Hur man skyddar kundernas integritet i bokningssystem online

This post is also available in:

När kunder bokar tjänster via ditt onlinesystem anförtror de dig sin personliga information. Du måste skydda den. 83% av kunderna säger att de kommer att sluta handla av ett företag efter ett dataintrång. Detta är naturligtvis förståeligt – om du inte kan skydda kundernas integritet kommer de att hitta ett företag med en meritlista som bevisar att de kan. Den här guiden ger dig en plan för att skydda kundernas integritet och hålla deras uppgifter säkra. Genom att göra det kommer du att hålla ditt företag pålitligt och säkert.

Varför det är viktigt att skydda kundernas integritet

Dataintrång kostar företag i genomsnitt 4,35 miljoner dollar år 2023.

Men den verkliga skadan går långt utöver pengar. När kunder bokar tjänster hos dig online delar de med sig av känsliga uppgifter som namn, e-postadresser, telefonnummer och ibland även hälso- eller finansiell information. Ett integritetsintrång kan förstöra åratal av uppbyggt förtroende på några minuter.

Dina konkurrenter tar integritetsskydd på allvar. Kunderna letar nu efter företag som prioriterar skyddet av deras data, och därför ger starka integritetsrutiner dig en klar fördel jämfört med konkurrenter som behandlar säkerhet som en eftertanke.

Ett bra integritetsskydd gör också att din verksamhet fungerar bättre. När du hanterar data på ett varsamt sätt skapar du tydliga processer, minskar antalet misstag och bygger upp kundernas förtroende. Kunderna bokar fler tjänster när de känner sig trygga med att dela med sig av sin information. De rekommenderar dig till andra. De stannar längre hos dig.

Dataintrång beror ofta på enkla misstag som är lätta att förhindra. Ett svagt lösenord, ett föråldrat system eller en outbildad anställd kan exponera alla dina kunduppgifter. Men grundläggande säkerhetssteg, som de i den här guiden, stoppar de flesta attacker innan de inträffar. Att förebygga kostar mycket mindre än att hantera ett intrång efter att det har inträffat.

Steg 1: Välj en bokningsplattform med fokus på integritet

Ditt första stora beslut är att välja rätt bokningsplattform.

Du behöver ett system med starka inbyggda säkerhetsfunktioner. Leta efter system som automatiskt skyddar data, kräver tvåstegsverifiering och låter dig kontrollera vem som kan se vilken information.

Dessutom bör den plattform du väljer ofta uppdatera sin säkerhet och ha lämpliga certifieringar för din bransch.

En viktig punkt att komma ihåg är att när du väljer en plattform ska du ställa direkta frågor om deras säkerhetshistorik.

De bästa leverantörerna kommer att vara öppna om eventuella tidigare incidenter och hur de hanterade dem. Du bör be att få se deras säkerhetscertifikat och få dem att förklara hur de håller kunddata säkra.

Som med de flesta moderna cybersäkerhetsfrågor är denna öppenhet viktig – den visar att de tar säkerheten på allvar och kommer att hjälpa till att skydda dina kunders information.

Steg 2: Implementera stark datakryptering

Kryptering håller dina kunders information säker genom att omvandla den till kodade meddelanden som endast behöriga personer kan läsa.

Du behöver kryptering som skyddar data från det att kunderna matar in dem tills de lagras säkert i ditt system. Detta innebär att du använder säkra anslutningar för alla bokningssidor och stark kryptering för lagrad information.

Ditt system bör använda aktuella krypteringsstandarder – inget mindre än AES-256-kryptering för lagrad data.

Du behöver också olika krypteringslager för olika typer av information. Det innebär att även om någon bryter igenom ett säkerhetslager kan de inte komma åt allt. Kontrollera din kryptering regelbundet för att se till att den fungerar som den ska.

Steg 3: Minimera insamling och lagring av data

Dataminimering är en av de enklaste, men också mest förbisedda, aspekterna av att skydda kundernas integritet.

