Logiciel de planification de salon – Comment choisir le bon ?

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Donc vous avez un salon. Il peut s’agir d’une nouvelle entreprise, de l’expansion d’une petite entreprise, ou peut-être avez-vous décidé que le moment était venu de vous lancer dans la réservation automatique. Tous les autres économisent du temps et de l’argent. Pourquoi pas vous ? La taille et l’origine de votre salon ne sont pas importantes. Le point critique est la façon dont vous trouvez le le bon logiciel de planification de salon qui répond aux besoins de votre entreprise, à vos projets d’avenir et qui vous aide à atteindre vos objectifs.

Ce que la planification en ligne peut apporter à votre salon

Si vous ne savez toujours pas si un logiciel de planification est la bonne solution pour votre entreprise de beauté, examinons rapidement les avantages potentiels.

• Rationalisez vos processus
• Plus de temps pour se concentrer sur les clients
• Éliminer les erreurs de programmation
• Réduire au minimum les annulations et les absences.
• Gérez votre salon n’importe où, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
• Commencez à vendre plus tôt

Identifier ce dont vous avez besoin dans un logiciel de planification de salon

Que voulez-vous qu’un système de planification de salon fasse pour vous ? Il est maintenant temps de décider ce dont votre salon a besoin, et pour cela, les origines de votre entreprise, sa taille et ses services détermineront ce que votre logiciel de planification de salon idéal doit faire pour vous.

Vous ne pouvez pas trouver le meilleur programmateur de salon si vous ne savez pas ce que vous voulez qu’il fasse.

Il y a tellement de fournisseurs de services de planification de salons sur le marché qu’il peut être difficile de les rechercher tous pour trouver celui qui convient le mieux aux besoins de votre entreprise. En définissant vos exigences et vos besoins dès le départ, il sera plus facile de trouver ceux qui fournissent tous les outils dont votre salon a besoin.

Exigences minimales

Voici les exigences minimales absolues pour votre logiciel de planification de salon. Si vous trouvez un système de planification potentiel sans ces éléments, ne le mettez même pas sur votre liste de présélection.

Programmation en ligne 24/7

Saviez-vous que 40 % de toutes les réservations en ligne sont effectuées en dehors des heures de travail normales ? Cela signifie que vous ratez jusqu’à 40 % de vos réservations potentielles sans les réservations en ligne. Les gens aiment la réservation en ligne parce qu’ils peuvent prendre leur rendez-vous quand ils y pensent.

Pour un salon de coiffure, cela peut être la dernière chose à faire le soir, lorsque quelqu’un se brosse les cheveux avant de se coucher ou constate qu’il a besoin d’un soin du visage après sa douche. Il peut s’agir de la première heure du matin, lorsque leur corps craque sous l’effet de la rigidité et qu’ils réalisent qu’ils ont besoin d’un massage.

Vous avez besoin d’une réservation 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour maximiser les réservations lorsque vous n’êtes pas disponible pour prendre des appels ou répondre à des messages par e-mail, texte ou chat. En outre, vous ne devez pas répondre au téléphone tout au long de votre journée de travail.

Rappels automatisés

Vous ne voulez pas écrire ou envoyer des appels vocaux à chaque instant pour vous assurer que vos clients et votre personnel savent qu’ils ont un rendez-vous à venir. Ce n’est pas efficace, et vous pouvez utiliser votre temps bien mieux.

La plupart des logiciels de planification de salons en ligne (du moins ceux qui valent la peine d’être consultés) intègrent des confirmations de réservation par e-mail pour les membres du personnel, les clients et les directeurs d’entreprise. En même temps, ils comprennent également des notifications de rappel pour éviter que les clients oublieux ou les esthéticiennes occupées n’oublient leurs engagements.

Certains systèmes vous permettront d’intégrer Facebook Messenger, les SMS, et d’autres comme Telegram, WhatsApp, etc.

Site Internet

Je me suis demandé si un site web était une préoccupation principale pour les petites entreprises de salon. Mais tu sais quoi ? Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous avez toujours besoin d’une présence sur le web, et la plupart des gens préfèrent faire des recherches sur un site web d’entreprise plutôt que sur une page Facebook ou Instagram.

Un site web de beauté doit être beau, et la seule façon d’afficher vos idées de beauté est d’avoir un site de réservation personnalisable qui vous permettra de créer un visage professionnel pour votre entreprise.

Intégration sociale

Les médias sociaux sont un canal fabuleux pour les entreprises du secteur de la beauté et des salons dans le monde entier. L’ajout d’images et de représentations visuelles de votre travail vous rend beaucoup plus crédible.

