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Effektive Benachrichtigungen für Ihren Terminplaner erstellen

Amie Parnaby
14/03/2022
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Das Beste an einem automatisierten Selbstplanungssystem ist, dass Sie automatische Erinnerungen, Bestätigungen und sogar Marketing-E-Mails an Ihre Kunden senden können, ohne wertvolle Zeit für die manuelle Bearbeitung zu benötigen. Wenn Sie sich jemals gefragt haben, warum Ihre automatischen Benachrichtigungen und Erinnerungen Ihre Kunden nicht erreichen, sollten Sie vielleicht überdenken, wie Sie sie schreiben. Die Automatisierung hat keinen Sinn, wenn Sie keine effektiven Benachrichtigungen erstellen, die Ihre Kunden auch lesen.

Warum brauchen Sie automatisierte Benachrichtigungen?

Das ist eine einfache Frage, auf die es eine einfache Antwort gibt.

Sie haben nicht die Zeit, jede Buchungsbestätigung, Erinnerungsnachricht und jeden Terminvorschlag zu verfassen, den Ihre Kunden benötigen. Außerdem dürfen Sie diese Schritte nicht auslassen, denn das würde Ihrer Beziehung und Verbindung zu Ihren Kunden und Ihrem Unternehmen schaden.

Wenn man sich jedoch die Frage stellt, warum man überhaupt effektive Benachrichtigungen braucht, wird die Antwort etwas komplexer.

Bestätigung der Transaktion

Unabhängig davon, ob Ihre Kunden die Dienstleistung bei der Buchung oder nach Abschluss der Dienstleistung bezahlen, ist eine Bestätigung der Transaktion unerlässlich.

Es wäre seltsam, wenn Sie in einem Geschäft keine Quittung erhalten würden, wenn Sie etwas kaufen. Es wäre seltsam, wenn ein Unternehmen Ihnen keine Terminkarte anbieten würde, wenn Sie persönlich buchen.

In gewisser Hinsicht ist der Austausch von Kundenkontaktdaten eine Transaktion an sich. Sie geben Ihnen diese Informationen, um sicherzustellen, dass Sie sie kontaktieren können, und Sie nehmen sie als „Bezahlung“ dafür, dass Sie den Termin freihalten. Es handelt sich also immer noch um einen Vorgang, der anerkannt werden muss.

Nicht-Erscheinen reduzieren

Wenn Ihre Kunden keine Buchungsbestätigung erhalten, ist es sehr wahrscheinlich, dass sie denken, ihre Buchung sei nicht zustande gekommen – der Kunde taucht nicht auf.

Manche Kunden sind nicht organisiert und tragen ihre Termine nicht in einen Kalender ein. Ohne eine Erinnerung erscheinen sie möglicherweise nicht zu ihrem gebuchten Termin. Sie verlieren nicht nur den Kunden, sondern haben auch einen gebuchten Termin, den Sie für einen anderen Kunden hätten nutzen können.

Um ehrlich zu sein, hilft die automatisierte Nachrichtenübermittlung, um sicherzustellen, dass Ihre Kunden auch erscheinen.

Eine Chance zur Stornierung oder Verschiebung

Sowohl Bestätigungs- als auch Erinnerungsnachrichten sind mehr als nur eine Quittung oder eine Erinnerung an einen bevorstehenden Termin. Wenn eine Person ihre Bestätigung erhält und sie ihrem Kalender hinzufügt, kann sie die Daten und Preise überprüfen, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind. Andererseits kann der Erhalt einer Erinnerung die Kunden daran erinnern, dass sie einen Termin haben, aber auch daran, diesen abzusagen oder zu verschieben.

Effektive Benachrichtigungsvorlagen erstellen

Bei der Erstellung von Vorlagen für die automatischen Benachrichtigungen und Erinnerungen Ihres Terminplaners sollten Sie einige Tipps beachten. So stellen Sie sicher, dass Sie wirksame Benachrichtigungen erstellen.