Tanken bakom konceptet är enkel – om du inte har informationen kan cyberbrottslingar inte stjäla den. Till exempel ber många företag om personnummer, men dessa är inte nödvändiga i de flesta fall. Så samla inte in den informationen.

Samla därför bara in den information som du faktiskt behöver. Ju mindre känsliga uppgifter du har, desto lägre är risken. Tänk noga igenom varje uppgift du ber om – om du inte behöver den för att tillhandahålla din tjänst ska du inte samla in den. Sätt upp tydliga regler för hur länge ni behåller information och när ni raderar den.

Kontrollera regelbundet vilka uppgifter du samlar in och varför. Skriv ner affärsskälet för varje uppgift du samlar in. Det är också bästa praxis att använda betrodda betalningsföretag för att hantera kreditkortsuppgifter istället för att lagra dem själv. Den här aspekten av dataminimering gör ditt jobb enklare och lägger till ytterligare ett lager av säkerhet för dina kunders information.

Steg 4: Säkerställ efterlevnad av regelverk

Även om det finns många olika, nya och föränderliga sekretesslagar behöver det inte vara komplicerat att följa dem.

De flesta sekretessbestämmelser kretsar kring begreppen transparens och samtycke. Det innebär att du ska vara tydlig mot dina kunder med exakt vilka uppgifter du samlar in, varför du använder dem och att du ska vara lyhörd om dina kunder begär att du raderar deras uppgifter.

För att uppfylla kraven i GDPR måste du få tydligt tillstånd att samla in uppgifter, låta kunderna enkelt få tillgång till sin information och dokumentera hur du hanterar uppgifterna. Därför bör du inrätta system som snabbt kan hantera förfrågningar från kunder som vill se eller radera sin information.

Om du arbetar inom hälso- och sjukvården kräver HIPAA-reglerna särskild uppmärksamhet. Ditt bokningssystem måste spåra vem som tittar på patientinformation och när. För kunder i Kalifornien innebär CCPA-reglerna att du måste vara tydlig med datainsamlingen och låta kunderna välja bort datadelning. Kontrollera dina sekretessrutiner regelbundet för att hålla dig uppdaterad med förändrade lagar.

Steg 5: Stärka autentisering och åtkomstkontroll

Även om det är en av de mest uppenbara aspekterna av att skydda dina system och därmed dina kunders data, är lösenord och åtkomstkontroller alltför ofta den svagaste länken i en organisation.

Först ska du se till att du implementerar tvåstegsverifiering för alla. Det innebär helt enkelt att man använder både ett lösenord och en andra kontroll, till exempel en kod som skickas till en telefon. Se till att din personal vet hur ett säkert lösenord ser ut – ett lösenord som är minst 12 tecken långt och innehåller olika typer av tecken, siffror och symboler.

För detaljerade register över vem som loggar in och vad de gör i systemet. Detta är särskilt viktigt när du samarbetar med externa leverantörer, t.ex. dropshippingleverantörer, för att säkerställa att datasäkerheten förblir intakt. Ta bort åtkomst för personer som inte längre behöver den.

Kontrollera regelbundet vem som har tillgång till vilken information, och om någon upprepade gånger har försökt komma åt ett konto och lämnat in en fil, lås det. Det kan innebära att du måste gå igenom några verifieringssteg, men flera misslyckade försök att komma åt ett konto tyder starkt på ett hackningsförsök.

Se också till att personalen byter lösenord regelbundet – men låt dem inte återanvända gamla lösenord. De kan använda ett VPN för Chrome för ett extra lager av kryptering.

Steg 6: Utbilda ditt team

Studier visar att medarbetarnas misstag orsakar 88% av alla dataintrång. Så om en anställd gör ett misstag är det i huvudsak arbetsgivaren som är skyldig. Detta innebär att du måste utbilda din personal.

Din personal måste veta hur man skyddar kundernas integritet. Även de bästa säkerhetssystem misslyckas när personalen inte vet hur de ska användas på rätt sätt. Regelbunden utbildning stoppar misstag innan de inträffar och hjälper ditt team att upptäcka problem tidigt.

