Wie Sie Ihre Kundendaten sicher aufbewahren

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Daten sind die neue Währung, und jedes Unternehmen muss sie schützen. Wenn Sie über sensible Kundendaten verfügen, müssen Sie dafür sorgen, dass diese sicher und geschützt sind.

Datensicherheit ist derzeit ein heißes Thema, da Unternehmen wie Facebook und Google Datenverletzungen hatten. Aber nicht nur große Unternehmen sind gefährdet, sondern auch kleine Betriebe.

Laut einer Studie von Sage (einem führenden Anbieter von Buchhaltungssoftware) weiß mehr als die Hälfte der kleinen Unternehmen nicht, wie viele personenbezogene Daten sie über ihre Kunden oder Mitarbeiter besitzen.

Warum kleine Unternehmen verwundbar sind

Ein sicheres und geschütztes Netzwerk ist einer der wichtigsten Aspekte für jedes Unternehmen, besonders aber für kleine Unternehmen.

Hier sind einige Gründe dafür:

Es fehlt ihnen an Ressourcen.

Kleine Unternehmen sind weniger gut auf einen Cyberangriff vorbereitet als größere Unternehmen. Nach Angaben von IBM Security belaufen sich die durchschnittlichen Kosten für eine Datenschutzverletzung auf 4,24 Millionen Dollar. Die durchschnittlichen Kosten für ein kleines Unternehmen belaufen sich jedoch auf 2 Millionen Dollar im Vergleich zu 1 Million Dollar für große Unternehmen.

Dies ist sinnvoll, da große Unternehmen über Budgets und Ressourcen für die Sicherheit verfügen. sie wissen, wie viel es kosten würde, eine Sicherheitsverletzung zu überstehen. Umgekehrt verfügen kleinere Unternehmen möglicherweise nicht einmal über die Ressourcen oder das Fachwissen, um ihre Daten angemessen zu schützen. Es ist auch weniger wahrscheinlich, dass sie Versicherungspolicen haben, die Datenverluste aufgrund von Hacker- oder Ransomware-Angriffen abdecken.

Sie glauben nicht, dass sie gefährdet sind.

Kleine Unternehmen glauben oft, dass sie zu klein oder unwichtig sind, um Ziel von Hackern zu werden. Doch Kriminellen ist es egal, ob sie groß oder klein sind, wenn sie nach Opfern suchen, die schnell zahlen.

Sie haben schwache Sicherheitsmaßnahmen.

Kleine Unternehmen konzentrieren sich in der Regel auf ihr Kerngeschäft und schenken der IT-Sicherheit nicht viel Aufmerksamkeit. Sie gehen davon aus, dass sie keine komplexen Sicherheitslösungen benötigen, weil sie nicht viele Daten zu schützen haben oder keine sensiblen Informationen auf ihren Servern speichern. Andererseits gehen große Unternehmen die sicherheitsrelevante Dokumentation durch, wenn sie Data-Pipeline-Lösungen verwenden, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten und somit die Datensicherheit auch bei der Übertragung von Daten sicherzustellen.

Sie verwenden alte Softwareversionen mit bekannten Sicherheitslücken.

Die meisten Software-Anbieter veröffentlichen jeden Monat Updates, die Fehler beheben und die Ausnutzung bekannter Schwachstellen in ihren Produkten verhindern. Wenn Ihr Unternehmen seine Systeme jedoch nicht regelmäßig aktualisiert, sind Sie Angriffen ausgesetzt, die diese Schwachstellen ausnutzen. Cyber-Angreifer wissen, wie sie Schwachstellen in älteren und neuen Softwareversionen ausnutzen können. Das ist oft der Grund für Software-Updates.

Datendiebstahl kann für kleine Unternehmen verheerend sein.

Datendiebstahl bedeutet nicht nur einen finanziellen Verlust – er kann auch das Vertrauen der Kunden in Ihre Marke beeinträchtigen.

Wenn Sie nicht darauf achten, wer Zugang zu Ihren Kundendaten hat, könnte jemand die Daten Ihrer Kunden stehlen. Dinge wie Kreditkarteninformationen oder andere sensible Daten wie Sozialversicherungsnummern oder Bankkontonummern. Der Verlust dieser Daten kann Sie in Konflikt mit Aufsichtsbehörden wie der Federal Trade Commission (FTC) und dem Consumer Financial Protection Bureau (CFPB) bringen.

Warum Datensicherheit wichtig ist

Datensicherheit ist nie ein Problem, das man ignorieren kann. Mit der wachsenden Abhängigkeit von der Digitaltechnik und ihren Anwendungen steigt auch der Bedarf an sicheren Daten. Die Nachfrage nach sicherer Datenspeicherung hat dazu geführt, dass viele Unternehmen Verschlüsselungslösungen und -dienste anbieten.

