Cómo mantener los datos de sus clientes seguros y protegidos

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Los datos son la nueva moneda, y es algo que toda empresa necesita proteger. Si tienes datos sensibles de clientes, debes asegurarte de que están a salvo y protegidos.

La seguridad de los datos es un tema candente en estos momentos, ya que empresas como Facebook y Google han sufrido filtraciones de datos. Sin embargo, no sólo las grandes empresas son vulnerables, sino también las pequeñas.

De hecho, según un estudio de Sage (uno de los principales proveedores de software de contabilidad), más de la mitad de las pequeñas empresas no saben cuántos datos personales tienen de sus clientes o empleados.

Por qué las pequeñas empresas son vulnerables

Disponer de una red segura es uno de los aspectos más importantes de cualquier negocio, pero especialmente de las pequeñas empresas.

He aquí algunas razones:

Les faltan recursos.

Las pequeñas empresas están menos preparadas para un ciberataque que las grandes corporaciones. El coste medio de una violación de datos es de 4,24 millones de dólares, según la seguridad de IBM. Sin embargo, el coste medio para una pequeña empresa es de 2 millones de dólares, frente al millón de dólares de las grandes empresas.

Esto tiene sentido porque las grandes empresas tienen presupuestos y recursos dedicados a la seguridad. saben cuánto costaría capear una brecha de seguridad. Por el contrario, las empresas más pequeñas pueden no tener ni los recursos ni la experiencia necesaria para proteger sus datos adecuadamente. También es menos probable que cuenten con pólizas de seguro que cubran la pérdida de datos debido a ataques de hacking o ransomware.

No creen que estén en riesgo.

Las pequeñas empresas suelen creer que son demasiado pequeñas o poco importantes para ser el objetivo de los hackers. Aun así, a los delincuentes no les importa si son grandes o pequeños cuando buscan víctimas que paguen rápidamente.

Tienen medidas de seguridad débiles.

Las pequeñas empresas tienden a centrarse en su actividad principal y no prestan mucha atención a la seguridad informática. Asumen que no necesitan soluciones de seguridad complejas porque no tienen muchos datos que proteger o no almacenan información sensible en sus servidores. Por otro lado, las grandes empresas revisan la documentación relacionada con la seguridad cuando utilizan soluciones de canalización de datos para garantizar el cumplimiento de la normativa sobre privacidad de datos y, de este modo, garantizar la seguridad de los datos incluso durante su transferencia

Utilizan versiones de software antiguas con vulnerabilidades conocidas.

La mayoría de los proveedores de software publican cada mes actualizaciones que corrigen errores y evitan la explotación de vulnerabilidades conocidas en sus productos. Sin embargo, si su empresa no actualiza sus sistemas con regularidad, se expondrá a ataques que exploten esas vulnerabilidades. Los ciberatacantes saben cómo explotar las vulnerabilidades de las versiones más antiguas de los productos de software, así como de las nuevas. A menudo es el motivo de las actualizaciones de software.

El robo de datos puede ser devastador para las pequeñas empresas.

El robo de datos no sólo significa una pérdida económica, sino también la pérdida de la confianza de los clientes en su marca.

Si no tiene cuidado con quién tiene acceso a los datos de sus clientes, alguien podría robarlos. Cosas como la información de las tarjetas de crédito u otros datos sensibles como los números de la seguridad social o los números de las cuentas bancarias. La pérdida de estos datos puede ponerle en aprietos con reguladores como la Comisión Federal de Comercio (FTC) y la Oficina de Protección Financiera del Consumidor (CFPB).

Por qué es importante la seguridad de los datos

La seguridad de los datos nunca es un problema que se pueda ignorar. Con la creciente dependencia de la tecnología digital y sus aplicaciones, la necesidad de datos seguros también aumenta. La demanda de almacenamiento seguro de datos ha hecho que muchas empresas ofrezcan soluciones y servicios de cifrado.

