Software de agendamento de funcionários – 5 principais benefícios

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Se você possui uma pequena empresa ou administra uma grande empresa, distribuir as tarefas entre os funcionários é uma necessidade. Isso implica criar um cronograma e atualizá-lo com novas informações, principalmente quando há trabalhadores em um horário de turno. Se um gerente decidir concluir essa tarefa manualmente, ele passará horas ou até dias tentando fazer as coisas. Um pequeno erro no cronograma pode causar grandes problemas para toda a empresa. Felizmente, existe uma solução que vale a pena – um sistema moderno de agendamento de funcionários que pode economizar muito tempo e permitir que os gerentes se concentrem em aspectos mais importantes de seu trabalho.

O que é uma solução de software de agendamento de funcionários?

Um sistema de agendamento de funcionários é uma plataforma multifuncional que ajuda os gerentes a navegar pelo fluxo de trabalho. Uma grande variedade de ferramentas representadas neste sistema torna o negócio mais eficaz. Algumas dessas ferramentas são um cronograma automatizado, um sistema de notificação e um rastreador de tempo. A principal função de um sistema de agendamento de funcionários é atualizar o processo de agendamento, liberando tempo para tarefas mais complexas.

A principal vantagem de um sistema de agendamento de funcionários é a automação dos processos, seja designando trabalhadores horistas para as tarefas, controlando a realização geral ou configurando atualizações diárias. Como resultado, você criará uma atmosfera produtiva onde os recursos são alocados de forma eficiente e quaisquer erros humanos são reduzidos.

Este artigo o guiará pelos cinco principais benefícios de usar um sistema de agendamento de funcionários que mudará para sempre a maneira como você pensa sobre o gerenciamento da força de trabalho.

5 principais benefícios do software de agendamento de funcionários

Se você se pergunta por que deve utilizar o software de agendamento de equipe, há vários motivos para incorporá-lo ao seu fluxo de trabalho atual. Os meios de utilização desse software dependem dos objetivos fundamentais de cada empresa. Aqui estão alguns dos principais benefícios do software de agendamento de pessoal que lhe darão uma ideia do que ele ajudará sua empresa a realizar.

Métricas cruciais para confiar

Métricas orientadas a objetivos. Um objetivo importante para qualquer empresa é acompanhar quantas metas de negócios foram alcançadas no final da semana ou do mês. Isso pode ser feito avaliando a renda por trabalhador ou o número de linhas de código escritas . A revisão de metas semanal ou mensal leva a um planejamento mais eficaz e permite que os gerentes traduzam as principais metas em tarefas personalizadas para cada trabalhador.

Métricas de qualidade de trabalho. Além dos fatores quantitativos, você também deve considerar a qualidade do trabalho, pois isso afeta a experiência do cliente e a produtividade de outros funcionários. Essa avaliação pode ser baseada no feedback de várias partes. Além disso, as métricas de qualidade ajudam a identificar os pontos fracos de cada funcionário que impedem o crescimento estável do negócio.

Desenvolvimento e treinamento. Alocar custos de treinamento para que os funcionários melhorem seu desempenho aprendendo novas habilidades é sempre uma boa ideia. No entanto, você deve considerar o tipo de treinamento com cuidado. Em outras palavras, você pode usar métricas para ver se o novo conhecimento ajudou a aumentar a produtividade ou não.

Controle de tempo

Automatização. A O sistema de agendamento de funcionários torna o registro de horas muito mais fácil. Como gerente, você não precisará mais lidar com o registro manual das horas de trabalho de cada funcionário. Isso acabará eliminando as inconsistências e garantindo um controle de tempo justo.

Contabilidade justa. Outro problema que o registro automatizado de horas resolve é melhorar a precisão da folha de pagamento. O sistema de agendamento de funcionários rastreia quando cada funcionário entra e sai. Portanto, todos serão pagos por um número exato de horas e haverá menos casos de pagamento a maior/a menor.

