Créer des notifications efficaces pour votre planificateur de rendez-vous

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L’une des meilleures choses à propos d’un système d’auto-planification automatisé est que vous pouvez envoyer des rappels automatiques, des confirmations et même des e-mails marketing à vos clients sans utiliser un temps précieux pour le faire manuellement. Si vous vous êtes déjà demandé pourquoi vos notifications et rappels automatisés n’atteignent pas vos clients, vous devez peut-être repenser la façon dont vous les rédigez. L’automatisation ne sert à rien si vous ne créez pas de notifications efficaces que vos clients liront.

Pourquoi avez-vous besoin de notifications automatiques ?

C’est une question simple avec une réponse simple.

Vous n’avez pas le temps de rédiger chaque confirmation de réservation, message de rappel et prise de rendez-vous dont vos clients ont besoin. De plus, vous ne pouvez pas sauter ces étapes car cela nuirait à votre relation et à votre connexion avec vos clients et votre entreprise.

Cependant, lorsque vous décomposez les raisons pour lesquelles vous avez besoin de notifications efficaces, la réponse devient un peu plus complexe.

Confirmation de transaction

Que vos clients paient pour leur service à la réservation ou à la fin du service, il est essentiel de reconnaître leur transaction.

Il semblerait étrange que vous ne receviez pas de reçu dans un magasin lorsque vous avez acheté des choses. Il serait étrange qu’une entreprise ne vous offre pas de carte de rendez-vous lorsque vous réservez en personne.

À certains égards, l’échange des coordonnées des clients est une transaction en soi. Ils vous donnent ces informations pour vous assurer que vous pouvez les contacter, et vous les considérez comme un « paiement » pour garder le rendez-vous gratuit. Par conséquent, il s’agit toujours d’une transaction qui doit être reconnue.

Réduire les absences

Si vos clients ne reçoivent pas de confirmation pour leur réservation, ils sont susceptibles de penser que leur réservation n’a pas abouti – le client ne se présente pas.

Certains clients ne sont pas organisés et ne mettent pas leurs rendez-vous sur un calendrier. Sans rappel, ils pourraient ne pas se présenter à leur rendez-vous réservé. Non seulement vous perdez leur coutume, mais vous avez également un rendez-vous réservé que vous auriez pu utiliser pour un autre client.

Pour être franc, la messagerie automatisée aide à garantir que vos clients se présentent.

Une chance d’annuler ou de reporter

Les messages de confirmation et les notifications de rappel sont plus qu’un simple reçu ou un rappel qu’un rendez-vous est à venir. Lorsqu’une personne reçoit sa confirmation et l’ajoute à son calendrier, elle peut vérifier les dates et les prix pour s’assurer qu’ils sont corrects. D’autre part, recevoir un rappel peut rappeler aux clients qu’ils ont un rendez-vous, mais cela peut aussi leur rappeler d’annuler ou de reporter.

Création de modèles de notifications efficaces

Vous devrez tenir compte de quelques conseils lors de la création de modèles pour les notifications et les rappels automatisés de votre planificateur de rendez-vous. C’est ainsi que vous vous assurez de créer des notifications efficaces.

Demandez aux clients comment vous devez les contacter

Quel contact la plupart de vos clients préfèrent-ils ? Certaines personnes vérifieront chaque e-mail qu’elles reçoivent, tandis que d’autres les laisseront glisser. Vos clients peuvent sauter sur les messages texte dès que leur téléphone fait « ding ». Et d’autres pourraient préférer les plates-formes de messagerie directe telles que Telegram.

De nombreuses personnes ne répondent pas au téléphone si elles ne reconnaissent pas le numéro, et certaines personnes évitent également d’écouter les messages vocaux si elles n’attendent pas d’appel. Les recherches suggèrent que de nombreuses personnes préfèrent recevoir des communications par SMS ou par e-mail et peuvent donc trouver les SMS plus utiles. L’utilisation de la méthode de contact préférée de votre client vous aidera à vous assurer qu’il reçoit et lit vos notifications.

Inclure des liens pour annuler ou reporter.

