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Cómo configurar las horas de trabajo y los tiempos de reserva: y por qué no siempre son iguales

Amie Parnaby
16/02/2021
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Configurar horarios de trabajo y horarios de reserva

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Cuando configura su horario de trabajo para su sitio de reservas de SimplyBook.me , eso no siempre equivale a las horas que desea que los clientes puedan reservar. El video de esta semana trata sobre cómo puede configurar las horas de trabajo y las horas de reserva dentro de su horario de atención. Además, voy a cubrir cómo puede personalizar sus horarios de servicio y miembros específicos del personal (proveedores de servicios) y por qué es posible que desee establecer horarios de reserva específicos para diferentes servicios y programar sus horas de funcionamiento de manera adecuada.

Configure las horas de trabajo para su negocio

Cuando configura por primera vez su sitio web de reservas SimplyBook.me, puede configurar su horario de trabajo para que refleje cuándo desea que su empresa esté disponible. Eso no quiere decir que pueda brindar todos los servicios posibles en su repertorio, pero a menos que su horario de trabajo abarque todo el tiempo que desea estar disponible para sus clientes, no podrá brindar servicios fuera de estos horarios.

Suponga que cuando configura por primera vez su página de reservas, ingresa horas genéricas y desea cambiarlas a algo que refleje con mayor precisión el tiempo que estará disponible para sus clientes. En ese caso, puede encontrar las «horas de funcionamiento» en Configuración>> Información de la empresa>> Horario de apertura aquí.

En mi sitio de reservas de ejemplo, puede ver que tengo un horario de apertura bastante estándar para un negocio de servicios comerciales; horario regular de atención toda la semana, de 8:00 am a 6:00 pm, con descanso los domingos. Mi negocio está disponible 60 horas a la semana.

Claro, es poco imaginativo, pero hay suficientes negocios que mantienen este horario. Sin embargo, es posible que desee tener un horario más inclusivo que permita a las personas reservar en los horarios que más les convengan.

Entonces, tal vez abra más tarde un jueves y cierre más tarde para acomodar a las personas después de terminar el trabajo. Ahora tengo dos aperturas nocturnas sin agregar tiempo extra a la semana. Sin embargo, no puedo crear ni aceptar ninguna reserva fuera de este horario.

Configuración de proveedores o tiempos de servicio

A menos que sea el único operador de la empresa, las posibilidades de que encuentre personal que trabaje 60 horas a la semana son escasas. Es ilegal en algunos países esperar más de 40 horas como estándar. Por lo tanto, deberá ajustar la disponibilidad de algunos servicios o incluso las horas de trabajo de los miembros de su personal. Alternativamente, deberá contratar a varios miembros del personal para cubrir ese tiempo.

Dependiendo de los servicios de su empresa, es posible que necesite diferentes especialistas para los distintos servicios. ¿Cómo se definen los tiempos de reserva disponibles: por proveedor o por servicio?

Configuración de tiempos de reserva por proveedor

Si eres el único proveedor de tu empresa, lo siento, pero tendrás que cubrir esa semana de 60 horas tú mismo (y aprovechar tu tiempo libre cuando puedas). Es para lo que te registras cuando inicias tu propio negocio; a veces significa poner en el trabajo extra. Así es como podría verse su horario.

Tal vez cuando su negocio esté establecido y pueda permitirse contratar personal adicional para cubrir algunos servicios, podría reducirlo a una semana razonable de 35 a 40 horas. Luego, deberá decidir cómo configurar los horarios de trabajo y reserva para aprovechar al máximo el personal adicional. Debe recordar que tendrá que programar tiempos de descanso regulares cuando comience a emplear personas.

Con servicios específicos asignados a cada proveedor, es decir, solo la masajista puede brindar masajes, o solo el especialista en derecho de familia puede cubrir los aspectos legales de la custodia en un caso de divorcio. Se asegurará de que los servicios que asigne a cada especialista solo se puedan reservar cuando esos especialistas estén trabajando.

