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Desafios que as pequenas empresas de serviços enfrentam no gerenciamento de reservas

Daena Skinner
14/05/2024
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Challenges Small Businesses face in managing bookings

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As reservas estão no centro de todos os negócios do setor de serviços. É por isso que, no mundo agitado de hoje, as pequenas empresas, como salões de beleza, centros de aulas particulares ou clínicas odontológicas, precisam gerenciar bem as reservas para serem bem-sucedidas. Mas, verdade seja dita, lidar com reservas traz desafios. Isso é verdade mesmo na era atual da tecnologia. Imagine aprender uma nova tecnologia e, ao mesmo tempo, garantir que seus clientes possam usá-la facilmente.

Este artigo discute esses desafios e algumas maneiras inteligentes de lidar com eles. Também vamos nos aprofundar em outras soluções para o sucesso de longo prazo, como educação adicional e melhoria do atendimento ao cliente. Compartilhamos como algumas pequenas empresas melhoraram o gerenciamento de suas reservas e mantiveram seus clientes satisfeitos.

Desafio 1: Adaptação aos sistemas de reservas digitais

Os dias de reservas manuais já se foram há muito tempo. Com a transformação digital, cada vez mais clientes preferem fazer reservas on-line. No entanto, a McKinsey destaca uma lacuna digital: 77% das organizações lançaram plataformas digitais, mas apenas 10% delas estão em plena expansão ou adoção, e 20% gerenciam contatos digitais sem assistência. Infelizmente, o fato de você ser difícil de encontrar ou de alcançar acaba afastando os clientes. Portanto, a McKinsey recomenda que você priorize a digitalização.

Mas, convenhamos, a mudança para o uso de computadores e smartphones para fazer reservas, embora seja realmente uma medida sensata, não é tão fácil quanto parece. Isso é especialmente verdadeiro para os empresários que não entendem de tecnologia ou cujos clientes não estão familiarizados com a tecnologia. Além disso, há muitos sistemas de reservas digitais, e verificá-los pode ser assustador. Mas todos nós sabemos que essa mudança terá de acontecer mais cedo ou mais tarde.

A solução

A melhor maneira de lidar com a mudança para as reservas digitais é escolher um sistema simples para gerenciar as reservas para a empresa e seus clientes. Ele deve ser fácil de usar em telefones e estar bem conectado às mídias sociais, de onde vêm muitos clientes. Por exemplo, você pode enviar lembretes aos clientes sobre seus compromissos no WhatsApp usando qualquer WhatsApp CRM. De acordo com as estatísticas da Zippia, o recurso de envio de lembretes pode reduzir em 29% o número de compromissos perdidos.

Para escolher o melhor sistema de reservas digitais sem precisar examinar todos eles, você deve:

  • Leia as avaliações ou pergunte a outras empresas o que elas usam.
  • Liste os que você gosta e fale com o atendimento ao cliente.
  • Experimente-os com testes gratuitos.

O caso de uma mudança bem-sucedida para sistemas de reservas digitais

O Modellbauwerkstatt Braunschweig, da Universidade Técnica, enfrentou um desafio: a maneira antiga de reservar equipamentos para os alunos era muito complicada. Eles precisavam de um sistema que fosse fácil para a equipe e os alunos.

Depois de experimentar um que não atendia às suas necessidades, eles finalmente encontraram um que atendia às suas necessidades. Essa nova plataforma permitiu que os alunos reservassem equipamentos on-line, como impressoras 3D e lasers. Um recurso importante que eles introduziram foram os códigos QR, tornando ainda mais fácil para os alunos fazerem reservas simplesmente escaneando um código.

Desafio 2: Gerenciar as expectativas e a experiência do cliente

Hoje em dia, as pessoas querem que a marcação de consultas ou serviços seja muito fácil e rápida, e preferem usar seus telefones ou computadores para gerenciar as marcações.

A Salesforce descobriu até mesmo que 8 em cada 10 pessoas acham que a forma como uma empresa as trata é tão importante quanto o serviço ou o produto que estão recebendo. Isso também significa que eles querem que o processo de reserva seja tranquilo e pessoal. Mas como você faz isso?

A solução

Para atender melhor às expectativas dos clientes ao implementar um sistema de reservas,

  • Treine sua equipe para usar a tecnologia (por exemplo, sistemas de helpdesk ) para oferecer um serviço excepcional.
  • Implemente recursos como lembretes de compromissos para aprimorar a experiência do cliente.
  • Disponibilize formulários de feedback após os serviços para ajudar você a entender a satisfação do cliente e identificar áreas para melhoria.
  • Incentive as avaliações on-line para criar confiança com novos clientes.
  • Use os dados dos clientes para personalizar as comunicações e ofertas, pois isso faz com que cada cliente se sinta valorizado.
  • Para os interessados em se aventurar no comércio eletrônico, considere a possibilidade de explorar métodos como aprender a vender na Amazon sem estoque. Essa abordagem permite que você se concentre no relacionamento com o cliente e no marketing, enquanto a logística e o gerenciamento de estoque ficam a cargo de terceiros.

O caso de um provedor de serviços eficiente e de clientes satisfeitos

Kathleen Birch, uma especialista em cuidados com a pele com anos de experiência, achava difícil acompanhar todos os seus agendamentos porque fazia tudo por telefone ou e-mail. Isso estava tomando muito do seu tempo. Ela decidiu usar um sistema de reservas para tornar seu trabalho mais eficiente.

