Bokningsprogramvara och fotovänner: 3 bröllopsplanerare avslöjar sina professionella hemligheter!

This post is also available in:

Min mamma sa alltid till mig att jag inte kan göra alla lyckliga. Hon var en klok kvinna och nu när jag är vuxen kan jag bara drömma om att jag skulle ha lyssnat på henne oftare. Jag kan verkligen inte göra alla lyckliga. Jag har helt enkelt inte det som krävs, helt enkelt. Men jag känner många människor som kan det! Genom år av att hjälpa människor med Simplybook.me bokningsprogramvarusystem har jag träffat dussintals fantastiska bröllopsplanerare. Att göra det omöjliga är deras jobb. Jag är verkligen imponerad över hur trevliga, bedårande, vänliga människor som inte skulle skada en fluga går ner på ett minfält dagligen. Jag är också avundsjuk… Deras förmåga att övertala eller förhandla skulle vara en fantastisk hjälp i mitt jobb. Jag menar, ja, jag hjälper människor med ett toppmodernt tidsbokningssystem, men det sätt som bröllopsplanerare kommunicerar med kunder, partners och kollegor är vad jag verkligen skulle vilja bemästra. Det skulle göra mitt jobb mycket enklare. Så jag fortsatte och hade några chattar med planerare som använder Simplybook.me: s schemaläggningsprogramvara och försökte låna (skamlöst snatch) några av deras professionella hemligheter. Någonstans längs linjerna har vi också diskuterat små professionella hemligheter och tips som bröllopsguruer använder för att säkerställa persika perfekta ceremonier. Jag tänkte att dessa idéer kanske skulle göra hela gruppen av planerare på vår webbplats glada, så vi valde att göra ett helt inlägg om dem tillsammans. Vänligen välkomna vår lista över 3 professionella hemligheter från 3 fantastiska bröllopsplanerare!

#1 – Det är inte över förrän det är över!

(ALT text: Det finns inget spel över för en bröllopsplanerare med hjälp av bokningsprogramvara)

”Efter otaliga timmar av samarbete med paret är det lätt att tro att bröllopet är deras dag. Men ditt jobb tar inte slut när de säger ”ja”. Det tar inte ens slut när brudparet åker iväg på smekmånad.

Du kan göra eller förstöra ett bröllop med små små nyanser som många av mina kollegor ofta tenderar att glömma bort.

Till exempel måste det alltid finnas en person som ansvarar för att samla in bilder som gästerna har tagit. Den lyckliga ”fotokillen” är oftast en nära vän till paret och din uppgift är att se till att han får sitt jobb gjort. Jag förstår att paret har betalat en hel del för professionella tjänster av en fotograf av hög klass, men min erfarenhet visar att de bästa bilderna alltid tas av gästerna. Inte de mest konstnärliga eller glamorösa, men ändå roliga och minnesvärda.

Att plocka upp saker efter ceremonin är ännu ett exempel på den show som pågår. Jag har haft en hel del fall där fotobås, dyra kostymer, hyrda dekorationer och till och med djur (vi förlorade en gång en hel elefant… Fråga bara inte, snälla, jag är fortfarande inte redo att prata om det) glömdes bort.

Personalen på hotellet där festligheterna hölls har ingen aning om vad de ska göra med alla dessa saker och kan till och med kasta bort något viktigt som paret har hyrt. När brudparet sedan kommer tillbaka från sin resa får de en oväntad räkning och skandalerna börjar.

ALLTID hålla dig på tårna tills allt på din lista över sysslor är struket.

PS: Oroa er inte djurvänner, elefanten hittades nästa dag och mådde 100 % bra.”

• Sarah J., VD på en bröllopsbyrå, NYC

#2 – Schemaläggning online, sociala medier och dataanalys: det är 2017, börja använda teknik!

(ALT text: Bokningsprogram och IT-teknik hjälper bröllopsplanerare)

”De kallar mig konservativ och jag antar att de har rätt. Jag har alltid ansett att det är en del av min charm att göra saker på det gammaldags sättet. Men det var tills jag upptäckte hur stor betydelse tekniken har för världen omkring oss 2017.

Jag har alltid varit rädd för tre saker: ormar, flyg och datorer. Jag var tvungen att övervinna dem alla tre som en del av jobbet.

Jag får fortfarande ont i hjärtat när folk beställer ett bröllop med indiskt tema och ormdansare, och det går fortfarande kalla kårar längs ryggraden när jag sätter mig i flygstolen (så långt bort från fönstret som möjligt), men datorer har redan blivit en självklarhet för mig.

Onlinebokning av möten är nu mitt bröd och smör. System som simplybook.me sparar tid för mitt team, ger utrymme för resultatanalys och underlättar kontakterna med leverantörer, kunder och partners.

Sedan finns det bokföringsprogramvara för en snabb och transparent beställning av tjänster och förnödenheter. Jag kan nu sätta mig ner med ett par och planera hela deras budget inom en timme eller så. Inga gräl, inga frågor, ingenting.

Gud, jag älskar 2017 och det borde du också göra!”

• Michele S. Ägare av bröllopsbyrå, Ottawa

#3 – Du driver ett företag – låt tänderna växa!

”ALT text: Bokningsprogram som hjälper bröllopsplanerare ur ett affärsperspektiv”

”Som Sandy Malone skrev i sin fantastiska artikel för Huffington Post många ungdomar tar idag examen från college som evenemangsplanerare. Andra avslutar en kurs eller två i ämnet online och känner sig förberedda för uppgiften.

Sedan slår verkligheten dem i magen.

Ofta glömmer man att arrangera en fest och ha roligt är varandras motsatser.

Som planerare kommer du att ansvara för alla möjliga arrangemang, vilket innebär att du måste hantera kommunikation på så många olika nivåer. Fakturor från leverantörer, förhandlingar om villkor med hotell, arrangemang för rabatter och förmåner – allt detta kräver ett fast affärsmässigt grepp.

Du kan inte bara le dig igenom dussintals andra företagare som du kommer att träffa på vägen. Folk kommer inte att missa ett skott för att sänka sina vassa tänder i dig, så varför hålla tillbaka?

Jag har haft bröllop med en budget som är högre än min årsinkomst. Ett litet misstag kunde ha kostat mig min verksamhet på den tiden. Jag hade inget utrymme för att ta ett steg tillbaka. Jag hade ingen chans att misslyckas.

Det var därför jag lyckades.

Och det är därför otaliga andra misslyckas – de klarar inte av pressen.

Att planera ett evenemang är inte bara lek och skoj. Är du redo för utmaningen?”

• Sam K., ägare av eventbyrå, London