Gestão de Horários – 7 Hacks de Calendário Comprovados para Experimentar

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O ditado “O tempo é ouro” tem um peso pesado nos negócios. Como poderia não ser quando o tempo perdido é perda de lucro para as empresas? Assim, a gestão de projectos é fundamental para qualquer equipa, indivíduo ou empresa. Há muito para desempacotar quando se trata de um tópico deste tipo. Assim, por agora, vamos concentrar-nos no calendário e nas tácticas de gestão de horários para melhorar a sua produtividade.

Pode parecer simples, mas muitos atrapalham o saco quando se trata de ter um horário adequado para a produtividade. Entretanto, a gestão eficaz do seu tempo e das tarefas do projecto é, para algumas pessoas, uma segunda natureza. Como tal, alguns fazem mais num dia, enquanto outros experimentam lapsos de produtividade.

Este artigo dar-lhe-á uma visão geral da gestão de horários e da sua importância. Além disso, haverá uma lista de métodos comprovados que pode fazer como empresário para se manter no topo de tudo. Em última análise, pode ter um sistema sem descontinuidades e estar a caminho de conseguir uma mentalidade diferente para o ajudar a navegar no dia.

O que é o Agendamento na Gestão de Projectos?

A calendarização é um dos aspectos mais cruciais da gestão de projectos. Mantém tudo no bom caminho e ajuda a planear possíveis atrasos ou problemas ao longo da linha. Determina quais as tarefas que devem ser concluídas numa data específica para concluir o projecto a tempo e dentro do orçamento.

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Além disso, é como assegura que a sua equipa tem tempo suficiente para completar o seu trabalho sem ficar sobrecarregada ou stressada, dando-lhe demasiado para fazer de uma só vez. Implica também a determinação e organização de tarefas individuais, as suas dependências, e os recursos necessários para as completar.

Sem um horário, é fácil perder de vista o que precisa de ser feito e quando deve ser feito. Isso pode levar a problemas no caminho e ao fracasso na realização dos objectivos do projecto.

Com isso, é tempo de conhecer a importância da gestão de horários.

A importância da gestão de calendários e horários

Gerir eficazmente o seu calendário ou horário requer um certo nível de habilidade. E vamos ser honestos; não é para todos. Pode ser muito demorado, uma vez que tem de se manter a par de tudo, desde os prazos até quando as pessoas estão disponíveis para trabalhar em tarefas específicas.

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A sua importância, contudo, não pode ser subestimada tanto para indivíduos, gestores de projectos, empresários, como para empresas. Aqui estão as razões pelas quais é crucial manter um calendário ou calendário detalhado do projecto:

Como empregado individual:

• Aumenta a produtividade
• Cumpre prazos constantemente
• Melhora o processo a longo prazo
• Clareza em relação às tarefas individuais
• Melhora o moral ao terminar as tarefas a tempo

Como empresa, gestor de projecto, e empresário:

• Gerir melhor as equipas de projecto
• A programação ajuda o bom funcionamento dos projectos
• Atribuir melhor os recursos para cada projecto
• Praticar a responsabilidade entre os funcionários e as equipas
• Estabelecer expectativas claras sobre quem e quando para os marcos do projecto
• Dar clareza sobre os requisitos necessários para lançar e terminar um projecto com sucesso

Não só a gestão do calendário e dos horários é primordial na conclusão de tarefas e projectos, como também afecta toda a gente na empresa. Não se quer perder tempo com coisas que não precisam de ser feitas, especialmente sob restrições de tempo.

Não se preocupe; a ajuda está a caminho. Temos várias tácticas para melhorar o seu calendário e gestão de horários em pouco tempo.

7 Maneiras de Gerir Melhor o Seu Calendário e Horário

Agora que tem uma ideia do papel da programação na gestão de projectos, bem como da sua importância, é tempo de responder às seguintes perguntas:

• O que pode fazer como empresário para garantir que os projectos se movimentem sem problemas dentro do prazo e do orçamento estabelecidos?
• Como é que a sua programação e gestão do calendário têm impacto nos projectos da sua empresa?

