Software de programación de salones: cómo elegir el adecuado

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Así que tienes un salón. Puede que se trate de una nueva empresa, de la ampliación de un pequeño negocio o que haya decidido que es el momento de subirse al carro de las reservas automáticas. Todos los demás ahorran tiempo y dinero. ¿Por qué tú no? El tamaño y el origen de su salón no son importantes. El punto crítico es cómo encontrar el derecho software de programación para salones de belleza que satisfaga las necesidades de su negocio, sus planes para el futuro y le ayude a alcanzar sus objetivos.

Lo que la programación en línea puede hacer por su salón

Si todavía está indeciso sobre si el software de programación es o no el movimiento correcto para su negocio de belleza, echemos un vistazo rápido a los beneficios potenciales.

• Agilice sus procesos
• Más tiempo para centrarse en los clientes
• Eliminar los errores de programación
• Minimizar las cancelaciones y las ausencias
• Gestione su salón en cualquier lugar, 24 horas al día, 7 días a la semana
• Empezar a vender antes

Cómo identificar lo que necesita del software de programación de salones

¿Qué quiere que haga por usted un sistema de programación de salones? Ahora es el momento de decidir lo que requiere su salón, y para ello, los orígenes de su negocio, el tamaño y los servicios determinarán lo que su software de programación de salón ideal debe hacer por usted.

No puedes encontrar el mejor programador de salón si no sabes lo que quieres que haga.

Hay tantos proveedores de programación de salones de belleza en el mercado que puede ser un poco abrumador investigarlos todos para descubrir el que es adecuado para las necesidades de su negocio. Si define sus requisitos y necesidades desde el principio, encontrar los que proporcionan todas las herramientas que su salón necesita será más sencillo.

Requisitos mínimos

Los siguientes son los requisitos mínimos absolutos para su software de programación de salones. Si encuentra un sistema de programación potencial sin estos elementos, ni siquiera lo incluya en su lista de candidatos

Programación en línea 24/7

¿Sabía que el 40% de las reservas online se realizan fuera del horario laboral? Esto significa que, sin las reservas en línea, se pierde hasta el 40 % de las reservas potenciales. A la gente le gusta la reserva en línea porque puede concertar su cita cuando lo considere oportuno.

Para un negocio de salones de belleza, eso podría ser lo último de la noche, cuando alguien se cepilla el pelo antes de acostarse o nota la necesidad de un tratamiento facial después de la ducha. Puede ser a primera hora de la mañana, cuando su cuerpo cruje por la rigidez y se da cuenta de que necesita un masaje.

Necesita una reserva 24/7 para maximizar las reservas cuando no esté disponible para aceptar llamadas o responder a mensajes por correo electrónico, texto o chat. Además, no tienes que estar contestando al teléfono durante toda tu jornada laboral.

Recordatorios automáticos

No querrá estar escribiendo o enviando llamadas de voz en cada momento libre para asegurarse de que sus clientes y su personal saben que tienen una próxima cita. No es eficiente, y puedes utilizar tu tiempo mucho mejor.

La mayoría de los programas de programación de salones de belleza online (al menos los que merecen la pena) incorporan confirmaciones de reserva por correo electrónico para los miembros del personal, los clientes y los gestores de la empresa. Al mismo tiempo, también incluyen notificaciones de recordatorio para evitar que los clientes olvidadizos o las esteticistas ocupadas se olviden de sus compromisos.

Algunos sistemas te permitirán integrar Facebook Messenger, mensajes de texto SMS y otros como Telegram, WhatsApp, etc.

Sitio web

He debatido sobre si un sitio web es una preocupación principal para los pequeños negocios de salones de belleza. ¿Pero sabes qué? No importa lo pequeño que sea tu negocio, sigues necesitando una presencia en la web, y la mayoría de la gente prefiere investigar un sitio web de negocios en lugar de una página de Facebook o Instagram.

Un sitio web de belleza tiene que ser bonito, y la única manera de mostrar sus ideas de belleza es tener un sitio web de reservas personalizable que le permita crear una cara profesional para su negocio.

Integración social

Las redes sociales son un canal fabuloso para los negocios de belleza y salones de belleza de todo el mundo. Añadir imágenes y representaciones visuales de su trabajo le hace mucho más creíble.