La seguridad de los datos no sólo consiste en garantizar que sus datos estén a salvo de accesos no deseados. Se trata tanto de proteger la integridad de sus datos contra la manipulación o la corrupción por parte de usuarios no autorizados. Además, debe hacerlo manteniendo la accesibilidad de sus datos sólo para los usuarios autorizados.

La seguridad de los datos ayuda a generar confianza entre sus clientes y partes interesadas, como empleados, socios y proveedores que utilizan su sistema de información. Un sistema de seguridad de datos bien gestionado le ayudará a protegerse de la ruina financiera debido a la pérdida de información financiera o personal sensible. Tanto si se almacenan en sus servidores de bases de datos como si se comparten a través de redes o conexiones de Internet, usted tiene la obligación de cuidar esos datos. Los ordenadores portátiles o los teléfonos inteligentes que utilizan sus empleados pueden perderse o ser robados para sustraer información confidencial perteneciente a sus empleadores.

Confianza de los clientes y reputación de la marca

– Si su empresa es víctima de una filtración de datos, puede dañar la reputación de su marca y la confianza de sus clientes. Incluso si no te hackean, sigue existiendo el riesgo de que alguien robe o filtre los datos de tus clientes. Esto puede dar lugar a una cobertura de prensa negativa e incluso a demandas contra su empresa.

Violación del GDPR

– El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) fue puesto en marcha por la Unión Europea en abril de 2018 para proteger la información personal de los ciudadanos europeos en línea y establecer algunos derechos de privacidad cuando se trata de cómo las empresas recogen, almacenan y utilizan esta información. Si su empresa recopila datos de clientes, debe cumplir las normas del RGPD o enfrentarse a multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación global anual, lo que sea mayor.

Cómo mantener la seguridad de los datos

Muchas empresas siguen utilizando papel y lápiz para gestionar las citas y otros datos críticos. La buena noticia es que hay muchas herramientas en línea que pueden ayudarle a mantener los datos de sus clientes a salvo.

Una de las formas más sencillas de mantener los datos de sus clientes a salvo es utilizar herramientas de terceros para el manejo de datos. Como SimplyBook.me, por ejemplo, que está diseñado específicamente para programar citas. O Mailchimp y herramientas similares para el envío de correos o boletines informativos.

Utilizar este tipo de servicios tiene muchas ventajas:

• Es fácil crear una cuenta y gestionarla a través de una sencilla interfaz web.
• No tiene que preocuparse de las copias de seguridad ni de los fallos de seguridad porque el servicio se encarga de todo eso
• El proveedor de servicios actualizará automáticamente su software siempre que sea necesario. Así, no tendrás que preocuparte por estar al día con las nuevas versiones.
• Almacenamiento de las conversaciones con los clientes (para la formación y la revisión). Si te aseguras de enrutar las llamadas a través de un proveedor de VoIP de terceros, las conversaciones se encriptan para evitar posibles riesgos de seguridad.
• Son convenientes.
• Ahorre tiempo y dinero mediante la automatización de procesos que tendría que hacer manualmente. Por ejemplo, el envío de boletines informativos.

Las herramientas de terceros son un componente esencial de cualquier empresa que maneje información sensible. Estas herramientas proporcionan seguridad adicional al almacenar sus datos en una ubicación separada, en lugar de en sus propios ordenadores o dispositivos. Esto reduce la posibilidad de que los hackers puedan acceder a su base de datos de clientes directamente desde la red de su empresa.

Al enviar correos electrónicos u otro material de marketing por correo electrónico, es fundamental asegurarse de que el proveedor de servicios de correo electrónico de los destinatarios no los filtre como spam. Para ello, puede utilizar un servicio de confianza como MailChimp, que filtra todos los correos electrónicos entrantes antes de transmitirlos a los clientes.