Fragen Sie Ihre Kunden, wie Sie sie kontaktieren sollen

Welchen Kontakt bevorzugen die meisten Ihrer Kunden? Manche Leute überprüfen jede E-Mail, die sie erhalten, während andere sie einfach liegen lassen. Ihre Kunden könnten sich auf Textnachrichten stürzen, sobald ihr Telefon „klingelt“. Andere wiederum bevorzugen Direktnachrichtenplattformen wie Telegram.

Viele Menschen gehen nicht ans Telefon, wenn sie die Nummer nicht kennen, und manche hören auch keine Sprachnachrichten ab, wenn sie keinen Anruf erwarten. Untersuchungen haben ergeben, dass viele Menschen es vorziehen, Mitteilungen per Text oder E-Mail zu erhalten, und dass sie Textnachrichten daher am hilfreichsten finden. Wenn Sie die bevorzugte Kontaktmethode Ihres Kunden verwenden, können Sie sicherstellen, dass er Ihre Benachrichtigungen erhält. lesen. Ihre Benachrichtigungen erhalten.

Fügen Sie Links für die Stornierung oder Verschiebung von Terminen ein.

Ein Kunde, der eine Terminerinnerung erhält und einen Terminkonflikt feststellt, kann sich gestresst oder ängstlich fühlen. Die Angabe einer einfachen Möglichkeit, die Situation zu beheben, kann dazu beitragen, diese Gefühle zu lindern. Erinnerungen, in denen die Kunden darüber informiert werden, wie sie Stornierungen einfach vornehmen und neue Termine vereinbaren können, können dieses Problem lösen und die Kundenzufriedenheit erhöhen. Wirksame Benachrichtigungen erfüllen mehr als einen Zweck.

Zeitmitteilungen mit genügend Zeit für Absagen und Umplanungen.

Es empfiehlt sich, in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen eine Stornierungsregelung vorzusehen, die besagt, dass Termine, die nicht innerhalb einer bestimmten Zeitspanne abgesagt werden, in Rechnung gestellt werden. Sie müssen sicherstellen, dass Sie Ihre Mahnungen so rechtzeitig verschicken, dass die Kunden die Möglichkeit haben, den Termin abzusagen oder zu verschieben.

Wenn Sie verpasste Sitzungen in Rechnung stellen, die Kunden nicht mindestens einen vollen Arbeitstag im Voraus absagen, sollten Sie Erinnerungen für mindestens zwei Tage vor dem Termin planen.

Fragen Sie, was bei Ihren Kunden funktioniert – und was nicht

Wenn Kunden einen Termin versäumen, sollten Sie die Gelegenheit ergreifen und fragen, ob Terminerinnerungen wirksam sind. Wenn Kunden einen Termin verpassen, nutzen Sie die Gelegenheit und fragen Sie, ob Ihre Terminerinnerungen wirksame Benachrichtigungen sind. Vielleicht würden sie eine andere Kontaktstruktur bevorzugen, oder ein technisches Problem hat sie daran gehindert, Erinnerungen zu erhalten. Versenden Sie zu viele Mahnungen oder nicht genug?

Etwas EXTRA zu beachten

Wenn Ihr Unternehmen eine erhöhte Datensicherheit erfordert, wie z. B. bei Arztpraxen oder sensiblen Informationen, müssen Sie sich Gedanken darüber machen, wie Sie Ihre Benachrichtigungen versenden und welche Informationen Sie aufnehmen. Die Gesetze zur Einhaltung von HIPAA und GDPR verlangen, dass Sie sensible Daten in automatischen Benachrichtigungen auslassen, um die Privatsphäre der Patienten zu schützen.

Einige Beispiele wären, dass Sie Ihrer Unterschrift keine Identifikationsmerkmale hinzufügen, bestimmte Bedingungen oder Terminnamen nennen. Wenn Ihre Klinik einem bestimmten Zweck dient und als solcher benannt ist, wäre es vorteilhafter, wenn Sie die Adresse des Standorts angeben würden. Beispiele hierfür sind die Suchtberatung, ein Zentrum für Fruchtbarkeitsbehandlungen oder eine HIV-Klinik – das sind heikle Themen, die die Kunden nur in ihre eigenen Hände – und die ihres Arztes – geben wollen.

