Planification du personnel dans une petite entreprise :

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– Meilleures pratiques et conseils pour garder votre entreprise et vos employés heureux et productifs.

La planification du personnel ressemble probablement à une tâche sans fin et ingrate. De plus, pour les petites entreprises, les maux de tête s’accumulent plus fréquemment que dans les grandes entreprises. Même dans les circonstances les plus favorables, cela peut sembler être le plus délicat des actes d’équilibre pour garder les clients, les entreprises et les membres du personnel satisfaits du fonctionnement de l’horaire. Lorsque l’inattendu se produit, cela peut devenir un désastre absolu, ou cela pourrait être un brillant exemple de la perfection de la planification du personnel – cela peut arriver et arrive.

Au cours de l’année écoulée, la planification des horaires des employés est devenue plus difficile que jamais. Tenir compte des réglementations locales en matière de capacité, des horaires de nettoyage et de l’extension des heures pour faire passer plus de clients.

Vous ne pouvez jamais garder chaque membre du personnel heureux tout le temps. En combinant les meilleures pratiques, des outils de planification et une compréhension approfondie de vos clients, de votre entreprise et de vos employés, vous pouvez créer un plan de planification du personnel rationalisé et flexible.

8 meilleures pratiques pour une planification fluide du personnel

Jetez un coup d’œil à quelques-unes des meilleures façons d’assurer un emploi du temps fluide. Utilisez-les tous ou combinez-en quelques-uns pour faire fonctionner votre petite entreprise comme sur des roulettes.

Aller de l’avant

Essayez de penser beaucoup plus loin que ne l’exige votre emploi du temps. Vous pouvez avoir un horaire régulier qui fonctionne la plupart du temps, mais pouvez-vous utiliser des données historiques pour déterminer vos heures les plus chargées ? Si vous disposez des données, vous pouvez évaluer la demande des clients et planifier des heures de travail adaptées. En étudiant vos données, vous pouvez identifier les tendances quotidiennes, hebdomadaires et annuelles ainsi que les pics et les creux saisonniers.

Si vous ne faites que commencer votre parcours professionnel, vous pouvez utiliser des données génériques provenant de rapports sectoriels connexes dans votre région pour créer un calendrier approximatif similaire. Bien que vous souhaitiez peut-être revoir cela si les données génériques ne correspondent pas à votre expérience, plus de données vous rendent mieux équipé pour prendre de bonnes décisions de planification.

Quarts de travail supplémentaires ?

Qui veut gagner un peu plus d’argent ? Si vous avez un pic de ventes à venir ou une ruée vers les fêtes, il est sage de garder une trace de qui veut des quarts de travail supplémentaires.

C’est très bien de savoir qui ne peut pas prolonger ses heures, mais il est tout aussi précieux de savoir qui a cette flexibilité et qui veut un revenu supplémentaire.

Passez régulièrement en revue la disponibilité et les demandes de quarts supplémentaires. cela peut changer d’un mois à l’autre. Si vous voulez anticiper et rester préparé, il est bon de savoir sur qui vous pouvez compter pour couvrir les quarts de travail supplémentaires et les heures prolongées.

Respectez les règles

Les lois locales, régionales et nationales joueront un rôle énorme dans votre plan de planification, même pour une petite entreprise.

Certaines villes et au moins un État ont des exigences en matière de planification prédictive des quarts de travail, ce qui oblige les employeurs à publier à l’avance la planification prévisionnelle du personnel. Cela pourrait inclure des paiements supplémentaires pour les modifications tardives de l’horaire, ainsi que des écarts minimaux entre les quarts de travail et des pauses appropriées dans les quarts de travail plus longs.

Des lois et des responsabilités d’employeur similaires s’appliquent partout dans le monde, et vous devrez connaître ces règles avant de faire des demandes impopulaires à votre personnel. Assurez-vous d’avoir ces informations à votre disposition lors de la création de vos horaires. Cela pourrait finir par vous coûter beaucoup plus cher si vous n’êtes pas pleinement conscient des nuances locales.

Publier tôt

En publiant tôt l’horaire d’un employé – au moins 7 à 14 jours à l’avance – vous facilitez le respect de cet horaire. Les personnes qui connaissent leur horaire de travail plus de deux semaines à l’avance peuvent s’assurer de planifier leurs engagements et rendez-vous externes en dehors de leur temps de travail prévu. Dans le même temps, les personnes ayant des vacances et des réunions pré-réservées peuvent s’assurer qu’elles sont incluses dans le calendrier avant sa publication.

