Como manter os seus dados de cliente seguros e protegidos

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Os dados são a nova moeda, e é algo que todas as empresas precisam de proteger. Se tiver dados sensíveis de clientes, precisa de se certificar de que são seguros e protegidos.

A segurança de dados é um tema quente neste momento, com empresas como o Facebook e o Google a terem violações de dados. Contudo, não são apenas as grandes empresas que são vulneráveis; as pequenas empresas também o são.

De facto, de acordo com um estudo da Sage (um fornecedor líder de software de contabilidade), mais de metade das pequenas empresas não sabe quantos dados pessoais possuem sobre os seus clientes ou empregados.

Porque as Pequenas Empresas são Vulneráveis

Ter uma rede segura e protegida é um dos aspectos mais importantes de qualquer negócio, mas especialmente para as pequenas empresas.

Eis algumas razões para tal:

Faltam-lhes recursos.

As pequenas empresas estão menos preparadas para um ataque cibernético do que as grandes empresas. O custo médio de uma violação de dados é de 4,24 milhões de dólares, de acordo com a segurança da IBM. No entanto, o custo médio para uma pequena empresa é de 2 milhões de dólares em comparação com 1 milhão de dólares para grandes empresas.

Isto faz sentido porque as grandes empresas têm orçamentos e recursos dedicados à segurança. eles sabem quanto custaria resistir a uma falha de segurança. Inversamente, as empresas mais pequenas podem nem sequer ter os recursos ou os conhecimentos necessários para proteger adequadamente os seus dados. É também menos provável que tenham apólices de seguro que cubram a perda de dados devido a ataques de hacking ou de resgates.

Acham que não estão em risco.

As pequenas empresas acreditam muitas vezes que são demasiado pequenas ou sem importância para serem alvo de hackers. Mesmo assim, os criminosos não se importam se são grandes ou pequenos quando procuram vítimas que pagarão rapidamente.

Têm medidas de segurança fracas.

As pequenas empresas tendem a concentrar-se na sua actividade principal e não prestam muita atenção à segurança informática. Assumem que não precisam de soluções de segurança complexas porque não têm muitos dados a proteger ou porque não armazenam informação sensível nos seus servidores. Por outro lado, as grandes empresas passam pela documentação relacionada com a segurança quando utilizam soluções de gasodutos de dados para assegurar a conformidade com os regulamentos de privacidade de dados e assim garantir a segurança dos dados mesmo durante a transferência de dados

Utilizam versões antigas de software com vulnerabilidades conhecidas.

A maioria dos fornecedores de software lançam actualizações mensais que corrigem bugs e previnem a exploração de vulnerabilidades conhecidas nos seus produtos. No entanto, se a sua empresa não actualizar regularmente os seus sistemas, irá expô-lo a ataques que exploram essas vulnerabilidades. Os ciberataqueiros sabem como explorar vulnerabilidades em versões mais antigas de produtos de software, bem como em novas versões. É muitas vezes a razão para as actualizações de software.

O roubo de dados pode ser devastador para as pequenas empresas.

O roubo de dados não significa apenas perda financeira – pode também significar perda de confiança do cliente e de confiança na sua marca.

Se não tiver cuidado com quem tem acesso aos seus dados de clientes, alguém pode roubar os dados dos seus clientes. Coisas tais como informações de cartões de crédito ou outros dados sensíveis como números de segurança social ou números de contas bancárias. Perder estes dados pode colocá-lo em água quente junto de reguladores como a Comissão Federal do Comércio (FTC) e o Gabinete de Protecção Financeira dos Consumidores (CFPB).

Porque é importante a segurança dos dados

A segurança dos dados nunca é um problema que se possa ignorar. Com a crescente dependência da tecnologia digital e das suas aplicações, a necessidade de dados seguros está também a aumentar. A procura de armazenamento seguro de dados tem visto muitas empresas oferecerem soluções e serviços de encriptação.