Automatische und wirksame Benachrichtigungen von SimplyBook.me

Als umfassender Terminplaner sind Buchungsbestätigungen und -erinnerungen ein wesentlicher Bestandteil Ihres Buchungssystems. Außerdem gibt es mehrere Benachrichtigungsfunktionen, die Ihnen helfen, den besten Ansatz für die Erstellung effektiver Benachrichtigungen zu finden. Und Ihre Kunden werden es zu schätzen wissen.

Standardmäßig können Sie Nachrichten für bestimmte Dienste erstellen, indem Sie Ihren automatischen Antworten und Erinnerungen bestimmte Variablen hinzufügen. Sie können auch Ihre Erinnerungszeiten von 10 Minuten bis 3 Tage ändern.

Sie können die folgenden Vorlagen ändern, um zusätzliche Informationen bereitzustellen oder sie freundlicher zu gestalten. Jede dieser Vorlagen gilt für alle Dienstleistungen, die auf Ihrer Website gebucht werden können, Sie sollten sie also nicht an eine bestimmte Dienstleistung anpassen. Wenn Sie ähnliche Dienstleistungen anbieten, die die gleiche Vorbereitung erfordern, können Sie diese auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden. Durch die Anpassung Ihrer E-Mails und SMS-Nachrichten haben Sie die Möglichkeit, effektivere Benachrichtigungen zu erstellen.

  • Vorlage für die Buchungsbestätigung des Kunden
  • Benachrichtigung bei Anmeldung eines neuen Benutzers
  • Neue Buchungsbestätigung für Leistungserbringer
  • Wiederkehrende Ereignisbenachrichtigung für Kunden
  • Wiederkehrende Ereignisbenachrichtigung für Anbieter
  • Erinnerungsvorlage für Kunden
  • Erinnerung an die Anbieter
  • Vorlage für Stornierungsbestätigung an Kunden
  • Stornierungsbestätigungsvorlage für Kunden
  • Vorlage für eine Stornierungsbestätigung für Anbieter
  • Stornierungsbestätigungsvorlage für Anbieter
  • Bestätigung einer Buchungsänderung – Vorlage für Kunden
  • Bestätigung einer Buchungsänderung – Vorlage für Anbieter
  • Vorlage für Feedback-Anfragen von Kunden
  • Neue Überprüfungsmitteilung an das Unternehmen
  • Benachrichtigung des Kunden über eine neue Überprüfung

Am Ende der Liste finden Sie drei Optionen, die ausdrücklich für Kundenrezensionen und Feedback gedacht sind. Die Art und Weise, wie Sie um Feedback für Ihre Dienstleistungen bitten, hat einen erheblichen Einfluss auf Ihre Chancen, Antworten zu erhalten – und zwar positive. Achten Sie besonders darauf, wie Sie um gute Bewertungen bitten. Der richtige Ansatz ist von unschätzbarem Wert.

Flexible Benachrichtigungen

Manchmal haben Sie eine Reihe von Dienstleistungen, für die Ihre Kunden verschiedene Dokumente vorlegen, bestimmte Vorbereitungen treffen, besondere Kleidung tragen oder spezielle Ausrüstung mitbringen müssen. Wenn dies der Fall ist, sollten Sie die Funktion Flexible Benachrichtigungen aktivieren. Wenn Sie sicherstellen müssen, dass Ihre Kunden über die richtigen Informationen und Aufbereitungsdaten verfügen, werden Ihre Mitteilungen weitaus effektiver sein, wenn Sie spezifisch und detailliert sind.

Die flexible Benachrichtigungsfunktion ermöglicht es Ihnen, jede Buchungsbestätigung, Erinnerung, Bewertungsanfrage und vieles mehr auf die einzelnen Dienstleistungen und Anbieter abzustimmen. Sie können Ihre eigenen Vorlagen erstellen, die Sie dann jedem Dienst oder jeder Gruppe von Diensten und Anbietern zuordnen.

Erstellen Sie effektive Benachrichtigungen mit flexiblen Benachrichtigungen

Bald buchen Benachrichtigungen

Wirksame Benachrichtigungen für Buchungsbestätigungen und Mahnungen sind erforderlich. Ihr automatisiertes Benachrichtigungssystem eignet sich aber auch, um Kunden an die Buchung ihres nächsten Termins zu erinnern. Aber wie stellen Sie sicher, dass sich Ihre Kunden beim nächsten Mal an Sie erinnern?

