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Quando você decide que precisa de um sistema de agendamento e reserva para o seu negócio de serviços, você tem uma ideia do que deseja para se adequar ao seu negócio. No entanto, você sabe tudo o que seu sistema de reservas precisa para atender a todos os requisitos do seu negócio?

Então, aqui vou falar sobre as coisas que você precisa para o seu sistema de reservas, e algumas coisas que seria bom ter.

Imperdíveis do sistema de reservas

1. Calendário

Você não pode ter um sistema de reservas sem agendamento; simplesmente não funciona. Você precisa de um calendário que possa verificar do lado comercial e alterá-lo de acordo com os requisitos do negócio. No entanto, você também precisa de um cronograma que possa mostrar aos seus clientes, para que eles possam ver quando você está disponível para o serviço de que precisam. Se você é um empreendimento individual, você só precisa de um calendário. No entanto, se você administra uma cooperativa ou gerencia uma equipe de provedores de serviços, cada provedor precisa de um calendário separado para agendar seus serviços.

2. Reserva em tempo real

Se um usuário deseja reservar um serviço online, ele o deseja instantaneamente. Longe vão os dias em que a marcação de consultas online era enviar um e-mail ou uma mensagem instantânea. Agora, os usuários querem saber que, quando marcam um horário às 23h (quando se lembram), não precisam esperar que alguém confirme.

3. Notificações automatizadas

Após a reserva em tempo real, seus clientes também desejam a confirmação de seus compromissos. Se você não conseguir confirmar uma sessão sem estar ativamente disponível para aprovar a data e hora solicitadas, esse usuário irá para outro lugar.

Ao mesmo tempo, as confirmações automatizadas também funcionam a seu favor. Quando um cliente agenda um compromisso, as mensagens automáticas para o cliente e para o prestador de serviços mantêm os dois em dia com seus agendamentos.

Automatize lembretes para avisar seus clientes quando o compromisso deles for iminente ou quando eles tiverem outro compromisso. É menos uma coisa que você tem que encaixar no seu dia. Para uma empresa ocupada, automatizar mensagens, sejam elas e-mail ou SMS, é mais uma necessidade do que um luxo.

4. Gerenciamento Omnicanal

Omni-channel é a palavra do momento. As pessoas encontram sua empresa por meio de muitos canais diferentes, e você precisa ter certeza de que todos os seus contatos online são compilados em um único sistema. Caso contrário, você acabará com reservas duplas e uma experiência ruim do cliente, e você não quer isso. Se seus clientes o encontrarem pelo Facebook, você deve enviá-los para o seu site de reservas. Se eles localizarem você por meio de seu site, você gostaria de incorporar seu site de reservas em sua página da web. Da mesma forma, se seus usuários o encontrarem pelo Google, você deseja dar a opção de reservar ali mesmo.

Cada canal precisa filtrar no mesmo sistema de reservas para garantir que todos os compromissos sejam agendados em um calendário ao vivo.

5. Acesso a vários dispositivos

Um aplicativo é ótimo se você deseja acessar seu sistema de reservas apenas por meio de seu tablet Android (ou Apple) ou telefone, mas talvez não seja tão bom para um PC. Da mesma forma, o software para PC ou Mac não é conveniente ou muito portátil para verificar as coisas em movimento. Você deseja um sistema de software que possa ser executado em todos os seus dispositivos, dependendo de suas necessidades imediatas.

6. Canais de Pagamento

O pagamento antecipado de muitos serviços está avançando. A garantia de pagamento antecipado praticamente elimina os não comparecimentos, mas também melhora a experiência do cliente. Isso é especialmente verdadeiro em instalações que se concentram no autocuidado, como salões, spas, academias e clínicas de terapia específica, eliminando o ponto de dor do pagamento. Ter uma seleção de canais de pagamento disponíveis permite que seus clientes escolham como eles pagam. Dar escolhas faz com que seus clientes se sintam valorizados em seu direito de escolha.

7. Opções de idioma

Depende inteiramente de onde sua empresa chama de lar. Se você oferece serviços online ou totalmente baseado em localização física. Também depende de quais idiomas você pode utilizar para serviços e suporte. No entanto, se você sediar sua empresa em uma cidade ou país com uma população multilíngue ou multinacional, fornecer seu idioma nativo pode ajudá-lo a conquistar mais clientes.

8. Imagens

Você precisa de fotos. Seja qual for o serviço que você está testando, as pessoas que o querem querem saber o que estão recebendo. Se você aluga nossos barcos ou salas de reunião, seus clientes querem saber o tamanho, como são e decidir adequadamente. Se você oferece tratamentos cosméticos de beleza, como tratamentos faciais, modelagem de sobrancelhas ou depilação, uma tez impecável ou um par de sobrancelhas habilmente esculpido são técnicas de venda úteis. Você precisa mostrar o que você fornece.