Cómo establecer procesos de seguridad de datos

El primer paso para mantener los datos de los clientes a salvo es asegurarse de que todos los empleados son conscientes de la importancia de la seguridad de los datos. El segundo paso es seguir una política de protección de datos que garantice que sus procesos protegen todos los datos de los clientes. Puede hacerlo estableciendo procedimientos para asegurarse de que sus empleados cumplen las normas.

He aquí cómo:

Crear una política de protección de datos.

Un buen punto de partida para cualquier empresa es crear una política de privacidad formalizada y luego asegurarse de que todos los miembros de la empresa la conocen y la siguen. Recuerde que debe dirigir la responsabilidad con el ejemplo: siga siempre los procedimientos operativos estándar y no tome atajos.

Para ello, puede elaborar un manual para los empleados en el que se describa lo que espera de ellos en lo que respecta a la gestión de los datos de los clientes y la privacidad, además de publicarlo en su sitio web o enviar recordatorios periódicos por correo electrónico. Al tiempo que nos centramos en las políticas de protección de datos y nos aseguramos de que los empleados las cumplen, es igualmente importante contar con herramientas organizativas eficaces. Por ejemplo, las plantillas de directorios de empleados bien diseñadas no sólo mejoran los flujos de trabajo internos, sino que también aumentan la seguridad de la información de los empleados al mantenerla estructurada y fácilmente gestionable. Hacer que sus empleados sean conscientes de que son responsables es fundamental para el éxito de la protección de datos.

Audite sus sistemas regularmente.

Una vez que haya creado un sistema para proteger los datos de los clientes, debe asegurarse de que funciona auditando sus sistemas a intervalos regulares para que los empleados los utilicen correctamente. Esto podría implicar la comprobación de los correos electrónicos y las llamadas telefónicas para verificar el cumplimiento de la política de la empresa, o la inspección de los archivos informáticos en busca de pruebas de acceso o intercambio de información inapropiados.

Encriptación de datos.

Esta es una medida de seguridad esencial que debería utilizar para las empresas con datos sensibles de los clientes. Ayuda a evitar el acceso no autorizado encriptando la información antes de que se envíe por Internet o se almacene en un ordenador o dispositivo móvil. El software de seguridad también puede utilizarse en bases de datos y otros medios de almacenamiento para impedir el acceso no autorizado en caso de pérdida o robo.

Controles de acceso seguros.

Estos garantizan que sólo los usuarios autorizados puedan acceder a la información sensible. Al mismo tiempo, impiden el acceso a quienes no deberían tenerlo, como piratas informáticos o empleados sin autorización. Algunos ejemplos son las contraseñas, los códigos de autorización, la biometría y los sistemas de autenticación multifactoriales (en los que se exigen varios niveles de identificación del usuario). También es una buena idea sustituir los sistemas telefónicos heredados, y reemplazarlos por sistemas de VoIP con encriptación.

Copias de seguridad periódicas.

Las copias de seguridad son esenciales para la recuperación de desastres. Permiten restaurar rápidamente cualquier archivo perdido o dañado, sin tener que empezar desde cero, lo que permite ahorrar tiempo.

Las empresas pequeñas y locales son objetivos fáciles para los ciberdelincuentes. Aunque el valor de los datos de los clientes de la empresa sea insignificante, el deseo de socavar el negocio es lo que les lleva a atacar. Dado que las pequeñas empresas carecen de recursos físicos y humanos, necesitan procesos de seguridad de datos que minimicen su exposición a los ciberataques.

Esperamos que ahora sepa más sobre por qué la seguridad de los datos es una consideración importante para las pequeñas empresas. Ahora que es consciente de la importancia de la seguridad de los datos, es el momento de tomar las medidas adecuadas para proteger su empresa. Las pequeñas empresas deben aprovechar todas las herramientas que tienen a su disposición para garantizar que los datos de los clientes estén seguros, protegidos y siempre bajo control.

Autor del post invitado – Anand Srinivasan

Anand Srinivasan es el fundador de Hubbion , un conjunto de herramientas y recursos comerciales para propietarios de pequeñas empresas.