Un sistema de reservas que le permita integrar alguna funcionalidad de reserva y conexión entre sus canales de contacto reduce la fricción entre el descubrimiento y la obtención de una reserva.

Dado que las redes sociales son una herramienta de conexión y marketing tan valiosa, no puede permitirse quedarse atrás en lo que respecta a la integración social.

Facilidad de uso y acceso

No importa lo fantástico que sea un sistema de reservas y los problemas que pueda resolver si no es fácil e intuitivo de usar para usted, su personal y sus clientes.

Aunque un sistema puede tener un front-end increíblemente sencillo (lado del cliente), si es complejo y difícil de usar desde el punto de vista del personal, perderá tiempo y dinero en formación y errores.

Por el contrario, si el back-end es súper sencillo pero el front-end da lugar a muchos clientes confusos, perderá reservas y clientes.

Su idea de software de programación de salones tendrá simplicidad en ambos extremos con cualquier complejidad oculta en la codificación de los profesionales. Es posible que tenga requisitos complejos, pero los grandes proveedores de software pueden simplificarlos.

Soporte de software

El software de programación de salones puede convertirse en la columna vertebral de su negocio al permitirle gestionar el tiempo, los recursos, los clientes y la programación del personal. Dependiendo de que el sistema esté en funcionamiento, necesita saber que tiene el apoyo disponible de las personas que proporcionan el software.

Echa un vistazo a los comentarios de los clientes. Los que alaban el servicio de atención al cliente le dirán lo bien que apoyan a los clientes.

Relación calidad-precio

Sus requisitos iniciales para un nuevo negocio o un nuevo sistema de reservas requieren una buena relación calidad-precio. No es necesario gastar mucho dinero en un sistema que no hará todo lo que quieres.

Sin embargo, dado que puede necesitar que su software haga mucho más que guardar sus reservas en un calendario, podría considerar aumentar su presupuesto para una mayor funcionalidad.

Pasar al siguiente nivel: pasar de una etapa a otra

¿Qué más necesitas? ¿Está ampliando su negocio de peluquería a nuevos y mejores locales? Quizá vaya a abrir un segundo local. Tal vez no esté haciendo ninguna de estas cosas y simplemente quiera mejorar la experiencia del cliente en su negocio.

Sea cual sea el motivo por el que busca un nuevo proveedor de software de programación de salones, debe saber que puede hacer algo más que ayudarle con las reservas. Tiene que dar un paso adelante y formar parte del proceso de desarrollo.

Herramientas de gestión

A medida que su negocio se expande, también lo hacen sus necesidades empresariales. Necesitará más ayuda para gestionar los detalles de la «programación de citas» en toda su empresa.

Gestión de personal

¿Cómo se organiza el personal a lo largo de la semana laboral? Pero, obviamente, va más allá. ¿Puede gestionar la cobertura de varios centros a lo largo de un año y, al mismo tiempo, tener en cuenta las enfermedades, las vacaciones obligatorias por contrato, las bajas por maternidad y si alguien decide dimitir?

Cuando tienes que gestionar a varios empleados en tu salón, debes tener las herramientas necesarias para hacerlo.

Gestión de pagos y TPV

Puede que en un momento dado hayas sido un negocio que sólo utilizaba dinero en efectivo, pero desde el año 2020 no hay tanta gente que utilice dinero en efectivo hoy en día. Las aplicaciones y los proveedores de pago se han hecho muy populares, y siempre hay también tarjetas y transferencias bancarias. A medida que su negocio se desarrolle, necesitará más ayuda para hacer un seguimiento de su actividad online, offline y de sus depósitos.

Si tiene la intención de cobrar en efectivo in situ, es útil tener un TPV integrado que se conecte directamente con el sistema de programación de su salón. Esto garantizará que todos los servicios prestados, tanto si se han reservado con antelación como si no, se cotejarán en el sistema de programación de su salón de belleza y le permitirán hacer un seguimiento de los mismos.

Al mismo tiempo, si todos estos datos se filtran en el mismo sistema, le resultará mucho más fácil la temporada de impuestos.

Gestión de recursos

¿Qué recursos necesita gestionar? ¿Necesitas asegurarte de que no sólo reservas a la gente, sino que también tienes las habitaciones, las sillas, los sofás y el espacio del bar de uñas para ellos? La gestión de los recursos de los que se dispone se vuelve crucial cuando se trata de hacer grupos grandes y reservas múltiples.