Un client qui reçoit un rappel pour un rendez-vous et qui découvre un conflit d’horaire peut se sentir stressé ou anxieux. Inclure un moyen facile de régler la situation peut aider à atténuer ces sentiments. Des rappels indiquant aux clients comment effectuer facilement des annulations et de nouveaux rendez-vous peuvent aider à résoudre ce problème et à accroître la satisfaction des clients. Les notifications efficaces remplissent plus d’un objectif.

Notifications de temps avec suffisamment de temps pour annuler et reprogrammer.

Il est recommandé d’inclure une politique d’annulation dans les conditions générales de votre entreprise, stipulant que vous facturerez les rendez-vous non annulés dans un délai précis. Vous devrez vous assurer de chronométrer vos rappels avec suffisamment de temps pour donner aux clients une chance d’annuler ou de reprogrammer.

Si vous facturez les séances manquées que les clients n’annulent pas au moins un jour ouvrable complet à l’avance, vous devez programmer des rappels au moins deux jours avant le rendez-vous.

Demandez ce qui fonctionne pour vos clients – et ce qui ne fonctionne pas

Si les clients manquent un rendez-vous, saisissez l’occasion et demandez si les rappels de rendez-vous sont efficaces. Si les clients manquent un rendez-vous, saisissez l’occasion et demandez si vos rappels de rendez-vous sont des notifications efficaces. Peut-être qu’ils préféreraient une structure de contact différente, ou peut-être qu’un problème technologique les a empêchés de recevoir des rappels. Envoyez-vous trop de rappels ou pas assez ?

Quelque chose de SUPPLÉMENTAIRE à considérer

Si votre entreprise nécessite une sécurité accrue des données, comme des pratiques médicales ou des informations sensibles, vous devrez réfléchir à la manière dont vous envoyez vos notifications et aux informations que vous incluez. Les lois entourant la conformité HIPAA et le RGPD exigent que vous omettiez les données sensibles des notifications automatisées pour protéger la vie privée des patients.

Certains exemples pourraient être que vous n’ajoutez pas d’informations d’identification à votre signature, nommez des conditions spécifiques ou des noms de rendez-vous. Si votre clinique sert un but particulier et est nommée comme telle, vous seriez plus conforme si vous donniez l’adresse municipale de l’emplacement. Quelques exemples pourraient être des conseils en toxicomanie, un centre de traitement de la fertilité ou une clinique du VIH – ce sont des choses sensibles que les clients ne veulent pas entre d’autres mains que les leurs – et celles de leur médecin.

Notifications automatiques et efficaces de SimplyBook.me

En tant que planificateur de rendez-vous complet, les confirmations de réservation et les rappels font partie intégrante de votre système de réservation. De plus, il existe plusieurs fonctionnalités de notification pour vous aider à adopter la meilleure approche pour créer des notifications efficaces. Et vos clients apprécieront.

En standard, vous pouvez créer des messages adaptés à des services spécifiques en ajoutant des variables spécifiques à vos réponses et rappels automatisés. Vous pouvez également modifier vos horaires de rappel de 10 minutes à 3 jours.

Vous pouvez modifier les modèles suivants pour fournir des informations supplémentaires ou les rendre plus conviviaux. Chacun de ces modèles s’appliquera à tous les services qui peuvent être réservés sur votre site Web, vous ne devez donc pas les personnaliser pour un service spécifique. Si vous avez des services similaires qui nécessitent la même préparation, vous pouvez les adapter à vos besoins. Personnaliser vos e-mails et SMS signifie que vous avez la possibilité de créer des notifications plus efficaces.

• Modèle de confirmation de réservation du client
• Notification de connexion d’un nouvel utilisateur
• Nouvelle confirmation de réservation pour les prestataires de services
• Notification d’événement récurrent pour le client
• Notification d’événement récurrent pour le fournisseur
• Modèle de rappel aux clients
• Rappel aux prestataires
• Modèle de confirmation d’annulation aux clients
• Modèle de confirmation d’annulation de lot pour les clients
• Modèle de confirmation d’annulation pour les fournisseurs
• Modèle de confirmation d’annulation de lot pour les fournisseurs
• Confirmation d’un changement de réservation – modèle pour les clients
• Confirmation d’un changement de réservation – modèle pour les prestataires
• Modèle de demande de commentaires des clients
• Nouvelle notification d’avis à l’entreprise
• Nouvelle notification d’examen au client

Au bas de la liste, vous remarquerez peut-être trois options destinées explicitement aux avis et commentaires des clients. La façon dont vous demandez des commentaires sur vos services aura un impact significatif sur vos chances de recevoir des réponses – et des réponses positives. Portez une attention particulière à la façon dont vous demandez de bonnes critiques. L’approche correcte est inestimable.

