Comment trouver le bon logiciel de comptabilité pour votre entreprise en 2022

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Nous avons parcouru un long chemin pour nous adapter à la technologie dans nos vies professionnelles, et la comptabilité en fait partie. La comptabilité financière est une tâche fastidieuse et chronophage, de sorte que les propriétaires d’entreprise en sont venus à s’appuyer sur leur logiciel de comptabilité pour répondre à des questions critiques, telles que :

• Dirigeons-nous une entreprise rentable? Pourquoi ou pourquoi pas?
• Pouvons-nous effectuer les paiements d’impôt requis avant la date limite?
• Avons-nous un budget pour investir dans de nouveaux équipements ?
• Avons-nous besoin d’explorer le financement sous un angle différent ?
• Allons-nous atteindre nos chiffres budgétaires ce trimestre financier ?
• Où et comment réduire les dépenses inutiles ?
• Les membres de l’équipe peuvent-ils accéder à toutes nos données comptables en ligne lorsqu’ils travaillent à domicile ?

Un bon logiciel de comptabilité pour petite entreprise peut répondre aux questions ci-dessus en quelques secondes en fonction de l’entrée. Ils fournissent des outils de recherche instantanés et des rapports personnalisables pour suivre tous les moindres détails.

Chaque logiciel de comptabilité sur le marché fait de belles promesses concernant les caractéristiques et les fonctionnalités. Mais tous ne conviennent pas à votre entreprise. Nous vous aiderons à comprendre comment choisir le meilleur produit parmi la foule et faire passer votre entreprise au niveau supérieur.

Questions à poser lors de l’évaluation d’un logiciel de comptabilité

Nous savons que vous êtes intéressé par les fonctionnalités des meilleurs logiciels de comptabilité. La plupart des propriétaires de petites entreprises commencent directement à rechercher des logiciels ERP (Enterprise Resource Planning) complexes, même s’ils ne conviennent peut-être pas à la taille actuelle de leur entreprise.

Nous voulons que vous compreniez les bases de la technologie comptable avant de prendre une décision d’achat. Voici donc quelques questions préliminaires que vous pouvez utiliser pour présélectionner certains des meilleurs systèmes comptables :

• Votre logiciel est-il adapté à mon secteur d’activité ?
• Offrez-vous des solutions sur mesure pour répondre aux besoins de mon entreprise?
• Combien d’employés et de clients votre logiciel peut-il servir à un moment donné ?
• Comment votre logiciel peut-il m’aider à me conformer aux diverses lois fiscales et réglementations financières de mon pays ?
• Mes données sont-elles sauvegardées en toute sécurité ? L’accès peut-il être rétabli immédiatement en cas de panne ?
• Quelles mesures de sécurité utilisez-vous pour garantir la confidentialité des données de mon entreprise et de mes clients ?
• Quel est le coût total? Y a-t-il des frais d’installation ou de stockage dans le cloud ?
• Quels types de support technique et de service client pouvez-vous fournir ? Puis-je interagir avec votre équipe d’assistance uniquement par e-mail ou même sur appel ?

Vous obtiendrez des réponses à la plupart des questions ci-dessus sur le site Web du fournisseur de logiciels ou sur une place de marché dédiée. En outre, vous pouvez approfondir vos connaissances sur certains des aspects ci-dessus dans la section suivante de cet article.

16 facteurs à considérer lors du choix d’un logiciel de comptabilité

1. Débiteurs et créditeurs

Tout bon logiciel de comptabilité vous permet d’enregistrer à la fois l’argent que vos clients vous doivent (comptes clients) et l’argent que vous devez à vos fournisseurs (comptes fournisseurs). Votre logiciel de comptabilité devrait vous aider à gérer efficacement ces deux aspects. Cela comprend la création de factures professionnelles, l’envoi de rappels de paiement et la collecte de paiements en ligne. Cela devrait également vous aider à garder un œil sur vos factures de fournisseurs et vos dépenses d’exploitation et vous proposer des rappels afin que vous les payiez à temps.

2. Passerelles de paiement.

Les passerelles de paiement sont un moyen sécurisé pour vos clients ou fournisseurs de vous payer en ligne. En intégrant le logiciel de comptabilité aux passerelles de paiement, vous pouvez proposer plusieurs options de paiement pratiques.

Une fois le paiement effectué via la passerelle, le statut de la facture correspondante sera automatiquement mis à jour dans votre système. Il existe différentes passerelles de paiement avec des frais de transaction variables. Une fois que vous avez choisi votre passerelle préférée, assurez-vous que le logiciel de comptabilité peut s’y connecter.

