Como limitar consultas pré-agendadas

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Por que você deseja limitar consultas pré-agendadas para seus clientes, pacientes ou clientes? Quando você tem um sistema de reservas, parece que você tem a possibilidade de preencher sua agenda. Mas e seus outros clientes?

Antes do show de horrores de 2020 acontecer, ainda havia muitas empresas, clínicas e muito mais operando em regime de walk-in. Era assim que seus negócios funcionavam, e o velho ditado “se não está quebrado, não conserte” sempre vem à tona quando as pessoas consideram fazer mudanças na estrutura operacional de uma empresa.

Então veio o vírus.

Os procedimentos operacionais TINHAM que mudar e, com isso, uma mudança na forma como as pessoas viam os compromissos pré-agendados. Existem milhares de empresas em todo o mundo que implementaram agendamentos online desde o início do ano. Essas mesmas empresas estão descobrindo que seus clientes adoram e se perguntam por que nunca fizeram isso antes.

Haverá um fim para a situação atual e, embora muitas empresas optem por manter seu sistema de reservas, elas também desejarão acomodar mais clientes.

Portanto, agora existem milhares de empresas que adoram seus sistemas de agendamento online, mas ainda têm pessoas que não têm a opção de pré-agendamento de consultas.

Por que as pessoas nem sempre podem pré-agendar compromissos

Embora seus clientes possam adorar a opção de marcar uma consulta on-line, às vezes, a capacidade de entrar também é um bônus.

Nem todo mundo mantém horários regulares

A maioria de nós no mundo do trabalho tem um horário razoavelmente regular. Para alguns, pode ser um padrão de mudança de repetição, outros fazem um 9-6 direto (porque ninguém mais trabalha 9-5). No entanto, sempre há pessoas que não se enquadram nesses critérios regulares, e são elas que não conhecem sua agenda com antecedência suficiente para saber quando podem marcar uma consulta. Estes são cuidadores de crianças pequenas e parentes mais velhos, e qualquer número de pessoas cujas agendas dependem inteiramente dos caprichos de outra pessoa.

Emergências – em ambientes médicos e além

E as emergências? Por definição, você não pode pré-reservar uma emergência. Clínicas e empresas médicas, odontológicas e psicológicas precisam lidar com emergências regularmente, mas e as outras empresas?

Você pode não pensar que um par de unhas quebradas ou um acidente com a tintura de cabelo são “emergências”, mas quando isso acontece pouco antes de um evento ou entrevista de emprego, é uma emergência. E qualquer pessoa com um filho sabe a devastação total que pode ocorrer com uma criança e suas primeiras incursões em cortar o cabelo (todos nós fizemos isso).

Limite de consultas pré-agendadas por clientes

Projetamos o recurso personalizado Limit Bookings precisamente para que você possa limitar seus compromissos agendados externamente. Em primeiro lugar, para garantir que você não reserve demais funcionários e recursos ou, em segundo lugar, para acomodar quaisquer alterações inesperadas em sua agenda. Embora você deva sempre esperar uma força de trabalho saudável e feliz, nem sempre pode presumir que todos os membros da equipe estarão disponíveis. As pessoas adoecem, sofrem acidentes e têm outras emergências que acontecem em suas vidas. Se você garantir alguma flexibilidade em seu horário de trabalho, raramente precisará cancelar compromissos.

O vídeo faz um fantástico passo a passo de como você pode configurar o recurso de reservas limitadas. No entanto, se você quiser algumas instruções passo a passo, poderá encontrá-las em nossa central de ajuda

Você pode configurar o limite para aplicar em toda a empresa. Como alternativa, você pode definir o limite a ser aplicado a serviços individuais.

O ponto aqui é que você pode impedir que os clientes reservem sua agenda sólida e ainda manter um pouco de tempo disponível para suas visitas e emergências.

Como alternativa, você também pode manter o limite e desativar a capacidade de substituição para administradores. Isso significa que você não pode adicionar outra reserva quando alguém entrar, mesmo que você tenha funcionários livres. No entanto, se você desativar a substituição, isso impedirá que você adicione outro compromisso, adicione um novo cliente naquele momento e use o sistema PoS quando ele pagar pela reunião com você. Também impede que você inclua compromissos de visita ao executar relatórios para análise.

Limitando consultas para clínicas médicas

Embora seja útil para quase todas as empresas, a comunidade médica tem mais razões do que a maioria para limitar consultas pré-agendadas. Há pacientes que precisam de acompanhamento regular, check-ups e outras razões comuns para visitar um médico. No entanto, a principal razão pela qual as pessoas visitam um centro médico é que estão doentes.

E por mais que desejemos poder programar nossas doenças para um horário mais conveniente, não podemos.

Como consequência, as consultas pré-agendadas em uma clínica médica de atenção primária devem ser a minoria (ou pelo menos não mais que 50% das consultas disponíveis).

Limitar reservas por outros motivos

Existem razões alternativas para limitar o número de reservas que seus clientes podem fazer através do seu site. Você pode ter recursos finitos para um equipamento necessário. Se for esse o caso, a melhor maneira de limitar suas reservas é usar o recurso personalizado Recursos relacionados .

Limitando reservas externas para um melhor serviço

Limitar suas reservas, mesmo que isso signifique ter uma pessoa livre, significa um melhor serviço para seus clientes. Você é alguém para atuar como acompanhante, alguém para receber seus clientes ou alguém para cobrir os visitantes. Você também permite um pouco de flexibilidade em sua agenda para acomodar doenças e licenças de funcionários. Essa pequena margem de manobra na sua agenda de reservas faz com que você pareça mais organizado e respeitoso com seus clientes.