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Salonplanungssoftware – Wie Sie die richtige Software auswählen

Amie Parnaby
18/07/2022
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Sie haben also einen Friseursalon. Vielleicht handelt es sich um eine neue Unternehmung, eine Erweiterung eines kleinen Unternehmens, oder Sie haben beschlossen, dass es an der Zeit ist, auf den Wagen mit den automatischen Buchungen aufzuspringen. Alle anderen sparen Zeit und Geld. Warum nicht Sie? Die Größe und Herkunft Ihres Salons sind nicht wichtig. Der entscheidende Punkt ist, wie Sie die richtig Salonplanungssoftware finden, die Ihre geschäftlichen Anforderungen und Ihre Zukunftspläne unterstützt und Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen.

Was die Online-Terminplanung für Ihren Salon tun kann

Wenn Sie noch unschlüssig sind, ob eine Terminplanungssoftware das Richtige für Ihr Kosmetikunternehmen ist, sollten Sie sich die möglichen Vorteile kurz ansehen.

  • Rationalisieren Sie Ihre Prozesse
  • Mehr Zeit für die Betreuung der Kunden
  • Beseitigung von Planungsfehlern
  • Minimierung von Stornierungen und Nichterscheinen
  • Verwalten Sie Ihren Salon überall, 24/7
  • Früher mit dem Upselling beginnen

Was Sie von der Salonplanungssoftware benötigen

Was soll ein Terminplanungssystem für Ihren Salon leisten? Jetzt ist es an der Zeit zu entscheiden, was Ihr Salon benötigt, und dafür werden Ihre Geschäftsherkunft, Größe und Dienstleistungen bestimmen, was Ihre ideale Salonplanungssoftware für Sie tun sollte.

Sie können nicht den besten Terminplaner für Ihren Salon finden, wenn Sie nicht wissen, was er tun soll.

Es gibt so viele Anbieter von Terminplanern für Friseursalons auf dem Markt, dass es etwas überwältigend sein kann, sie alle zu recherchieren, um den richtigen Anbieter für Ihre geschäftlichen Anforderungen zu finden. Wenn Sie Ihre Anforderungen und Bedürfnisse von Anfang an definieren, wird es einfacher sein, diejenigen zu finden, die alle für Ihren Salon erforderlichen Tools bereitstellen.

Minimale Anforderungen

Im Folgenden finden Sie die absoluten Mindestanforderungen an Ihre Salonplanungssoftware. Wenn Sie ein potenzielles Planungssystem ohne diese Punkte finden, sollten Sie es nicht einmal in die engere Wahl ziehen

Online-Terminplanung 24/7

Wussten Sie, dass 40 % aller Online-Buchungen außerhalb der regulären Arbeitszeiten getätigt werden? Das bedeutet, dass Sie ohne Online-Buchungen bis zu 40 % Ihrer potenziellen Buchungen verpassen. Die Leute mögen die Online-Buchung, weil sie ihren Termin vereinbaren können, wenn sie daran denken.

Für ein Friseurgeschäft könnte das die letzte Sache am Abend sein, wenn jemand sein Haar vor dem Schlafengehen bürstet oder nach dem Duschen das Bedürfnis nach einer Gesichtsbehandlung verspürt. Vielleicht ist es das erste Mal am Morgen, wenn ihr Körper vor Steifheit knarrt und sie merken, dass sie eine Massage brauchen.

Sie brauchen eine 24/7-Buchung, um die Buchungen zu maximieren, wenn Sie nicht erreichbar sind, um Anrufe anzunehmen oder Nachrichten per E-Mail, SMS oder Chat zu beantworten. Außerdem müssen Sie während Ihres Arbeitstages nicht ständig ans Telefon gehen.

Automatische Mahnungen

Sie wollen nicht jede freie Minute schreiben oder telefonieren, um Ihren Kunden und Mitarbeitern mitzuteilen, dass sie einen Termin haben. Das ist nicht effizient, und Sie können Ihre Zeit viel besser nutzen.

Die meisten Online-Salonplanungsprogramme (zumindest alle, die es wert sind, betrachtet zu werden) verfügen über integrierte E-Mail-Buchungsbestätigungen für Mitarbeiter, Kunden und Geschäftsführer. Gleichzeitig enthalten sie Erinnerungsmeldungen, um zu verhindern, dass vergessliche Kunden oder vielbeschäftigte Kosmetikerinnen ihre Verpflichtungen übersehen.