3. Comptabilité de caisse et comptabilité d’exercice

Vous pouvez faire la comptabilité de deux manières, la méthode de caisse et la méthode de comptabilité d’exercice . Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise et enregistrez les transactions en fonction des entrées et sorties de trésorerie, la méthode de comptabilité de caisse est appropriée. Mais si vous êtes une grande entreprise qui achète et vend à crédit, la méthode de la comptabilité d’exercice est celle qui répond le mieux à vos besoins. L’image ci-dessous distingue les deux.

La source

La plupart des entreprises commencent par la méthode de trésorerie. Ils passent ensuite à la méthode de la comptabilité d’exercice en raison de la croissance de l’entreprise. Votre logiciel de comptabilité doit être flexible avec les deux méthodes comptables.

4. Projets et suivi du temps

Si vous dirigez une entreprise qui travaille sur des projets pour des clients, vous devrez trouver les types de logiciels de facturation capables de gérer un tel processus de facturation. Vous pouvez facturer vos clients en fonction des heures consacrées à une tâche de projet particulière ou définir un coût fixe pour chaque projet. Si vous souhaitez facturer vos clients en fonction du temps, recherchez un logiciel de comptabilité qui vous permet de suivre le temps passé sur des tâches individuelles. Le logiciel devrait également vous permettre de convertir automatiquement les feuilles de temps en factures. En outre, vous devriez être en mesure d’approuver les enregistrements de temps avant que le système ne crée des factures à partir de ceux-ci.

5. Préparation fiscale

Le calcul des impôts à payer est l’un des avantages des logiciels de comptabilité pour les petites entreprises. Il calcule votre impôt à payer, fonctionne avec plusieurs taux d’imposition et génère des rapports fiscaux pour vous aider à vous conformer aux lois fiscales établies par votre gouvernement.

6. Rapprochement bancaire.

Nous ne pouvons pas négliger le rapprochement bancaire lorsque nous achetons un bon logiciel de comptabilité. Le logiciel devrait récupérer et compiler automatiquement vos relevés bancaires. Vous devriez également être en mesure de configurer des critères personnalisés et des règles bancaires qui classent et correspondent automatiquement à vos transactions bancaires importées. Cela vous permettra de concilier toutes les transactions rapidement et de garder votre entreprise prête pour les audits.

7. Automatisation.

L’automatisation est une bénédiction de la technologie moderne et ajoute des capacités illimitées à la comptabilité en ligne . Vous pouvez automatiser les transactions récurrentes, envoyer des rappels de paiement aux clients et débiter les cartes de crédit des clients pour les paiements récurrents.

L’analyse automatique est une autre caractéristique de l’automatisation qui vous aide à capturer les données des reçus et à les convertir en transactions avec un minimum d’effort.

Les images suivantes vous en disent plus sur la façon dont l’automatisation peut vous faciliter la vie :

L’automatisation a réduit le nombre total d’étapes impliquées dans la comptabilité de six à trois. Cela a donc réduit votre charge de travail de 50 % ! Ainsi, un logiciel de comptabilité automatisé vous permet de vous concentrer davantage sur vos processus métier de base et réduit l’intervention manuelle dans les tâches comptables.

8. Intégrations.

Les intégrations d’applications tierces rendent votre logiciel de comptabilité plus flexible. Ils vous permettent de tirer parti des avantages de différentes applications sans quitter votre plateforme comptable. Les modifications que vous apportez dans une application intégrée sont automatiquement saisies et mises à jour dans votre plateforme comptable. Il n’est donc pas nécessaire d’entrer des données à plusieurs reprises.

Par exemple, l’intégration d’un logiciel CRM reliera vos informations client à votre système comptable. Toute mise à jour que vous effectuez dans CRM sera visible dans le tableau de bord de votre application de comptabilité. Désormais, toutes vos équipes sont au courant des évolutions récentes.

Discutez avec le fournisseur de logiciels des intégrations des CRM du système comptable, des outils de gestion de projet et des ERP.

9. Rapports

Analytics vous aide à surveiller la santé de votre entreprise. Votre logiciel de comptabilité doit générer des rapports sur les états financiers tels que les états des résultats, les bilans et les états des flux de trésorerie. Il devrait également créer des rapports pour différents services comptables tels que les comptes créditeurs et débiteurs, les projets, les stocks et les taxes. Ces rapports reflètent vos performances dans des domaines spécifiques de votre entreprise. Vous pouvez vous concentrer sur les domaines qui doivent être améliorés.

10. Sécurité des données

Les données financières sont sensibles. Le logiciel de comptabilité doit fournir des niveaux de sécurité élevés pour protéger la confidentialité de vos données.