Bem, aqui estão as sete tácticas, com exemplos, para o ajudar a responder a essas perguntas:

1. Priorize as suas tarefas

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Dar prioridade às suas tarefas é crucial para evitar gastar tempo em actividades sem sentido. Ajuda a estruturar produtivamente o seu projecto e negócio.

Então, como se faz uma lista de prioridades?

Pode enumerar todas as tarefas que precisa de fazer. A partir daí, é possível separar as tarefas urgentes e vitais das que não o são. Por exemplo, se estiver a vender máscaras faciais, que são artigos sensíveis à estação, e o objectivo é aumentar as vendas em 15% dentro do mês, pode colocar as tarefas relacionadas com a comercialização como prioridades.

Em vez de preencher o seu calendário com um conjunto de tarefas não relacionadas, pode concentrar-se na criação de estratégias com a equipa de marketing para colocar os clientes no website e comprar as máscaras rapidamente. Pode discutir o seguinte para desenvolver a estratégia:

• Vai utilizar as redes sociais?
• Que tipo de conteúdo vai divulgar?
• Pode oferecer opções em massa para atrair compradores de máscaras faciais?
• Quais são as melhores formas de melhorar o envolvimento do cliente utilizando canais digitais?
• Um programa de fidelidade do cliente é benéfico para a marca neste momento?
• Deve realizar inquéritos de satisfação do cliente para melhorar o seu sítio web para transacções mais perfeitas quando navegam e compram as máscaras? Em caso afirmativo, como o vai fazer?

Uma vez que tenha uma estratégia sólida para aumentar as suas vendas de máscaras faciais, a segregação de tarefas com base na sua importância pode começar, juntamente com a criação da linha do tempo. Assim, dar início ao processo de programação do projecto e evitar atrasos.

2. Executar uma auditoria temporal

Como empresário, tem dezenas de tarefas diárias, que podem tornar-se agitadas, resultando em muito desperdício de tempo. Assim, é crucial saber para onde vai o seu tempo. A forma de o fazer é através da realização de uma auditoria temporal, e existem várias ferramentas de gestão de projectos para o ajudar com isso. No entanto, antes de utilizar estas ferramentas, é importante saber como funciona a auditoria do tempo.

Significa rastrear o seu tempo para saber quanto tempo passa a completar cada tarefa. Permite-lhe programar eficazmente o seu dia, tendo um horário regulamentado para a maioria das suas tarefas. Além disso, permitir-lhe-á identificar questões específicas com a sua programação.

Por exemplo, ao executar uma auditoria de tempo, percebe que passa mais de 2 horas a limpar a sua caixa de correio electrónico. Pode encontrar formas de resolver isso porque pode dedicar muito desse tempo a tarefas mais urgentes, especialmente se a maioria dos e-mails não forem críticos.

Além disso, as auditorias de tempo também têm impacto nos projectos da sua empresa. Por exemplo, se um projecto entregável requer a sua contribuição ou aprovação dentro de uma data específica, pode programá-lo com antecedência adequada, uma vez que agora sabe como e onde utilizar o seu tempo. Não terá de fazer um jogo de adivinhação sobre quando pode atender a uma tarefa específica, diminuindo o risco de atrasos.

3. Utilizar Ferramentas de Gestão de Projectos

A tecnologia é sua amiga, mesmo ao criar a sua agenda ou ao preencher os seus calendários de projectos. Como grande chefe, não há dúvida de que por vezes é difícil acompanhar cada projecto, estratégia, tarefa, e empregado.

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Felizmente, há muitas ferramentas de programação de projectos e software que pode utilizar, não só para as suas tarefas, mas todos os departamentos da empresa podem também utilizá-los ao fazer um projecto. Estas ferramentas ajudá-lo-ão a manter-se a par de tudo e de todos sem esforço.

Tomemos como exemplo uma empresa da vida real. A Julbie é uma empresa de lingerie, o que significa que tem um processo de concepção de produtos. Isso incluirá muitas reuniões e tarefas para preparar com sucesso uma colecção.

