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Jours spéciaux, événements et jours fériés – Configurez-les dans votre emploi du temps

Amie Parnaby
08/12/2020
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Mise en place de journées spéciales et d'événements

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Il n’est pas rare que les entreprises fonctionnent différemment pour les jours spéciaux, les événements et les jours fériés. Pour les raisons les plus simples, la plupart des pays ont des jours fériés publics et nationaux qui exigent soit des heures d’ouverture différentes, soit même une fermeture complète pour les entreprises non essentielles.

Lorsque vous avez configuré votre système de planification SimplyBook.me pour la première fois, vous avez créé un calendrier récurrent hebdomadaire de disponibilité du service. Au départ, vous définiriez les heures d’ouverture de votre entreprise, et plus tard, vous ajusteriez peut-être la disponibilité de votre service à des jours et à des heures spécifiques au sein de ces heures d’ouverture. Cependant, tout se déroule toujours selon un schéma hebdomadaire régulier, et les jours fériés, les événements et les jours spéciaux ont tendance à se produire tout au long de l’année à des intervalles aléatoires. Alors, c’est là que la fonction jours spéciaux est votre amie et vous permettra d’organiser ces rythmes irréguliers, bien à l’avance si nécessaire. À ce titre, nous avons une vidéo que vous pouvez suivre pour vous aider à mettre en place vos journées spéciales.

Raisons simples pour les jours spéciaux

J’ai déjà mentionné les jours fériés comme l’une des raisons pour lesquelles vous pourriez avoir un horaire modifié. Dans ces cas, il s’agit généralement d’une fermeture à l’échelle de l’entreprise ou d’horaires restreints. Et c’est la méthode la plus simple pour modifier votre emploi du temps spécifiquement pour une journée spéciale.

Parce que vous voudriez changer les heures de travail pour l’ensemble de l’entreprise, vous pouvez définir vos jours calendaires spéciaux sous Paramètres de temps>> Journées Spéciales Entreprises.

Journées spéciales d'entreprise dans le menu

Vous verrez un calendrier pour toute l’année et vous pourrez sélectionner le jour auquel vous souhaitez attribuer le statut de jour spécial. Dans l’image ci-dessous, j’ai sélectionné la veille de Noël (plutôt appropriée) comme jour pour modifier l’horaire habituel. Cette année 2020, la veille de Noël est le jeudi, ce qui serait généralement un jour ouvrable normal. Cependant, cette année, en raison du manque de fêtes de Noël et d’autres avantages liés aux vacances d’entreprise, je donne à tout le monde une journée courte.

Jours Spéciaux, Réveillon de Noël

Tant qu’il n’y a pas de rendez-vous réservés ou de conflits d’horaire, personne d’autre ne pourra réserver pour les périodes désormais fermées ce jour-là.

Sinon, supposons que vous ayez plusieurs jours fériés au cours de l’année et que vous souhaitiez définir les mêmes heures d’ouverture pour chacun d’entre eux. Dans ce cas, vous pouvez sélectionner plusieurs dates et leur allouer le même horaire d’entreprise en même temps. C’est beaucoup plus facile ainsi.

Journées spéciales pour les fournisseurs

À partir des paramètres de temps dans le menu principal de l’interface de votre système, vous pouvez accéder aux horaires du fournisseur

À partir de là, vous devrez sélectionner « l’horaire des journées spéciales » et vous assurer d’avoir sélectionné le bon fournisseur.

Vous pourriez avoir des exigences de jours spéciaux pour vos fournisseurs. Un domaine spécifique qui pourrait nécessiter une attention est celui des besoins de développement de l’éducation. Dans de nombreuses industries de services, il y a une période d’apprentissage et de formation « sur le tas ». Certaines choses ne peuvent être apprises qu’en faisant. Si vous vous attendez à ce que les membres du personnel atteignent une compétence ou une qualification à un moment précis de leur emploi, il peut être nécessaire de prévoir une fréquentation régulière de l’université.