Mit der Benachrichtigungsfunktion „Bald buchen“ können Sie individuelle Vorlagen erstellen, um Kunden an ihren nächsten Termin zu erinnern. Diese Funktion ist von Vorteil, wenn Sie Kunden haben, die ihren nächsten Termin in der Regel nicht am Ende des vorherigen Termins buchen oder wenn die Termine weit auseinander liegen. Beispiele hierfür sind Physiotherapie, Haarfärben und Haarwurzelauffrischung, Auffüllen von falschen Nägeln, Bluttests.

Kunden daran zu erinnern, dass sie bald wieder mit einer Buchbenachrichtigung kommen sollen

Telegramm-Benachrichtigungen

Ich habe bereits erwähnt, dass viele Kunden Benachrichtigungen über direkte Messaging-Plattformen zu schätzen wissen, daher hat SimplyBook.me die Option eingeführt, Telegram-Benachrichtigungen zu senden.

Telegram-Benachrichtigungen verwenden den gleichen Text wie die SMS-Einstellungen – es wäre nicht gut, E-Mail-Vorlagen für Telegram zu verwenden. Ihre Kunden haben die Möglichkeit, sich für Telegram-Benachrichtigungen anzumelden, wenn sie ihre Nachrichten lieber auf diese Weise erhalten möchten. Als kostenlose Funktion innerhalb von SimplyBook.me und als kostenlose Online-Nachrichtenoption ist Telegram eine hervorragende Benachrichtigungsoption, wenn Ihre Kunden es nutzen.

Eine ausführliche Anleitung zur Einrichtung Ihres automatisierten Telegram-Messaging-Bots und dessen Verknüpfung mit Ihrem SimplyBook.me-System finden Sie im Hilfe-Center.

Benutzerdefinierte E-Mail-Design-Funktion

Wenn es darum geht, Ihre E-Mail-Benachrichtigungen auffällig und einprägsam zu gestalten, gibt es nichts, was mehr nach „Qualitätsinhalten“ schreit als eine individuell gestaltete HTML-Vorlage. Aber wer hat schon die Zeit, individuelle Vorlagen für seine automatisierten E-Mails zu programmieren?

Glücklicherweise kann Ihnen die Funktion “ Benutzerdefiniertes E-Mail-Design “ in der Marketing-Suite von SimplyBook.me dabei helfen.

Es werden mehrere Vorlagen für verschiedene Anlässe und Designstile angeboten. Sie können aber auch von Grund auf neue Designs erstellen. Jede Vorlage kann vollständig an den Stil und das Branding angepasst werden. Es ist einfach zu bedienen, da es die „Drag and Drop“-Methode verwendet, mit der Sie Ihre Vorlagenfelder hinzufügen, entfernen und umstrukturieren können, um die beste Anordnung für Ihre E-Mails zu erhalten.

effektive Benachrichtigungen mit benutzerdefinierten E-Mail-Designs erstellen

Wenn Sie sich entscheiden, eine neue Vorlage für Ihre Marke zu erstellen, können Sie diese für die Verwendung mit mehreren Benachrichtigungen klonen.


Die Erstellung wirksamer Meldungen ist mehr als nur Worte. Die Art und Weise, wie Sie Ihre Kunden ansprechen, die Methoden, mit denen Sie mit ihnen in Kontakt treten, und die Art und Weise, wie Sie Ihre Botschaften darstellen, haben einen erheblichen Einfluss auf ihre Reaktionsfähigkeit.

Sie können auch einen Gutscheincode in Ihre individuelle Buchankündigung einfügen. Oder wie wäre es mit dem Angebot eines kostenlosen Getränks, wenn sie 10 Minuten früher kommen? Bringen Sie die Kunden dazu, Ihre Mitteilungen zu lesen, um deren Wirksamkeit zu erhöhen.

9 Tipps, die Sie vor der Gründung eines Buchhaltungsunternehmens beachten sollten.
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