Bei einigen Systemen können Sie Facebook Messenger, SMS und andere wie Telegram, WhatsApp und andere integrieren.

Website

Ich habe darüber nachgedacht, ob eine Website für kleine Friseurbetriebe ein wichtiges Anliegen ist. Aber wissen Sie was? Es spielt keine Rolle, wie klein Ihr Unternehmen ist, Sie brauchen trotzdem eine Webpräsenz, und die meisten Menschen ziehen es vor, eine Unternehmenswebsite zu recherchieren, anstatt eine Facebook- oder Instagram-Seite.

Eine Beauty-Website muss schön sein, und die einzige Möglichkeit, Ihre Vorstellungen von Schönheit zu zeigen, ist eine individuell gestaltbare Buchungswebsite, mit der Sie Ihrem Unternehmen ein professionelles Gesicht geben können.

Soziale Integration

Soziale Medien sind ein hervorragender Kanal für Schönheits- und Salonunternehmen weltweit. Wenn Sie Bilder und visuelle Darstellungen Ihrer Arbeit hinzufügen, werden Sie viel glaubwürdiger.

Ein Buchungssystem, das Ihnen die Integration einiger Buchungsfunktionen und die Verbindung zwischen Ihren Kontaktkanälen ermöglicht, verringert die Reibung zwischen der Entdeckung und der Sicherung einer Buchung.

Da die sozialen Medien ein so wertvolles Verbindungs- und Marketinginstrument sind, können Sie es sich nicht leisten, bei der sozialen Integration zurückzubleiben.

Benutzerfreundlichkeit & Zugang

Es spielt keine Rolle, wie fantastisch ein Buchungssystem ist und welche Probleme es lösen kann, wenn es nicht einfach und intuitiv für Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden zu bedienen ist.

Ein System kann zwar ein unglaublich einfaches Front-End (Client-Seite) haben, aber wenn es aus Sicht der Mitarbeiter komplex und schwer zu bedienen ist, verlieren Sie Zeit und Geld für Schulungen und Fehler.

Umgekehrt werden Sie Buchungen und Kunden verlieren, wenn das Back-End super einfach ist, aber das Front-End zu vielen verwirrten Kunden führt.

Ihre Idee Salon Scheduling Software wird Einfachheit an beiden Enden mit jeder Komplexität in der Codierung von den Profis versteckt haben. Sie haben vielleicht komplexe Anforderungen, aber gute Software-Anbieter können es Ihnen leicht machen.

Software-Unterstützung

Eine Salonplanungssoftware kann zum Rückgrat Ihres Unternehmens werden, indem sie Ihnen die Verwaltung Ihrer Zeit, Ihrer Ressourcen, Ihrer Kunden und der Personalplanung ermöglicht. Je nachdem, wie gut das System funktioniert, müssen Sie sich darauf verlassen können, dass Sie von den Anbietern der Software Unterstützung erhalten.

Werfen Sie einen Blick auf die Bewertungen von Kunden. Diejenigen, die den Kundensupport loben, werden Ihnen sagen, wie gut sie ihre Kunden unterstützen.

Wert für Geld

Ihre anfänglichen Anforderungen für ein neues Unternehmen oder ein neues Buchungssystem erfordern ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Sie müssen nicht viel Geld für ein System ausgeben, das nicht alles kann, was Sie wollen.

Da Ihre Software jedoch viel mehr können muss, als nur Ihre Buchungen in einem Kalender zu speichern, sollten Sie vielleicht in Erwägung ziehen, Ihr Budget für mehr Funktionalität aufzustocken.

Die nächste Stufe erreichen – Skalierung von einer Stufe zur nächsten

Was brauchen Sie noch? Erweitern Sie Ihr Friseurgeschäft in neue und bessere Räumlichkeiten? Vielleicht eröffnen Sie einen zweiten Standort. Vielleicht tun Sie nichts von alledem und wollen lediglich die Kundenerfahrung für Ihr Unternehmen verbessern.

Was auch immer Ihre Gründe für die Suche nach einem neuen Anbieter von Terminplanungssoftware sind, Sie müssen wissen, dass diese Software mehr kann, als Ihnen bei der Buchungsabwicklung zu helfen. Sie muss in den Entwicklungsprozess einbezogen werden.

Management-Tools

Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens steigen auch Ihre Anforderungen. Sie benötigen mehr Hilfe bei der Verwaltung von Details, die nicht die Terminplanung betreffen, in Ihrem Unternehmen.

