Software de Programação de Salão – Como escolher o correcto

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Por isso, tem um salão. Pode ser um novo empreendimento, uma expansão de um pequeno negócio, ou talvez tenha decidido que é o momento certo para entrar no vagão de reserva automatizado. Todos os outros estão a poupar tempo e dinheiro. Porque não você? O tamanho e a origem do seu salão não são importantes. O ponto crítico é como encontrar o direita software de programação de salão para apoiar as suas necessidades comerciais, os seus planos para o futuro, e para o ajudar a alcançar os seus objectivos.

O que o agendamento online pode fazer pelo seu salão

Se ainda estiver em dúvida se o software de agendamento é ou não o passo certo para o seu negócio de beleza, vamos dar uma rápida olhada nos benefícios potenciais.

• Simplifique os seus processos
• Mais tempo para se concentrar nos clientes
• Eliminar erros de programação
• Minimizar cancelamentos e não-comparências
• Gerir o seu salão em qualquer lugar, 24 horas por dia, 7 dias por semana
• Comece a vender mais cedo

Identificar o que é necessário no software de programação de salões

O que quer que um sistema de agendamento de salão faça por si? Agora é altura de decidir o que o seu salão requer, e para isso, as origens, tamanho e serviços do seu negócio irão determinar o que o seu software de programação de salão ideal deverá fazer por si.

Não se consegue encontrar o melhor programador de salão se não se souber o que se quer fazer.

Há tantos fornecedores de horários de salão no mercado que pode ser um pouco esmagador pesquisá-los a todos para descobrir o que é certo para as suas necessidades comerciais. Ao definir os seus requisitos e necessidades desde o início, encontrar aqueles que fornecem todas as ferramentas de que o seu salão necessita será mais simples.

Requisitos Mínimos Nus

Seguem-se os requisitos mínimos absolutos para o seu software de programação de salões. Se encontrar um potencial sistema de programação sem estes, nem sequer o coloque na sua lista de pré-selecção

Agendamento Online 24/7

Sabia que 40% de todas as reservas online são feitas fora do horário normal de trabalho? Isso significa que perde até 40 % das suas potenciais reservas sem reservas em linha. As pessoas gostam de reservas online porque podem fazer a sua marcação quando pensam sobre isso.

Para um negócio de salão, isso pode ser a última coisa à noite quando alguém escova o cabelo antes de dormir ou nota a necessidade de um tratamento facial depois do duche. Pode ser logo de manhã, quando o seu corpo ranger de rigidez, e perceberem que precisam de uma massagem.

É necessário reservar 24/7 para maximizar as reservas quando não estiver disponível para aceitar chamadas ou responder a mensagens via e-mail, texto ou chat. Além disso, não tem de continuar a atender o telefone durante todo o seu dia de trabalho.

Lembretes Automatizados

Não quer escrever ou enviar chamadas de voz a cada momento livre para garantir que os seus clientes e funcionários saibam que têm uma próxima marcação. Não é eficiente, e pode usar o seu tempo muito melhor.

A maioria do software de agendamento de salões on-line (pelo menos qualquer software que valha a pena consultar) tem incorporado confirmações de reservas por e-mail para membros do pessoal, clientes e gestores empresariais. Ao mesmo tempo, incluem também notificações de lembrete para ajudar a evitar que clientes esquecidos ou esteticistas ocupados se esqueçam dos seus compromissos.

Alguns sistemas permitir-lhe-ão integrar o Facebook Messenger, mensagens de texto SMS, e outros como o Telegram, WhatsApp, e muito mais.

Local na rede Internet

Debati se um website era uma das principais preocupações das pequenas empresas de salões. Mas sabe que mais? Não importa quão pequeno é o seu negócio, ainda precisa de uma presença na web, e a maioria das pessoas prefere pesquisar um website de negócios em vez da página do Facebook ou do Instagram.

Um site de beleza tem de ser bonito, e a única forma de exibir as suas ideias de beleza é ter um site de reservas personalizável que lhe permitirá criar um rosto profissional para o seu negócio.

Integração social

As redes sociais são um canal fabuloso para negócios de beleza e salões em todo o mundo. A adição de imagens e representações visuais do seu trabalho torna-o muito mais credível.