Un système de réservation qui vous permet d’intégrer une fonctionnalité de réservation et une connexion entre vos canaux de contact réduit les frictions entre la découverte et l’obtention d’une réservation.

Les médias sociaux étant un outil de connexion et de marketing très précieux, vous ne pouvez pas vous permettre de rester à la traîne en matière d’intégration sociale.

Facilité d’utilisation et d’accès

Peu importe la qualité d’un système de réservation et les problèmes qu’il peut résoudre s’il n’est pas facile et intuitif à utiliser pour vous, votre personnel et vos clients.

Un système peut avoir un frontal (côté client) incroyablement simple, mais s’il est complexe et difficile à utiliser du point de vue du personnel, vous perdrez du temps et de l’argent en formation et en erreurs.

À l’inverse, si l’arrière-plan est très simple mais que l’avant-plan crée beaucoup de confusion chez les clients, vous perdrez des réservations et des clients.

Votre idée de logiciel de planification de salon sera simple aux deux extrémités et toute complexité sera cachée dans le codage des professionnels. Vos exigences peuvent être complexes, mais les grands fournisseurs de logiciels peuvent vous simplifier la tâche.

Support logiciel

Le logiciel de planification de salon peut devenir l’épine dorsale de votre entreprise en vous permettant de gérer votre temps, vos ressources, vos clients et la planification de votre personnel. Si le système est opérationnel et fonctionnel, vous devez savoir que vous pouvez compter sur le soutien des personnes qui fournissent le logiciel.

Jetez un coup d’œil aux commentaires des clients. Ceux qui font l’éloge du support client vous diront à quel point ils soutiennent les clients.

Rapport qualité-prix

Vos exigences initiales pour une nouvelle activité ou un nouveau système de réservation exigent un bon rapport qualité-prix. Vous n’avez pas besoin de dépenser beaucoup d’argent pour un système qui ne fera pas tout ce que vous voulez.

Cependant, étant donné que vous avez besoin de votre logiciel pour faire beaucoup plus que sauvegarder vos réservations dans un calendrier, vous pouvez envisager d’augmenter votre budget pour une plus grande fonctionnalité.

Passer au niveau supérieur – Passer d’une étape à l’autre

De quoi d’autre avez-vous besoin ? Vous développez votre salon de coiffure dans de nouveaux et meilleurs locaux ? Peut-être que vous ouvrez un deuxième site. Peut-être ne faites-vous ni l’un ni l’autre et souhaitez-vous simplement améliorer l’expérience client de votre entreprise.

Quelle que soit la raison pour laquelle vous recherchez un nouveau fournisseur de logiciel de planification de salon, vous devez savoir qu’il peut faire plus que vous aider à gérer les réservations. Elle doit s’impliquer et faire partie du processus de développement.

Outils de gestion

L’expansion de votre entreprise s’accompagne d’une augmentation de vos besoins. Vous aurez besoin de plus d’aide pour gérer les détails de la « programmation des non-rendez-vous » dans l’ensemble de votre entreprise.

Gestion du personnel

Comment organisez-vous l’emploi du temps de votre personnel pendant la semaine de travail ? Mais évidemment, cela va plus loin que ça. Pouvez-vous gérer la couverture de plusieurs sites sur une année tout en tenant compte des maladies, des congés contractuels, des congés de maternité et du fait que quelqu’un décide de démissionner ?

Lorsque vous devez gérer plusieurs employés dans votre salon, vous devez disposer des outils nécessaires pour le faire.

Gestion des paiements et points de vente

Vous avez peut-être été une entreprise qui n’utilisait que de l’argent liquide à un moment donné, mais depuis 2020, les gens ne sont plus si nombreux à utiliser de l’argent liquide. Les applications et les fournisseurs de services de paiement sont devenus très populaires, et il y a toujours les cartes et les virements bancaires aussi. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous aurez besoin de plus d’aide pour suivre vos activités en ligne, hors ligne et vos dépôts.

Si vous avez l’intention d’encaisser de l’argent sur place, il est utile de disposer d’une caisse intégrée qui sera directement reliée au système de planification de votre salon. Ainsi, tous les services fournis, qu’ils aient été réservés à l’avance ou non, seront intégrés dans le système de planification de votre salon de beauté et vous permettront d’en assurer le suivi.

En même temps, si toutes ces données filtrent dans le même système, vous aurez beaucoup plus de facilité à l’approche de la saison des impôts.

Gestion des ressources

Quelles sont les ressources que vous devez gérer ? Vous devez vous assurer que vous ne vous contentez pas de réserver des personnes, mais que vous disposez également des salles, des chaises, des canapés et de l’espace pour le bar à ongles ? La gestion des ressources dont vous disposez devient cruciale lorsqu’il s’agit de constituer des groupes importants et d’effectuer des réservations multiples.