Nous vous recommandons d’installer des applications dans votre logiciel de comptabilité à partir de fournisseurs réputés qui fournissent une authentification avancée à deux facteurs . Renseignez-vous également sur les bases de la communication sécurisée et du cryptage. Cela vous mettra dans une meilleure position pour poser des questions liées à la sécurité au fournisseur.

11. Microservices comptables

C’est une tendance émergente dans les logiciels de comptabilité modernes. Les microservices comptables incluent le traitement des paiements et les services de paie. Ils facilitent l’acceptation des paiements en ligne et le paiement de vos employés. Ces services peuvent vous coûter plus cher, mais ils sont également pratiques. Nous vous recommandons d’utiliser cette approche pour combiner les services et créer une solution comptable adaptée à vos besoins spécifiques.

12. Interface conviviale

Les procédures comptables sont compliquées et tout le monde n’est pas doué pour travailler avec des chiffres. Le logiciel que vous choisissez devrait simplifier le travail avec vos données financières.

Une interface utilisateur (UI) soignée et épurée vous aide à repérer les aspects importants de votre comptabilité tout en facilitant la vie de votre personnel comptable. Le logiciel doit également être facile à naviguer et vous permettre d’effectuer des tâches en quelques clics. Une fonctionnalité de glisser-déposer serait la cerise sur le gâteau !

13. Accès mobile

Les versions mobiles des applications de comptabilité basées sur le cloud sont flexibles et vous pouvez accéder aux numéros lors de vos déplacements. Vous pouvez utiliser des applications mobiles pour exécuter à distance l’ensemble de votre processus de comptabilité d’entreprise. De plus, si votre travail implique de fréquents déplacements, n’achetez pas de logiciel de comptabilité qui ne propose pas d’application mobile.

14. Accès basé sur les rôles

Tous les membres du service comptable n’ont pas besoin d’accéder aux données complètes. Le chef d’équipe doit décider qui a accès à quel type de données. Les meilleures applications de comptabilité sur le marché donnent aux employés un accès basé sur les rôles à des modules de comptabilité spécifiques. L’image suivante vous montre les trois composants du contrôle d’accès basé sur les rôles (RBAC) :

Source .

Par exemple, vous pouvez fournir au personnel chargé des feuilles de temps l’accès aux feuilles de temps pour consigner le temps consacré à leurs tâches. Et en même temps, excluez ces employés de tous les autres secteurs de votre entreprise. Lorsque vous achetez un logiciel de comptabilité, assurez-vous qu’il peut limiter vos données financières au personnel autorisé.

15. Tarification

La plupart des logiciels de comptabilité sont fournis sous forme de package avec différents prix en fonction des fonctionnalités. Nous vous suggérons de commencer par un plan global qui inclut la plupart des fonctionnalités et le support client. Vous pouvez payer un supplément pour des fonctionnalités supplémentaires uniquement si vous en avez besoin pour le moment.

Le logiciel de comptabilité devrait également fournir un essai gratuit. Il vous permet d’explorer correctement le logiciel avant l’achat.

16. Assistance après-vente

La plupart des propriétaires d’entreprise ont tendance à négliger le support client lors du choix d’un logiciel de comptabilité. La qualité du logiciel n’a pas d’importance. Vous aurez besoin d’un support technique à un moment donné après l’achat du logiciel.

Soyez prudent lorsque vous achetez des programmes moins chers. Ces fournisseurs n’incluent pas le support client dans leurs prix. Nous pensons que fournir un support client est une obligation pour tout fournisseur de services technologiques. Il ne devrait donc pas y avoir de frais supplémentaires pour la même chose.

Il existe un moyen simple de vérifier la qualité du support client pour les logiciels de comptabilité. Postez un message ou appelez l’équipe d’assistance du fournisseur. Voyez combien de temps il faut pour vous fournir une réponse. Un temps de réponse retardé indique généralement une mauvaise équipe de support client.

Un dernier mot

Nous savons qu’il n’est pas facile de tout faire correctement lors de l’achat d’un logiciel de comptabilité pour la première fois. Mais nous ne pouvons pas ignorer le besoin d’un logiciel de comptabilité au 21e siècle.

Notre dernier conseil est d’évaluer tous vos besoins comptables et de hiérarchiser les fonctionnalités en fonction de ceux-ci. Enfin, vous pouvez sélectionner un logiciel de comptabilité qui offre de telles fonctionnalités et offre la meilleure expérience comptable.

Biographie de l’auteur invité : Rahul Jade

Rahul Jade se passionne pour aider les organisations à choisir la bonne solution technologique pour la croissance de l’entreprise. Il écrit beaucoup sur les logiciels de comptabilité, le CRM, l’ERP, le cloud computing et l’intelligence artificielle. Lorsqu’il n’écrit pas, il lit de la fiction et s’envole vers des destinations exotiques !