Personalverwaltung

Wie verteilen Sie Ihr Personal auf die Arbeitswoche? Aber natürlich geht es noch weiter. Können Sie die Abdeckung mehrerer Standorte über ein Jahr hinweg verwalten und dabei auch Krankheit, vertraglich vorgeschriebenen Urlaub, Mutterschaftsurlaub und die Kündigung von Mitarbeitern berücksichtigen?

Wenn Sie mehrere Mitarbeiter in Ihrem Salon verwalten müssen, benötigen Sie die entsprechenden Werkzeuge.

Zahlungsmanagement & POS

Vielleicht waren Sie früher ein reines Bargeldgeschäft, aber seit 2020 verwenden nicht mehr so viele Menschen Bargeld. Zahlungs-Apps und -Anbieter sind sehr beliebt geworden, und es gibt auch immer noch Karten und Banküberweisungen. Je weiter sich Ihr Unternehmen entwickelt, desto mehr Hilfe werden Sie benötigen, um den Überblick über Ihre Online- und Offline-Aktivitäten sowie Ihre Einlagen zu behalten.

Wenn Sie beabsichtigen, vor Ort Bargeld zu kassieren, ist es hilfreich, ein integriertes PoS zu haben, das direkt mit Ihrem Terminplanungssystem verbunden ist. Dadurch wird sichergestellt, dass alle erbrachten Dienstleistungen, ob im Voraus gebucht oder nicht, im Planungssystem Ihres Schönheitssalons erfasst werden und Sie sie verfolgen können.

Wenn alle diese Daten in ein und dasselbe System einfließen, haben Sie es in der Steuersaison viel leichter.

Ressourcenmanagement

Welche Ressourcen müssen Sie verwalten? Müssen Sie sicherstellen, dass Sie nicht nur Gäste anmelden, sondern auch Räume, Stühle, Sofas und eine Nagelbar für sie bereitstellen? Bei großen Gruppen und Mehrfachbuchungen ist die Verwaltung der vorhandenen Ressourcen von entscheidender Bedeutung.

Sie haben vielleicht sechs Mitarbeiter, die eine Braut und ihre fünf Brautjungfern für ihre Nagelverlängerung unterbringen können, aber wenn Sie nur drei Plätze für Nägel haben, müssen Sie kreativ werden.

Native & 3rd Party Integration mit Business Tools

Darüber hinaus gibt es Dutzende von Produktivitäts- und Unternehmensmanagement-Tools, die Sie zur Verbesserung Ihrer Unternehmensleistung benötigen könnten. Sie könnten zum Beispiel eine Finanzverwaltungssoftware wie QuickBooks oder Xero verwenden. Vielleicht ein CRM zur Verwaltung einer großen Menge von Kundendaten.

Es ist zwar unmöglich, dass alle Terminplanungssoftware für Friseursalons direkt mit allen verfügbaren Tools von Drittanbietern integriert werden kann, aber die meisten besseren Systeme verfügen über eine Integration mit den gängigsten Anwendungen. Darüber hinaus bieten viele von ihnen die Integration mit Apps wie Zapier und Integrately an, die die Integration zwischen ihrer Software und anderen erleichtern.

Entwicklungswerkzeuge

Bei der Erweiterung Ihres Unternehmens sollten Sie nicht nur an die Verwaltung denken. Außerdem möchten Sie eine Terminplanungssoftware, die Ihrem Unternehmen hilft, sich weiterzuentwickeln und Ihre Wachstumsbemühungen zu unterstützen.

Marketing-Tools

Wenn Sie also Ihren Kundenstamm erweitern und neue Kunden gewinnen wollen, brauchen Sie Marketinginstrumente, mit denen Sie diese Kunden erreichen können. Die Integration mit sozialen Medien ist ein Schritt, aber es gibt noch viele weitere Methoden.

Können Sie Gruppen-E-Mails an Kunden verschicken und dabei deren Haltung zu Werbesendungen respektieren? Können Sie Ihre Interaktionen mit Ihren Kunden individuell gestalten?

Vielleicht möchten Sie Ihren Kundenkontakt markieren und Ihre E-Mails ansprechend gestalten.

Können Sie Ihre Terminplanungssoftware mit Ihrem Google-Unternehmensprofil verknüpfen?

Wenn möglich, sollte Ihre ideale Terminplanungssoftware mindestens die Hälfte dieser Funktionen haben, damit Sie Ihr Geschäft ausbauen können

Datenerhebung und Berichterstattung

Daten, Daten, Daten! Es gibt keine Geschäftsentwicklung ohne Daten.