Notifications flexibles

Parfois, vous avez une gamme de services qui obligent vos clients à fournir des documents différents, à faire des préparations distinctes, à porter des vêtements spécifiques ou à apporter des équipements spéciaux. Si tel est le cas, vous pourriez être bien placé pour activer la fonction de notifications flexibles . Lorsque vous devez vous assurer que vos clients disposent des informations et des données de préparation correctes, vos notifications seront beaucoup plus efficaces si vous êtes précis et détaillé.

La fonction de notifications flexibles vous permettra d’adapter chaque confirmation de réservation, rappel, demande de révision et plus encore à chaque service et fournisseur. Vous pouvez créer vos propres modèles, que vous attribuerez ensuite à chaque service ou groupe de services et fournisseurs.

Réserver bientôt Notifications

Des notifications efficaces pour la confirmation de réservation et les rappels sont nécessaires. Cependant, votre système de notification automatisé convient également pour rappeler aux clients de prendre leur prochain rendez-vous. mais comment vous assurez-vous que vos clients se souviennent de vous pour la prochaine fois ?

La fonction de notification de prise de rendez-vous vous permet de créer des modèles personnalisés pour rappeler aux clients que leur prochain rendez-vous est dû. Cette fonction est avantageuse si vous avez des clients qui ne réservent généralement pas leur prochain rendez-vous à la fin du précédent ou lorsque les séances sont éloignées. Quelques exemples pourraient être des séances de physiothérapie, des teintures capillaires et des retouches de racines, des remplissages de faux ongles, des tests sanguins.

Notifications de télégramme

J’ai mentionné précédemment que de nombreux clients ont commencé à apprécier la notification par les plates-formes de messagerie directe, donc SimplyBook.me a introduit l’option d’envoyer des notifications par télégramme .

Les notifications de télégramme utilisent le même texte que les paramètres SMS – il ne serait pas bon d’utiliser des modèles d’e-mail pour Telegram. Vos clients ont la possibilité de s’inscrire aux notifications Telegram s’ils préfèrent recevoir leurs messages. En tant que fonctionnalité gratuite de SimplyBook.me et option de messagerie gratuite en ligne, Telegram est une excellente option de notification si vos clients l’utilisent.

Vous pouvez trouver des instructions de configuration détaillées sur la configuration de votre bot de messagerie automatisé Telegram et sa liaison avec votre système SimplyBook.me dans le centre d’aide .

Fonction de conception d’e-mails personnalisés

Lorsqu’il s’agit de rendre vos notifications par e-mail visibles et mémorables, il n’y a rien qui crie « contenu de qualité » qu’un modèle HTML personnalisé . Mais qui a le temps de coder des modèles individuels pour son e-mail automatisé ?

Heureusement, la fonctionnalité de conception d’e-mails personnalisés de la suite marketing de SimplyBook.me peut vous aider.

Plusieurs modèles sont fournis pour différentes occasions et styles de conception. Cependant, vous pouvez également créer de nouveaux designs à partir de zéro. Chaque modèle est entièrement personnalisable en fonction du style et de la marque. Il est simple à utiliser car il utilise la méthode « glisser-déposer » pour vous permettre d’ajouter, de supprimer et de restructurer les champs de votre modèle pour le meilleur arrangement pour vos e-mails.

Si vous choisissez de créer un nouveau modèle pour votre marque, vous pouvez le cloner pour l’utiliser avec plusieurs notifications.

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La création de notifications efficaces est plus que de simples mots. La manière dont vous vous adressez à vos clients, les méthodes que vous utilisez pour les contacter et la manière dont vous affichez vos messages auront un impact significatif sur leur réactivité.

Vous pouvez choisir d’inclure un code de bon d’achat sur vos notifications de réservation personnalisées. Ou que diriez-vous de l’offre d’une boisson gratuite s’ils arrivent 10 minutes plus tôt ? Donnez envie aux clients de lire vos notifications pour améliorer leur efficacité.