Buchhaltung zu bewerten und die Funktionen entsprechend zu priorisieren. Schließlich können Sie eine Buchhaltungssoftware auswählen, die solche Funktionen bietet und die beste Buchhaltungserfahrung bietet.

Gastautor Bio: Rahul Jade

Rahul Jade unterstützt Unternehmen mit Leidenschaft bei der Auswahl der richtigen Technologielösung für das Unternehmenswachstum. Er schreibt ausgiebig über Buchhaltungssoftware, CRM, ERP, Cloud Computing und künstliche Intelligenz. Wenn er nicht schreibt, liest er Romane und fliegt zu exotischen Zielen!