Vous avez peut-être six employés capables d’accueillir une mariée et ses cinq demoiselles d’honneur pour leurs extensions d’ongles, mais si vous ne disposez que de trois espaces pour les ongles, vous devrez faire preuve de créativité.

Intégration native et tierce partie avec les outils d’entreprise

Il existe également des dizaines d’outils de productivité et de gestion d’entreprise dont vous pourriez avoir besoin pour améliorer les performances de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion financière comme QuickBooks ou Xero. Peut-être un CRM pour gérer une grande quantité de données sur les clients.

Bien qu’il soit impossible pour tous les logiciels de planification de salon de s’intégrer directement à tous les outils tiers disponibles, la plupart des meilleurs systèmes sont intégrés aux applications les plus populaires. En outre, nombre d’entre eux disposent également d’une intégration avec des applications telles que Zapier et Integrately qui facilitent l’intégration entre leur logiciel et d’autres.

Outils de développement

Il n’y a pas que l’aspect gestion à prendre en compte lorsque votre entreprise se développe. Vous voulez également un logiciel de planification de salon qui aidera votre entreprise à se développer et à soutenir vos efforts de croissance.

Outils marketing

Ainsi, si vous souhaitez élargir votre clientèle et attirer un nouveau groupe de clients, vous avez besoin d’outils marketing pour vous aider à les atteindre. L’intégration aux médias sociaux est une étape, mais il existe de nombreuses autres méthodes.

Pouvez-vous envoyer des courriels groupés à vos clients tout en respectant leur position sur le courrier promotionnel ? Pouvez-vous personnaliser vos interactions avec vos clients ?

Vous voulez peut-être donner une image de marque à vos contacts avec les clients et avoir des courriels magnifiquement conçus.

Pouvez-vous relier votre logiciel de planification à votre profil commercial Google ?

Dans la mesure du possible, votre logiciel de planification de salon idéal doit comporter au moins la moitié de ces fonctions pour vous aider à développer votre activité.

Collecte de données et rapports

Des données, des données, des données ! Il n’y a pas de développement commercial sans données.

Tout planificateur de salon un tant soit peu décent doit collecter en permanence les données de votre système de réservation et vous permettre de les télécharger et d’établir des rapports sur ces données pour connaître les performances de votre entreprise.

Vous devriez être en mesure de découvrir vos services les plus populaires et les plus rentables, de déterminer les performances et la popularité du personnel, d’établir des rapports sur les méthodes et les fournisseurs de paiement, d’identifier les annulations en série, et bien plus encore.

Sans ces données pour travailler, vous vous enfonceriez dans l’obscurité sans les informations dont vous avez besoin pour apporter des changements qui affecteront votre entreprise pour toujours.

Vivre le rêve – Salons multiples et au-delà

Personne ne dit que vous ne pouvez pas rêver en grand pour l’avenir de votre salon. À quoi bon si vous ne voulez pas aller le plus loin possible dans l’entreprise de vos rêves ?

Applications mobiles pour le personnel et les clients

Les applications sont devenues des outils salvateurs pour les entrepreneurs et les membres du personnel très occupés. Que vous travailliez sur place ou sur des sites pour vos clients (les entreprises hybrides salon/mobile sont en plein essor), vous avez besoin d’un accès rapide et facile à vos réservations, vos horaires et vos mises à jour. Même si vous êtes au salon en permanence, si vous avez des clients qui se succèdent, vous n’avez pas toujours le temps de consulter l’ordinateur.

Une application d’administration mobile vous permet de gérer votre temps, d’accuser réception des réservations, de vérifier l’état des paiements et d’être informé si un nouveau client a réservé ou si un client existant a annulé.

Les applications client sont de plus en plus populaires, même pour les petites entreprises. Ils permettent aux clients de gérer leurs réservations, de consulter leur historique et de réserver directement à partir d’une application sur leur téléphone. Ils peuvent également contrôler les informations de leur profil et les mettre à jour quand ils le souhaitent.

Soutien aux sites multiples

Lorsque votre activité commence à décoller et que vous avez plusieurs salons dans différentes régions, vous avez besoin d’un système de planification de salon qui vous permettra de gérer plusieurs sites – en donnant à l’administrateur un accès à une vue d’ensemble de l’activité ainsi qu’une ventilation détaillée du personnel, des services et de l’historique des clients pour chaque site.

Gestion au niveau de l’entreprise

Supposons que vous vivez vraiment un rêve. Et votre activité de salon a donné naissance à des succursales et des salons dans plusieurs régions et villes différentes. Il est temps de commencer à réfléchir à une approche plus globale de la gestion de vos salons et de leur planning.