Para ajudar a evitar sobrecarregá-lo e reduzir o risco de tarefas em falta, uma ferramenta de gestão de projectos ou software pode ajudá-lo a dividir cada parte do processo em tarefas mais pequenas, especialmente para projectos complexos como este. A avaria pode parecer algo parecido com isto:

• Criar uma colecção temática de lingerie feminina
• Ter uma reunião com a equipa de design

• Discutir a direcção dos desenhos e o tema em torno do qual irá girar
• Considerar o tipo de materiais a utilizar
• Ter uma reunião com o departamento financeiro

• Considerar o orçamento para a criação de uma nova colecção
• Discutir os diferentes recursos necessários e os custos que os acompanham

É claro que a repartição das tarefas acima é apenas um exemplo. As ferramentas de gestão de projectos têm modelos ou desenhos diferentes que podem ser personalizados de acordo com as suas necessidades. Além disso, isto pode guiá-lo na programação de cada uma das suas tarefas no seu calendário, permitindo-lhe gerir o seu tempo de forma mais eficiente e com maior antecedência.

4. Maximizar as características dos calendários inteligentes

Sim, isto pode ser feito sob ferramentas de gestão de projectos. No entanto, dadas as características espantosas dos calendários inteligentes, eles merecem os seus próprios holofotes. As pessoas que utilizam estas aplicações tendem apenas a conhecer as opções padrão, o que não é o ideal, uma vez que provavelmente apenas as utilizarão como calendários regulares.

É preciso cavar mais fundo do que as características ao nível da superfície. Estes calendários inteligentes podem ser personalizados de acordo com as suas necessidades como empresário. Têm muitos atributos que poderia utilizar em seu proveito. Aqui estão alguns exemplos:

4.1 Calendário Google

Provavelmente já está a usar este. Mas sabe que suporta integrações com outras plataformas e aplicações Google? Pode utilizá-lo no seu portátil e telemóvel para sua conveniência.

4.2 nCalendário de tarefas

Esta aplicação rica em funcionalidades tornará a sua vida sem complicações. Pode sincronizar-se com os seus outros calendários, definir acções de seguimento, partilhar facilmente actas de reuniões com qualquer pessoa da sua equipa, e muitas mais. Tem até um temporizador de tarefas incorporado, tornando o tempo de auditoria ininterrupto para si.

4.3 Reuniões HubSpot

Isto é mais do que um simples agendador/calendário. Por exemplo, esta pode ser uma ferramenta de aprendizagem uma vez que terá acesso à Academia HubSpot, onde encontrará um dos melhores cursos de marketing digital. Também terá outras ferramentas que cobrem componentes tais como marketing e serviço ao cliente.

Estes exemplos mal estão a arranhar a superfície destas aplicações. Pode utilizar muitas outras características para garantir que se mantém no topo dos seus horários de projecto e que faz as suas peças conforme necessário.

Isso não é tudo. Se o seu calendário inteligente duplicar como ferramenta de marcação de consultas de clientes, deverá proteger os seus dados para facilitar a confiança. Pode integrar uma plataforma de gestão de consentimento para lhes garantir que os seus dados, informações de contacto e “pegada digital” deixados na sua aplicação ou website estarão seguros e protegidos. Como tal, eles serão mais atraídos a prosseguir.

5. Delegar as suas tarefas

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Por vezes, não há problema em admitir que se precisa de ajuda. Nos negócios, não se deve fazê-lo sozinho se se quiser crescer. Por exemplo, poderia contratar um assistente virtual para gerir uma parte das suas tarefas, especialmente as que demoram mais tempo a realizar. Assim, não tem de aguentar mais do que pode aguentar.

E se pensa que o processo de contratação é demorado, não tem de ser, graças a muitas ferramentas de recrutamento para o orientar na escolha do melhor assistente para o trabalho. Tais dispositivos podem dar-lhe o seu assistente virtual ideal em apenas alguns passos.

Além disso, ter uma mão amiga tem um impacto significativo na manutenção do seu calendário de projectos a tempo. Com tarefas menores fora das suas mãos e do calendário, pode dispensar tempo para monitorizar o estado do projecto dos horários de cada departamento. Como tal, pode agendar mais reuniões com os líderes do seu projecto, conforme necessário, para assegurar que tudo está a decorrer sem problemas.