Configuración de tiempos de reserva por servicio

Alternativamente, puede configurar tiempos de reserva específicos para cada servicio que brinde. Puede configurar sus tiempos de reserva de servicios por separado yendo a Administrar>> Servicios desde el menú de su interfaz y haciendo clic en la pestaña Horario de servicio en el lado derecho de la pantalla.

En este ejemplo, usaré el proveedor principal para mostrar cómo podemos asignar diferentes servicios a diferentes horarios u horarios de reserva. Además, el proveedor de servicios principal también puede llevar a cabo todos los servicios ofrecidos.

Por simplicidad, solo tengo cinco servicios con una duración de 30 y 60 minutos.

Ahora, sé que este negocio está ubicado en una concurrida intersección de oficinas comerciales y edificios residenciales. Tienen un flujo constante de citas breves a la hora del almuerzo y después del trabajo de los trabajadores de oficina. Aún así, tienen negocios con los padres que se quedan en casa y los trabajadores por turnos durante el resto del día. Para acomodar a la multitud a la hora del almuerzo, que generalmente solo tiene una hora para almorzar, he restringido las citas de una hora, como el masaje sueco, a horas fuera del almuerzo tradicional. Sin embargo, las citas cortas todavía están disponibles durante todo el día. No todo el mundo tiene un descanso para almorzar entre las 12:00 y las 14:00, pero se espera.

También puede notar que puse descansos de media hora en el horario de un sábado.

Más personas tienen tiempo para nutrirse y cuidarse los fines de semana, tal vez permitiéndose un masaje de cuerpo completo después de una semana ocupada. Si bien esa es una gran noticia para un negocio, el masajista o la masajista estarán exhaustos haciendo sesiones consecutivas de cuerpo completo (así que he escuchado de un masajista que lo ha hecho).

Es importante cuidar tu salud y la de tu personal. Para que no se agoten tanto que terminen enfermos.

Configuración de horas de trabajo vs tiempos de reserva.

Si brinda servicios específicos para ubicaciones o servicios breves, es razonable esperar que todas sus horas «abiertas» sean «reservables». Sin embargo, suponga que su negocio es donde organiza eventos, planifica fiestas o brinda representación. Probablemente mantendrá un horario de oficina «regular» para reuniones, consultas y actualizaciones en casos como esos. Citas que son potencialmente reservables por personas que desean sus servicios. Sin embargo, también necesitará «horas de trabajo» que reflejen que puede trabajar hasta las primeras horas de la mañana, incluso si esas horas no son libres para citas.

Entonces diriges un negocio como planificador de bodas. Los eventos que planifica, crea y supervisa pueden ejecutarse hasta la medianoche o más allá. Aún así, no desea que las citas aparezcan en su calendario a las 11:00 p. m. porque no ha configurado su horario.

Horas de trabajo: asegúrese de que se apliquen

El punto crucial que debe recordar cuando configura las horas de trabajo y las horas de reserva es que sus horas de trabajo DEBEN cubrir el rango completo de tiempo que desearía estar disponible para sus clientes.

Puede restringir los tiempos de reserva disponibles (y visibles) tanto como desee por servicio o proveedor específico. Aún así, si sus horas de trabajo no las abarcan, no puede organizar su tiempo de manera adecuada. Si bien es posible anular el tiempo que se puede reservar desde el lado del administrador para esos clientes únicos o particulares, es imposible anular sus horas de trabajo, al menos sin cambiarlas por completo en su sistema.

Así es como configura los horarios regulares, incluso si están intrincadamente equilibrados entre la demanda del cliente y la disponibilidad del proveedor. Sin embargo, existen medidas alternativas para organizar eventos ad hoc , días especiales o incluso organizar un horario irregular para un empleado con responsabilidades domésticas complicadas. Aquí es cuando usaría la función de días especiales

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