Börja med en grundläggande utbildning för all ny personal innan de rör ditt bokningssystem. Visa dem exakt hur de ska hantera kundinformation på ett säkert sätt. Lär dem om starka lösenord och varför de spelar roll. Se till att de vet vilken information de kan dela och vad som måste förbli privat. Den här första utbildningen lägger grunden för allt annat.

Håll månatliga utbildningstillfällen som tar upp verkliga problem. Prata inte bara om abstrakta säkerhetsidéer. Visa ditt team verkliga exempel på phishing-meddelanden som har riktats mot andra företag och förklara hur man undviker dem med hjälp av automatiseringsverktyg som Clean Email. Gå igenom exempel på misstänkta bokningsförfrågningar som kan vara bedrägeriförsök. Öva på vad du ska göra när någon ringer och ber om kundinformation. Dessa verkliga exempel fastnar i folks medvetande bättre än allmänna regler.

Skapa tydliga steg för vanliga situationer. Ditt team ska veta exakt vad de ska göra när:

• En kund ber om en kopia av sina uppgifter
• Någon försöker boka möten för flera personer
• De upptäcker ovanlig kontoaktivitet
• En kund rapporterar ett integritetsärende
• De tror att de kan ha klickat på en misstänkt länk
• Någon ringer och påstår sig komma från ditt programvaruföretag

Testa teamets kunskaper regelbundet, men se till att det inte känns som ett test. Gör säkerhetsutbildningen till en lagaktivitet. Spela upp olika scenarier i rollspel. Låt medarbetarna lära varandra vad de har lärt sig. Ge belöningar för att upptäcka säkerhetsproblem. På så sätt känns integritetsskyddet som en laginsats i stället för en tråkig regel.

Steg 7: Övervaka och uppdatera regelbundet

Vi har nämnt detta i nästan alla avsnitt – att regelbundet kontrollera och uppdatera dina protokoll och processer.

Att hålla kunddata säkra kräver ständig uppmärksamhet. Använd övervakningsverktyg som håller utkik efter ovanlig aktivitet och varnar dig för eventuella hot. Uppdatera din programvara dagligen för att åtgärda säkerhetsbrister. Kontrollera hela systemet en gång i månaden för att se till att allt fungerar som det ska.

Testa din säkerhet regelbundet för att hitta svaga punkter innan andra gör det. För detaljerade register över systemaktiviteter och kontrollera dem ofta för att upptäcka misstänkta händelser. Ställ in automatiska varningar för ovanligt beteende och få regelbundna rapporter om systemets säkerhetsstatus.

Att vidta åtgärder

Börja skydda dina kunders integritet redan nu. Vänta inte på att ett dataintrång ska visa dig var din säkerhet är svag. Här är exakt vad du behöver göra den här veckan för att stärka ditt bokningssystems integritetsskydd.

Denna vecka

Gör en fullständig säkerhetskontroll av ditt nuvarande bokningssystem. Titta på varje del av hur du hanterar kundinformation. Skriv ner allt som kan innebära en risk för kunddata. Vanliga problem att leta efter:

• Personal som delar lösenord
• Gamla kunduppgifter som du inte behöver längre
• Datorer som förblir inloggade när de inte används
• Föråldrad programvara som behöver säkerhetsuppdateringar
• Avsaknad av backup-system
• Svaga lösenord
• Personal som har systemåtkomst men som inte borde ha det

Gör upp en tydlig plan för att åtgärda det du hittar. Börja med de största riskerna – saker som kan leda till dataintrång just nu. Ge varje uppgift en deadline och utse någon som ska hantera den. Din plan bör omfatta följande:

• Uppdatering av alla systemlösenord
• Borttagning av gammal kunddata
• Installera säkerhetsuppdateringar
• Upprätta korrekta säkerhetskopior
• Implementering av en lösning för katastrofåterställning
• Kontroll av vem som har åtkomst till systemet
• Starta grundläggande personalutbildning

Nästa månad

Gör regelbundna säkerhetskontroller. Välj en dag varje månad för att se över systemets säkerhet. Titta på dina åtkomstloggar. Leta efter ovanlig aktivitet. Se till att säkerhetskopiorna fungerar. Uppdatera din programvara. Ta bort all klientdata som du inte behöver.