Si la gestion de plusieurs sites au sein d’une même ville peut s’avérer assez simple, lorsque vous dépassez cette limite, les gérer seul peut devenir un véritable défi, d’où la nécessité de disposer de responsables dans chaque salon. Mais vous ne voulez pas donner à vos gestionnaires un accès d’administrateur à tous les autres salons de votre entreprise élargie – ils ne doivent voir et gérer que leur propre petit coin.

La création d’un cluster d’entreprises où seul l’administrateur de l’entreprise a une vue d’ensemble de tous les salons, tout en permettant à chaque salon de fonctionner individuellement, est la bonne direction pour votre entreprise de beauté. Soyons juste. Ce n’est plus un simple salon, c’est une entreprise. Une entreprise a besoin d’une gestion des plannings au niveau de l’entreprise.

Fonctionnalité de l’API

Ce n’est peut-être pas quelque chose à quoi vous voulez penser au début de votre aventure avec le logiciel de planification de salon, mais c’est quelque chose que vous pouvez envisager en cours de route.

Lorsque vous en arrivez à avoir une entreprise de beauté plutôt qu’un salon, vous avez peut-être déjà conclu que vos besoins ont atteint un niveau de personnalisation qu’un outil commercial de planification de salon ne pourrait peut-être pas satisfaire. Ce n’est pas un problème tant que votre système de planification existant dispose d’une fonctionnalité API permettant de l’intégrer directement dans tout système dont vous avez besoin.

Vous n’avez pas besoin de remplacer le logiciel de planification. Faites simplement savoir à votre développeur qu’il peut utiliser l’API pour l’intégrer à vos systèmes personnalisés.

Choisir le bon logiciel de planification de salon

Maintenant que vous avez décidé des caractéristiques et des fonctionnalités dont vous avez besoin, quelle est la prochaine étape ? En partie, les besoins de votre entreprise correspondront probablement au cycle de vie de votre entreprise et à l’étape où vous vous trouvez dans votre parcours.

Vous n’avez pas besoin d’une gestion multilocale si vous venez d’ouvrir votre premier salon, mais que faire si vos plans d’affaires prévoient une expansion sur plusieurs sites ? Il ne s’agit pas seulement de savoir ce qui fonctionne pour vous aujourd’hui, mais aussi de réfléchir à ce qui fonctionnera lorsque votre entreprise se développera et que vos besoins évolueront.

Rien dans aucun règlement ne dit que vous devez rester avec le même logiciel de planification de salon ; c’est tout simplement idiot. Toutefois, lorsque votre entreprise est en phase d’expansion, voulez-vous vraiment faire face au travail supplémentaire que représente le changement de fournisseur pour répondre à vos nouveaux besoins ? Il faut également se demander si le logiciel de planification choisi vous aidera à développer votre activité.

Je ne peux pas vous donner toutes les réponses car je ne sais pas où vous en êtes dans le développement de votre activité de salon. Cependant, nous pouvons vous aider à trouver le bon logiciel de planification de salon pour vous accompagner du début à la fin et faire en sorte que vos clients soient satisfaits.

En résumé – Comment choisir le bon logiciel de planification de salon ?

Voyons donc rapidement ce que vous devez faire pour déterminer le programmateur de salon qui convient à votre entreprise :

• Définissez vos objectifs pour le logiciel de planification – être vague ou incertain ne vous aidera pas à bien choisir.
• Analysez les besoins de votre entreprise et l’état d’avancement de son développement.
• Déterminez votre budget – mais laissez-le flexible. Obtenir plus de valeur pour un prix légèrement plus élevé pourrait vous faire économiser plus que ce que vous payez.
• Trouvez un logiciel de planification de salon potentiel – Vous pouvez le chercher sur Google ou essayer les sites de comparaison.
• Réduisez-les en comparant votre liste d’exigences aux fonctions disponibles.

Voici quelques conseils pour vous aider :

La plupart, sinon la totalité, des meilleurs logiciels de planification de salon vous donneront le temps de tester le système, généralement au moins 14 jours. S’ils ne vous laissent pas essayer le système et attendent de vous que vous payiez immédiatement, ils cachent probablement quelque chose.

N’oubliez pas la sécurité des données. Si vos clients vous confient leurs données, vous devez être sûr de pouvoir les confier à votre logiciel de planification. Les accréditations internationales et les accords de conformité vous aideront. La plupart d’entre nous sont assez fiers de leur certification, qui sera donc bien en vue sur le site web. Des éléments tels que la conformité au GDPR et la certification ISO 27001 sont faciles à repérer et sont utiles à connaître.

SimplyBook.me pourrait être la solution idéale pour le logiciel de planification de votre salon.