Com esse novo sistema, seus clientes podiam marcar suas consultas on-line em qualquer lugar e a qualquer hora, mesmo à noite. Isso facilitou muito as coisas para Kathleen, e seus clientes também adoraram. Agora, ela passa menos tempo ao telefone e raramente tem de lidar com compromissos perdidos.

Desafio 3: treinamento da equipe e integração do sistema

A implementação de um novo sistema é sempre um desafio, especialmente no gerenciamento de reservas, pois você precisa ensinar a todos como usar bem o sistema. A transição para um novo sistema é complicada porque todos precisam se acostumar a usar a nova tecnologia sem causar problemas nas operações e nas experiências dos clientes.

A solução

Mudanças nunca são fáceis, portanto, ao escolher um sistema de reservas, procure um que seja fácil de usar e altamente personalizável. Para que você tenha uma transição tranquila para o uso do sistema em sua empresa,

  • Envolva a sua equipe no processo de seleção do novo sistema para garantir que ele atenda às necessidades de todos; isso também ajuda você a determinar se o novo sistema se integra bem ao processo existente.
  • Treine sua equipe com prática e atualizações regulares.
  • Configure uma base de conhecimento central onde sua equipe possa encontrar respostas para perguntas comuns.
  • Monitore o uso do sistema e obtenha feedback da equipe para fazer os ajustes necessários.

O caso da integração bem-sucedida de sites

A Smile Pop, uma clínica odontológica em Nova York, precisava de uma maneira melhor de lidar com as consultas, pois estava recebendo muitos pacientes. Eles precisavam de um sistema que pudesse lidar melhor com os compromissos e se adequar perfeitamente ao site. Por isso, eles escolheram o SimplyBook.me porque ele permite que eles façam mais coisas do jeito deles e é mais fácil de usar.

A Dra. Courtney Barry, que dirige a clínica, gostou do fato de que o sistema pode ser bastante personalizado sem que você tenha conhecimento de programação de computador. Isso significava que eles poderiam fazer com que o sistema de reservas parecesse parte do site, o que era importante para manter a consistência da marca.

Eles integraram o sistema em seu site, criando um link direto para os pacientes marcarem consultas. Assim, as reservas se tornaram mais fáceis e acessíveis. Suas reservas on-line agora representam 90% das consultas de novos pacientes.

Desafio 4: Planejamento financeiro e investimento em crescimento

Toda empresa, grande ou pequena, precisa pensar em como gastar dinheiro com sabedoria, especialmente quando deseja crescer. Suas considerações incluem gastos com novas tecnologias. A implementação de um novo sistema para ajudar a tornar o gerenciamento de reservas eficiente significa um custo adicional. A questão então é: você deve ou não comprar um? Consultar um consultor financeiro pode fornecer orientação sobre esses investimentos.

A solução

Bem, um sistema de reservas é algo que você não pode deixar de ter quando estiver prestando serviços. Portanto, a melhor pergunta é como você faz esse gasto valer a pena. Veja como:

  • Analise o dinheiro que você tem e decida quais são suas grandes metas. Pergunte a si mesmo por que você precisa do sistema e quanto gastará com ele.
  • Compare preços e recursos ao explorar os sistemas de reserva. Você terá que trabalhar dentro do seu orçamento sem sacrificar os recursos necessários.
  • Teste os sistemas antes de implementá-los completamente em sua empresa

Aprender mais sobre como administrar o dinheiro e planejar o futuro da sua empresa é outra maneira de garantir que você administre bem suas finanças. Por exemplo, fazer cursos on-line que não custam muito pode proporcionar a você o conhecimento adequado. Você pode optar pelos mestrados on-line mais baratos, especialmente um MBA ou um mestrado em finanças, para aprimorar suas habilidades e conhecimentos e, ao mesmo tempo, administrar sua empresa. Esses programas abordam tópicos que podem ajudar diretamente você a ter um melhor desempenho nos negócios.

O caso de encontrar um sistema de reservas econômico

A Mandel Dermatology, uma clínica de cuidados com a pele com sede em Nova York, teve problemas com seu serviço anterior de agendamento de consultas, que custava muito caro, mas não tinha recursos essenciais. Eles procuraram um novo sistema, e foi quando se depararam com o SimplyBook.me.

Seu novo sistema poderia economizar dinheiro mensal e fazer com que mais pessoas marcassem consultas on-line. Também ficou mais fácil falar com os clientes por meio de e-mails e mensagens – personalizando as configurações de e-mail e notificação para atender às suas necessidades. Mais importante ainda, eles obtiveram insights mais valiosos para suas estratégias de marketing.

Supere os desafios do gerenciamento de reservas

Gerenciar reservas pode ser uma grande tarefa para pequenas empresas com serviços que dependem muito do agendamento eficiente de clientes. Eles precisam lidar com novas tecnologias, determinar as necessidades de seus clientes e encontrar maneiras de expandir seus negócios. Mas há soluções disponíveis.

O uso de um sistema simples de reservas on-line pode fazer uma grande diferença. Isso facilita as coisas tanto para a empresa quanto para os clientes. Além disso, investir tempo para aprender mais sobre planejamento financeiro e crescimento dos negócios também pode ajudar. Você pode até mesmo fazer cursos on-line acessíveis para gerenciar melhor seus negócios.

Com as ferramentas e o conhecimento certos, as pequenas empresas podem lidar muito melhor com suas reservas e manter seus clientes satisfeitos.

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