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Les défis auxquels les petites entreprises de services sont confrontées dans la gestion des réservations

Daena Skinner
14/05/2024
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Challenges Small Businesses face in managing bookings

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Les réservations sont au cœur de toute activité dans le secteur des services. C’est pourquoi, dans le monde trépidant d’aujourd’hui, les petites entreprises telles que les salons de coiffure, les centres de soutien scolaire ou les cliniques dentaires doivent bien gérer les réservations pour réussir. Mais à vrai dire, la gestion des réservations ne va pas sans difficultés. Cela est vrai même à l’ère de la technologie. Imaginez que vous appreniez une nouvelle technologie tout en veillant à ce que vos clients puissent l’utiliser facilement.

Cet article examine ces défis et quelques moyens intelligents de les relever. Nous examinerons également d’autres solutions pour une réussite à long terme, telles que la formation continue et l’amélioration du service à la clientèle. Nous vous expliquons comment certaines petites entreprises ont réussi à mieux gérer leurs réservations et à satisfaire leurs clients.

Défi 1 : S’adapter aux systèmes de réservation numériques

L’époque des réservations manuelles est révolue. Avec la transformation numérique, de plus en plus de clients préfèrent désormais réserver en ligne. Cependant, McKinsey met en évidence un fossé numérique : 77 % des organisations ont lancé des plates-formes numériques, mais seulement 10 % d’entre elles les ont pleinement développées ou adoptées, et 20 % gèrent des contacts numériques sans assistance. Malheureusement, le fait d’être difficile à trouver ou à joindre rebute les clients. McKinsey recommande donc de donner la priorité à la numérisation.

Mais ne nous voilons pas la face, le passage à l’utilisation d’ordinateurs et de smartphones pour les réservations, bien qu’il s’agisse d’une décision judicieuse, n’est pas aussi simple que cela. C’est particulièrement vrai pour les chefs d’entreprise qui ne sont pas familiarisés avec la technologie ou dont les clients ne le sont pas. En outre, il existe trop de systèmes de réservation numériques, et les consulter peut s’avérer décourageant. Mais nous savons tous que ce changement doit se produire tôt ou tard.

La solution

La meilleure façon de gérer le passage à la réservation numérique est de choisir un système simple de gestion des réservations pour l’entreprise et ses clients. Il doit être facile à utiliser sur les téléphones et bien s’articuler avec les médias sociaux, d’où proviennent de nombreux clients. Par exemple, vous pouvez envoyer des rappels aux clients concernant leurs rendez-vous sur WhatsApp en utilisant n’importe quel CRM WhatsApp. Selon les statistiques de Zippia, la fonction d’envoi de rappels peut réduire de 29 % le nombre de rendez-vous manqués.

Pour choisir le meilleur système de réservation numérique sans avoir à les examiner tous, vous devez.. :

  • Lisez les commentaires ou demandez à d’autres entreprises ce qu’elles utilisent.
  • Dressez la liste de ceux qui vous plaisent et adressez-vous à leur service clientèle.
  • Essayez-les gratuitement.

Le cas d’un passage réussi aux systèmes de réservation numériques

Le Modellbauwerkstatt Braunschweig de l’Université technique a été confronté à un défi : son ancienne méthode de réservation de l’équipement des étudiants était trop compliquée. Ils avaient besoin d’un système facile à utiliser pour le personnel et les étudiants.

Après en avoir essayé un qui ne répondait pas à leurs besoins, ils ont finalement trouvé celui qui répondait à leurs besoins. Cette nouvelle plateforme permet aux étudiants de réserver en ligne des équipements tels que des imprimantes 3D et des lasers. Ils ont notamment introduit les codes QR, qui permettent aux étudiants de réserver encore plus facilement en scannant simplement un code.

Défi 2 : Gérer les attentes et l’expérience des clients

De nos jours, les gens veulent que la prise de rendez-vous ou de services soit très facile et rapide, et ils préfèrent utiliser leur téléphone ou leur ordinateur pour gérer les réservations.

Salesforce a même constaté que 8 personnes sur 10 pensent que la manière dont une entreprise les traite est aussi importante que le service ou le produit qu’elles reçoivent. Cela signifie également qu’ils souhaitent que le processus de réservation soit fluide et personnel. Mais comment faire ?

La solution

Mieux répondre aux attentes des clients lors de la mise en place d’un système de réservation,

  • Formez votre équipe à l’utilisation de la technologie (par exemple, les systèmes d’assistance ) pour fournir un service exceptionnel.
  • Mettez en place des fonctions telles que des rappels de rendez-vous pour améliorer l’expérience du client.
  • Mettez à disposition des formulaires de retour d’information après les services pour vous aider à comprendre la satisfaction des clients et à identifier les domaines à améliorer.
  • Encouragez les commentaires en ligne afin d’instaurer un climat de confiance avec les nouveaux clients.
  • Utilisez les données relatives aux clients pour personnaliser les communications et les offres, car cela permet à chaque client de se sentir valorisé.
  • Pour ceux qui souhaitent s’aventurer dans le commerce électronique, envisagez d’explorer des méthodes telles que l’apprentissage de la vente sur Amazon sans inventaire. Cette approche vous permet de vous concentrer sur les relations avec la clientèle et le marketing, tandis que la logistique et la gestion des stocks sont prises en charge par d’autres.

Le cas d’un prestataire de services efficace et de clients satisfaits

Kathleen Birch, experte en soins de la peau et forte de plusieurs années d’expérience, avait du mal à gérer toutes ses réservations, car elle les faisait toutes par téléphone ou par courrier électronique. Cela lui prenait trop de temps. Elle a décidé d’utiliser un système de réservation pour rendre son travail plus efficace.