9. Opções de relatórios

Quando se trata disso, você está administrando um negócio; você precisa saber como está. Os relatórios são essenciais para você acompanhar o seu negócio. Você precisa entender o desempenho de seus serviços, quantos clientes você vê, quando são seus horários mais tranquilos e a lista continua.

Se todos os seus compromissos vierem pelo seu sistema de reservas (volte para trás e veja a gestão omnichannel), tudo o que você precisa para analisar o desempenho do negócio está lá. Então você pode agir sobre a informação.

10. Integração de terceiros

Ninguém tem o monopólio de fornecer todos os aspectos da administração de um negócio. Mesmo que tivessem, as chances são de que você já tenha algo de sua preferência. Como alternativa, você pode querer manter algumas informações de dados em um local separado para segurança. Quaisquer que sejam suas razões, é necessário ter a capacidade de integração com outros softwares .

Funções como sincronizar sua agenda profissional com a pessoal e enviar os dados de seus clientes para um CRM externo são necessidades cotidianas. Você precisa de integrações de software específicas, facilitação de terceiros (como Zapier ) ou uma boa API.

11. Flexibilidade

Não há duas empresas de serviços iguais, nem dois salões, clínicas, academias, estúdios de ioga, etc. Portanto, você precisa de um sistema de reservas que seja flexível o suficiente para se ajustar às necessidades do seu negócio, refletir o coração do seu negócio e parecer profissional. Uma decisão difícil, mas flexibilidade é o que vai manter o mesmo software funcionando para você, mesmo quando você passa por períodos de ajuste, expansão ou até mesmo mudança de direção. Se você deseja remover qualquer marca de terceiros e ter apenas sua marca visível, talvez prefira um sistema que tenha uma opção de etiqueta branca.

• NB. Um pouco mais nos itens obrigatórios é Atualizações regulares e correções de bugs. Pode não parecer tão significativo em comparação com outros fatores que você precisa para o seu negócio. No entanto, manter seu software atualizado, relevante e atualizado continuamente para garantir que ele permaneça no topo de seu jogo é essencial.

Bônus de reserva

Escalabilidade –

Se você deseja expandir seus negócios, como novas filiais, novos locais ou diversificar sua prestação de serviços, precisa de um sistema de reservas que cresça com seus negócios. Se você deseja expandir para novas áreas e filiais, a capacidade de acessar todos os sites de localização a partir de um único painel é uma ferramenta útil.

CRM-

Manter o controle de seus clientes pode ser importante por vários motivos. Dependendo do tipo de serviço que você fornece, pode ser necessário manter registros financeiros ou informações KYC. Da mesma forma, se você tem uma clínica médica, é essencial acompanhar as informações vitais do cliente.

Vários níveis de acesso –

Se você tem um negócio com muitos provedores de serviços, com diferentes níveis ou áreas de especialização ou mesmo diferentes níveis de autoridade, você deseja permitir que eles tenham acesso adequado ao sistema. Sim, você deseja que eles mantenham seus calendários e clientes, mas talvez não queira que eles alterem os detalhes do nível de negócios. A capacidade de acomodar parâmetros complexos de serviço/pessoal seria muito legal.

Funções de marketing –

Rastreamento de visitantes do site e comparação com o número de reservas que você recebe. Uso de campanhas de CRM e e-mail para e-mail marketing. Você pode usar o Google Analytics e o Gerenciador de tags para acompanhar o sucesso da campanha de marketing? Se você pode gerenciar seu marketing a partir do seu sistema de reservas, é menos uma coisa para se preocupar.

Lançamento do site –

Muitos empreendedores começam usando uma plataforma de mídia social para dar-lhes visibilidade online. E se você pudesse ter um sistema de reservas online que também funcionasse como seu site de negócios?

Descontos, vales-presente e pacotes –

Quer você goste da ideia de descontar seus serviços ou não, em algum momento, isso acontece. Pode ser um negócio único para um cliente fiel ou um programa de recompensa para novas referências. No entanto, a capacidade de criar vouchers de desconto, empacotar uma variedade de serviços ou até mesmo permitir que seus clientes ofereçam seus serviços de presente é uma ferramenta útil.

Recepcionista Virtual –

Se a reserva on-line não for suficiente para você, convém adicionar bots de conversação por telefone e mensagens de texto. Um sistema que possa oferecer ambos e atuar efetivamente como sua recepcionista virtual seria incrível, para não mencionar mais barato do que empregar uma recepcionista.

Se você sabe o que precisa do seu sistema de reservas, talvez precise de alguns extras para realmente fazer seu negócio voar. Dê uma olhada no sistema SimplyBook.me e veja como ele funciona. Alternativamente, você pode ver o que outras pessoas pensam de nós no Capterra.