Ainsi, dans l’image ci-dessous, j’ai un horaire de jour spécial avec plusieurs occurrences pour Mo, qui permet une sortie hebdomadaire le jeudi pour l’université pendant le trimestre et deux jours pour les examens à la fin de l’année scolaire. Pour configurer plusieurs jours spéciaux ensemble, il est nécessaire de « Activer la sélection de dates de groupe » avec le commutateur à bascule.

Pour configurer plusieurs jours spéciaux ensemble, il est nécessaire de « Activer la sélection de dates de groupe » avec le commutateur à bascule.

Dans un cas, les journées universitaires pouvaient être des journées complètes et je définissais le jour spécial comme des jours chômés.

Alternativement, si le cours universitaire n’est que le jeudi après-midi, je pourrais définir les journées spéciales comme des demi-journées.

Ceci n’est qu’un exemple de définition de jours spécifiques pour un fournisseur. Les alternatives incluent la fixation de jours consécutifs pour les vacances ou le congé de maternité, qui seraient des jours chômés.

Événements spéciaux et services irréguliers

Si vous avez des événements irréguliers ou un service ponctuel, vous voudrez peut-être vous assurer qu’ils ne peuvent être réservés que les jours spéciaux. Comme avant, vous pouvez le trouver en allant dans Paramètres de l’heure>> Horaires de service dans le menu.

Lorsque vous êtes sur la page horaire des services, vous devrez vous assurer que vous avez cliqué sur l’onglet horaire des jours spéciaux et que vous avez sélectionné le bon service dans le menu déroulant.

Si vous voulez vous assurer que les gens ne peuvent réserver ce service irrégulier que les jours que vous spécifiez, vous devrez basculer le commutateur indiquant « Voulez-vous définir un horaire uniquement pour des jours spéciaux ? » à la position marche.

Services uniquement les jours spéciaux

Pour cet exemple, je vais définir plusieurs dates tout au long des mois d’été (d’où le Summer Special), qui ne sont disponibles que certains samedis en juin, juillet et août.

Journées spéciales d'été

Imaginez un parc urbain qui accueille de la musique live un samedi sur deux pendant les mois d’été chauds (secs). Vous avez un salon de beauté et souhaitez profiter du trafic de passage et des passants qui passent un samedi paresseux avant le début de la fête. Vous ne pouvez pas justifier de le faire régulièrement, mais lorsque les événements musicaux ont lieu, cela vaut la peine d’investir dans un membre du personnel du parc. Lorsque vous réglez le commutateur pour programmer le service uniquement les jours spéciaux, il n’apparaîtra pas du tout sur l’horaire régulier.

De la même manière, vous pouvez également faire la même chose avec les classes.

Programmer des cours spéciaux

De même, vous pouvez également faire la même chose avec les classes . Pour cet exemple, je vais créer des horaires de cours spéciaux pour les vacances d’été, lorsque les enfants ont besoin de quelque chose à faire.

Dans ce cas, je maintiendrai l’horaire initial, mais pendant six semaines, j’en ajouterai d’autres. Idem, allez dans Paramètres de l’heure>> Horaire des cours .

Pour cet exemple, j’ai inclus une capture d’écran du calendrier d’origine. Ce cours de dessin animalier n’a généralement que trois cours par semaine; le lundi à 11h00, le mercredi à 13h00 et le vendredi 08h00.

Cependant, lorsque je passe à l’onglet Calendrier des journées spéciales, je crée des cours supplémentaires les mardis et jeudis pendant six semaines jusqu’à la fin juillet et août.

Les nouveaux cours du mardi pour l’été sont à 09h00 et ceux du jeudi à 14h00.

Donc, maintenant vous savez comment mettre en place des journées spéciales pour l’entreprise, les prestataires, les services et les cours.

Si vous souhaitez une présentation détaillée , vous pouvez également consulter l’article du centre d’aide sur la configuration des événements.

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