Communiquer efficacement

Assurez-vous que tout le monde connaît l’horaire. Envoyez-le par e-mail, utilisez des applications de planification automatisées auxquelles tout le monde a accès, affichez-le sur le babillard de la cuisine ou envoyez un lien vers l’horaire en ligne. Quelle que soit la façon dont vous communiquez le programme, assurez-vous que tout le monde l’obtient – et qu’il l’obtienne suffisamment à l’avance.

Communiquer efficacement avec votre personnel signifie vous assurer qu’il comprend pourquoi vous planifiez les choses d’une manière particulière. S’assurer que les gens savent pourquoi vous avez besoin de trois personnes travaillant le week-end et un mercredi après-midi garantit que votre personnel a la justification de certaines de vos décisions d’horaire potentiellement impopulaires. La compréhension aide à atténuer tout mécontentement.

Prévoyez le pire

Les urgences arrivent. C’est un fait incontournable que les gens tombent malades, les voitures ne démarrent pas, les urgences à domicile nécessitent une attention immédiate, et bien plus encore. De nombreux dictons tournent autour de l’espoir du meilleur mais de la planification du pire, et vous devez faire de même avec la planification de votre personnel.

Il peut sembler judicieux de remplir votre emploi du temps au maximum. Cependant, parfois, vous souhaiterez peut-être intégrer une certaine facilité pour faire face à l’inattendu. Alternativement, vous pouvez créer un système pour modifier les rendez-vous des clients si nécessaire.

Révisez régulièrement

La plupart du temps, vous pouvez probablement maintenir un emploi du temps à peu près similaire. Cependant, les circonstances changent et vous devez être prêt à changer avec elles. Des examens réguliers de la disponibilité du personnel, des préférences d’équipe et des conditions de travail signifient que vous pouvez repérer les changements dans la façon dont la planification de votre personnel fonctionne pour votre entreprise et vos employés.

Si vous pouvez voir un changement soutenu dans votre heure de rendez-vous populaire, les périodes les plus rentables ou un échange de quarts régulier entre les employés, il est temps de revoir votre emploi du temps.

Couverture de quart de travail auto-démarrée.

Facilitez la tâche du personnel pour couvrir les échanges de quarts de travail et le temps nécessaire loin de leurs rôles attribués dans les limites des exigences de votre entreprise. Avoir une mesure de contrôle sur les horaires de travail est l’un des éléments clés du niveau de satisfaction du personnel. Un personnel heureux rend les clients plus heureux à long terme.

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Comment garder le contrôle de l’horaire du personnel

Vous ne pouvez pas gérer efficacement la planification de votre personnel sans une compréhension approfondie du fonctionnement de votre entreprise et de votre personnel. Cependant, vous avez également besoin des outils nécessaires pour diffuser efficacement les informations et permettre à votre personnel de se sentir en sécurité et informé de la stabilité de son horaire – même s’il s’agit d’une flexibilité stable.

Passez au numérique –

Pour la meilleure approche de distribution des informations sur les horaires, un ajustement facile et une collaboration, la meilleure option est une plate-forme en ligne. Que vous utilisiez un système de planification du personnel dédié ou dans le cadre d’un système de planification plus large, le partage d’informations numériques est la méthode la plus efficace.

Connaissez votre personnel –

Connaissez-vous bien votre personnel ? Si vous vous souvenez que Rachel a un enfant et qu’elle ne peut pas ouvrir le magasin à huit heures du matin parce que c’est avant la fin des cours, vous vous débrouillez plutôt bien en matière de connaissances. Peut-être vous souvenez-vous même qu’elle peut ouvrir les mardis et jeudis parce que son partenaire fait la course à l’école.

Si vous empêchez toujours Rachel de s’ouvrir, cela pourrait déranger les autres membres du personnel qui obtiennent toujours le quart de travail précoce. Cependant, si vous pouvez diviser ces quarts de travail avec des informations supplémentaires, vous vous rapprochez un peu plus d’un horaire heureux.

Connaissez votre entreprise et vos clients –

Personne ne connaît votre entreprise mieux que vous. Vous pouvez probablement sentir le changement de saison à travers les réservations sur votre système. Vous savez quand vous obtenez des pics de ventes et des périodes de forte demande ; tout aussi bien que vous connaissez les moments où vous vous demandez pourquoi vous avez même ouvert – tout le monde subit une crise occasionnelle. L’utilisation de ces informations pour juger des niveaux de dotation appropriés ou des changements d’horaire est inestimable. Les clients apprécieront une disponibilité accrue pendant les hautes saisons, et votre résultat net vous remerciera de ne pas surcharger de personnel pendant les périodes creuses.