Jeder auch nur halbwegs anständige Salonplaner sollte ständig Daten von Ihrem Buchungssystem sammeln und es Ihnen ermöglichen, diese Daten herunterzuladen und Berichte zu erstellen, um herauszufinden, wie es um Ihr Geschäft steht.

Sie sollten in der Lage sein, Ihre beliebtesten und profitabelsten Dienste zu ermitteln, die Leistung und Beliebtheit Ihrer Mitarbeiter zu bestimmen, Berichte über Zahlungsarten und Anbieter zu erstellen, Serienabmeldungen zu identifizieren und vieles mehr.

Ohne diese Daten, mit denen Sie arbeiten können, würden Sie in die Dunkelheit expandieren, ohne die Informationen zu haben, die Sie brauchen, um Änderungen vorzunehmen, die Ihr Unternehmen für immer beeinflussen.

Den Traum leben – mehrere Salons und mehr

Niemand sagt, dass Sie für die Zukunft Ihres Salons keine großen Träume haben dürfen. Was nützt Ihnen das, wenn Sie Ihr Traumunternehmen nicht so weit wie möglich bringen wollen?

Mobile Apps für Mitarbeiter und Kunden

Apps sind zu lebensrettenden Instrumenten für vielbeschäftigte Unternehmer und Mitarbeiter geworden. Unabhängig davon, ob Sie vor Ort oder an den Standorten Ihrer Kunden arbeiten (hybride Unternehmen zwischen Salon und Mobilgerät sind eine aufstrebende Entwicklung), benötigen Sie einen schnellen und einfachen Zugriff auf Ihre Buchungen, Termine und Aktualisierungen. Selbst wenn Sie die ganze Zeit im Salon sind, haben Sie nicht immer die Zeit, auf den Computer zu schauen, wenn Sie viele Kunden haben.

Mit einer mobilen Verwaltungs-App können Sie Ihre Zeit verwalten, Buchungen bestätigen, den Zahlungsstatus überprüfen und sich informieren lassen, wenn ein neuer Kunde gebucht oder ein bestehender Kunde abgesagt hat.

Client-Apps werden immer beliebter, auch bei kleineren Unternehmen. Sie ermöglichen es den Kunden, ihre Buchungen zu verwalten, ihren Verlauf zu überprüfen und direkt über eine App auf ihrem Telefon zu buchen. Sie können auch ihre Profilinformationen kontrollieren und jederzeit aktualisieren.

Unterstützung mehrerer Standorte

Wenn Ihr Unternehmen in Schwung kommt und Sie mehrere Salons in verschiedenen Gebieten haben, benötigen Sie ein System für die Salonplanung, mit dem Sie mehrere Standorte verwalten können – mit Administratorzugriff auf einen Überblick über das Geschäft sowie eine detaillierte Aufschlüsselung von Personal, Dienstleistungen und Kundenhistorien für jeden Standort.

Verwaltung auf Unternehmensebene

Angenommen, Sie leben wirklich den Traum. Und Ihr Friseurgeschäft hat Filialen und Salons in verschiedenen Regionen und Städten hervorgebracht. Es ist an der Zeit, über einen umfassenderen Ansatz für die Verwaltung Ihrer Salons und deren Terminplanung nachzudenken.

Die Verwaltung mehrerer Standorte innerhalb einer Stadt kann zwar recht einfach sein, aber wenn man über diese Grenze hinausgeht, kann es schwierig werden, sie alle allein zu verwalten, so dass man in jedem Salon Manager braucht. Aber Sie wollen Ihren Managern nicht den Administrator-Zugang zu allen anderen Salons in Ihrem erweiterten Unternehmen geben – sie müssen nur ihre eigene kleine Ecke sehen und verwalten.

Die Schaffung eines Unternehmensclusters, bei dem nur der Firmenadministrator den Überblick über alle Salons hat, die einzelnen Salons aber individuell arbeiten können, ist der richtige Weg für Ihr Kosmetikunternehmen. Seien wir fair. Es ist nicht mehr nur ein Salon, es ist ein Unternehmen. Ein Unternehmen braucht ein unternehmensweites Terminmanagement.

API-Funktionalität

Das ist vielleicht nichts, worüber Sie zu Beginn Ihrer Reise mit der Salonplanungssoftware nachdenken möchten, aber es ist etwas, das Sie vielleicht auf dem Weg dorthin in Betracht ziehen möchten.