Pagamentos decentes. Do ponto de vista de um funcionário, o rastreamento de tempo transformará o trabalho extra não remunerado que está sendo feito para concluir o projeto em trabalho remunerado. Saber que seus esforços são valorizados permitirá que os funcionários se concentrem na qualidade e não na quantidade.

Maiores retornos possíveis

Para a maioria das empresas, a mão de obra é o fator de produção mais caro. É por isso que você precisa ter certeza de que a curva de oferta atende à curva de demanda. Se houver falta de mão de obra, você não tirará o máximo proveito do mercado. Consequentemente, muitos trabalhadores levarão a custos adicionais quando a demanda for baixa. O planejamento inteligente ajudará você a evitar o excesso de pessoal e o horário de turnos rotativos também pode ajudar.

Graças aos vários recursos fornecidos pelo software de agendamento de funcionários, você pode prever facilmente a demanda futura e ajustar o número de funcionários necessários. O uso de tecnologia moderna, como Inteligência Artificial e Aprendizado de Máquina, para prever padrões de demanda levará a resultados mais precisos do que os métodos convencionais de previsão. Isto irá poupar-lhe 5 a 10 por cento dos custos de mão-de-obra.

Outro fator dispendioso é o tempo. Em vez de buscar constantemente novos talentos para se adequar às demandas, os gestores poderiam investir seu profissionalismo em tarefas mais importantes enquanto o software faz avaliações precisas da demanda.

Gestão de competência e desempenho

Profissionais de recursos humanos estão interessados em alocar recursos de forma eficiente. Isso requer a análise do desempenho de cada funcionário individualmente. A melhor maneira de receber informações sobre o desempenho do seu trabalhador é por meio de dados quantitativos, que podem ser derivados do sistema de agendamento de funcionários.

Dados de realizações pessoais e relatórios de produtividade podem ser transformados em feedback da empresa. Isso dará aos funcionários uma melhor noção de como eles fazem seu trabalho e o que precisa ser melhorado. Além disso, criar e publicar classificações de funcionários pode estimular a motivação para alcançar resultados mais altos.

Satisfação e retenção de funcionários
A lealdade dos funcionários desempenha um papel importante nas realizações globais da empresa. Estes são os fatores que podem deixar seus funcionários mais felizes:

• Equilíbrio entre trabalho e tempo livre. Os funcionários podem ter outras preocupações além de seus empregos, como família ou educação. Neste ponto, uma oportunidade de gerenciar a carga de trabalho seria de grande ajuda.
• Agendamento individualizado. Dadas as especificidades do sistema de agendamento de funcionários, os trabalhadores podem introduzir preferências individuais no agendamento. Isso evitará que eles recebam tarefas do nada. Criar uma agenda pessoal adiciona mais flexibilidade e levará a uma maior satisfação no trabalho.
• Adaptação rápida e suave às mudanças . Ao utilizar os recursos do sistema de notificação, os gerentes podem fornecer atualizações rápidas sobre quaisquer alterações no processo de trabalho. Não há necessidade de gastar tempo extra lendo e-mails longos. As notificações personalizadas dentro da plataforma economizarão tempo para funcionários e gerentes.

Pensamentos finais

Um sistema de agendamento de funcionários pode ajudá-lo a reduzir os custos de produção, aumentar a produtividade da força de trabalho e alocar recursos de forma eficaz, tudo em um só lugar. Com a crescente demanda por serviços e eventos online, gerenciar todos os processos da sua empresa manualmente pode ser o pesadelo de um gestor. Nesse caso, esse sistema de agendamento é uma economia em tempo real. A utilidade de um sistema de agendamento para funcionários não reside apenas no gerenciamento simplificado de tarefas. É também um investimento de longo prazo que pode melhorar as estratégias da empresa para aumentar a eficácia.

Biografia do autor convidado – Alexey Kutsenko

Alexey Kutsenko é CMO da empresa DDI Development , que fornece serviços personalizados de desenvolvimento e web para clientes em todo o mundo. Alexey tem vasta experiência na construção de estratégias de marketing para diversos clientes, definindo as necessidades do cliente e liderando estratégias de marketing digital na empresa.