Puede que tengas seis empleados capaces de acomodar a una novia y sus cinco damas de honor para sus extensiones de uñas, pero si sólo tienes tres espacios para las uñas, tendrás que ser creativa.

Integración nativa y de terceros con herramientas empresariales

También hay docenas de herramientas de productividad y de gestión empresarial que puede necesitar para mejorar el rendimiento de su negocio. Por ejemplo, puede utilizar un software de gestión financiera como QuickBooks o Xero. Tal vez un CRM para gestionar una gran cantidad de datos de clientes.

Aunque es imposible que todos los programas de programación de salones se integren directamente con todas las herramientas de terceros disponibles, la mayoría de los mejores sistemas tendrán integración con las aplicaciones más populares. Además, muchos también tendrán integración con apps como Zapier e Integrately que facilitan la integración entre su software y otros.

Herramientas de desarrollo

No sólo hay que tener en cuenta el aspecto de la gestión cuando su empresa se está expandiendo. También quiere un software de programación de salones que ayude a su negocio a desarrollarse y apoye sus esfuerzos de crecimiento.

Herramientas de marketing

Así que si quiere hacer crecer su base de clientes y atraer a un nuevo grupo de clientes, necesita herramientas de marketing que le ayuden a llegar a ellos. La integración con las redes sociales es un paso, pero hay muchos más métodos.

¿Se pueden enviar correos electrónicos de grupo a los clientes sin dejar de respetar sus posturas respecto al correo promocional? ¿Puede personalizar las interacciones con sus clientes?

Tal vez quiera marcar su contacto con los clientes y tener correos electrónicos magníficamente diseñados.

¿Puedes vincular tu software de programación con tu perfil de empresa de Google?

En la medida de lo posible, el software de programación de salones ideal debería tener al menos la mitad de estas funciones para ayudarle a hacer crecer su negocio

Recogida de datos y elaboración de informes

¡Datos, datos, datos! No hay desarrollo empresarial sin datos.

Cualquier planificador de salones medianamente decente debería recopilar constantemente datos de su sistema de reservas y permitirle descargar e informar sobre esos datos para saber cómo está funcionando su negocio.

Debería poder descubrir sus servicios más populares y rentables, determinar el rendimiento y la popularidad del personal, informar sobre los métodos de pago y los proveedores, identificar las cancelaciones en serie, y mucho más.

Sin estos datos para trabajar, se estaría expandiendo en la oscuridad sin la información que necesita para hacer cambios que afectan a su negocio para siempre.

Vivir el sueño -Múltiples salones y más allá

Nadie dice que no puedas soñar a lo grande con el futuro de tu salón. ¿De qué sirve si no quieres llevar tu empresa soñada lo más lejos posible?

Aplicaciones móviles para el personal y los clientes

Las aplicaciones se han convertido en herramientas que salvan la vida de los empresarios y funcionarios ocupados. Tanto si trabajas in situ como en localizaciones para tus clientes (los negocios híbridos salón/móvil son una cosa en alza), necesitas un acceso rápido y fácil a tus reservas, horarios y actualizaciones. Incluso si estás en el salón todo el tiempo, si tienes clientes seguidos, no siempre tienes tiempo para seguir revisando el ordenador.

Una aplicación de administración móvil le permite gestionar su tiempo, acusar recibo de las reservas, comprobar el estado de los pagos y estar informado de si un nuevo cliente ha reservado o uno existente ha cancelado.

Las aplicaciones para clientes son cada vez más populares, incluso para las empresas más pequeñas. Permiten a los clientes gestionar sus reservas, consultar su historial y reservar directamente desde una aplicación en su teléfono. También pueden controlar la información de su perfil y actualizarla cuando quieran.

Soporte de múltiples ubicaciones

Cuando su negocio empiece a despegar y tenga varios salones en diferentes zonas, necesitará un sistema de programación de salones que le permita gestionar varios locales, con acceso de administrador a una visión general del negocio, así como un desglose detallado del personal, los servicios y el historial de clientes de cada sitio.