Bei der Datensicherheit geht es nicht nur darum, dass Ihre Daten vor unerwünschtem Zugriff geschützt sind. Es geht auch darum, die Integrität Ihrer Daten vor Manipulationen oder Verfälschungen durch unbefugte Benutzer zu schützen. Außerdem müssen Sie dafür sorgen, dass nur befugte Benutzer Zugriff auf Ihre Daten haben.

Datensicherheit trägt dazu bei, Vertrauen bei Ihren Kunden und Interessengruppen wie Mitarbeitern, Partnern und Lieferanten aufzubauen, die Ihr Informationssystem nutzen. Ein gut verwaltetes Datensicherheitssystem schützt Sie vor dem finanziellen Ruin durch den Verlust sensibler finanzieller oder persönlicher Informationen. Unabhängig davon, ob die Daten auf Ihren Datenbankservern gespeichert sind oder über Netzwerke oder Internetverbindungen ausgetauscht werden, haben Sie eine Sorgfaltspflicht für diese Daten. Laptops oder Smartphones, die Ihre Mitarbeiter benutzen, können verloren gehen oder gestohlen werden, um vertrauliche Informationen zu stehlen, die ihren Arbeitgebern gehören.

Kundenvertrauen und Markenreputation

– Wenn Ihr Unternehmen einer Datenschutzverletzung zum Opfer fällt, kann dies dem Ruf Ihrer Marke und dem Vertrauen Ihrer Kunden schaden. Selbst wenn Sie nicht gehackt werden, besteht immer noch das Risiko, dass jemand Ihre Kundendaten stiehlt oder weitergibt. Dies kann zu negativer Presseberichterstattung und sogar zu Klagen gegen Ihr Unternehmen führen.

GDPR-Verstoß

– Die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) wurde im April 2018 von der Europäischen Union eingeführt, um die personenbezogenen Daten der europäischen Bürger online zu schützen und einige Datenschutzrechte festzulegen, wenn es darum geht, wie Unternehmen diese Daten sammeln, speichern und verwenden. Wenn Ihr Unternehmen Kundendaten sammelt, muss es die GDPR-Vorschriften einhalten oder mit Geldbußen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes rechnen – je nachdem, welcher Betrag höher ist!

Wie man Daten sicher aufbewahrt

Viele Unternehmen arbeiten noch immer mit Stift und Papier, um Termine und andere wichtige Daten zu verwalten. Die gute Nachricht ist, dass es viele Online-Tools gibt, die Ihnen helfen können, Ihre Kundendaten sicher zu halten.

Eine der einfachsten Möglichkeiten, die Sicherheit Ihrer Kundendaten zu gewährleisten, ist die Verwendung von Drittanbieter-Tools für die Datenverarbeitung. Wie zum Beispiel SimplyBook.me, das speziell für die Terminplanung entwickelt wurde. Oder Mailchimp und ähnliche Tools für den Versand von Mailern oder Newslettern.

Die Inanspruchnahme dieser Art von Diensten hat viele Vorteile:

• Es ist einfach, ein Konto einzurichten und es über eine einfache Webschnittstelle zu verwalten.
• Sie müssen sich keine Gedanken über Backups oder Sicherheitslücken machen, denn der Dienst kümmert sich um all das
• Der Dienstanbieter aktualisiert seine Software bei Bedarf automatisch. Sie müssen sich also nicht darum kümmern, mit neuen Versionen Schritt zu halten.
• Speicherung von Kundengesprächen (zur Schulung und Überprüfung). Stellen Sie sicher, dass Sie Anrufe über einen VoIP-Anbieter eines Drittanbieters leiten, werden die Gespräche verschlüsselt, um mögliche Sicherheitsrisiken zu vermeiden.
• Sie sind praktisch.
• Sparen Sie Zeit und Geld durch die Automatisierung von Prozessen, die Sie sonst manuell durchführen müssten. Zum Beispiel das Versenden von Newslettern.

Tools von Drittanbietern sind ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens, das mit sensiblen Informationen arbeitet. Diese Tools bieten zusätzliche Sicherheit, indem sie Ihre Daten an einem separaten Ort und nicht auf Ihren eigenen Computern oder Geräten speichern. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Hacker direkt von Ihrem Unternehmensnetzwerk aus auf Ihre Kundendatenbank zugreifen können.

Wenn Sie E-Mails oder anderes Marketingmaterial per E-Mail versenden, müssen Sie unbedingt darauf achten, dass sie vom E-Mail-Anbieter des Empfängers nicht als Spam gefiltert werden. Sie können dies tun, indem Sie einen seriösen Dienst wie MailChimp nutzen, der alle eingehenden E-Mails filtert, bevor er sie an Kunden weiterleitet.

Wie man datenschutzkonforme Prozesse einrichtet

Der erste Schritt zum Schutz der Kundendaten besteht darin, alle Mitarbeiter für die Bedeutung der Datensicherheit zu sensibilisieren. Der zweite Schritt besteht darin, eine Datenschutzpolitik zu verfolgen, die sicherstellt, dass Ihre Prozesse alle Kundendaten schützen. Sie können dies tun, indem Sie Verfahren einrichten, die sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter die Regeln einhalten.