Wenn Sie nicht mehr nur einen Salon, sondern ein Schönheitsunternehmen haben, sind Sie vielleicht schon zu dem Schluss gekommen, dass Ihre Bedürfnisse einen Grad an Individualisierung erreicht haben, den ein kommerzielles Terminplanungsprogramm für Salons möglicherweise nicht mehr erfüllen kann. Das ist kein Problem, solange Ihr bestehendes Planungssystem über API-Funktionen verfügt, die Sie direkt in jedes beliebige System integrieren können.

Sie brauchen die Planungssoftware nicht zu ersetzen. Teilen Sie Ihren Entwicklern einfach mit, dass sie die API nutzen können , um sie in Ihre maßgeschneiderten Systeme einzubauen.

Die Wahl der richtigen Salonplanungssoftware

Sie haben sich nun für die von Ihnen benötigten Merkmale und Funktionen entschieden, was kommt nun? Zum Teil werden Ihre geschäftlichen Anforderungen wahrscheinlich mit dem Lebenszyklus Ihres Unternehmens und dem Stand Ihrer Entwicklung übereinstimmen.

Sie brauchen kein standortübergreifendes Management, wenn Sie gerade Ihren ersten Salon eröffnen, aber was ist, wenn Ihre Geschäftspläne eine Ausweitung auf mehrere Standorte vorsehen? Es geht nicht nur darum, was jetzt für Sie funktioniert; Sie sollten auch darüber nachdenken, was funktionieren wird, wenn Ihr Unternehmen wächst und sich Ihre Anforderungen weiterentwickeln.

In keinem Regelwerk steht, dass Sie mit der gleichen Software für die Terminplanung arbeiten müssen; das ist einfach nur dumm. Wenn sich Ihr Unternehmen jedoch in einer Expansionsphase befindet, wollen Sie dann wirklich den zusätzlichen Aufwand für die Umstellung auf Ihre neuen Anforderungen? Ein weiterer Aspekt ist die Frage, ob die von Ihnen gewählte Planungssoftware Ihnen bei der Entwicklung Ihres Unternehmens helfen wird.

Ich kann Ihnen nicht alle Antworten geben, weil ich nicht weiß, wo Sie in der Entwicklung Ihres Salongeschäfts stehen. Wir können Ihnen jedoch dabei helfen, die richtige Salonplanungssoftware zu finden, die Sie von Anfang bis Ende unterstützt und Ihre Kunden zufrieden stellt.

Zusammenfassung – Wie Sie die richtige Terminplanungssoftware für Ihren Salon auswählen

Lassen Sie uns also kurz durchgehen, was Sie tun müssen, um den geeigneten Salonplaner für Ihr Unternehmen zu finden:

  • Definieren Sie Ihre Ziele für die Planungssoftware – wenn Sie vage oder unsicher sind, hilft Ihnen das bei der Auswahl nicht weiter.
  • Analysieren Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens und den Stand der Entwicklung.
  • Legen Sie Ihr Budget fest – aber lassen Sie es flexibel. Wenn Sie mehr Wert für einen etwas höheren Preis erhalten, können Sie mehr sparen, als Sie bezahlen.
  • Finden Sie potenzielle Software für die Salonplanung – Sie können sie googeln oder die Vergleichsseiten ausprobieren.
  • Schränken Sie diese ein, indem Sie Ihre Anforderungsliste mit den verfügbaren Funktionen vergleichen.

Hier sind ein paar Tipps, die Ihnen den Einstieg erleichtern:

Die meisten, wenn nicht sogar alle der besten Salonplanungssoftware geben Ihnen Zeit, das System zu testen, normalerweise mindestens 14 Tage. Wenn sie Sie das System nicht ausprobieren lassen und erwarten, dass Sie sofort bezahlen, haben sie wahrscheinlich etwas zu verbergen.

Vergessen Sie die Datensicherheit nicht. Wenn Sie Kunden haben, die Ihnen ihre Daten anvertrauen, müssen Sie sicher sein, dass Sie diese Daten auch Ihrer Planungssoftware anvertrauen können. Internationale Akkreditierungen und Konformitätsvereinbarungen werden Ihnen helfen. Die meisten von uns sind ziemlich stolz auf ihre Zertifizierung, so dass sie auf der Website deutlich sichtbar sein wird. Dinge wie GDPR-Konformität und ISO 27001-Zertifizierung sind leicht zu erkennen und hilfreich zu wissen.

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