6. Optimizar as Notificações

Por vezes o ping no seu telefone durante as reuniões pode ser uma distracção, especialmente quando se trata de algo insignificante. Mas não tem de ser assim. Só precisa de estar familiarizado com as ferramentas que está a utilizar.

Por exemplo, se mexer nas definições da sua aplicação de calendário, verá que pode personalizar a forma como recebe os seus lembretes automáticos. Pode definir uma hora e um dia específicos e a frequência desses lembretes.

Parece fácil, certo? Algumas pessoas não sabem como optimizar as suas configurações em seu proveito. Assim, os lembretes surgem aleatoriamente, uma vez que não foi definida data e hora.

Então, como o utiliza para sua conveniência? Por exemplo, se tiver uma reunião com os seus gestores de projecto às 11:30 da manhã, poderá definir a sua aplicação de calendário para lhe dar um aviso prévio de 24 horas, bem como uma hora antes. Optimizar os seus lembretes significa que nunca terá de faltar a uma reunião porque simplesmente se esqueceu.

Também se pode preparar adequadamente para a reunião e não esquecer os pontos de discussão. Como tal, não se arrisca a ignorar os detalhes críticos para terminar com êxito um projecto.

7. Ter Pequenas Quebras

Inspirar, expirar. Cada minuto do dia não pode ser preenchido com tarefas. Precisa de libertar algum espaço no seu calendário para uma pausa. Não tem de ser longo. Pode ser apenas um intervalo de 15 minutos. Se não o fizer, ficará sobrecarregado e correrá o risco de sentir fadiga.

Por vezes os empresários não querem pausas porque é visto como uma perda de tempo. Caso contrário, eles pensam que não trabalhar a cada minuto pode ter consequências terríveis. Isso simplesmente não é verdade.

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Na verdade, o excesso de trabalho terá consequências mais significativas, uma vez que pode ter impacto na sua saúde. E o resultado? Sem o seu bom funcionamento, os projectos poderiam ser interrompidos até ao seu regresso, e outras operações comerciais afectadas podem prejudicar a sua empresa. Assim, recursos valiosos serão desperdiçados juntamente com um aumento dos custos.

Assim, esse intervalo diário de 15 minutos pode garantir-lhe a si e à empresa um longo caminho a percorrer sem soluços. Pode fazer o que quiser durante esse tempo, desde que não esteja relacionado com o trabalho, para que possa relaxar.

Por exemplo, pode usar esse tempo para planear umas férias. Pode começar a olhar para cidades específicas que gostaria de visitar. Depois, no dia seguinte com mais 15 minutos, pode começar a verificar hotéis de luxo e se as suas comodidades estão à altura dos seus padrões. Pode usar essas pausas diárias para organizar os seus planos de viagem. Caso contrário, pode sempre sentar-se, relaxar e limpar a sua mente.

Conclusão

O tema da gestão de projectos é complexo, mas pode destacar-se na gestão de calendários e horários. Se conseguir gerir a sua agenda de forma mais eficaz como chefe da empresa, isso irá afectar positivamente tudo à sua volta.

Como grande chefe, não se envolverá nas tarefas mais pequenas no âmbito do calendário do projecto. Contudo, o seu contributo, feedback e aprovação são ainda necessários para as grandes decisões a serem tomadas em cada projecto. Como tal, a sua própria gestão de horários é crucial para evitar atrasos e desperdício de recursos.

Vai ser fácil mudar os seus modos quando se trata de gestão do tempo? De modo algum.

Exigirá muita paciência da sua parte e, ajuda dos líderes da sua equipa, gestores de projecto, e muita tecnologia fiável para navegar durante o dia sem problemas. Além disso, pode contar com o SimplyBook.me para ajudar a gerir a sua agenda, tratando de marcações e marcações. Saiba mais sobre nós, e não se esqueça de se inscrever.

Biografia do autor

Burkhard Berger é o fundador de Novum™. Ele ajuda as empresas inovadoras B2B a implementar estratégias SEO orientadas para as receitas a fim de aumentar o seu tráfego orgânico para mais de 1.000.000 de visitantes por mês. Curioso sobre o que o seu verdadeiro potencial de tráfego é?