A segurança dos dados não consiste apenas em garantir que os seus dados estão a salvo de acessos indesejados. Trata-se tanto de proteger a integridade dos seus dados contra adulterações ou corrupção por parte de utilizadores não autorizados. Além disso, precisa de o fazer mantendo a acessibilidade dos seus dados apenas a utilizadores autorizados.

A segurança dos dados ajuda a criar confiança entre os seus clientes e partes interessadas como empregados, parceiros, e vendedores que utilizam o seu sistema de informação. Um sistema de segurança de dados bem gerido irá ajudar a protegê-lo da ruína financeira devido à perda de informações financeiras ou pessoais sensíveis. Quer esteja armazenado nos seus servidores de bases de dados ou partilhado através de redes ou ligações à Internet, tem o dever de zelar por esses dados. Os computadores portáteis ou smartphones que os seus empregados utilizam podem ser perdidos, ou roubados para roubar informações confidenciais pertencentes aos seus empregadores.

Confiança do Cliente e Reputação da Marca

– Se sua empresa for vítima de uma violação de dados, isso pode prejudicar a reputação de sua marca e a confiança dos clientes. Mesmo que não seja pirateado, ainda há o risco de alguém roubar ou vazar os seus dados de cliente. Isto pode levar a uma cobertura negativa da imprensa e mesmo a processos judiciais contra o seu negócio.

Violação do GDPR

– O Regulamento Geral de Protecção de Dados (GDPR) foi posto em prática pela União Europeia em Abril de 2018 para proteger as informações pessoais dos cidadãos europeus em linha e estabelecer alguns direitos de privacidade no que diz respeito à forma como as empresas recolhem, armazenam e utilizam essas informações. Se a sua empresa recolhe dados de clientes, deve cumprir as regras da GDPR ou enfrentar multas até 20 milhões de euros ou 4% do volume de negócios global anual – o que for mais elevado!

Como manter os dados seguros

Muitas empresas continuam a utilizar caneta e papel para gerir as nomeações e outros dados críticos. A boa notícia é que existem muitas ferramentas online que o podem ajudar a manter os seus dados de clientes seguros e protegidos.

Uma das formas mais fáceis de manter os seus dados de clientes seguros e protegidos é utilizar ferramentas de terceiros para o tratamento de dados. Como o SimplyBook.me, por exemplo, que foi concebido especificamente para a marcação de compromissos. Ou Mailchimp e ferramentas semelhantes para o envio de mailers ou boletins informativos.

Há muitas vantagens em utilizar este tipo de serviços:

• É fácil criar uma conta e geri-la através de uma interface web simples.
• Não tem de se preocupar com backups ou violações de segurança porque o serviço trata de tudo isso
• O prestador de serviços actualizará automaticamente o seu software sempre que necessário. Assim, não terá de se preocupar em acompanhar as novas versões.
• Armazenamento de conversas de clientes (para formação e revisão). Assegurar o encaminhamento de chamadas através de um fornecedor VoIP de terceiros, as conversas são encriptadas para prevenir potenciais riscos de segurança.
• São convenientes.
• Poupe tempo e dinheiro através da automatização de processos que teria de fazer manualmente. Por exemplo, o envio de boletins informativos.

As ferramentas de terceiros são uma componente essencial de qualquer negócio que lide com informação sensível. Estas ferramentas fornecem segurança adicional ao armazenar os seus dados num local separado, em vez de os armazenar nos seus próprios computadores ou dispositivos. Isto reduz a possibilidade de os hackers poderem aceder à sua base de dados de clientes directamente da rede da sua empresa.

Ao enviar e-mails ou outro material de marketing via e-mail, é fundamental garantir que não são filtrados para spam pelo fornecedor de serviços de e-mail dos destinatários. Pode fazer isto utilizando um serviço respeitável como o MailChimp que filtra através de todos os e-mails recebidos antes de os transmitir aos clientes.

