Comment configurer les heures de travail et les horaires de réservation – Et pourquoi ils ne sont pas toujours les mêmes

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Lorsque vous configurez vos heures de travail pour votre site de réservation SimplyBook.me , cela ne correspond pas toujours aux heures que vous souhaitez réserver par les clients. La vidéo de cette semaine explique comment vous pouvez configurer les heures de travail et les heures de réservation dans vos heures d’ouverture. De plus, je vais expliquer comment vous pouvez personnaliser vos heures de service et un membre spécifique du personnel (prestataires de services) et pourquoi vous voudrez peut-être définir des heures de réservation particulières pour différents services et planifier vos heures d’ouverture de manière appropriée.

Configurer les heures de travail pour votre entreprise

Lorsque vous configurez votre site de réservation SimplyBook.me pour la première fois, vous pouvez configurer vos heures de travail en fonction du moment où vous souhaitez que votre entreprise soit disponible. Cela ne veut pas dire que vous pouvez fournir tous les services possibles dans votre répertoire, mais à moins que vos heures de travail ne couvrent tout le temps que vous souhaitez être disponible pour vos clients, vous ne pourrez pas fournir de services en dehors de ces horaires.

Supposons que lorsque vous configurez votre page de réservation pour la première fois, vous insérez des heures génériques et souhaitez les modifier en quelque chose qui reflète plus précisément le temps pendant lequel vous serez disponible pour vos clients. Dans ce cas, vous pouvez trouver les « heures d’ouverture » dans Paramètres>> Informations sur la société>> Horaires d’ouverture ici.

Sur mon exemple de site de réservation, vous pouvez voir que j’ai un horaire d’ouverture assez standard pour une entreprise de services commerciaux ; heures d’ouverture régulières toute la semaine, de 8h00 à 18h00, avec dimanche de congé. Mon entreprise est disponible 60 heures par semaine.

Bien sûr, c’est sans imagination, mais il y a suffisamment d’entreprises qui respectent ces heures. Cependant, vous voudrez peut-être avoir des heures plus inclusives qui permettent aux gens de réserver à des moments qui leur conviennent.

Alors, peut-être que j’ouvrirai plus tard un jeudi et que je fermerai plus tard pour accueillir les gens après avoir terminé le travail. Maintenant, j’ai deux nocturnes sans ajouter de temps supplémentaire à la semaine. Cependant, je ne peux créer ou accepter aucune réservation en dehors de ces heures.

Configuration du fournisseur ou des heures de service

À moins que vous ne soyez le seul exploitant de l’entreprise, il y a peu de chances que vous trouviez du personnel qui travaillera 60 heures par semaine. Il est illégal dans certains pays d’attendre plus de 40 heures en standard. Vous devrez donc ajuster la disponibilité de certains services ou encore les horaires de travail des membres de votre personnel. Alternativement, vous devrez embaucher plusieurs membres du personnel pour couvrir ce temps.

Selon les services de votre entreprise, vous pourriez avoir besoin de différents spécialistes pour les différents services. Comment définissez-vous les horaires de réservation disponibles : par prestataire ou par service ?

Configuration des heures de réservation par fournisseur

Si vous êtes le seul fournisseur de votre entreprise, désolé, mais vous devrez couvrir vous-même cette semaine de 60 heures (et prendre votre temps libre quand vous le pourrez). C’est ce pour quoi vous vous inscrivez lorsque vous démarrez votre propre entreprise; parfois cela signifie faire du travail supplémentaire. Voici donc à quoi pourrait ressembler votre emploi du temps.

Peut-être que lorsque votre entreprise est établie et peut se permettre d’embaucher du personnel supplémentaire pour couvrir certains services, vous pourriez réduire cela à une semaine raisonnable de 35 à 40 heures. Ensuite, vous devrez décider comment configurer les heures de travail et de réservation pour tirer le meilleur parti du personnel supplémentaire. Vous devez vous rappeler que vous DEVEZ planifier des pauses régulières lorsque vous commencez à embaucher des gens.

Avec des prestations spécifiques attribuées à chaque prestataire, c’est-à-dire que seule la masseuse peut prodiguer des massages, ou que seul le spécialiste du droit de la famille peut couvrir les aspects juridiques de la garde en cas de divorce. Vous vous assurerez que les services que vous attribuez à chaque spécialiste ne pourront être réservés que lorsque ces spécialistes travaillent.

