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Software zur Personaleinsatzplanung – 5 wichtige Vorteile

Amie Parnaby
21/07/2021
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Ob Sie nun ein kleines Unternehmen besitzen oder ein großes leiten, die Verteilung der Aufgaben auf die Mitarbeiter ist eine Notwendigkeit. Dies bedeutet, dass ein Zeitplan erstellt und mit neuen Informationen aktualisiert werden muss, vor allem, wenn es Arbeitnehmer gibt, die einen Schichtplan haben. Wenn ein Manager beschließt, diese Aufgabe manuell zu erledigen, wird er Stunden oder sogar Tage damit verbringen, die Dinge zu erledigen. Ein kleiner Fehler im Zeitplan kann große Probleme für das gesamte Unternehmen verursachen. Glücklicherweise gibt es eine lohnende Lösung – ein modernes Mitarbeiterplanungssystem, das viel Zeit sparen kann und es Managern ermöglicht, sich auf wichtigere Aspekte ihrer Arbeit zu konzentrieren.

Was ist eine Softwarelösung für die Personaleinsatzplanung?

Ein Personaleinsatzplanungssystem ist eine multifunktionale Plattform, die Managern hilft, den Arbeitsablauf zu steuern. Eine Vielzahl von Werkzeugen, die in diesem System vertreten sind, macht das Geschäft effektiver. Einige dieser Werkzeuge sind ein automatischer Zeitplan, ein Benachrichtigungssystem und ein Zeiterfassungssystem. Die Hauptaufgabe eines Personaleinsatzplanungssystems besteht darin, den Planungsprozess zu verbessern und Zeit für komplexere Aufgaben freizumachen.

Der Hauptvorteil eines Personaleinsatzplanungssystems ist die Automatisierung der Prozesse, sei es die Zuweisung von Stundenarbeitern zu den Aufgaben, die Kontrolle der Gesamtleistung oder die Einrichtung von Tagesaktualisierungen. Auf diese Weise schaffen Sie eine produktive Atmosphäre, in der die Ressourcen effizient zugewiesen werden und menschliche Fehler reduziert werden.

In diesem Artikel finden Sie die fünf wichtigsten Vorteile eines Mitarbeiterplanungssystems, die Ihre Sichtweise auf die Personalverwaltung für immer verändern werden.

5 Hauptvorteile der Software für die Personaleinsatzplanung

Wenn Sie sich fragen, warum Sie eine Software für die Personaleinsatzplanung einsetzen sollten, gibt es mehrere Gründe, sie in Ihren aktuellen Arbeitsablauf einzubinden. Die Art und Weise, wie eine solche Software eingesetzt wird, hängt von den grundlegenden Zielen des jeweiligen Unternehmens ab. Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Vorteile einer Software für die Personaleinsatzplanung, die Ihnen eine Vorstellung davon vermitteln, was Ihr Unternehmen damit erreichen kann.


Entscheidende Metriken, auf die man sich verlassen kann

Zielgerichtete Metriken. Ein wichtiges Ziel für jedes Unternehmen ist es, am Ende einer Woche oder eines Monats zu wissen, wie viele Geschäftsziele erreicht wurden. Dies kann durch die Auswertung des Einkommens pro Arbeitnehmer oder der Anzahl der geschriebenen Codezeilen geschehen. Die wöchentliche oder monatliche Überprüfung der Ziele führt zu einer effektiveren Planung und ermöglicht es den Managern, wichtige Ziele in personalisierte Aufgaben für jeden Mitarbeiter umzusetzen.

Metriken zur Arbeitsqualität. Neben den quantitativen Faktoren sollten Sie auch die Qualität der Arbeit berücksichtigen, da sie sich auf die Kundenerfahrung und die Produktivität der anderen Mitarbeiter auswirkt. Eine solche Bewertung kann sich auf das Feedback verschiedener Parteien stützen. Darüber hinaus helfen Qualitätskennzahlen dabei, Schwachstellen der einzelnen Mitarbeiter zu ermitteln, die ein stabiles Wachstum des Unternehmens verhindern.

Entwicklung und Ausbildung. Es ist immer eine gute Idee, die Ausbildungskosten so zu verteilen, dass die Mitarbeiter ihre Leistung durch das Erlernen neuer Fähigkeiten verbessern können. Allerdings sollten Sie sich die Art der Ausbildung gut überlegen. Mit anderen Worten: Sie können anhand von Metriken feststellen, ob neues Wissen zur Produktivitätssteigerung beigetragen hat oder nicht.

Zeiterfassung

Automatisieren. Eine Das System zur Personaleinsatzplanung erleichtert die Zeiterfassung erheblich. Als Vorgesetzter müssen Sie sich nicht mehr mit der manuellen Erfassung der von jedem Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden befassen. Dadurch werden Ungereimtheiten beseitigt und eine faire Zeiterfassung gewährleistet.

Faire Rechnungslegung. Ein weiteres Problem, das die automatisierte Zeiterfassung löst, ist die Verbesserung der Genauigkeit der Lohnabrechnung. Das Personaleinsatzplanungssystem verfolgt, wann die einzelnen Mitarbeiter ein- und ausstempeln. Auf diese Weise erhält jeder eine genaue Stundenzahl, und es gibt weniger Fälle von Über- oder Unterzahlungen.