Um sistema de reserva que lhe permite integrar alguma funcionalidade de reserva e ligação entre os seus canais de contacto reduz o atrito entre a descoberta e a garantia de uma reserva.

Como as redes sociais são um instrumento de ligação e de marketing tão valioso, não se pode dar ao luxo de ficar para trás no que diz respeito à integração social.

Facilidade de utilização e acesso

Não importa o quão fantástico é um sistema de reservas e os problemas que pode resolver se não for fácil e intuitivo de utilizar para si, para o seu pessoal e para os seus clientes.

Embora um sistema possa ter um front-end incrivelmente simples (lado do cliente), se for complexo e difícil de usar da perspectiva do pessoal, perderá tempo e dinheiro em formação e erros.

Inversamente, se o back-end for super simples mas o front-end resultar em muitos clientes confusos, perderá reservas e clientes.

O seu software de programação de salão de ideias terá simplicidade em ambas as extremidades com qualquer complexidade escondida na codificação por parte dos profissionais. Pode ter requisitos complexos, mas os grandes fornecedores de software podem torná-lo simples.

Suporte de software

O software de programação de salões pode tornar-se a espinha dorsal do seu negócio, permitindo-lhe gerir o seu tempo, recursos, clientes, e programação de pessoal. Dependendo do sistema estar instalado e funcional, é necessário saber que tem o apoio disponível das pessoas que fornecem o software.

Dê uma vista de olhos às críticas dos clientes. Aqueles que elogiam o apoio ao cliente dir-lhe-ão quão bem apoiam os clientes.

Relação custo-benefício

Os seus requisitos iniciais para um novo negócio ou um novo sistema de reservas requerem uma boa relação qualidade/preço. Não é preciso gastar muito dinheiro num sistema que não faça tudo o que se quer.

Contudo, dado que poderá precisar do seu software para fazer muito mais do que guardar as suas reservas num calendário, poderá querer considerar aumentar o seu orçamento para uma maior funcionalidade.

Levá-lo para o nível seguinte – Escalonamento de uma fase para outra

De que mais precisa? Está a expandir o seu negócio de salão para novas e melhores instalações? Talvez esteja a abrir um segundo local. Talvez não esteja a fazer nenhuma destas coisas e apenas queira melhorar a experiência do cliente para o seu negócio.

Qualquer que seja o seu raciocínio para encontrar um novo fornecedor de software de marcação de salões, precisa de saber que ele pode fazer mais do que ajudá-lo com as marcações. Precisa de ser intensificada e fazer parte do processo de desenvolvimento.

Ferramentas de gestão

À medida que o seu negócio se expande, também o fazem as suas exigências comerciais. Precisará de mais ajuda na gestão de detalhes de “não marcação de nomeação” ao longo do seu negócio.

Gestão de Pessoal

Como programam o vosso pessoal durante a semana de trabalho? Mas, obviamente, vai mais longe do que isso. Pode gerir a cobertura de vários locais durante um ano, contabilizando também a doença, férias contratualmente obrigatórias, licença de maternidade, e se alguém decidir desistir?

Quando tiver de gerir vários funcionários no seu salão, deve ter as ferramentas necessárias para o fazer.

Gestão de pagamentos e POS

Pode ter sido um negócio só com dinheiro, mas desde 2020 que não há tanta gente a usar dinheiro hoje em dia. As aplicações e fornecedores de pagamentos tornaram-se muito populares, e há sempre cartões e transferências bancárias também. À medida que o seu negócio se desenvolve, precisará de mais ajuda para manter o registo dos seus depósitos online, offline e depósitos.

Se pretende levar dinheiro no local, é útil ter um PdS integrado que se ligará directamente ao sistema de agendamento do seu salão. Isso assegurará que todos os serviços prestados, reservados com ou sem marcação prévia, serão reunidos no sistema de agendamento do seu salão de beleza e permitir-lhe-ão rastreá-los.

Ao mesmo tempo, se todos estes dados forem filtrados no mesmo sistema, terá um tempo muito mais fácil no que diz respeito à época fiscal.

Gestão de Recursos

De que recursos precisa para gerir? Precisa de assegurar que não só reserva pessoas, mas também tem os quartos, cadeiras, sofás e espaço para as pregadeiras? A gestão dos recursos de que dispõe torna-se crucial quando se trata de fazer grandes grupos e múltiplas reservas.