Como configurar processos seguros de dados

O primeiro passo para manter a segurança dos dados dos clientes é assegurar que todos os empregados estejam conscientes da importância da segurança dos dados. O segundo passo é seguir uma política de protecção de dados que assegure que os seus processos protegem todos os dados dos clientes. Pode fazê-lo estabelecendo procedimentos para garantir que os seus empregados estão a seguir as regras.

Eis como:

Criar uma política de protecção de dados.

Um bom ponto de partida para qualquer empresa é criar uma política de privacidade formalizada e depois assegurar que todos na empresa a conhecem e a seguem. Lembre-se de liderar a responsabilidade pelo exemplo – siga sempre os SOPs e não tome atalhos.

Pode fazê-lo através da elaboração de um manual do funcionário que descreve o que espera deles quando se trata de tratar de dados de clientes e privacidade, bem como a sua publicação no seu sítio web ou o envio de lembretes regulares por correio electrónico. Enquanto nos concentramos nas políticas de proteção de dados e garantimos que os funcionários as cumpram, é igualmente importante ter ferramentas organizacionais eficientes. Por exemplo, modelos de diretório de funcionários bem projetados não apenas melhoram os fluxos de trabalho internos, mas também aumentam a segurança das informações dos funcionários, mantendo-as estruturadas e facilmente gerenciáveis. Tornar os seus empregados conscientes de que são responsáveis é fundamental para o êxito da protecção de dados.

Faça regularmente auditorias aos seus sistemas.

Depois de criar um sistema para proteger os dados dos clientes, você deve garantir que ele esteja funcionando, auditando seus sistemas em intervalos regulares para que os funcionários os utilizem adequadamente. Isto pode envolver a verificação de e-mails e chamadas telefónicas para o cumprimento da política da empresa, ou a inspecção de ficheiros informáticos para provas de acesso ou partilha de informações inadequadas.

Encriptação de dados.

Esta é uma medida de segurança essencial que deve ser utilizada por empresas com dados sensíveis de clientes. Ajuda a prevenir o acesso não autorizado, encriptando a informação antes de ser enviada pela Internet ou armazenada num computador ou dispositivo móvel. O software de segurança também pode ser utilizado em bases de dados e outros meios de armazenamento para impedir o acesso não autorizado em caso de perda ou roubo.

Controlos de acesso seguros.

Estes garantem que apenas utilizadores autorizados podem aceder a informação sensível. Ao mesmo tempo, mantêm de fora aqueles que não deveriam ter acesso – tais como hackers ou empregados sem autorização. Os exemplos incluem palavras-passe, códigos de autorização, biometria e sistemas de autenticação multifactores (onde se exige vários níveis de identificação do utilizador). É também uma boa ideia substituir sistemas telefónicos antigos, e substituí-los por sistemas VoIP com encriptação.

Cópias de segurança regulares.

Os reforços são essenciais para fins de recuperação de desastres. Permitem restaurar rapidamente quaisquer ficheiros perdidos ou danificados, sem ter de começar do zero, poupando assim tempo.

As pequenas e locais empresas são alvos fáceis para os cibercriminosos. Mesmo que o valor dos dados dos clientes da empresa seja insignificante, o desejo de minar o negócio é o que os leva a atacar. Uma vez que as pequenas empresas carecem de recursos físicos e humanos, necessitam de processos seguros de dados que minimizem a sua exposição a ciberataques.

Esperemos que agora saiba mais sobre a razão pela qual a segurança dos dados é uma consideração importante para as pequenas empresas. Agora que está consciente da importância da segurança dos dados, é altura de tomar as medidas certas para proteger o seu negócio. As pequenas empresas devem tirar partido de todas as ferramentas à sua disposição para garantir que os dados dos clientes são seguros, protegidos e sempre sob controlo.

Autor do Post Convidado – Anand Srinivasan

Anand Srinivasan é o fundador do Hubbion , um conjunto de ferramentas e recursos de negócios para proprietários de pequenas empresas.