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Comment synchroniser le calendrier avec SimplyBook.me

Amie Parnaby
23/10/2020
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Synchronisation du calendrier avec votre emploi du temps SimplyBook.me

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C’est très bien d’avoir votre calendrier professionnel mis à jour avec de nouvelles réservations et rendez-vous. Cependant, si vous avez des engagements personnels qui n’apparaissent pas sur votre calendrier professionnel, vous risquez tout de même de réserver votre emploi du temps et de devoir reprogrammer vos rendez-vous ou vos projets personnels. C’est là que l’utilisation de Calendar Sync est utile.

Pourquoi synchroniser vos calendriers personnels et professionnels ?

Avez-vous déjà eu un rendez-vous dans le futur, comme un examen médical, un rendez-vous chez le dentiste ou un mariage ? Il arrive assez souvent que vous ayez des engagements futurs, mais vous ne pouvez pas modifier votre disponibilité professionnelle tant qu’il n’y a pas un nouveau calendrier des congés annuels ou un schéma de travail mis à jour.

Si vous avez un de ces rendez-vous éloignés, il y a de fortes chances que vous le mettiez dans votre calendrier et que vous l’oubliiez jusqu’à ce que le rappel apparaisse pour vous le dire. Eh bien, lorsque vous avez des clients qui prennent rendez-vous, potentiellement des semaines à l’avance, vous ne pouvez pas attendre que votre rappel « le lendemain » ou « la semaine prochaine » apparaisse car vous devrez reprogrammer vos clients. Soit cela, soit reprogrammez vos rendez-vous personnels. Par expérience, il n’est pas toujours facile d’obtenir un autre rendez-vous chez le dentiste ou chez le médecin (ou tout autre rendez-vous requis si longtemps à l’avance) à court terme. Et je ne pense pas que quiconque envisagerait de déplacer son mariage ou un autre événement de la vie ; vous n’auriez qu’à manquer celui-là.

La synchronisation bidirectionnelle entre votre calendrier SimplyBook.me et votre calendrier personnel Google ou Outlook signifie que tant que votre temps pré-réservé est défini comme occupé ou « non libre » dans ces plages de rendez-vous, les clients ne peuvent pas faire de réservation, que vous ayez mis votre temps de vacances ou non. En outre, l’utilisation d’un planificateur dans le cadre de ce processus de synchronisation peut contribuer à garantir que tous vos engagements, tant personnels que professionnels, sont clairement définis et gérés de manière efficace.

Qui peut synchroniser ses calendriers ?

À l’heure actuelle, il est uniquement possible de synchroniser les calendriers Web Outlook et Google, mais si vous ou votre personnel disposez de l’un de ces calendriers, ils peuvent le lier à leur emploi du temps SimplyBook.me. Tout membre du personnel qui est également un fournisseur de services peut synchroniser le calendrier car chaque fournisseur de services a un horaire dédié.

Il convient de mentionner que vous ne pouvez voir que les heures chargées importées des calendriers en ligne dans la vue du fournisseur de services, car vous liez des calendriers externes à des fournisseurs de services spécifiques.

Comment synchroniser le calendrier avec SimplyBook.me

Vous devrez vous rendre dans la section Fonctionnalités personnalisées du tableau de bord. Recherchez Calendar Sync et cliquez sur activer.

Activation de la synchronisation du calendrier

Dans les paramètres, vous pourrez ajouter des comptes de messagerie et sélectionner les comptes de messagerie avec lesquels vous souhaitez vous synchroniser.

Paramètres de synchronisation du calendrier

En haut de la page, vous pouvez choisir si le calendrier est Google ou Outlook. L’adresse e-mail par défaut est celle associée au compte SimplyBook.me.

Si vous envoyez déjà des confirmations de réservation et des rappels à vos fournisseurs de services sur un compte Google ou Outlook, ces adresses e-mail seront déjà répertoriées dans le menu déroulant. Cependant, à ce stade, vous aurez besoin que les membres de votre personnel relient leurs calendriers personnels car ils devront autoriser l’accès en ligne avec leur mot de passe.

Vous devriez reconnaître ces deux boîtes de connexion, elles apparaissent assez souvent lorsque j’utilise Outlook ou Google pour me connecter à quelque chose.

Pourquoi n’activeriez-vous pas la synchronisation des calendriers entre les calendriers personnels et professionnels ? D’accord, il y a des problèmes de confidentialité que vous ne voudrez peut-être pas partager avec vos collègues de travail, et ce n’est pas grave.

Si vous rencontrez des problèmes avec la fonction de synchronisation du calendrier, vous pouvez toujours consulter l’article de notre centre d’aide sur le sujet. Certains problèmes courants sont que les calendriers ne se synchronisent pas si votre calendrier a reçu une mise à jour. Vous pouvez également voir des rendez-vous en double dans votre calendrier externe si vous l’avez configuré pour ajouter des rendez-vous à partir d’e-mails.

Si vous êtes vraiment bloqué, vous pouvez toujours contacter le chat en direct depuis votre tableau de bord et demander de l’aide.

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