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Comment choisir un logiciel de prise de rendez-vous dans le secteur de la santé : Les caractéristiques qui comptent

Amie Parnaby
13/02/2023
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Choose a Healthcare Appointment Booking Software

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La santé numérique révolutionne les soins de santé. Les techniques classiques de prise en charge ne sont plus utilisées. Aujourd’hui, la plupart des procédures administratives nécessaires sont traitées en ligne. L’instrument clé est le logiciel de prise de rendez-vous dans le secteur des soins de santé, qui permet aux utilisateurs d’organiser facilement un rendez-vous en quelques clics.

La méthode traditionnelle ne permet pas aux patients de réserver en ligne, ils doivent appeler pour prendre rendez-vous. Cela peut être accablant pour eux – appeler la réceptionniste, mettre en attente, demander des créneaux, prendre des rendez-vous, etc.

Pourquoi un logiciel de prise de rendez-vous est-il nécessaire dans le secteur des soins de santé ?

Les soins de santé sont misérables sans logiciel de prise de rendez-vous. Ce logiciel de planification en ligne est devenu essentiel pour les patients, notamment ceux qui se rendent régulièrement à l’hôpital pour leurs contrôles.

Selon le rapport, environ 64 % des patients préfèrent la réservation en ligne. En outre, chaque jour, un million de patients se rendent à l’hôpital. Et leur parcours pour obtenir un traitement commence par la prise d’un rendez-vous.

D’autre part, pour que les professionnels de la santé attirent davantage de patients, un rendez-vous doit être pris.

Selon l’enquête, si un nouveau prestataire de services propose la réservation en ligne, 94 % des personnes seront plus enclines à choisir ce prestataire.

Par conséquent, un logiciel de prise de rendez-vous pour les soins de santé est nécessaire, mais quelles sont les caractéristiques importantes lors du choix du logiciel ?

Voici la liste des fonctionnalités nécessaires à un logiciel de planification des soins de santé.

Alors, plongeons dans le détail pour comprendre pourquoi ces fonctionnalités sont importantes…

Caractéristiques essentielles d’un logiciel de planification des soins de santé

Les utilisateurs peuvent planifier et prendre des rendez-vous à l’aide d’un logiciel standard de prise de rendez-vous. Cependant, il doit inclure quelques éléments pour une meilleure expérience utilisateur en matière de soins de santé.

Acceptez les réservations à partir de plusieurs canaux.

Permettre aux patients de prendre rendez-vous à partir de plusieurs canaux peut améliorer leur expérience.

Les canaux comprennent différentes poignées de médias sociaux tels que Facebook, Instagram, google maps, les pages de réservation, et depuis les sites web officiels. Par conséquent, l’ajout de plusieurs canaux permet à votre patient de prendre un rendez-vous et de saisir rapidement les établissements de soins.

Il existe très peu de plateformes qui permettent aux utilisateurs de programmer à partir de plusieurs canaux. Toutefois, des plateformes telles que Simplybook.me offrent ces fonctionnalités.

Formulaires d’admission des patients

Le formulaire d’accueil du patient est l’étape initiale de chaque processus de prise de rendez-vous. Il permet de recueillir des données sur les patients, telles que leurs coordonnées personnelles, leurs informations d’assurance, leur orientation et leurs soins complémentaires, leurs préoccupations en matière de santé et leurs symptômes actuels.

En outre, le personnel médical doit être informé de ces informations pour vérification, et une fois qu’elles ont été confirmées, la nomination doit être approuvée. Parallèlement, les médecins devraient également avoir accès à ces données afin de pouvoir les examiner avant de consulter.

Permettre aux patients de vérifier la disponibilité en temps réel

Auparavant, les patients devaient appeler ou envoyer un courriel pour confirmer la disponibilité des services, puis prendre rendez-vous en conséquence. Et la plupart du temps, les patients doivent prendre leurs rendez-vous sur les plages horaires disponibles, car les rendez-vous sont toujours occupés dans les hôpitaux, de sorte que les patients n’ont pas la possibilité d’accepter la date à laquelle ils sont reçus.

Ainsi, en permettant aux patients de vérifier leur disponibilité, ils peuvent facilement gérer leur emploi du temps.

Par exemple, lorsque les patients saisissent leurs horaires et leur date, le logiciel de prise de rendez-vous filtre et affiche automatiquement les créneaux disponibles dans les hôpitaux voisins pendant cette période.

Synchronisation bidirectionnelle du calendrier

Après la confirmation et la programmation du rendez-vous, le personnel médical doit pouvoir synchroniser ses calendriers avec le logiciel de prise de rendez-vous médicaux en ligne. Le personnel médical peut vérifier les autres rendez-vous et éviter de programmer les patients deux fois en synchronisant le calendrier.

De même, les patients peuvent également organiser correctement leurs rendez-vous, ce qui permet d’éviter les réservations multiples et simultanées. Cela pourrait poser des problèmes tant aux patients qu’aux professionnels de la santé.

Confirmation automatique des réservations et rappels

Une fois que les patients ont pris leur rendez-vous, le logiciel de planification médicale doit leur envoyer automatiquement un courrier de confirmation. Et un autre courrier avant l’heure du rendez-vous en guise de rappel.

Cette fonctionnalité permet aux patients et aux professionnels de la santé de gagner du temps et d’éviter de manquer des rendez-vous. Ce qui, en fin de compte, fait perdre encore plus de temps en reportant et en fixant le rendez-vous.

Annulation et reprogrammation

Il arrive fréquemment que le personnel médical doive modifier son emploi du temps et reprogrammer ses rendez-vous et réunions en raison d’urgences telles que des opérations urgentes, de sorte que les professionnels de la santé peuvent être dans l’incapacité de consulter les patients qui sont censés l’être à ce moment-là.

De même, il peut y avoir des situations où les patients doivent annuler les réservations et les reprogrammer. Cependant, ces fonctionnalités permettent aux uns et aux autres de gérer leurs rendez-vous en toute tranquillité.

Option de chat en direct

Cette fonctionnalité est essentielle pour aider le patient à prendre ses rendez-vous et le guider dans les cas d’utilisation des fonctionnalités du logiciel.

Toutefois, les patients peuvent également poser des questions de clarification concernant les paiements, les créneaux disponibles, etc.

Permettre aux médecins de vérifier le DSE du patient avant de le consulter.

Cette fonctionnalité peut faire gagner beaucoup de temps aux professionnels de la santé et aux patients. Comme les médecins ont souvent de nombreux patients à consulter par jour, la plupart de leur temps est consacré à l’examen des documents et à la synthèse des données telles que les résultats des tests et les rapports des patients.

Ainsi, cette fonctionnalité permettra aux médecins de consulter les antécédents médicaux du patient avant quelques minutes de consultation. Et à long terme, cela pourrait faire gagner du temps et permettre aux médecins de consulter davantage de patients.

Facilités de paiement

Les patients peuvent compléter leur parcours de traitement grâce à des options de paiement sécurisées. Cependant, comme les options de paiement sont souvent peu nombreuses, par exemple uniquement les cartes de débit, les patients évitent de prendre rendez-vous car ils préfèrent dans certains cas payer par carte de crédit. Le fait de disposer de plusieurs options de paiement peut donc vous aider à augmenter vos revenus.

En résumé

Bien que le logiciel de prise de rendez-vous soit un besoin primaire dans le domaine de la santé, de nombreuses options de logiciels de réservation sont disponibles pour les soins de santé, tels que les logiciels de prise de rendez-vous pour les soins à domicile, les logiciels de prise de rendez-vous pour les soins médicaux, etc.


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