Congé d’honneur et préférences –

Vous ne pouvez pas rendre tout le monde heureux tout le temps. Cependant, vous pouvez facilement conserver la plupart du contenu de votre personnel avec le calendrier 80% du temps. C’est très important. Lorsque vous n’honorez pas des demandes raisonnables de congé, qu’il s’agisse de jours de vacances payés ou de congés non payés non spécifiés, vous dites à votre personnel que leurs besoins ne signifient rien pour vous.

Un personnel heureux, en bonne santé et apprécié donne beaucoup plus à votre entreprise dans le soin de ses clients que des employés sous-évalués et ignorés. À l’inverse, les employés dont les préférences et les demandes sont honorées la plupart du temps sont plus susceptibles de faire le sacrifice de ne pas respecter ces exigences en cas d’urgence.

Entraînement croisé pour la flexibilité –

Il n’est pas toujours pratique d’avoir tout le monde qualifié pour couvrir tous les rôles dans l’entreprise. Cependant, il est souvent nécessaire de former votre personnel pour une flexibilité et une productivité maximales dans toutes les fonctions d’une petite entreprise. Cette approche multifonctionnelle de la formation du personnel signifie que vous avez une plus grande capacité d’adaptation aux changements et aux circonstances imprévues.

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Planification du personnel dans SimplyBook.me

Alors que SimplyBook.me permet aux clients de réserver des rendez-vous, vous pouvez également l’utiliser efficacement pour planifier votre personnel et vos prestataires de services. Il existe plusieurs fonctionnalités et outils dans le système pour permettre une planification flexible et s’adapter aux horaires inhabituels.

Lorsque vous configurez des prestataires de services dans le système SimplyBook.me, vous avez la possibilité d’organiser leur disponibilité en fonction des heures d’ouverture de l’entreprise. Cela est facilement modifiable en cas de modification des besoins de l’entreprise, du temps de vacances ou même d’une augmentation ou d’une réduction des heures.

Ainsi, les engagements extérieurs ne peuvent pas interférer avec les réservations, la fonction Calendar Sync permet au personnel de lier leurs calendriers à leurs horaires de travail.

L’ application Admin est l’une des meilleures fonctionnalités du système de réservation. Malgré son nom, l’application d’administration n’est pas seulement destinée à l’administration de l’entreprise. Chaque fournisseur ou titulaire de compte utilisateur peut utiliser l’application pour gérer son emploi du temps, vérifier les réservations et gérer les horaires. Si chaque fournisseur est un utilisateur du système, il peut télécharger l’application, se connecter et obtenir les détails de sa réservation. En tant que propriétaire ou gestionnaire d’entreprise, vous recevrez des notifications de toutes les réservations.

Special Days est une autre fonction du système SimplyBook.me qui vous permet de sortir complètement des normes de votre entreprise. Vous avez peut-être un étudiant qui doit passer des examens ou quelqu’un qui a besoin d’examens médicaux réguliers. Peut-être souhaitez-vous fermer pendant une demi-journée pour faire un audit trimestriel des stocks.

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Pour résumer

La planification du personnel n’est pas facile. Cependant, cela ne doit pas être compliqué. Tant que vous disposez d’une méthode efficace pour suivre les besoins de l’entreprise, les préférences de travail du personnel et les vacances planifiées, vous disposez de la base d’un système de planification du personnel efficace.

S’assurer que vous gardez une longueur d’avance sur les heures de publication de votre emploi du temps et être impatient d’anticiper tout problème est essentiel pour une bonne planification des employés.

Entretenir une bonne relation de travail avec votre personnel est également important. Si vous ne tenez pas compte à plusieurs reprises des demandes et des préférences, vous risquez de perdre des membres fidèles de votre personnel pour quelque chose auquel vous pourriez remédier rapidement. Cela ne vaut pas la peine de perdre du bon personnel à cause d’un mauvais horaire. Inversement, vous n’avez pas besoin de garder le personnel heureux TOUT le temps. Parfois, ils devront peut-être travailler à l’extérieur de leur zone pour les besoins de l’entreprise, mais sinon, des employés appréciés et généralement accommodés le feront volontiers.

Avec une combinaison de planification stratégique, de logiciel de planification et de coopération du personnel, vous pouvez donner à votre entreprise et à votre personnel le soutien et la flexibilité dont ils ont besoin pour fonctionner correctement et avec bonheur.