Anständige Zahlungen. Aus der Sicht des Arbeitnehmers wird durch die Zeiterfassung unbezahlte Mehrarbeit, die zur Fertigstellung des Projekts geleistet wird, zu bezahlter Arbeit. Das Wissen, dass Ihre Bemühungen geschätzt werden, ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf Qualität statt auf Quantität zu konzentrieren.

Höchstmögliche Rendite

Für die meisten Unternehmen ist die Arbeit der teuerste Produktionsfaktor. Deshalb müssen Sie dafür sorgen, dass die Angebotskurve mit der Nachfragekurve übereinstimmt. Wenn es an Arbeitskräften mangelt, werden Sie nicht das Beste aus dem Markt herausholen können. Folglich führt eine zu große Anzahl von Mitarbeitern zu zusätzlichen Kosten, wenn die Nachfrage gering ist. Eine kluge Planung wird Ihnen helfen, eine Überbesetzung zu vermeiden, und auch rotierende Schichtpläne können helfen.

Dank der verschiedenen Funktionen der Mitarbeiterplanungssoftware können Sie den künftigen Bedarf leicht vorhersagen und die Anzahl der benötigten Mitarbeiter anpassen. Der Einsatz moderner Technologien wie künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen zur Vorhersage von Nachfragemustern wird zu genaueren Ergebnissen führen als herkömmliche Vorhersagemethoden. Dadurch können Sie 5 bis 10 Prozent der Arbeitskosten einsparen.

Ein weiterer kostspieliger Faktor ist die Zeit. Anstatt ständig nach neuen Talenten zu suchen, um den Anforderungen gerecht zu werden, könnten Manager ihre Professionalität in wichtigere Aufgaben investieren, während die Software genaue Bedarfsbewertungen vornimmt.

Kompetenz- und Leistungsmanagement

Personalfachleute sind daran interessiert, Ressourcen effizient zuzuweisen. Dazu muss die Leistung jedes einzelnen Mitarbeiters analysiert werden. Der beste Weg, um Informationen über die Leistung Ihrer Mitarbeiter zu erhalten, sind quantitative Daten, die aus dem Mitarbeiterplanungssystem abgeleitet werden können.

Persönliche Leistungsdaten und Produktivitätsberichte können in Feedback vom Unternehmen umgewandelt werden. Dadurch erhalten die Mitarbeiter ein besseres Gefühl dafür, wie sie ihre Arbeit erledigen und was verbessert werden muss. Darüber hinaus kann die Erstellung und Veröffentlichung von Mitarbeiterbewertungen die Motivation zu besseren Ergebnissen steigern.

Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung
Die Loyalität der Mitarbeiter spielt eine wichtige Rolle für den Gesamterfolg des Unternehmens. Dies sind die Faktoren, die Ihre Arbeitnehmer zufriedener machen können:

  • Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit. Die Arbeitnehmer haben möglicherweise neben ihrer Arbeit noch andere Sorgen, wie Familie oder Ausbildung. An dieser Stelle wäre eine Möglichkeit, das Arbeitspensum zu bewältigen, eine große Hilfe.
  • Selbstständige Terminplanung. Angesichts der Besonderheiten des Mitarbeiterplanungssystems können die Arbeitnehmer individuelle Präferenzen in den Plan einbringen. So wird verhindert, dass sie aus heiterem Himmel einen Auftrag erhalten. Die Erstellung eines persönlichen Zeitplans bietet mehr Flexibilität und führt zu einer größeren Arbeitszufriedenheit.
  • Schnelle und reibungslose Anpassung an Veränderungen. Durch die Nutzung der Funktionen des Benachrichtigungssystems können Manager schnelle Aktualisierungen über alle Änderungen im Arbeitsprozess bereitstellen. Es ist nicht nötig, zusätzliche Zeit mit dem Lesen langer E-Mails zu verbringen. Personalisierte Benachrichtigungen innerhalb der Plattform sparen Zeit für Mitarbeiter und Manager.

Abschließende Überlegungen

Ein Mitarbeiterplanungssystem kann Ihnen dabei helfen, die Produktionskosten zu senken, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu steigern und Ressourcen effektiv zuzuweisen – alles an einem Ort. Angesichts der wachsenden Nachfrage nach Online-Diensten und -Veranstaltungen kann die manuelle Verwaltung sämtlicher Unternehmensprozesse zum Albtraum eines jeden Managers werden. In diesem Fall ist ein solches Planungssystem ein Zeitsparer. Der Nutzen eines Terminplanungssystems für Mitarbeiter liegt nicht nur in der vereinfachten Aufgabenverwaltung. Es handelt sich auch um eine langfristige Investition, die die Unternehmensstrategien verbessern und die Effizienz steigern kann.

Gastautor Bio – Alexey Kutsenko

Alexey Kutsenko ist CMO bei DDI Development, einem Unternehmen, das kundenspezifische Web- und Entwicklungsdienstleistungen für Kunden in aller Welt anbietet. Alexey verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Entwicklung von Marketingstrategien für verschiedene Kunden, der Definition von Kundenbedürfnissen und der Leitung von digitalen Marketingstrategien im Unternehmen.

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