Grâce à ce nouveau système, ses clients peuvent prendre rendez-vous en ligne partout et à tout moment, même la nuit. Cela a grandement facilité la tâche de Kathleen, et ses clients l’ont également appréciée. Aujourd’hui, elle passe moins de temps au téléphone et a rarement à faire face à des rendez-vous manqués.

Défi 3 : Formation du personnel et intégration du système

La mise en œuvre d’un nouveau système est toujours un défi, surtout lorsqu’il s’agit de gérer les réservations, car vous devez apprendre à tout le monde à bien utiliser le système. La transition vers un nouveau système est délicate, car tout le monde doit s’habituer à utiliser la nouvelle technologie sans que cela n’entraîne de problèmes pour vos opérations et l’expérience de vos clients.

La solution

Le changement n’est jamais facile, c’est pourquoi, lorsque vous choisissez un système de réservation, optez pour un système convivial et hautement personnalisable. Pour une transition en douceur vers l’utilisation du système pour votre entreprise,

  • Impliquez votre équipe dans le processus de sélection de votre nouveau système afin de vous assurer qu’il répond aux besoins de chacun ; cela vous aidera également à déterminer si le nouveau système s’intègre bien dans votre processus existant.
  • Formez votre personnel par des exercices pratiques et des mises à jour régulières.
  • Créez une base de connaissances centrale où votre personnel peut trouver des réponses aux questions les plus courantes.
  • Contrôler l’utilisation du système et recueillir les réactions du personnel afin de procéder aux ajustements nécessaires.

Le cas de l’intégration réussie d’un site web

Smile Pop, une clinique dentaire de New York, avait besoin d’un meilleur moyen de gérer les rendez-vous car elle recevait beaucoup de patients. Ils avaient besoin d’un système capable de mieux gérer les rendez-vous et de s’intégrer parfaitement à leur site web. Ils ont donc choisi SimplyBook.me parce qu’il leur permet de faire plus de choses à leur manière et qu’il est plus facile à utiliser.

Le Dr Courtney Barry, qui dirige la clinique, a apprécié le fait que le système puisse être largement personnalisé sans que l’on connaisse le codage informatique. Cela signifie qu’ils pouvaient faire en sorte que le système de réservation ait l’air de faire partie intégrante de leur site web, ce qui était important pour que leur marque reste cohérente.

Ils ont intégré le système à leur site web, créant ainsi un lien direct permettant aux patients de prendre rendez-vous. Les réservations sont donc devenues plus faciles et plus accessibles. Les réservations en ligne représentent désormais 90 % des rendez-vous avec les nouveaux patients.

Défi 4 : Planification financière et investissement dans la croissance

Toute entreprise, petite ou grande, doit réfléchir à la manière de dépenser l’argent de manière judicieuse, en particulier lorsqu’elle souhaite se développer. Les dépenses liées aux nouvelles technologies font partie de leurs considérations. La mise en œuvre d’un nouveau système pour vous aider à gérer efficacement vos réservations entraîne un coût supplémentaire. La question est donc de savoir si vous devez vous en procurer un ou non. Un coach financier peut vous conseiller sur ces investissements.

La solution

Un système de réservation est indispensable lorsque vous fournissez des services. Par conséquent, la meilleure question est de savoir comment vous pouvez rentabiliser ces dépenses. Voici comment :

  • Examinez l’argent dont vous disposez et décidez de vos grands objectifs. Demandez-vous pourquoi vous avez besoin de ce système et combien vous allez y consacrer.
  • Comparez les prix et les caractéristiques des systèmes de réservation. Vous devrez respecter votre budget sans sacrifier les caractéristiques nécessaires.
  • Testez les systèmes avant de les déployer complètement dans votre entreprise.

Apprendre à gérer l’argent et à planifier l’avenir de votre entreprise est une autre façon de vous assurer que vous gérez bien vos finances. Par exemple, suivre des cours en ligne peu coûteux peut vous permettre d’acquérir le bon savoir-faire. Vous pouvez opter pour les masters en ligne les moins chers, en particulier un MBA ou un master en finance, afin d’améliorer vos compétences et vos connaissances tout en continuant à gérer votre entreprise. Ces programmes couvrent des sujets qui peuvent directement vous aider à mieux réussir dans votre entreprise.

Trouver un système de réservation rentable

Mandel Dermatology, une clinique de soins de la peau basée à New York, avait des problèmes avec son ancien service de prise de rendez-vous, qui coûtait cher mais manquait de fonctionnalités essentielles. Ils ont cherché un nouveau système, et c’est alors qu’ils sont tombés sur SimplyBook.me.

Leur nouveau système pourrait permettre de réaliser des économies mensuelles et d’inciter un plus grand nombre de personnes à prendre rendez-vous en ligne. Il est également devenu plus facile de parler aux clients par le biais de courriels et de messages, en personnalisant les paramètres des courriels et des notifications en fonction de leurs besoins. Plus important encore, ils ont recueilli des informations plus précieuses pour leurs stratégies de marketing.

Surmonter les défis de la gestion des réservations

La gestion des réservations peut représenter une tâche importante pour les petites entreprises dont les services reposent en grande partie sur une planification efficace des clients. Ils doivent faire face aux nouvelles technologies, déterminer les besoins de leurs clients et trouver des moyens de développer leurs activités. Mais il existe des solutions.

L’utilisation d’un simple système de réservation en ligne peut faire une énorme différence. Cela facilite les choses à la fois pour l’entreprise et pour les clients. En outre, il peut être utile d’investir du temps pour en savoir plus sur la planification financière et la croissance de l’entreprise. Vous pouvez même suivre des cours en ligne abordables pour mieux gérer votre entreprise.

Avec les bons outils et les bonnes connaissances, les petites entreprises peuvent mieux gérer leurs réservations et satisfaire leurs clients.

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