Skapa tydliga integritetspolicyer om ni inte redan har det. Skriv dem på ett enkelt språk som kunderna kan förstå. Förklara:

• Vilken information du samlar in
• Varför du behöver det
• Hur du skyddar den
• Vem har tillgång till den?
• Hur länge du behåller den
• Vad kunderna kan göra om de känner oro

Berätta för dina kunder om hur du arbetar med integritetsskydd. Lägg till ett enkelt sekretessmeddelande på din bokningssida. För att ytterligare förstärka ditt engagemang för kundernas säkerhet kan du överväga att använda en igenkännbar sekretessikon eller logotyp som representerar ditt engagemang för säkerhet med en logotyptillverkare. Skicka e-postmeddelanden om säkerhetsuppdateringar. Visa kunderna att du tar deras integritet på allvar. När kunderna ser att du aktivt skyddar deras information litar de mer på dig.

Nästa kvartal

Börja regelbundet utbilda personalen. Även en kort session en gång i månaden kan bidra till att förebygga integritetsproblem. Fokusera på verkliga situationer som ditt team ställs inför. Visa dem exakt vad de ska göra när de hanterar kundinformation.

Se över säkerhetsfunktionerna i ditt bokningssystem. Många system har säkerhetsverktyg som du kanske inte använder. Kontakta din systemleverantör och fråga om:

• Tvåfaktorsautentisering
• Alternativ för datakryptering
• Kontroll av åtkomst
• Granskningsloggar
• Säkerhetsrapporter

Pågående uppgifter

Svara snabbt på frågor om integritet. När kunder ställer frågor om sina uppgifter ska du svara snabbt. Om någon rapporterar ett möjligt säkerhetsproblem ska du kontrollera det direkt. Snabba svar visar kunderna att du bryr dig om deras integritet.

Fortsätt att lära dig om nya integritetshot. Integritetsrisker förändras hela tiden. Läs om nya säkerhetsproblem som kan påverka ditt bokningssystem. Gå med i företagsgrupper som delar med sig av säkerhetsinformation. Ta reda på vilka nya sekretesslagar som kan påverka dig.

Följ dina framsteg. Håll register över:

• Säkerhetsförbättringar du gör
• Utbildning av personal
• Uppdateringar av systemet
• Säkerhetskontroller
• Begäran om sekretess från kunder
• Eventuella säkerhetsincidenter

Dela med dig av säkerhetsuppdateringar till ditt team. Berätta för dem om nya sekretessåtgärder. Be om deras idéer om hur man kan skydda kunduppgifter bättre. När hela teamet fokuserar på sekretess förblir dina kunders information säkrare.

Kom ihåg: Varje säkerhetsförbättring hjälper, oavsett hur liten den är. Börja med grundläggande steg och bygg vidare därifrån. Dina kunder anförtror dig deras personliga information – det är upp till dig att skydda dem och deras data. Visa dem att förtroendet är välgrundat genom att vidta åtgärder för att skydda deras integritet redan idag.

Slutsats

Att skydda kundernas integritet i ditt onlinebokningssystem är avgörande för att du ska lyckas med ditt företag.

Du har nu sju tydliga steg: välj en säker plattform, använd stark kryptering, samla in mindre data, följ sekretesslagar, kontrollera åtkomst, utbilda din personal och övervaka ditt system noga. Dessa steg kommer att skydda dina kunder och behålla deras förtroende.

Vidta åtgärder idag – vänta inte tills det uppstår ett problem. Kontrollera och uppdatera dina integritetsrutiner regelbundet i takt med att tekniken förändras och nya hot dyker upp. Ditt engagemang för integritet kommer att särskilja ditt företag från mängden och få kunderna att komma tillbaka.

Författare Bio

Irina Maltseva är Growth Lead på Aura, grundare av ONSAAS och SEO-rådgivare. Under de senaste tio åren har hon hjälpt SaaS-företag att öka sina intäkter med hjälp av inbound marketing.