Configuration des heures de réservation par service

Alternativement, vous pouvez configurer des heures de réservation spécifiques pour chaque service que vous fournissez. Vous pouvez configurer vos horaires de réservation de service distincts en accédant à Gérer>> Services à partir de votre menu d’interface et en cliquant sur l’onglet Service Schedule sur le côté droit de l’écran.

Dans cet exemple, j’utiliserai le fournisseur principal pour montrer comment nous pouvons allouer différents services à différentes heures ou horaires de réservation. En outre, le fournisseur de services principal peut également exécuter tous les services proposés.

Pour simplifier, je n’ai que cinq services d’une durée de 30 et 60 minutes.

Maintenant, je sais que cette entreprise est située à une intersection achalandée de bureaux commerciaux et d’immeubles résidentiels. Ils ont un flux constant de rendez-vous courts à l’heure du déjeuner et après le travail de la part des employés de bureau. Pourtant, ils ont des affaires avec les parents au foyer et les travailleurs postés tout au long de la journée. Pour accommoder la foule de l’heure du déjeuner, qui n’a généralement qu’une heure pour déjeuner, j’ai limité les rendez-vous d’une heure, comme le massage suédois, à des moments en dehors de la pause déjeuner traditionnelle. Cependant, des rendez-vous courts sont toujours disponibles tout au long de la journée. Tout le monde n’a pas de pause déjeuner entre 12h00 et 14h00, mais c’est prévu.

Vous remarquerez peut-être aussi que j’ai mis des pauses d’une demi-heure dans l’horaire du samedi.

Plus de gens ont le temps de se nourrir et de prendre soin d’eux-mêmes le week-end, peut-être en se livrant à un massage complet du corps après une semaine bien remplie. Bien que ce soit une excellente nouvelle pour une entreprise, le masseur ou la masseuse sera épuisé de faire des séances consécutives sur tout le corps (j’ai donc entendu parler d’une masseuse qui l’a fait).

Il est important de veiller à votre santé et à celle de votre personnel. Ainsi, ils ne s’épuisent pas au point de tomber malades.

Configuration des heures de travail par rapport aux heures de réservation.

Si vous fournissez des services spécifiques à des emplacements ou des services brefs, il est raisonnable de s’attendre à ce que toutes vos heures « ouvertes » soient « réservables ». Cependant, supposons que votre entreprise soit l’endroit où vous organisez des événements, planifiez des fêtes ou fournissez une représentation. Vous garderez probablement des heures de bureau « régulières » pour les réunions, les consultations et les mises à jour dans des cas comme ceux-là. Des rendez-vous potentiellement réservables par des personnes qui souhaitent vos services. Cependant, vous aurez également besoin d' »heures de travail » qui reflètent que vous pouvez travailler jusqu’aux petites heures du matin, même si ces heures ne sont pas libres pour les rendez-vous.

Donc, vous dirigez une entreprise en tant que planificateur de mariage. Les événements que vous planifiez, créez et supervisez peuvent se dérouler jusqu’à minuit ou au-delà. Pourtant, vous ne voulez pas que des rendez-vous apparaissent dans votre calendrier à 23h00 parce que vous n’avez pas configuré votre emploi du temps.

Heures de travail – Assurez-vous qu’elles s’appliquent

Le point crucial dont vous devez vous souvenir lorsque vous configurez les heures de travail et les heures de réservation est que vos heures de travail DOIVENT couvrir toute la plage de temps que vous souhaitez être disponible pour vos clients.

Vous pouvez restreindre les heures de réservation disponibles (et visibles) autant que vous le souhaitez par service ou fournisseur spécifique. Pourtant, si vos heures de travail ne les englobent pas, vous ne pouvez pas organiser votre temps de manière appropriée. Bien qu’il soit possible de remplacer le temps réservable du côté administrateur pour ces clients uniques ou particuliers, il est impossible de remplacer vos heures de travail – du moins sans les modifier complètement dans votre système.

C’est ainsi que vous établissez des horaires réguliers, même s’ils sont étroitement équilibrés entre la demande des clients et la disponibilité des fournisseurs. Cependant, il existe des mesures alternatives pour mettre en place des événements ad hoc , des journées spéciales ou encore organiser un horaire irrégulier pour un employé ayant des responsabilités domestiques compliquées. C’est à ce moment que vous utiliseriez la fonction de jours spéciaux