Poderá ter seis funcionários capazes de acomodar uma noiva e as suas cinco damas de honor para as suas extensões de unhas, mas se tiver apenas três espaços para unhas, precisará de ser criativo.

Integração nativa e de terceiros com ferramentas empresariais

Existem também dezenas de ferramentas de produtividade e de gestão empresarial de que poderá necessitar para melhorar o seu desempenho empresarial. Por exemplo, poderá utilizar software de gestão financeira como QuickBooks ou Xero. Talvez um CRM para gerir uma grande quantidade de dados de clientes.

Embora seja bastante impossível para todo o software de programação de salão integrar-se directamente com todas as ferramentas de terceiros disponíveis, a maioria dos melhores sistemas terá integração com as aplicações mais populares. Além disso, muitos terão também integração com aplicações como Zapier e Integrately que facilitam a integração entre o seu software e outros.

Ferramentas de Desenvolvimento

Não é apenas o lado da gestão que quer considerar quando o seu negócio está em expansão. Também pretende um software de programação de salões que ajude o seu negócio a desenvolver e apoiar os seus esforços de crescimento.

Ferramentas de marketing

Assim, se quiser aumentar a sua base de clientes e atrair um novo grupo de clientes, precisa de ferramentas de marketing que o ajudem a alcançá-los. A integração com os meios de comunicação social é um passo, mas há muitos mais métodos.

Pode enviar e-mails de grupo aos clientes, respeitando as suas posições sobre o correio promocional? Pode personalizar as suas interacções com os seus clientes?

Talvez queira marcar o seu contacto com os clientes e ter e-mails maravilhosamente concebidos.

Pode ligar o seu software de programação com o seu perfil empresarial Google?

Se possível, o seu software de programação de salão ideal deve ter pelo menos metade destas funções para o ajudar a fazer crescer o seu negócio

Recolha de dados e relatórios

Dados, dados, dados! Não há desenvolvimento de negócios sem dados.

Até mesmo um programador de salão decente deve recolher constantemente dados do seu sistema de reservas e permitir-lhe descarregar e reportar esses dados para saber como o seu negócio está a funcionar.

Deverá ser capaz de descobrir os seus serviços mais populares e mais rentáveis, determinar o desempenho e popularidade do pessoal, informar sobre os métodos de pagamento e os fornecedores identificam os cancelamentos em série, e muito mais.

Sem estes dados para trabalhar, estaria a expandir-se para a escuridão sem a informação de que necessita para fazer alterações que afectam o seu negócio para sempre.

Viver o Sonho -Salões múltiplos e mais além

Ninguém diz que não se pode sonhar grande para o futuro do seu salão. Qual é o objectivo se não quiser levar o empreendimento dos seus sonhos tão longe quanto possível?

Aplicações móveis para funcionários e clientes

As aplicações tornaram-se ferramentas de salvação para empresários e membros do pessoal ocupados. Quer trabalhe no local ou em locais para os seus clientes (os negócios híbridos de salão/móvel são uma coisa em ascensão), precisa de acesso rápido e fácil às suas reservas, horários e actualizações. Mesmo que esteja sempre no salão, se tiver clientes “back-to-back”, nem sempre tem tempo para continuar a verificar o computador.

Uma aplicação de administração móvel permite-lhe gerir o seu tempo, reconhecer reservas, verificar o estado do pagamento, e ser informado se um novo cliente fez uma reserva ou se um já existente foi cancelado.

As aplicações dos clientes estão a tornar-se muito mais populares, mesmo para as empresas mais pequenas. Permitem aos clientes gerir as suas reservas, verificar o seu histórico, e reservar directamente a partir de uma aplicação no seu telefone. Podem também controlar a informação do seu perfil e actualizá-la sempre que quiserem.

Apoio em Múltiplos Locais

Quando o seu negócio começa a arrancar, e tem múltiplos salões em diferentes áreas, precisa de um sistema de agendamento de salões que lhe permita gerir múltiplos locais – utilizando o acesso do administrador a uma visão geral do negócio, bem como uma repartição detalhada do pessoal, serviços, e históricos de clientes para cada local.