So geht’s:

Erstellen Sie eine Datenschutzpolitik.

Ein guter Ausgangspunkt für jedes Unternehmen ist die Erstellung einer formalisierten Datenschutzrichtlinie und die Sicherstellung, dass jeder im Unternehmen darüber Bescheid weiß und sie befolgt. Denken Sie daran, mit gutem Beispiel voranzugehen – halten Sie sich immer an die Standardarbeitsanweisungen und nehmen Sie keine Abkürzungen.

Dies können Sie tun, indem Sie ein Mitarbeiterhandbuch erstellen, in dem Sie darlegen, was Sie von Ihren Mitarbeitern in Bezug auf den Umgang mit Kundendaten und den Schutz der Privatsphäre erwarten, und indem Sie es auf Ihrer Website veröffentlichen oder regelmäßig per E-Mail in Erinnerung rufen. Während wir uns auf Datenschutzrichtlinien konzentrieren und sicherstellen, dass die Mitarbeiter diese einhalten, ist es ebenso wichtig, über effiziente organisatorische Instrumente zu verfügen. So verbessern beispielsweise gut gestaltete Vorlagen für Mitarbeiterverzeichnisse nicht nur die internen Arbeitsabläufe, sondern erhöhen auch die Sicherheit der Mitarbeiterinformationen, da sie strukturiert und leicht zu verwalten sind. Für einen erfolgreichen Datenschutz ist es entscheidend, dass Ihre Mitarbeiter wissen, dass sie verantwortlich sind.

Prüfen Sie Ihre Systeme regelmäßig.

Sobald Sie ein System zum Schutz von Kundendaten eingerichtet haben, sollten Sie sicherstellen, dass es funktioniert, indem Sie Ihre Systeme in regelmäßigen Abständen überprüfen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter sie ordnungsgemäß verwenden. Dazu könnte die Überprüfung von E-Mails und Telefongesprächen auf die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien gehören oder die Untersuchung von Computerdateien auf Anzeichen für einen unangemessenen Zugriff oder die gemeinsame Nutzung von Informationen.

Verschlüsselung der Daten.

Dies ist eine wesentliche Sicherheitsmaßnahme, die Sie für Unternehmen mit sensiblen Kundendaten nutzen sollten. Sie hilft, unbefugten Zugriff zu verhindern, indem sie die Informationen verschlüsselt, bevor sie über das Internet gesendet oder auf einem Computer oder mobilen Gerät gespeichert werden. Sicherheitssoftware kann auch für Datenbanken und andere Speichermedien verwendet werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern, wenn diese verloren gehen oder gestohlen werden.

Sichere Zugangskontrollen.

Diese stellen sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf sensible Informationen zugreifen können. Gleichzeitig halten sie diejenigen fern, die keinen Zugang haben sollten – wie Hacker oder Mitarbeiter ohne Genehmigung. Beispiele hierfür sind Passwörter, Autorisierungscodes, biometrische Verfahren und Multifaktor-Authentifizierungssysteme (bei denen Sie mehrere Ebenen der Benutzeridentifizierung verlangen). Ist es auch eine gute Idee, alte Telefonsysteme durch VoIP-Systeme mit Verschlüsselung zu ersetzen?

Regelmäßige Backups.

Backups sind für die Wiederherstellung im Notfall unerlässlich. Sie ermöglichen es Ihnen, verlorene oder beschädigte Dateien schnell wiederherzustellen, ohne bei Null anfangen zu müssen, und sparen so Zeit.

Kleine und lokale Unternehmen sind ein leichtes Ziel für Cyberkriminelle. Selbst wenn der Wert der Kundendaten des Unternehmens vernachlässigbar ist, ist es der Wunsch, das Unternehmen zu untergraben, der sie zum Angriff treibt. Da es kleinen Unternehmen sowohl an physischen als auch an personellen Ressourcen mangelt, benötigen sie datensichere Prozesse, die ihre Gefährdung durch Cyberangriffe minimieren.

Hoffentlich wissen Sie jetzt mehr darüber, warum Datensicherheit für kleine Unternehmen ein wichtiger Aspekt ist. Jetzt, da Sie sich der Bedeutung der Datensicherheit bewusst sind, ist es an der Zeit, die richtigen Schritte zum Schutz Ihres Unternehmens zu unternehmen. Kleine Unternehmen sollten alle ihnen zur Verfügung stehenden Mittel nutzen, um sicherzustellen, dass die Kundendaten sicher sind und stets unter Kontrolle bleiben.

Gastbeitrag Autor – Anand Srinivasan

Anand Srinivasan ist der Gründer von Hubbion, einer Reihe von Business-Tools und Ressourcen für Kleinunternehmer.