Gestión a nivel de empresa

Supongamos que realmente estás viviendo el sueño. Y su negocio de peluquería ha generado sucursales y salones en varias zonas y ciudades diferentes. Es hora de empezar a pensar en un enfoque más completo para la gestión de sus salones y su programación.

Si bien la gestión de varios centros dentro de una ciudad puede ser bastante sencilla, cuando se extiende más allá de ese límite, gestionarlos todos por su cuenta podría resultar un poco complicado, por lo que se necesitan gestores en cada salón. Pero no querrá dar a sus gestores el acceso de administrador a todos los demás salones de su empresa ampliada: sólo necesitan ver y gestionar su propio rincón.

La creación de un grupo empresarial en el que sólo el administrador de la empresa tiene una visión general de todos los salones, pero que permite que los salones individuales operen de forma individual, es la dirección correcta para su empresa de belleza. Seamos justos. Ya no es sólo un salón, es una empresa. Una empresa necesita una gestión de la programación a nivel empresarial.

Funcionalidad de la API

Puede que no sea algo en lo que quiera pensar al principio de su viaje con el software de programación de salones, pero es algo que podría considerar a lo largo del camino.

Cuando llegue al punto de tener una empresa de belleza en lugar de un salón de belleza, es posible que ya haya llegado a la conclusión de que sus necesidades han alcanzado un nivel de personalización que una herramienta comercial de programación de salones no podría acomodar. Eso no es un problema siempre que su sistema de programación existente tenga la funcionalidad de la API para incorporarse directamente a cualquier sistema que necesite.

No es necesario sustituir el software de programación. Sólo tiene que informar a su desarrollador de que puede utilizar la API para incorporarla a sus sistemas personalizados.

Cómo elegir el software de programación de salones adecuado

Ahora que ha decidido las características y funcionalidades que necesita, ¿qué viene después? En parte, las necesidades de su empresa probablemente se alinearán con el ciclo de vida de su negocio y con el punto en el que se encuentra en su trayectoria.

No necesita una gestión multilocal si acaba de abrir su primer salón, pero ¿qué pasa si sus planes de negocio incluyen la expansión a múltiples locales? No se trata sólo de lo que funciona para usted ahora; también debe pensar en lo que funcionará a medida que su negocio crezca y sus necesidades evolucionen.

No hay nada en ningún reglamento que diga que hay que seguir con el mismo software de programación de salones; eso es una tontería. Sin embargo, cuando su empresa está en fase de expansión, ¿realmente quiere el trabajo añadido de cambiar para satisfacer sus nuevas necesidades? Otra cosa que hay que tener en cuenta es si el software de programación elegido le ayudará a desarrollar su negocio.

No puedo darte todas las respuestas porque no sé en qué punto del desarrollo de tu negocio de salón te encuentras. Sin embargo, podemos ayudarle a encontrar el software de programación de salones adecuado para ayudarle de principio a fin y mantener a sus clientes contentos.

En resumen – Cómo elegir el software de programación de salones adecuado

Así que vamos a hacer un rápido repaso de lo que debe hacer para determinar el programador de salones adecuado para su negocio:

• Defina sus objetivos para el software de programación: ser vago o inseguro no le ayudará a elegir bien.
• Analice los requisitos de su empresa y en qué punto de su desarrollo se encuentra.
• Determine su presupuesto, pero déjelo flexible. Obtener más valor por un precio ligeramente superior podría ahorrarle más de lo que está pagando.
• Encuentre un posible software de programación de salones: puede buscarlo en Google o probar los sitios de comparación.
• Redúzcalos comparando su lista de requisitos con sus funciones disponibles.

Aquí tienes algunos consejos para ponerte en marcha:

La mayoría, si no todos, los mejores programas de programación de salones le darán tiempo para probar el sistema, normalmente al menos 14 días. Si no te dejan probar el sistema y esperan que pagues enseguida, probablemente te estén ocultando algo.

No te olvides de la seguridad de los datos. Si tiene clientes que le van a confiar sus datos, tendrá que estar seguro de que puede confiar en su software de programación con ellos. Las acreditaciones internacionales y los acuerdos de conformidad le ayudarán. La mayoría de nosotros estamos bastante orgullosos de nuestra certificación, por lo que estará a la vista en el sitio web. Cosas como el cumplimiento del GDPR y la certificación ISO 27001 son fáciles de detectar y son útiles de conocer.

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