Gestão de nível empresarial

Suponha que está a viver verdadeiramente o sonho. E o seu negócio de salão gerou filiais e salões em várias áreas e cidades diferentes. É tempo de começar a pensar numa abordagem mais abrangente para gerir os seus salões e a sua programação.

Embora a gestão de múltiplos locais dentro de uma cidade possa ser bastante simples, quando se estende para além desse limite, a gestão de todos eles por conta própria pode ser um pouco desafiante, pelo que é necessário ter gestores em cada salão. Mas não quer dar aos seus gestores o acesso do administrador a todos os outros salões no seu empreendimento alargado – eles só precisam de ver e gerir o seu próprio cantinho.

A criação de um cluster de empresas onde apenas o administrador da empresa tem uma visão geral de todos os salões mas permitir que os salões individuais funcionem individualmente é a direcção certa para a sua empresa de beleza. Sejamos justos. Já não é apenas um salão; é uma empresa. Uma empresa precisa de uma gestão de horários a nível empresarial.

Funcionalidade API

Pode não ser algo em que queira pensar no início da sua viagem de programação do software de marcação de salões, mas é algo que poderá querer considerar ao longo do caminho.

Quando chega ao ponto de ter uma empresa de beleza em vez de um salão, pode já ter concluído que as suas necessidades atingiram um nível de personalização que uma ferramenta de programação de salões comerciais pode não ser capaz de acomodar. Isso não é um problema, desde que o seu sistema de agendamento existente tenha a funcionalidade API para construir directamente em qualquer sistema de que necessite.

Não é necessário substituir o software de programação. Basta informar o seu programador de que podem utilizar o API para o construir nos seus sistemas personalizados.

Escolha do Software de Programação de Salão Certo

Agora que decidiu sobre as características e funcionalidades de que necessita, o que vem a seguir? Em parte, as suas necessidades comerciais irão provavelmente alinhar-se com o ciclo de vida do seu negócio e com o local onde se encontra na sua viagem.

Não precisa de gestão multi-locacional se estiver apenas a abrir o seu primeiro salão, mas e se os seus planos empresariais incluírem a expansão para vários locais? Não se trata apenas do que funciona para si agora; talvez queira também pensar no que funcionará à medida que o seu negócio cresce e as suas necessidades evoluem.

Nada em nenhum livro de regras diz que se tem de ficar com o mesmo software de programação de salão; isso é uma tolice. Contudo, quando o seu negócio está em fase de expansão, quer realmente o trabalho adicional de mudar para apoiar as suas novas necessidades? Outra coisa a considerar é se o seu software de programação escolhido o ajudará a desenvolver o seu negócio.

Não lhe posso dar todas as respostas porque não sei onde se encontra no desenvolvimento do seu negócio de salão. No entanto, podemos ajudá-lo a encontrar o software de programação de salão certo para o apoiar do princípio ao fim e manter os seus clientes satisfeitos.

Em resumo – Como escolher o software de programação de salão certo

Portanto, vamos analisar rapidamente o que precisa de fazer para determinar o programador de salão adequado para o seu negócio:

• Defina os seus objectivos para o software de programação – ser vago ou inseguro não o ajudará a escolher bem.
• Analise as suas necessidades comerciais e onde se encontra no seu desenvolvimento.
• Determine o seu orçamento – mas deixe-o flexível. Obter mais valor por um preço ligeiramente superior pode poupar-lhe mais do que está a pagar.
• Encontrar software de agendamento de salões potenciais – Pode pesquisá-lo no Google ou experimentar os sítios de comparação.
• Reduzi-la comparando a sua lista de requisitos com as suas funções disponíveis.

Aqui estão algumas dicas para o pôr a andar:

A maioria, se não todo o melhor software de programação de salão dar-lhe-á tempo para testar o sistema, normalmente pelo menos 14 dias. Se não o deixarem experimentar o sistema e esperar que pague imediatamente, provavelmente estão a esconder algo.

Não se esqueça da segurança dos dados. Se tiver clientes que lhe vão confiar os seus dados, terá de ter a certeza de que pode confiar o seu software de agendamento. As acreditações internacionais e os acordos de conformidade ajudá-lo-ão. A maioria de nós está bastante orgulhosa da nossa certificação, por isso ela estará à vista de todos no website. Coisas como a conformidade com a GDPR e a certificação ISO 27001 são fáceis de detectar e são úteis para saber.

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